Qué es un SKU y cómo aplicarlos en tu negocio

No se trata de un nuevo virus o de un término científico. Los SKU son códigos que, para los que se dedican a llevar inventarios y catálogos de productos, se han vuelto sus mejores aliados al momento de ordenar cantidades exorbitantes de artículos en las bodegas.

Si acabas de llegar al mundo del e-commerce o quizás ya llevas tiempo aquí, pero quieres entender mejor de qué se trata este asunto, hoy conoceremos en profundidad qué son los SKU, para qué sirven y cómo pueden ayudarte a manejar tu inventario.

¿Qué es un SKU?

El SKU es un código formado por un conjunto de números y letras que sirve para identificar, localizar, controlar y gestionar un producto en el almacén de una empresa o una tienda.

También se le conoce como “número de referencia de un producto” y es muy útil para prevenir confusiones entre distintos artículos o entre unidades de un mismo producto. Lo puedes encontrar en cajas de producto, etiquetas, páginas web, apps o marketplaces.

Cada empresa tiene sus propios y únicos códigos SKU de manera que, aunque dos compañías comercialicen el mismo artículo, al mismo precio y en el mismo espacio, los artículos tienen, internamente, un distinto código SKU.

¿Qué significa SKU?

SKU es el acrónimo en inglés del término Stock Keeping Unit y significa “Unidad de Mantenimiento en Almacén”.

¿Para qué sirve el SKU?

El código SKU sirve para identificar correcta y eficientemente cada artículo, además de permitir localizarlos a lo largo de la cadena de producción, envío y venta.

Otra de las funciones importantes que desempeñan los SKU en los productos para los  negocios es la identificación y rastreabilidad de los artículos en el manejo de inventarios, disponibilidad de stock y ventas.

Beneficios de tener SKU en tu negocio

Ahora que ya sabemos qué es un SKU, conoceremos algunos de los beneficios más importantes de su uso en tu empresa:

• Optimizan la gestión del catálogo de producto.
• Ayudan a tener un mejor seguimiento del inventario.
• Son de utilidad para analizar tendencias de ventas y el comportamiento de los compradores.
• Evitan que te quedes sin stock de los productos más demandados
• Puedes reducir la contratación de personal y ahorrar costos.
• Mejoran la productividad de tu negocio.

¿Te interesa saber más? Detallemos cada punto.

📈 Optimización de la gestión del catálogo de producto

¿Cuántos artículos diferentes tienes en tu tienda? ¿Cómo controlas todos los artículos diversos que tienes? Los SKU son grandes herramientas que te permiten llevar un seguimiento de todos tus productos en tu catálogo.

Gracias a los SKU, puedes identificar cuántas piezas de un artículo tienes en sus múltiples variaciones, como lo son talla, color, forma, material o lugar de fabricación, dependiendo de cómo estén configurados los códigos SKU en tu catálogo. Y lo mejor es que lo puedes saber de un simple vistazo.

📦 Ayudan a tener un mejor seguimiento del inventario

Al poder identificar y etiquetar de manera eficiente tus productos, los códigos SKU te ayudarán a tener un mejor control de tu inventario y detectar cuáles son los artículos que más se venden, aquellos que siempre tienes en stock o si tienes cierto número de productos que solo se venden por temporada.

Esta función es particularmente útil para empresas que tienen varios lugares de almacenamiento o que se dedican al dropshipping, ya que pueden saber por el SKU en dónde se encuentran estos artículos, si en la bodega A, la bodega B, el punto de venta C o en tránsito entre un sitio u otro.

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🛒 Son útiles para analizar tendencias de venta y comportamiento de los compradores

Con un mejor seguimiento de tus productos, los códigos SKU también pueden utilizarse para saber qué artículos son best sellers, si alguna talla o color se vende con mayor facilidad o cuáles poner en promoción por tener más en stock y menos movimiento.

También, te ayudarán a saber la temporalidad de venta de tus productos, lo que te permitirá generar estrategias de venta a partir del comportamiento de los compradores.

🙌🏼 Evitan quedarte sin stock de los productos más demandados

Los códigos SKU te ayudan a detectar cuáles son los artículos que más movimiento presentan, apoyándote a predecir cada cuánto tienes que volver a surtir cierto producto para no quedarte sin stock.

Supongamos que vendes camisetas de colores. A través de los SKU podrías detectar que el artículo “TSHR-AZU-M”, que está asociado con las camisetas azules talla mediana, es el que más ventas presenta con 3 transacciones semanalmente.

De ese modo, si tu stock es de 12 piezas, podemos saber que ese producto, en ese color y con esa talla deberá reabastecerse una vez al mes, según lo que indican las tendencias de compra.

Además, el uso de códigos SKU en conjunto con un software de gestión de inventario puede ayudarte a establecer un sistema de alertas para que cada vez que un artículo presente un volumen por debajo del habitual, se pueda generar la orden de compra para recobrar el stock.

💰 Pueden reducir la contratación de personal, llevando al ahorro de costos

El área logística de una empresa usualmente requiere de un gran número de personas para llevar el control de la bodega, manejar el inventario, acomodar los productos, entre muchas actividades más.

