Aprende a hacer un presupuesto de producción para tu negocio
El presupuesto de producción te ayuda a calcular la cantidad de unidades a producir, así como el costo de los materiales, personal y materiales de fabricación necesarios en cada etapa de la producción del bien o servicio que venderás.
Cada vez son más los emprendimientos que utilizan los presupuestos para darle norte, no solo a su flujo de efectivo, también a su planeación estratégica. Tener un documento en donde sea posible visualizar cuánto te va a costar cada elemento necesario para crear eso que deseas vender será de gran ayuda para cumplir tus objetivos de venta. Hoy queremos decirte la importancia de tener un presupuesto de producción y te daremos ejemplos para que hagas el tuyo. ¡Aquí vamos!
¿Qué es un presupuesto de producción?
El presupuesto de producción es el cálculo que te permite saber cuánto invertirás para producir o adquirir los productos o servicios que planeas vender durante un periodo determinado de tiempo. Con él, tendrás claro si serás capaz de tener todas las unidades que requieres —tanto para arrancar, como para cerrar el periodo de venta—, cuánto costará lograrlo y el egreso que implica para que puedas medirlo contra tus ingresos.
Esta herramienta te permite tener un panorama claro de cada elemento involucrado durante la producción, esto con la finalidad de conocer cada engrane, su participación y costo. Al igual que el presupuesto de ventas —y muy de la mano con él— forma parte de los presupuestos financieros que requieres para conocer la rentabilidad y viabilidad de tu negocio.
Dicho con otras palabras: mientras el presupuesto de ventas te indica cuánto ganarás al vender lo que vas a producir, el presupuesto de producción te indica cuánto tendrás que invertir para generar lo que quieres vender, además de satisfacer tu demanda de inventario.
¿Qué se necesita para elaborar un presupuesto de producción?
Para elaborar un presupuesto de producción necesitas información básica relacionada con el proceso mediante el cual produces o generas el inventario que venderás. Aunque para arrancar con esta tarea siempre necesitas los mismos elementos base, entre más información de esta lista tengas, más completo y complejo será el presupuesto que elabores:
- Inventario
- Materiales
- Fabricación
- Costos de personal
- Ventas y pronósticos
Repasemos cada elemento para que entiendas su función dentro de este tipo de presupuesto y en dónde encontrarás la información que buscas.
Inventario 📦
Se trata de la relación de bienes que tiene en existencia tu empresa y que pretendes comercializar. Para realizar el presupuesto de producción, es importante contar con dos datos en concreto:
Inventario inicial 👍
Es el conteo de los bienes que tienes disponibles antes de adquirir inventario adicional y durante el arranque de las ventas de un periodo determinado. Más sencillo: es el inventario que ya tienes listo antes de iniciar la venta y antes de producir o comprar más productos.
Inventario final 🖐
Es el conteo de los bienes que tendrás al terminar el periodo de ventas en cuestión. En él, se contemplan los bienes adicionales que producirás para sumar al inventario inicial. Además, es importante porque también calcula la cantidad de producto que tendrás disponible para arrancar el siguiente periodo inventariado.
💡 Así es: el inventario final de un periodo, se convertirá en el inventario inicial del siguiente. La producción empieza y cierra con este bello momento de planeación.
Materiales 🧱
En este apartado contemplas las materias primas que requieres para la fabricación de los bienes que producirás. ¿Vendes galletas? La masa, chocolate, leche. ¿Tu negocio está en la ropa? Las telas, botones, hilos, accesorios. Cada elemento base necesario para que el producto final esté listo, entra aquí.
¿Y qué pasa si vendes bienes producidos por alguien más? Se vale y también cuentan. Debes considerar la disponibilidad de modelos, cantidades y presentaciones por parte del productor original. Tus materiales, en este caso, serán los productos que adquieres directo de tu proveedor.
Fabricación 🔨
¿Cuánto te cuesta hacer cada unidad de producto que venderás? ¿Cómo y en qué momento cubres esos costos para producir tus bienes? Si produces lo que vendes, o te involucras en alguna parte de la fabricación de ese bien, debes tener claro el costo de hacerlo para contemplarlo en tu presupuesto.
Cuenta aquí cada parte del proceso que genere un costo. De nuevo, si son galletas, entran los hornos, gas, agua, electricidad, batidoras, etc. Si es ropa, las máquinas que utilizas para coser, planchar y crear tus prendas. Cada producto de tu catálogo puede tener un costo de fabricación distinto, pero siempre debes tenerlo visible.
Cada paso necesario para transformar tu materia prima en un producto terminado, debe ser contemplado para este apartado.
