ERP: ejemplos de uso en una empresa y análisis de 7 alternativas

Existen distintos ejemplos de ERP que sirven como solución en una empresa y de acuerdo a sus necesidades, podemos escoger uno u otro tipo según sus características, ventajas e inconvenientes.

Hoy en día, un sistema ERP ofrece tantas herramientas y aporta infinidad de ventajas que es complicado ignorar sus beneficios en el mundo empresarial actual, desde optimizar una mejor visión del negocio, evitar un menor riesgo en controles financieros, hasta disminuir los costos de producción.

Por ello, antes de elegir el mejor software ERP es importante saber con certeza qué necesita la empresa, tanto sus fortalezas como debilidades, ya que solo así la plataforma se adaptará mejor y funcionará de la forma más óptima.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (por sus siglas en inglés ‘Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’ en español), es un software compuesto de múltiples aplicaciones que permiten automatizar los procesos y aspectos operativos de una empresa con el objetivo de agilizar los flujos de trabajo.

Actualmente, este sistema es imprescindible en miles de compañías alrededor del mundo y podemos encontrar distintos tipos de ERP para empresas donde a través de ellas es posible gestionar su rendimiento, mejorar su eficacia, aumentar la productividad y enlazar una multitud de operaciones empresariales, entre otras funciones.

ERP: ejemplos de uso en una empresa

Para comprender con mejor claridad este software y saber para qué sirve un ERP, te daremos algunos ejemplos de uso que podrán ayudarte a optimizar su funcionamiento.

• CRM
• Recursos humanos
• Finanzas
• Compras y ventas
• Cadena de suministro
• Gestión de inventario
• Marketing
• Comercio electrónico

CRM

Al ser un software asociado directamente con clientes y procesos externos, el CRM es compatible con un ERP y es posible trabajar ambos en paralelo porque se complementan. Por lo tanto, su empleo está más enfocado en mejorar la relación con el cliente y aumentar las ventas principalmente.

Recursos humanos

Las funciones de un ERP en esta área facilitan una mejor gestión del capital humano con la finalidad de obtener un crecimiento en los empleados. Esto se refleja en:

• La fase de publicación de ofertas laborales
• La convocatoria y elección de candidatos
• Los procesos de evaluación de desempeño
• La gestión del tiempo de trabajo
• Capacitación de empleados

Finanzas

Un ERP financiero es vital en una empresa porque permite realizar cálculos de operaciones financieras tales como:

• Ingresos
• Gastos y facturación
• Llevar la administración de deudas
• Cuentas por cobrar
• Generación de informes con gráficas incluidas
• Mantener al tanto las regulaciones fiscales

Compras y ventas

Gracias a la automatización del ERP, es posible efectuar las cuentas por cobrar y pagar, manejar operaciones con proveedores y relaciones directas con los clientes, así como pedidos, precios, facturación y plazos de entrega. También facilita la detección en errores de presupuesto, disminución del margen de error y gastos innecesarios.

Cadena de suministro

Un ERP ayuda a agilizar los procesos de logística y gestión de transporte; al darle una mejor visibilidad al inventario, planificar de forma más efectiva y mejorar el servicio al cliente al cumplir pedidos en tiempo y forma. También, simplifica los procesos y genera reportes en tiempo real para tomar mejores decisiones.

Gestión de inventario

A través de un ERP es posible tener un mayor control del inventario al manejar múltiples almacenes y el stock de mercancía para evitar la sobreproducción y por consiguiente gastos extra de almacenaje. Además de ingresar automáticamente tus productos al sistema, llevar un orden en las estadísticas de compras, gastos y tener en tiempo real los reportes de existencias, movimientos y ventas.

Marketing

Un ERP orientado al marketing ofrece diferentes funcionalidades, como la recopilación de datos de los clientes y prospectos para tomar mejores decisiones de negocio y optimizar su experiencia; crear audiencias para las distintas campañas de anuncios digitales; encontrar los puntos de fricción a la hora de contratar un servicio o adquirir un producto, solo por mencionar algunas.

