Cómo organizar tu empresa para el marketing online usando las 5S

Este artículo fue escrito por Réulison Silva, CEO y fundador de Goomore, desarrollador y diseñador web, analista de links patrocinados con certificación en  Google Ads y Google Analytics, consultor de redes sociales y growth hacker.

En la actualidad, muchas empresas ven el marketing digital como un milagro que va a resolver todos sus problemas, disminuyendo costos y aumentando las ventas de una forma automática. Al final, es solo crear un blog y publicar en redes sociales y todo va a suceder, ¿no?

Bueno, no es tan así. El marketing online, así como cualquier otra actividad de una empresa, necesita ser gestionado y tener procesos bien definidos. En este post, vamos a nombrar un método de gestión y administración usado por grandes empresas como Toyota y Apple, y que puede ser empleado en empresas de todos los tamaños: las 5S.

KAIZEN

Un concepto que quiero incluir también es el Kaizen. Kaizen es una palabra japonesa que significa cambio para mejor o mejora continua, y permea a toda la administración japonesa, pudiendo hasta servir como un sinónimo de ella. Este concepto existe en la tradición de educación de la civilización japonesa desde la época de los samurais. Pero no profundizaremos en ella en este post.

Las 5S

SEITON

Significa organizar la LIMPIEZA y dejar todo en ORDEN. Todos los materiales (sean cuales sean) necesitan ser mantenidos en orden para que puedan ser encontrados de inmediato y estén listos para su uso siempre que se los necesite. Es dejar las cosas en un lugar cierto para no perder tiempo ni gastar energía buscándolas.

SEIRI

Significa evitar lo INNECESARIO, separar lo innecesario de lo necesario y guardarlo en un lugar que le sea propio para que no interfiera con la rutina de trabajo o cualquier otra actividad. Poner a disposición las cosas realmente útiles para el trabajo y aquellas que no lo fueran guardarlas o “dejarlas ir”. Guardarlas porque en el futuro pueden ser interesantes; dejarlas ir (donarlas) porque aquello que no es necesario para uno puede serlo para otro.

SEISO

Significa mantener siempre LIMPIO el lugar de trabajo o cualquier otro lugar, con todo en orden y solamente lo indispensable, para que la suciedad no interfiera con la productividad ni genere mala calidad en el producto final.

SEIKETSU

Significa mantener la HIGIENE, haciendo que el ambiente sea saludable y agradable para todos.

SHITSUKE

Significa DISCIPLINA; no es solo aprender y seguir los principios anteriores como hábitos saludables e inviolables, sino también educarse con carácter recto, firme y honrado para vencer en la vida.

Considero los tres primeros un poco más importantes, lo que no quiere decir que SEIKETSU y SHITSUKE no sean indispensables. Disciplina y un ambiente agradable vienen fácilmente en una empresa organizada y estructurada, pero lo ideal es tratar a todos los conceptos con la misma importancia. Ya hablamos de la teoría, ahora vamos a hablar de la práctica.

Cómo implementar las 5S en tu empresa

Como dijimos al comienzo del artículo, muchas empresas están buscando el marketing online o el marketing de contenido como apenas una solución. Y en verdad es mucho más que una solución: es un estilo de negocio. Tené en mente que un equipo de marketing enfocado en la elaboración de posts en blogs, manejo de campañas y redes sociales va a exigir una nueva cultura en tu empresa.

Son profesionales que necesitan estar 100% comprometidos con sus objetivos y con los objetivos del emprendimiento. Además de pagarles sus sueldos, también vas a tener que conquistarlos. Y la mejor forma de hacerlo va a ser mejorando el ambiente de trabajo y presentando de forma clara los valores y principios de tu empresa.

Algunas personas dicen que practicar las 5S es apenas tener buenos hábitos, pero a pesar de la simplicidad de los conceptos y de la facilidad de aplicación, la implantación de los mismos en un ambiente corporativo de trabajo no constituye una tarea simple. Eso es porque la esencia de los conceptos se basa en promover el cambio en los hábitos y actitudes de las personas, y esas cosas están constituidas de convivencias y experiencias a lo largo de sus vidas.

Por eso siempre digo: antes de invertir en herramientas, softwares y equipamientos, invertí principalmente en las personas. El alma de tu negocio no está constituida de bienes materiales (ninguna empresa lo está), pero sí de personas. Son ellas quienes forman parte de su emprendimiento y vos sos una parte con mayor poder administrativo, y una fuente de inspiración para otros en caso de que seas un verdadero líder.

Ahora que conocés estos conceptos tan obvios, la primera cosa que se te debe venir a la cabeza es aplicarlos inmediatamente. Pero no es así: cambiar los hábitos y actitudes de las personas no es tan fácil porque ya todos están acostumbrados a los hábitos actuales de tu empresa.

Cambiando viejos hábitos

La dificultad de “romper” con los conceptos y preconceptos arraigados en nosotros pasa a ser un aspecto crítico de la implementación. En primer lugar, vas a tener que cambiar vos, después de a poco cambiará el ambiente de trabajo y solamente así se conseguirá diseminar la idea para las demás personas.