Costos de personal 👩🏽👨🏽
Aquí entran todos los miembros de tu equipo que forman parte de la elaboración del producto. La regla es simple: todas las personas involucradas desde que comienza la transformación de la materia prima hasta que el producto está terminado, cuentan.
Además de la mano de obra para crear los bienes, también debes contemplar la gestión del proceso de fabricación, es decir, gerentes o supervisores que mantengan saludable tu línea de producción. Cada trabajador involucrado, suma a tu costo de personal.
Ventas y pronósticos 📈
Esta parte está formada por toda la información complementaria que te permita anticipar o preparar mejor tu proceso de producción. ¿Cuántas piezas deseas vender este año y cómo esto se compara contra lo que hiciste el año anterior? ¿Hay algún producto que tuvo un retraso por culpa de una materia prima escasa? ¿Tuviste algún bien que saturó o se agotó pronto en tu inventario?
Estos datos pueden ayudarte —además de detectar posibles retos o imprevistos— a planear de mejor manera tu siguiente periodo de producción y ubicar áreas en donde necesitas inyectar más recursos o atención. Mucha de esta información viene directo de tu presupuesto de ventas y te ayudará para complementar tu plan de ventas.
¿Cuál es la fórmula para el presupuesto de producción?
La fórmula que te permite calcular el presupuesto de producción a fin de determinar las unidades necesarias para satisfacer tus necesidades de ventas e inventario es la siguiente:
Presupuesto de ventas + Inventario final – Inventario inicial = Presupuesto de producción
Para entenderla mejor, veamos cada elemento como parte de un ejercicio simple para calcular un presupuesto por unidades:
Para este ejemplo, la empresa Choko-Latozas™ necesita saber cuántas galletas debe presupuestar para satisfacer la demanda de su último trimestre del año y así planear sus costos de producción. De acuerdo a su presupuesto de ventas, necesitan producir 2,000 galletas de arándano para este periodo.
Ahora bien, su inventario inicial (las galletas que ya tienen listas al inicio del trimestre en cuestión) son 200. Resta conocer cuántas galletas esperan tener al final del trimestre, esto para contar con inventario para el inicio del siguiente periodo, ya que por la temporada de fin de año, lo que produzcan durante este lapso será lo único que tendrán disponible para arrancar después. Entonces, necesitan tener un inventario final de 500 unidades.
Así, al utilizar la fórmula que te mostramos, tenemos que se requieren un total de 2,500 galletas para satisfacer la demanda (2,000 para el periodo + 500 para el Inventario final), y de esas galletas, ya se cuenta con 200, entonces restan 2,300 galletas por producir. Esas son las que entran dentro del presupuesto de producción. Fácil, ¿verdad?
Esta fórmula sirve como cálculo base de cualquier presupuesto de producción, pues te permite determinar cuántas unidades necesitas producir para cubrir la demanda establecida por tu presupuesto de ventas y, a partir de ahí, calcular los costos individuales que requiera la producción en tu negocio.
¿Cómo se clasifica el presupuesto de producción?
El presupuesto de producción puede ser clasificado de acuerdo al elemento de producción que se desea presupuestar. Entonces, tenemos que existen cuatro clasificaciones para hacer un presupuesto de producción:
- Unidades presupuestadas
- Materiales requeridos para la producción
- Personal involucrado para la producción
- Costos de fabricación
Revisemos cada uno de manera individual para que entiendas cómo funcionan estas clasificaciones para hacer este presupuesto dentro de tu negocio.
Por unidades presupuestadas
Como en el ejemplo que te mostramos, sirve para calcular las unidades necesarias para satisfacer la demanda y mantener balanceados tus inventarios. Es el más básico de los tipos de presupuesto de producción y por lo tanto, es la base para cualquier presupuesto más completo.
Por materiales requeridos para la producción
Si requieres un cálculo de cuánto deberás invertir en los materiales necesarios para producir las unidades requeridas, esto es lo que necesitas. Es posible realizar un desglose de cada material necesario para cada bien producido, o por el costo final de los materiales que ocuparás.
Por personal involucrado para la producción
Cuando necesitas presupuestar el costo de la mano de obra directa involucrada en la producción, este es el tipo de cálculo que debes realizar. Es posible hacerlo tan específico con los puestos de tus colaboradores o tan general considerando las áreas completas que generan los productos.
Por costos de fabricación
Este tipo de presupuesto sirve cuando necesitas un cálculo más preciso de los costos directos —los que forman parte exclusivamente en la creación de ese producto— e indirectos —aquellos que pertenecen a la creación del producto, pero también a otras áreas de la empresa—. Aquí englobamos esos egresos como los servicios fijos (luz, agua, predial), maquinaria, renta de instalaciones, etc.
