El presupuesto de ventas y su importancia para tu empresa
El presupuesto de ventas es el cálculo que proporciona la ganancia que va a generar tu empresa durante un lapso de tiempo. Mediante el balance entre la cantidad de productos o servicios vendidos, el precio al cual se venderán y los datos que tengas del entorno, podés calcular qué tan rentable va a ser tu negocio.
Una herramienta de suma importancia que le va a permitir a tu empresa arrancar con el pie derecho, es el presupuesto de ventas. Con este documento vas a responder la pregunta: “¿qué tan rentable es mi negocio?” y, así, contar con la cifra exacta de ingresos que podés generar.
Pero, además, vas a establecer metas y tendrás visibilidad sobre la efectividad de tu fuerza de ventas. ¿Querés saber más? ¡Seguí leyendo!
¿Qué es el presupuesto de ventas y cuál es su finalidad?
El presupuesto de ventas es una herramienta que te permite calcular la rentabilidad de tu negocio por un producto o servicio que vendas durante un periodo de tiempo específico. Es uno de los presupuestos financieros que te sirve para administrar tus recursos monetarios de manera óptima.
La finalidad del presupuesto de ventas es calcular qué tantas utilidades vas a obtener cuando un bien que vendas salga al mercado. La ganancia calculada sobre las ventas de dicho producto puede ayudarte a determinar los recursos que vas a usar para apoyar esas ventas y, como extra, te será posible monitorear y mejorar el desempeño de tu equipo comercial.
A medida que alcances las ventas estimadas por tu presupuesto, vas a saber si tu proceso de ventas es óptimo o tiene oportunidad de mejora. Y claro, entre mayor sea la ganancia que obtengas de esas ventas, mayor será la rentabilidad y salud general de tu negocio.
¿Cuál es el objetivo de hacer un presupuesto de ventas?
El objetivo de realizar un presupuesto es tener un reporte detallado que te permita tener visibilidad de un proyecto financiero y la cantidad de dinero que puede generar si se realiza de manera exitosa, además de darte información que te facilitará tomar decisiones para mejorarlo.
En el caso concreto de un presupuesto de ventas, el objetivo es conocer las ganancias posibles que vas a conseguir al vender un producto o servicio, mejorar la administración de los recursos que utilizás al vender, detectar costos o gastos ajustables y pulir la estrategia a fin de mejorar las ventas.
Cuando una empresa desarrolla un presupuesto de ventas con la mayor cantidad de información posible, no solo va a contar con una herramienta financiera para calcular la rentabilidad, también va a establecer objetivos para su equipo de vendedores que les permita actuar con una mejor dirección, además de alcanzar las metas establecidas dentro de su plan.
¿Cuál es la diferencia entre presupuesto de ventas y pronóstico de ventas?
La diferencia entre presupuesto de ventas y pronóstico de ventas está en el momento cuando realizás cada uno. Mientras que el presupuesto de ventas surge al inicio de la planeación de la venta y contempla todo un periodo de tiempo, el pronóstico de ventas se elabora sobre la marcha, con datos reales de las ventas ya realizadas para calcular un estimado más preciso de lo que vas a vender.
El objetivo de un presupuesto de ventas y un pronóstico de ventas es distinto. Por un lado, el primero se hace para mantener visible la rentabilidad de los productos o servicios que vas a vender, mientras que el pronóstico detalla cuántas de esas ventas podés completar y en cuánto tiempo.
Aunque es posible realizar un pronóstico de ventas en etapas tempranas de la planeación (o incluso como parte del presupuesto de ventas), la realidad es que para que el pronóstico sea más preciso, su cálculo necesita alimentarse de información real del periodo a medir.
Por ejemplo, tu presupuesto puede establecer cuánto esperás obtener durante todo un año al vender un producto. Mientras que tu pronóstico te dirá, tras calcular las ventas de los tres primeros meses, qué tan probable será que realmente llegues a esas ganancias al concluir el año.
Dicho pronóstico es un complemento de cualquier plan de ventas y, por supuesto, apoya la ejecución del presupuesto. Entre más preciso sea el cálculo para realizar el pronóstico, mejores serán las decisiones estratégicas que tomes en torno a él.
¿Cómo se elabora un presupuesto de ventas?
Para saber cómo elaborar un presupuesto de ventas, primero es importante entender los 4 elementos clave que debe contener esta herramienta:
- A) Cantidad en unidades que se espera vender de un producto.
- B) Precio por unidad del producto.
- C) Periodo de tiempo que cubre el presupuesto.
- D) Información del entorno económico.
Una vez que tengas estos elementos, es hora de armar el presupuesto. Como es usual en materia financiera, existen múltiples métodos para hacerlo, pero en esencia, todos tienen los mismos 4 pasos básicos:
- 1) Recolección de información.
- 2) Consolidación de información.
- 3) Cálculo del presupuesto.
- 4) Conversación y estrategia.
Comencemos detallando cada elemento clave para después seguir con los pasos para la creación del presupuesto, ¿manos a la obra?