Usando SKU es posible reducir el tamaño de esta área ya que el manejo de los productos tiende a ser más controlado y sencillo reduciendo tiempos.

📊 Mejoran la productividad de tu negocio

En general, el mayor beneficio está en la mejora de la productividad de todo el negocio, al propiciar el ahorro de tiempo, esfuerzos y costos. Además de aumentar la satisfacción del cliente al ser una empresa con un stock que se renueva constantemente.

¿Qué diferencia existe entre un código SKU y un código EAN?

La diferencia entre un código SKU y un código EAN es que, mientras que el SKU es un código alfanumérico de longitud variable, el EAN es una sucesión de números, específicamente 12 dígitos que usualmente van acompañados de un código de barras escaneable.

En esta tabla, podrás tener más clara la diferencia entre códigos SKU y códigos EAN:

¿Dónde se usan los códigos SKU?

Puedes encontrar códigos SKU en cualquiera de los siguientes lugares dentro de una empresa:

• Almacenes,
• Catálogos,
• Bases de datos,
• Inventarios,
• Tienda online,
• Etiquetas de producto,
• Cajas de artículos,
• Órdenes de compra,
• Centros de despacho y logística,
• Sistemas de gestión de inventarios,
• Directorios,
• Guías y etiquetas de envío.

¿Cómo funcionan los SKU?

Los SKU funcionan de una manera muy simple, al ser códigos diseñados para identificar artículos en una bodega o en un inventario, están hechos para señalar los aspectos más relevantes de un producto y mantener un mejor control del stock.

En sí, un código SKU funciona de este modo dentro de un negocio:

1. Se crean los códigos agrupando las características más relevantes de un artículo o un producto.
2. Se asignan a un lote o a un grupo de productos con las mismas características.
3. Se registran los códigos SKUs generados con los productos en una base de datos para su identificación. Esta base puede estar en Excel o en algún software especializado en gestión de inventarios.
4. Se identifica cada producto con el SKU correspondiente, tanto en físico como en digital. Puede ser a través de etiquetas autoadheribles o personalizando la descripción del artículo en la tienda en línea.
5. Se generan reportes de ventas personalizados, teniendo como campo llave el SKU para saber cantidad de piezas vendidas, stock disponible en almacén, entre otros.

¿Cómo crear un SKU?

Ahora que conocemos la teoría, ha llegado la hora de pasar a la práctica. Crear un SKU no es difícil, por lo que veremos cómo generarlos en 5 pasos.

Pasos a seguir para crear un SKU

1. Elige la herramienta adecuada para crear SKU.
2. Selecciona la información a guardar dentro del código.
3. Crea un patrón reconocible y hazlo estándar en tu sistema.
4. Asegúrate de que tu sistema de gestión de inventario trabaje con los que hayas creado.
5. Replica y optimiza las veces que sea necesario.

Conozcamos cada punto con más detalle.

1. Elige la herramienta adecuada para crear SKU

Afortunadamente, puedes apoyarte de numerosas herramientas online gratuitas para crear tus SKU. También hay sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) que automáticamente generan estos códigos; sin embargo, si es tu primera vez creándolos, estas alternativas te ayudarán a facilitar el proceso.

Herramientas gratuitas para hacer un SKU

a. Excel

Aunque no lo creas, puedes crear códigos SKUs completamente funcionales y profesionales en un documento de Excel. Dado que son códigos internos, compuestos de elementos alfanuméricos donde se concatenan ciertas características de los productos, es posible crear tu propia plantilla de Excel creadora de SKU.

b. Zoho

Zoho tiene un genial generador de SKU gratuito y online que puedes utilizar. Te permite enlazar hasta tres atributos y exportar tus SKUs en un documento .CSV, funcional para muchos softwares de gestión de inventarios.

c. Tradegecko

Similar a la herramienta de Zoho, Tradegecko te permite generar los SKU hasta con tres atributos y descargarlos en un documento .CSV.

d. Gorgias

Aunque se encuentra en inglés, el generador de Gorgias te permite crear códigos SKU de manera amigable, además de entregar recomendaciones bastante útiles para generar códigos con las mejores prácticas.

2. Selecciona la información a guardar dentro del SKU

Luego de elegir la herramienta que hayas elegido para crear tus SKU, será momento de definir qué tipo de información es relevante para generar los códigos.

Dentro de las mejores prácticas se encuentra priorizar la información para el reconocimiento del artículo, siendo algunos de los campos más usuales a elegir: marca, modelo, color, talla, capacidad, fabricante y versión.

3. Crea un patrón reconocible y hazlo estándar en tu sistema

La mayoría de las herramientas generadoras de SKU están adaptadas para que puedas crear estos códigos con tres atributos. Elige aquellos que pueden ser tus campos clave, que se encuentren en el 90 % o 100 % de tus productos y así evitar variaciones en la estructura de los códigos que generes.

¿Cómo definir el SKU de un producto?