💡 No olvides que aunque cada clasificación sirve para calcular un elemento distinto de la producción, es muy probable que necesites dos, más, o todos para tener un desglose preciso de tus egresos a la hora de calcular los productos o servicios que venderás.
¿Cómo hacer un presupuesto de producción? Ejemplo de cada uno
Ahora que ya conoces la clasificación del presupuesto de producción, necesitas saber cuál ocupar para cada ocasión. Realizarlo no es distinto a calcular otro presupuesto que hayas hecho, siempre y cuando tengas bien claros todos los egresos, variables y elementos que forman parte de tu producción.
Prepara tu vaso con leche, porque nuestros ejemplos vienen con galletas. 🥛🍪
Ejemplo de presupuesto por unidades presupuestadas
Datos que necesitarás: presupuesto de ventas, costo por fabricación (por unidad de producto o servicio), inventario inicial, inventario final, periodo a presupuestar.
Es justo como el que vimos como parte de la fórmula para el presupuesto de producción, y puede ser tan sencillo o complejo como lo requiera tu negocio. En este ejemplo, extendimos el uso de la fórmula (Presupuesto de ventas + Inventario final – Inventario inicial = Presupuesto de producción) para calcular cuánto costará el total de galletas requeridas para un periodo determinado, partiendo del costo de fabricación por unidad. ¡Así sabrás exactamente cuánto costará cumplir con tu presupuesto de ventas!
Ejemplo de presupuesto por materiales requeridos para la producción
Datos que necesitarás: costo y cantidad de elementos para la elaboración de tu producto o servicio, proporción de materiales base para la producción por unidad.
Para este caso de Choko-Latozas™ , necesitamos conocer el costo para un pedido especial de 3,500 galletas de arándano. Partimos de los costos y materiales que requiere una producción tradicional de 1,000 galletas. Pero, al ser un pedido tan grande, el volumen hace posible una reducción en la inversión de algunos materiales a granel, por lo que es posible detectar el costo final de materiales por unidad y así, calcular el nuevo costo total del pedido. ¡Una inversión grande que dará una ganancia mayor!
Ejemplo de presupuesto por personal involucrado para la producción
Datos que necesitarás: sueldos de los miembros involucrados en la producción (directa o indirectamente) o bien, la inversión de nómina por área o centro de costos (en caso de empresas muy numerosas); índices de producción por unidad o periodo.
En este caso, para conocer cuál es nuestro costo de mano de obra directa sobre las galletas de arándano que se producen en la misma sucursal de Choko-Latozas™ —y después sumarlo al costo de producción total— partimos del sueldo mensual que perciben los involucrados y cuántas galletas producen durante esos 30 días. Así tenemos el cálculo de lo que nos cuesta la mano de obra en cada galleta de arándano ($4.50 MXN) que sale del horno.
Ejemplo de presupuesto por costos de fabricación
Datos que necesitarás: costos directos e indirectos durante la producción del bien o servicio.
La dueña de Choko-Latozas™ necesita conocer el total de costos directos e indirectos ligados a la fabricación de galletas en una de sus sucursales. Aquí divide todos esos gastos directos que forman parte de la producción de aquellos egresos que son importantes para la producción, pero que también forman parte de otras áreas, como la venta y la administración de la sucursal. Como extra, ella puede conocer, tomando como base la cantidad de unidades que produce al mes, cuál es el costo proporcional de esos gastos que va para cada galleta.
💡 Es posible combinar estos cuatro tipos de presupuestos de producción para generar justo el que requieres para tu negocio. Practica calculando cuál es el costo de producción total por unidad de cada galleta de arándano en Choko-Latozas™. O mejor aún, ¡define la estrategia de precio para tu negocio!
Conclusión
Ahora sabes que el presupuesto de producción es ese cálculo que te permite conocer cuánto te va a costar producir eso que quieres vender. Al tener un conocimiento puntual de tu inventario, elementos de fabricación, costo de personal y materiales, es posible calcular con total exactitud la inversión que necesitas hacer para que tu negocio funcione.
Un estudio realizado por la firma de asesoría financiera Clutch, señaló que el número de pequeñas empresas que genera presupuestos para guiar sus decisiones aumentó durante el 2021, alcanzando un 54% de emprendimientos que consideraron relevante esta herramienta.
El presupuesto de producción es justo esa herramienta que te ayudará a asignar estratégicamente tus recursos y detectar el costo de vender lo que vendes. Así, es posible fijar el precio de tus productos mediante un cálculo mucho más preciso que tome en cuenta la producción real necesaria.
¡Usa este conocimiento a tu favor y aplícalo en tu tienda online! Si todavía no tienes una, aprovecha para crear una con Tiendanube con nuestro plan gratuito y arranca tu emprendimiento. 👍