Es preciso crear un clima adecuado y condiciones para dar inicio al cambio. Ofrecé soporte a aquellos que están consiguiendo librarse de viejos hábitos y ayudá a quienes aún están teniendo dificultades para adaptarse, para que puedan seguir la misma dirección del grupo. La adaptación tiene que ser colectiva para que pueda perpetuarse, extinguiendo de forma definitiva los viejos hábitos y actitudes y sustituyéndolos por otros nuevos y mejores.

Si imponés de manera forzada la práctica de estos conceptos ocurrirá apenas un cambio aparente que existirá hasta que la imposición acabe, extinguiendo luego aquella actitud de falsa transformación.

La implementación del concepto tiene que ser elaborada y planificada a cada paso con el objetivo de garantizar su permanencia. Cuanto más grande y más compleja sea la organización, mayor será la necesidad de estructuración y más detallado deberá ser el seguimiento.

La filosofía está basada en la educación a partir de prácticas simples, promoviendo el crecimiento continuo de las personas a través del perfeccionamiento de la rutina de trabajo de un modo constante y, consecuentemente, mejorando la calidad de vida en el trabajo. Es un proceso que tiene como objetivo movilizar a la organización para el uso responsable de los recursos (ambiente, infraestructura, equipamientos en general, canales o células de trabajo), procedimientos y actitudes. En toda organización humana, el modelo de calidad 5S estructura el ambiente para cambios duraderos, siendo fáciles de entender, fáciles de aplicar y organizar y generando resultados medibles e inmediatos.

El concepto de las 5S es el propio sentido común en acción: puede ser enseñado, mejorado y practicado para el crecimiento personal y profesional, del individuo o de la organización. Debe ser transformado en hábito, siendo implementado como cultura de la empresa junto con sus principios y valores.

Dando el ejemplo

El empresario debe ser el principal incentivador y debe estar convencido de todo el proceso de implementación de las 5S en la empresa. El liderazgo es un factor fundamental para el éxito de la iniciativa.

Los empresarios (presidentes y directores de empresa) en Japón, país de origen de la filosofía, se sienten cómodos a la hora de abandonar sus tareas y ayudar al resto del equipo, ya sea limpiando el establecimiento o realizando cualquier otro tipo de trabajo manual. Es sobre dar el ejemplo: si el dueño del negocio lo mantiene limpio, los demás colaboradores se sentirían mal generando suciedad o desorden de alguna manera…y al ver algo sucio, ellos mismos lo limpiarían.

El todo por sobre uno mismo

El éxito del modelo de calidad 5S en Japón se debe a la propia cultura de los japoneses, más orientada hacia la ganancia colectiva que la individual. Tiene sentido, entonces, que la filosofía defiende el concepto de priorización del colectivo. Es decir, no solo porque seas el dueño o dueña de la empresa, tu palabra va a ser la última. Si tomás decisiones que solo te van a beneficiar a vos, no serán decisiones inteligentes.

Otra cuestión importante para el colectivo es el tema de los salarios. Muchas pequeñas y medias empresas (y también algunas grandes) intentan sacar una ganancia pagando menos a sus empleados, anotándolos en una categoría menor, o pagando parte del sueldo en negro.

Pero creeme: si pagás por debajo de lo que tu colaborador se merece, vas a obtener menos de él. Mi consejo es pagar lo que es justo, teniendo en cuenta todas las funciones que desempeña el colaborador y ubicándolo en el cargo que sea indicado para desempeñar esas funciones. Sucede que son pocos los empresarios que saben invertir de forma sustentable, mensurable y escalable, dando como resultado inversiones erradas y generando que se vea al empleado más como un costo que una ganancia.

Por ejemplo, un vendedor trae un nuevo cliente a su empresa. Hasta acá, cualquier persona puede medir eso, pero por ejemplo en el caso del personal de limpieza no queda tan claro. Ciertamente, ese asistente no va a traer nuevos clientes (a no ser que realice este tipo de trabajo), pero ¿qué imagen daría tu empresa si tus clientes entran a tu oficina y está sucia? Y aunque no recibas clientes, tus otros colaboradores no se desempeñarían bien en un ambiente poco higiénico (recordá el SEIKETSU).

El camino a seguir

No será fácil, pero si querés tener resultados con marketing online, pensá…¿tendrá beneficios? Si, pero no será por un milagro. El marketing de contenido (o inbound marketing) va a necesitar de un equipo motivado y determinado. ¿Cómo una persona puede escribir buenos artículos sobre un negocio si no cree en él?

Podés terciarizar en una agencia, pero eso no va a resolver otros problemas que su empresa resolvería aplicando el modelo de calidad 5S. Trabajar en un ambiente saludable y feliz hará que las personas vean tu emprendimiento como un segundo hogar, y cuando consigas que tus empleados se sientan así nadie podrá pararlos.