Comercio electrónico

La integración con el ecommerce es muy sencilla, ya que mediante la recopilación de información es más fácil la evaluación de datos, pedidos, promociones, ofertas y comisiones. Por lo tanto, ayuda a llevar un mejor control de ventas en línea, al manejar mejor estos procesos, y brinda la capacidad de medir la efectividad del modelo, garantizando su seguridad.

7 ejemplos de ERP disponibles en México

En los últimos años, el uso e implementación de ERP en las empresas ha ido en aumento gracias a sus múltiples módulos encargados de operar distintas áreas de una organización, desde su producción, la distribución hasta los recursos humanos.

Actualmente, existen muchos ERPs capaces de trabajar en la nube y ofrecer seguridad, pero es importante saber que cada uno es distinto, ofrecen funciones, servicios y condiciones distintas, además de existir software diseñados para sectores específicos.

Aquí te enlistamos algunos de los más utilizados.

1. SAP
2. Oracle
3. Microsoft Dynamics
4. Bind
5. Kordata
6. Epicor
7. Odoo

1. SAP

El sistema SAP surgió con la intención de ser una solución de negocio para las grandes compañías. Ofrece miles de aplicaciones y busca una transformación digital que sirva como modelo para las empresas alrededor del mundo a través de IA, Machine Learning y analíticas avanzadas.

Características

Es uno de los sistemas ERP con el mayor número de funciones y debido a esto, requiere más tiempo de implementación. Su agilidad al analizar información y datos en tiempo real facilita una mejor toma de decisiones y brinda grandes ventajas a las empresas frente a sus competidores.

Precios

• Ofrecen una prueba gratuita por 14 días.
• El costo varía de acuerdo a las necesidades de la empresa, ya que las cotizaciones son personalizadas y dependen de las funciones específicas que el negocio requiera.

Ventajas

• Mejora la eficiencia mediante la automatización y simplificación de procesos gracias al procesamiento de datos en tiempo real.
• La inteligencia artificial incorporada genera un análisis más profundo de toda la empresa para identificar áreas de oportunidad, con el fin de mejorar y establecer nuevos objetivos.
• Tiene la ventaja de ser compatible con otras aplicaciones gracias a su código.
• Cuenta con soporte para diversos sistemas operativos.

Desventajas

• Es un software de uso complicado para los empleados y requiere una capacitación intensiva para utilizar SAP de la mejor manera.
• Además de requerir cursos de entrenamiento para los empleados, también necesita profesionales para realizar el mantenimiento adecuado.
• El tiempo de implementación es lento debido al tamaño del software.
• El sistema requiere equipos bastante robustos para poder funcionar de forma óptima, lo que significa una inversión mayor difícil de costear, para una pyme, por ejemplo.

2. Oracle

Oracle ERP es uno de los sistemas más grandes y usados actualmente. Ofrece un amplio abanico de aplicaciones que le permiten a las empresas tomar las mejores decisiones comerciales al tiempo que su rendimiento aumenta y sus costos disminuyen.

Características

Oracle ERP cuenta con una de las mejores funcionalidades e innovaciones que se pueden encontrar en un sistema ERP, destacando sobre todo en las áreas de finanzas y contabilidad. También tiene la facilidad de adaptarse a cualquier industria o sector, por lo que cada vez más empresas deciden automatizar sus procesos mediante un ERP de mayor calidad.

Precios

Presentan tres planes diferentes y cada uno con precios distintos, así las empresas pueden elegir el que mejor les convenga y se adapte a sus necesidades e inversión que se deseen realizar.

• Módulo financiero: 175 USD mensuales por usuario.
• Módulo avanzado de finanzas: 80 USD mensuales por usuario.
• Controles de acceso avanzados: 150 USD mensuales por usuario.

Ventajas

• Al ser una corporación global, Oracle ofrece una garantía de vigilancia y un sistema de seguridad integrado para proveer la mayor de la confianza.
• El sistema Oracle ERP cuenta con una plataforma online disponible para realizar grandes cantidades de procesos, a los cuales pueden acceder tanto proveedores como los clientes de la empresa.
• También incorpora un CRM potente que ayuda en la gestión de base de datos de clientes.
• El sistema es fácil de entender gracias a la integración de gráficos y el aprendizaje resulta rápido y fluido.