1. Intenta que sean comprensibles para los usuarios.
2. Elige tus campos clave para replicarlos en toda la estructura de SKU.
3. Evita los duplicados dentro de tu propio catálogo y no repitas códigos antiguos.

4. Asegúrate de que tu sistema de gestión de inventario trabaje con los que hayas creado

Si ya manejas un software de gestión de inventario, introducir los nuevos códigos en el sistema y comenzar a hacer búsquedas o etiquetados masivos es la prueba de fuego que necesitas hacer para probar que funcionan adecuadamente.

Otra manera de testear si lo que has creado funciona es a través del sistema de búsquedas de Excel o Google Sheets.

5. Replica y optimiza las veces que sea necesario

Con la certeza de que son funcionales, ahora toca generar y aplicar códigos SKU a todos los artículos que comercializas en tu negocio.

En caso de que encuentres una manera o un campo que deba tener mayor relevancia en la composición de los códigos,es posible optimizar y mejorar la estructura que sigues, siempre y cuando te asegures de que este cambio es aplicable a los artículos en tu tienda.

Tips para hacer un SKU exitoso

1. Los primeros caracteres deben representar la característica más importante de tu producto

Utiliza los tres primeros caracteres para retratar el atributo de más importancia para tu producto. De ese modo, podrás saber de primera instancia a qué marca, tipo de producto o departamento pertenece ese código.

Por ejemplo, la marca UGG para generar el SKU de las botas UGG púrpuras del modelo Bailey Bow en talla 6, utiliza esta fórmula: UGG-BB-PUR-06. El atributo más relevante es la marca, de ahí el modelo, luego el color y por último la talla. Este es un buen ejemplo de priorización de atributos.

2. Nunca comiences un SKU con ceros, hazlo con letras

Quizá esta es una de las reglas más importantes al momento de generar SKUs funcionales, ya que al momento de procesar esta información en una hoja de cálculo o en algún software de procesamiento de bases de datos es posible que ese cero desaparezca y cambie el SKU de los productos.

Por ejemplo, si el código que generaste es “00FBG8392020” podría cambiar a “FBG8392020”.

Comenzar los SKU con letras te ayudará a evitar que estos códigos se confundan con un Código Universal del Producto (o UPC) o con códigos EAN, haciéndolos reconocibles a primera vista.

3. Evita el uso de espacios y caracteres especiales

Por la misma razón que evitamos el cero, en el caso de ciertas hojas de cálculo o algunos sistemas de software es posible que al momento de pasar la información nos elimine estos caracteres. Por eso, como recomendación, evita utilizar @,#,%,Ñ,*,? u otros al crear los SKU para tus productos.

4. No utilices letras que parezcan números y números que parezcan letras

Para evitar confusiones al leerlos o transcribirlos, lo mejor es evitar aquellos caracteres que puedan ser fácilmente confundibles con números o con letras, como la letra “I”[i] mayúscula que puede ser confundida con una “l” [ele] minúscula o el “0” con la “O” mayúscula.

5. Crea tus propios códigos o un sistema de tres letras para cada atributo

Puede resultar un trabajo complicado simplificar los atributos de color, talla o modelo para incluirlos dentro de un SKU, sin embargo puedes recurrir a un sistema de códigos para cada atributo, haciéndolo el estándar en todo tu negocio. Por ejemplo:

6. Mantén la composición lo más simple posible

Si bien, son códigos que te ayudarán al mejor manejo de tu inventario, pueden tornarse irreconocibles si tienen una composición intrincada. Por eso, te recomendamos que los mantengas en un máximo de 12 caracteres, con tres o cuatro atributos en total y sigas esta regla para todos los SKU que generes en tu empresa.

¿Cómo usar SKUs en tu tienda online?

Muchas de las herramientas de e-commerce tienen dentro del administrador de carga de productos un campo para incluir los códigos SKU, solo necesitas agregarlos y guardar los cambios.

Por ejemplo, en Tiendanube, aplicar los códigos SKU a tus artículos es muy sencillo. Dentro del administrador de tu tienda, en el apartado de productos, en la ficha de personalización de cada producto podrás encontrar la leyenda de “Más opciones”.

Al hacer clic aquí, podrás añadir el código SKU, solo bastará dar clic en guardar los cambios para finalizar el proceso.

💡 Tip: Si necesitas más información, aquí hay una guía donde puedes saber más sobre cómo personalizar tus productos e incluir sus variaciones.

Conclusión

Saber qué es el SKU de un producto y cómo crearlo es vital para el mejor manejo de inventario de una empresa.

Son herramientas que potencian la productividad y que, a pesar de parecer complejas en un inicio, simplifican procesos que a largo plazo pueden convertirse en obstáculos para tus ventas.

Aplicar o no códigos SKU en tu negocio puede parecer una decisión muy técnica, sin embargo, conforme tu negocio crece y el número de artículos y sus variaciones aumenta, los códigos SKU se convertirán en tu punto de referencia para saber cuáles son los que mejores ventas y mayor retorno de inversión le representan a tu negocio.

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