A) Cantidad en unidades que se espera vender de un producto
Básicamente, necesitás saber cuántas unidades tenés de aquello que querés vender. Y recordá que esto aplica tanto para quienes producen para vender como para quienes compran para vender.
En este segundo caso, necesitás conocer la capacidad de venta de tus proveedores para saber exactamente cuántos bienes tendrás para comercializar.
B) Precio por unidad del producto
Este es el precio por unidad determinado por el precio de venta (cuál es el valor monetario que debés fijar para ese producto de acuerdo a distintos factores internos y externos).
Pero, además, es necesario contemplar a la competencia, el comportamiento del mercado, si existe una temporalidad que debés aprovechar o una estrategia que requiera un ajuste a ese precio.
C) Periodo de tiempo que cubre el presupuesto
Este es el lapso en el cual vas a dividir las ventas de tu producto. Esto depende de las metas que te propongas, así como de los periodos que querés medir.
Algunos productos van a ser medidos por mes, trimestre o por desempeño anual. Incluso, es posible que un mismo presupuesto contemple medir varios periodos o estar alineado a tu calendario fiscal.
D) Información del entorno económico
Acá entra toda la inteligencia financiera que te ayude a tener información más precisa para los otros 3 elementos respondiendo las siguientes interrogantes:
- ¿Contás con datos de las ventas del mismo periodo, pero del año anterior?
- ¿Qué hay de reportes de mercado que indiquen cuál es el precio promedio de un producto como el tuyo?
- ¿Alguno de tus competidores vende su versión de uno de tus productos?
¡Todo eso sirve! Entre más completo sea el marco del entorno, más preciso —y útil— va a ser el presupuesto.
Ahora, vamos a revisar cada uno de los pasos para hacer el modelo de presupuesto de ventas. Recordá que, aunque existen varios métodos en los cuales varía la cantidad de procedimientos, estos son los pasos básicos que te van a permitir generar un presupuesto para tu emprendimiento:
1. Recolección de información
Esta es la etapa que nutre con datos a los 4 elementos clave para saber cómo hacer un presupuesto de ventas. Cada empresa es distinta y, por ende, los datos que obtengas pueden variar, pero la información que te va a servir para generar un mejor reporte es la siguiente:
- Estudio de mercado. Para conocer la posición de tu producto dentro del terreno en donde vas a competir.
- Ventas históricas del producto en tu negocio. Si el producto es nuevo, toda información acerca del desempeño de productos similares o de su segmento es de mucha utilidad.
- Capacidad de producción. Para saber si vos como productor o revendedor de un producto vas a ser capaz de tener todas las unidades que querés vender.
- Pedidos y ventas por tipo de cliente. ¿Qué compradores siempre te compran la misma cantidad? ¿Cuáles piden más en temporadas fuertes? ¿Quiénes responden bien a las ofertas por mayoreo?
- Social listening o escucha social. Para saber, gracias a las redes sociales, qué tan buscado o solicitado es tu producto. Recordá que podés apoyarte en herramientas como Google Trends o Google Search Console para conocer el interés real de búsqueda por parte de tus posibles compradores.
- Apoyo de marketing y campañas en el pasado. ¿Qué tan bien funcionaron y cómo respaldaron a tus números en esfuerzos anteriores? ¿Tal vez vale la pena reducir costos para la adquisición de unidades a fin de invertir en una campaña que apoye la venta?
- Ingresos y egresos bien definidos. Recordá que además de los costos para tener el producto que vas a vender, hay otro tipo de gastos, como los de venta que debés contemplar. La precisión en los números te va a dar un panorama mucho más claro (en este punto, puede ayudarte crear un flujo de fondos).
2. Consolidación de información
Para esta etapa es importante dividir la información obtenida de acuerdo al elemento que va a apoyar. Entonces, acomodá tus datos en 4 grandes grupos: unidades a vender, precio, temporalidad y datos del entorno que apoyen al resto. Por ejemplo, un mismo reporte de ventas anuales puede ayudarte para nutrir a todos los grupos.
Una vez agrupados los datos, tenés que filtrar la información para conocer la relevancia que tiene y su peso para cada elemento.
Tal vez en esta ocasión querés un presupuesto más enfocado a cubrir una meta de ganancias por trimestre, entonces vas a requerir toda esa información que te ayude a anticipar decisiones en cuanto al precio y el periodo de tiempo.
Del mismo modo, si tu interés está en medir tu capacidad de venta a fin de conocer si sos capaz de darle salida a todas esas transacciones generadas por tu tienda online, los datos que obtengas relacionados a las unidades a vender y el entorno te serán más útiles.
3. Cálculo del presupuesto
Ahora sí, ya con datos mucho más claros, llegó el momento de generar el documento. Una hoja de cálculo será de gran ayuda para organizar la información y desarrollar cualquiera de estos 3 tipos de presupuesto, cada uno centrado en uno de los elementos clave. Veamos un ejemplo de presupuesto de ventas con una empresa de galletas.
a) Presupuesto por ventas netas
Este es el tipo de presupuesto más utilizado para conocer la rentabilidad. Como su nombre lo indica, su objetivo es calcular el total de ingresos que va a generar la venta total de los productos disponibles. También funciona en sentido inverso: el presupuesto puede revelar la cantidad de unidades que necesitás vender para alcanzar una ganancia meta.