Desventajas

• Únicamente pueden acceder al software quienes adquieran la licencia, por lo que existe una falta de información sobre su uso.
• El tiempo de implementación de Oracle ERP necesita entre seis y nueve meses.
• Sus altos costos evitan que no todas las empresas tengan acceso a su software y para las pymes resulta poco conveniente.

3. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics 360 busca ser la solución adecuada de ERP para cada tipo de empresa según su sector, al impulsar el crecimiento y la toma decisiones en tiempo real basados en datos a escala global.

Características

El sistema ERP de Microsoft logra unificar el ERP y el CRM con distintas apps para conseguir una eficacia en áreas como ventas, finanzas, automatización y servicio al cliente.

Precios

Microsoft Dynamics ofrece diferentes paquetes individuales según el módulo que requieras.

• Plataforma de datos del cliente: de los $3,860 MXN a $31,650 MXN mensuales.
• Ventas: de los $422 MXN a 2,849 MXN mensuales.
• Servicio: de los $422 MXN a los $2,005 MXN mensuales.
• Marketing: de los $15,825 MXN a los $31,650 MXN mensuales.
• Comercio: El precio es personalizado.
• Cadena de suministro: $1,372 MXN mensuales o precio personalizado.
• Recursos humanos: El precio es personalizado.
• Finanzas: El precio es personalizado.
• Gestión de proyectos: El precio es personalizado.
• Pymes: de los $422 MXN a los $1,372 MXN mensuales.

Ventajas

• Es rápido de implementar y muy fácil de usar al ofrecer la apariencia tradicional de un producto clásico de Microsoft.
• Está disponible para todos los sistemas operativos y dispositivos móviles, donde la experiencia fluida será la misma en cualquier modo donde se acceda.
• Es adaptable y ofrece una mayor seguridad y movilidad, esto facilita a las empresas de cualquier tamaño el uso de esta tecnología.
• Logra combinar el ERP y el CRM, esto hace posible una mejor supervisión en el área de finanzas y gastos en tiempo real.

Desventajas

• Está optimizado para funcionar con otros servicios de Microsoft, esto puede ocasionar problemas de compatibilidad con algunas apps.
• No permite ajustes en el código del servidor a pesar de existir opciones de personalización.
• Si requieres servicios adicionales tienen costos extra.

4. Bind ERP

Bind ERP surgió con el propósito de impulsar principalmente a pymes gracias a las facilidades de uso, el abanico de herramientas que ofrece y lo accesible que resulta en el costo-beneficio.

Características

Sus características facilitan un mayor crecimiento en negocios en su fase inicial de desarrollo, así como de nuevos empresarios que recién comienzan.

Precios

• Ofrece una prueba gratuita de quince días, posterior a eso existen planes para cada tipo de negocio, hay paquetes trimestrales o anuales.
• Los rangos de precios van desde los $700 MXN hasta los $1,700.00 MXN mensuales.

Ventajas

• Múltiples herramientas y fácil implementación para impulsar a las pymes.
• Integración con +1,000 apps, una de ellas con Tiendanube, y la interfaz es muy sencilla.
• Existen distintos planes y costos según las necesidades de la empresa.

Desventajas

• No cuenta con app móvil.
• Costo adicional en paquetes de facturación electrónica.

5. Kordata

Kordata está diseñado para ayudar a las empresas en la gestión eficiente de sus recursos y operaciones diarias. Incluye módulos como Punto de Venta, Facturación, Inventarios y más adaptados a distintos giros de empresas (General, Taller Mecánico, Boutique, Farmacia, etc.).

Características

Cuenta con un servicio de soporte constante que resuelve las dudas de sus clientes, además las actualizaciones generales toman en cuenta las solicitudes de las empresas que utilizan Kordata.

Precio

• Ofrecen una prueba gratuita de 15 días.
• El costo se adapta a las necesidades de la empresa, así como tamaño, usuarios y más información.

