Cómo planificar una estructura de costos

Cualquiera sea la etapa en la que se encuentre tu negocio, es importante que aprendas cómo armar una estructura de costos general. ¿Por qué? Porque la gestión financiera de un ecommerce es fundamental para optimizar el desarrollo de tu negocio y profesionalizar tu marca.

Conceptos generales

Para poder planificar tu estructura es importante diferenciar los tipos de costos que puedas tener. En general hay dos muy definidos: los costos fijos y los costos variables.

1- Costos fijos: son los que no dependen de las ventas de tu negocio (por ejemplo: alquiler de oficina, conexión a internet, mantenimiento de tu tienda online, sueldos, contadores, etc.).

2- Costos variables: son los que sí dependen de tu volumen de ventas (por ejemplo: costo de la mercadería, tarifa cobrada por los medios de pago, costo del envío, etc.).

Costos fijos

Para entender tus costos fijos es clave preguntarte cuáles son todos los gastos que tendrías en un mes aún si no tuvieras ninguna venta.

Algunos ejemplos típicos son:

• Alquiler de oficina, depósito y/o local (incluí siempre expensas, luz, gas, agua, limpieza y ABL).
• Conexión a internet.
• Teléfono fijo y/o móvil (si es que tenés uno exclusivo para tu negocio).
• Sueldos (incluí todos los impuestos sobre los sueldos y no solo el valor “en mano”).
• Contadores.
• Abogados.
• Mantenimiento de cuenta bancaria.
• Mantenimiento de tienda online.
• Publicidad en redes sociales.
• Otros costos de operación (monotributo, por ejemplo).

Lo importante es que puedas planificar mensualmente estos gastos y entender qué inversión necesitás para mantener tu operación básica.

De la teoría a la práctica

Supongamos que querés crear tu negocio online, tu lista de gastos fijos podrían ser los siguientes:

• Trabajás desde tu casa, por lo que no necesitás pagar alquiler de oficina.
• Tenés un costo de $2.000 por mes por la conexión a internet.
• El teléfono fijo casi no lo usás, pero tiene un costo de $350 mensual.
• Todavía no tenés empleados: son solo vos y tu socio que quieren ganar $50.000 por mes cada uno.
• Tenés un estudio de contadores que cobra $5.000 por mes.
• Tenés un estudio de abogados que trabaja por hora. Estimás necesitarlos poco, por lo cual implicaría aproximadamente $2.000 por mes.
• Tenés una cuenta bancaria simple, con un costo de mantenimiento de $650 mensuales.
• Tenés una tienda online en Tiendanube con un costo de $699 por mes.
• Sos monotributista y pagás $1.900 mensuales.

En total, tus costos fijos serían de $112.599 por mes.

Costos variables

Para cada producto que vendas, tenés que conocer los costos asociados. Seguramente tengas muchos costos que sean independientes del producto y otros costos que dependan mucho de él. Por ejemplo, el costo de fabricación del producto seguramente sea muy distinto para una remera, un vestido o un cinturón, pero el costo de empaquetado tiene que ser similar para todos.

Algunos ejemplos de costos variables son:

• Fabricación del producto.
• Empaquetado.
• Envío.
• Comisión del medio de pago.
• Impuestos (IVA, ingresos brutos, impuesto a las ganancias).

¡Otro ejemplo práctico!

Ahora analicemos un ejemplo en el que sos dueño de una marca de ropa y vendés una camisa:

• Tenés un costo de fabricación de $300.
• El envío lo paga el comprador con lo cual no representa un costo para vos.
• El medio de pago cobra un 4% de la venta. Si vendés la camisa en $1.200 es un costo de $48.
• Para el envío, colocás la camisa en una bolsa plástica transparente y la entregás en una bolsa plástica con manija, estampada con el logo de tu marca, dirección web de tu tienda y teléfono de contacto: todo esto tiene un costo de $30.
• No tenés que pagar IVA ni otros impuestos porque sos monotributista.

Tu costo de venta para cada camisa es de $378. Si vendés la camisa en $1.200, vas a tener una ganancia marginal de $822 por camisa.

Hablemos de marketing

Entonces, sabemos que tenés costos fijos por $112.599 por mes y que cada camisa que vendés genera $822 de ganancia. Con una división podemos entender cuántas camisas necesitás vender por mes para cubrir tus costos: vendiendo 137 camisas todos los meses podés cubrir tus costos (incluyendo tu sueldo).

Lo importante es entender cómo podés hacer para vender esas 137 camisas y cuándo vas a lograr venderlas. ¡Tenés dos caminos!

• Invertir en publicidad: acá vas a tener que analizar cuántas ventas genera esa inversión en publicidad y considerarla como parte de tus costos variables.

• Adquirir nuevos clientes de forma gratuita: en este caso vas a tener que entender qué esfuerzos tenés que realizar y cuánto tiempo te va a demorar llegar a 137 camisas mensuales.

Una planilla para organizar tus costos

Para entender tus ganancias, simplemente tenés que tomar la facturación que estés proyectando y restarle los costos fijos, los variables y de marketing. Así vas a saber qué nivel de ganancia tenés mes a mes.

Para facilitar tu trabajo, te compartimos una planilla de excel que puede ayudarte a realizar todas tus cuentas. ¡Esperamos que te sea útil y que puedas planificar tu negocio con más claridad!