Para este ejemplo, el dueño de Choko-Latozas generó un cálculo de la utilidad neta que va a obtener de la venta de sus galletas durante el último trimestre del año y, además, cuántas debe vender para alcanzar su meta del 10% de ganancias adicionales sobre el año anterior.
Todo esto contemplando que tuvo un ajuste de precio por los costos de sus materias primas y, claro, aplicando las deducciones por comisiones a sus vendedores.
b) Presupuesto por producto
Este tipo de presupuesto es de mucha utilidad cuando tenés varios productos en tu catálogo y necesitás conocer el desempeño de cada uno y las variables individuales que los afectan.
Quizás porque tenés unidades que se venden mejor en paquetes o porque unas generan una comisión mayor. Tenerlas todas con números claros va a ser de gran utilidad.
En este ejemplo, nuestros vendedores de galletas comparan la utilidad que van a adquirir de esos dos productos: un sabor nuevo y una nueva presentación para regalo con seis galletas. Aunque evidentemente el paquete genera una mayor utilidad, requiere 6x más inversión, y también genera un gasto de venta mayor (el monto a pagar por la envoltura).
En este presupuesto se incluye un pronóstico de ventas para el mismo periodo del siguiente año con un incremento del 1% en el costo de los adicionales. Un gasto importante que debe ser monitoreado en los egresos.
c) Presupuesto por objetivo
Aquí lo que buscás es definir una utilidad meta a alcanzar durante un lapso de tiempo determinado. Este tipo de presupuesto te sirve cuando se establecen objetivos de venta para tu área comercial o de vendedores.
Al organizarse de esta manera, se puede conocer el avance por equipos o de forma individual por vendedores, mostrando el nivel de avance en cada métrica.
Además de evaluar que cada grupo de vendedores tiene un nombre asociado con la compañía, este ejemplo muestra el progreso en las ventas por unidad de negocio en el último trimestre del año y lo que representa en utilidad bruta.
Podemos analizar el panorama general de galletas vendidas contra la meta y es posible monitorear el avance individual de cada célula.
4. Conversación y estrategia
Aunque dejamos este paso al final, la realidad es que está presente durante todo el desarrollo del presupuesto de ventas. Es posible realizarlo desde la consolidación de información y durante el cálculo del presupuesto, por ejemplo.
¿Por qué? Porque necesitás establecer una línea de comunicación directa con tu fuerza de ventas para garantizar el éxito.
A fin de generar metas realistas y tener claridad de los objetivos que se esperan alcanzar durante cierto periodo, es importante que todos los involucrados en la venta conozcan y puedan opinar respecto a lo que se planea alcanzar como equipo.
De esta manera, vas a tener una estrategia que realmente utilice a tu favor las habilidades y conocimientos de tus vendedores.
Si alguien debe conocer a fondo la estrategia y formar parte de ella, sin duda, debe ser el equipo que la va a implementar. Involucrá a tu fuerza de ventas en todo momento para medir y mejorar los resultados. Tomá en cuenta estos aspectos:
- ¿Qué bloqueos tuvieron durante el año pasado?
- ¿Cuáles gastos de venta afectan la utilidad?
- ¿Qué dicen los clientes de los nuevos precios o de la venta en general?
Importancia del presupuesto de ventas para el presupuesto financiero
El presupuesto de ventas es una herramienta de alta relevancia como uno de los presupuestos financieros de tu negocio, porque será el principal indicador de los egresos que tu empresa recibirá si las ventas marchan de manera óptima. Y ya sabés que los egresos son la energía para que tu operación funcione adecuadamente.
Además, el presupuesto de ventas te permite monitorear de manera puntual objetivos que te indiquen el progreso de tu estrategia, así como un análisis del panorama que va a enfrentar tu fuerza de ventas.
A partir de este análisis, es posible generar el presupuesto de producción, para contar con las unidades que debés producir o adquirir para cumplir con tus objetivos de venta y si tenés el personal necesario para alcanzar esa cifra.
En resumen
El presupuesto de ventas es esa herramienta con la que vas a calcular la utilidad que generará tu negocio al comercializar ciertos productos o servicios durante un periodo de tiempo específico. Es uno de varios tipos de presupuestos financieros que te permiten medir la rentabilidad de tu empresa.
Para generarlo, debés contar con información acerca de tu capacidad de producción, el precio de los bienes que vendés, el lapso de tiempo en que esperás tus utilidades y datos del entorno que te aclaren el panorama de los objetivos que querés alcanzar.
Con él vas a saber si tu proceso de ventas es óptimo o tiene oportunidad de mejora o ajustes, además de medir qué tan rentable es tu compañía.
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- ¿Qué es el presupuesto de ventas y cuál es su finalidad?
- ¿Cuál es el objetivo de hacer un presupuesto de ventas?
- ¿Cuál es la diferencia entre presupuesto de ventas y pronóstico de ventas?
- ¿Cómo se elabora un presupuesto de ventas?
- Importancia del presupuesto de ventas para el presupuesto financiero
- En resumen
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