Ventajas

• El equipo de soporte te lleva de la mano y explica cualquier duda que tengas relacionada al uso de Kordata.
• Tienen integración con Tiendanube, lo cual te ayuda a crear tu propia tienda en línea.
• El sistema es muy intuitivo y sencillo de entender.
• Se puede usar en escritorio, tablet, teléfono, laptop o cualquier dispositivo.

Desventajas

• Este software está más enfocado a lo administrativo, así que si buscas uno contable no es la mejor opción para ti.
• No cuenta con herramientas para enviar documento por WhatsApp o descargar los XML del SAT.
• No cuenta con un módulo para manejar la nómina interna de la empresa.

6. Kinetic ERP (antes Epicor)

El sistema ERP de Kinetic (nuevo nombre de Epicor ERP) está pensado con la finalidad de cubrir necesidades más específicas de empresas medianas y grandes enfocadas directamente en el sector de la manufactura.

Características

Esta plataforma en la nube ofrece flexibilidad y brinda a los fabricantes las capacidades para el cálculo de costos de trabajo, distribución, ventas, control de inventario, cadena de suministro y ejecución de manufactura.

Precios

• Realizan cotizaciones con precios personalizados según las necesidades de la empresa.

Ventajas

• Permite controlar el área de producción en tiempo real por medio de sensores de IoT (Internet de las Cosas por sus siglas en inglés) y crear alertas para anticipar y prevenir problemas.
• El sistema Kinetic puede conectarse a cualquier sistema interno, local o basado en la nube.
• Cuenta con acceso multiplataforma para usar desde cualquier sistema operativo y dispositivos móviles.

Desventajas

• No cuenta con prueba gratuita para conocer el software.
• El sistema requiere mucha capacitación y el soporte técnico no es tan inmediato.

7. Odoo

Odoo es un ERP diseñado principalmente para pymes y uno de sus objetivos principales es conseguir una fuerza de ventas más eficiente al enfocarse en CRM, facturación y punto de venta.

Características

Al ser un software de código abierto, Odoo permite modificar a voluntad y adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa para incrementar la eficiencia en las áreas de contabilidad, recursos humanos, inventario, compra y fabricación.

Precios

Los paquetes de la plataforma se dividen en anuales y mensuales

• • • Costo inicial por usuario: $8 USD en el anual y $10 USD en el mensual.
    • Cada app e integración adicional tiene un costo individual, estos van de los $5 hasta los $40 USD mensuales. Mientras más apps elijas el precio aumentará.
    • Ofrecen una prueba gratuita de 15 días antes de adquirir el software.
    • Tanto el alojamiento estándar en la nube como el alojamiento local son gratuitos.

Como ejemplo, un paquete mensual por 5 usuarios ($50 USD), más las 36 aplicaciones que ofrecen ($345 USD) y las 9 integraciones adicionales ($178 USD) tendría un costo total de $573.50 USD mensuales.

Ventajas

• • • Requiere menor tiempo de implementación, tan solo 5 semanas.
    • Integración con más de 17,000 apps.
    • Permite el acceso desde cualquier sistema operativo (Windows, Linux o Mac) y dispone una versión para dispositivos móviles (iOS y Android)

Desventajas

• El precio no es estándar y varía demasiado según las aplicaciones adicionales que agregues a tu paquete.

Un ERP es un software indispensable para los negocios en crecimiento ya que, conforme la empresa crece, sus procesos cambian y algunos se van volviendo más complejos. Entre las funciones principales de un ERP están justamente la de simplificar tareas, evitar riesgos, mejorar la productividad, entre otros.

La versatilidad de estos sistemas les permite adaptarse a diversas industrias y modelos de negocio, ya sean basados en productos físicos, servicios o transacciones digitales. Si tu negocio vende online y estás buscando el mejor ERP y ejemplos para tus necesidades, te sugiero verificar con qué plataformas de ecommerce puedes integrar el software, ya que este dúo dinámico (sistema ERP y plataforma de ventas) serán los pilares en la gestión de tu negocio.

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