¿Cómo hacer etiquetas de envíos para las entregas de tu negocio?
Las etiquetas de envíos son un pedazo de papel u otro material que se pegan en el exterior de un paquete con la información y los datos necesarios para que este llegue a su destino. Si vas a hacer tus primeros envíos o querés mejorar el proceso de entregas, te acercamos esta guía para aclarar tus dudas.
¿Te imaginás comprar algo y que lo reciban en otra parte del país? Seguramente, te vas a comunicar con el área de servicio al cliente de la marca donde realizaste tu compra para resolver este inconveniente.
Las etiquetas para envío de paquetes son un elemento importante dentro de las entregas a domicilio, pues los datos que contiene permiten asegurar que un paquete va a llegar a su destino con éxito.
En este artículo te vamos a hablar en detalle sobre las etiquetas de envíos: qué son, cómo funcionan y cuáles son sus elementos y formatos, incluso cómo hacer etiquetas para los envíos de tu marca. ¡Quedate hasta el final!
¿Qué es una etiqueta de envío?
Las etiquetas de envío o etiquetas de paquetería son un formato que se utiliza para tener la información del destino y salida de un paquete.
Estos datos que se colocan en el empaque o packaging —ya sea una caja de cartón o madera, sobre, bolsa, etc.— sirven para proteger el producto y que el encargado de la entrega pueda procesar y gestionar el envío.
Los datos que se encuentran en cualquier formato de etiqueta de envío son: nombre, calle y altura del domicilio, piso, departamento o barrio, código postal (CP), localidad y país del destinatario —la persona que recibe el paquete— y del remitente —persona física o jurídica que lo envía—.
Además, las paqueterías agregan otros datos como código de seguimiento, peso o peso volumétrico, código de ruta, método de envío, etc., para facilitar el manejo y rastreo de los paquetes.
Por lo anterior, cabe aclarar que las etiquetas son únicas porque los datos y códigos que incluye son específicos para cada paquete.
De esta manera, los emprendedores y marcas que ofrecen envíos a domicilio deben generar una etiqueta para cada envío de paquete. Es decir, que si un pedido de varios productos se envía por separado, va a tener tantas etiquetas como paquetes.
Para entender un poco más sobre cómo funcionan las etiquetas para envíos te compartimos la estructura o el formato más común.
Elementos de una etiqueta para envíos
- Nombre
- Calle
- Altura del domicilio
- Piso, departamento o barrio
- CP
- Localidad
- País
- Código de seguimiento
- Peso o peso volumétrico
- Código de ruta
- Método de envío (estándar, exprés, same day, click and collect, etc.)
📦 Nota: las etiquetas de envío tienen los datos como nombre y dirección de destinatario y remitente por que el destinatario es el lugar a donde se dirige el paquete; pero en caso de que este no se pueda entregar, sus datos van a servir para regresar el paquete al remitente.
¿Cómo hacer etiquetas para envíos?
Existen diferentes maneras de enviar paquetes o mercadería a domicilio, para saber cómo hacer una etiqueta de envío debés considerar lo siguiente:
- Recolectar los datos del cliente.
- Verificar que los datos sean correctos.
- Considerar los requisitos de la empresa o paquetería que realizará el envío.
- Llenar los datos del envío.
- Imprimir la etiqueta dos veces.
Ahora veamos a detalle cada uno de los pasos.
1. Recolectar los datos del cliente
El paso más importante para lograr una entrega exitosa es que cuentes con todos los datos de la persona que realizó una compra en tu tienda online. Estos son:
- Nombre
- Dirección (calle, altura, código postal, localidad, país)
- Teléfono o número de contacto
- Correo electrónico
- Referencias del domicilio
La forma más común y eficaz de obtener estos datos en una tienda virtual es por medio de un formulario durante el checkout de la compra. De esta manera, vos o el encargado de gestionar el e-commerce de tu marca va a realizar el despacho y generar la guía de envío con la paquetería o agrupador con la que trabajás.
En caso de contar con una flota de repartidores propia, se podrá añadir el paquete a la ruta de envíos.
2. Verificar que los datos sean correctos
La comprobación o corroboración de datos es fundamental para la entrega de productos a domicilio. Este paso puede realizarse por medio de procesos automatizados como enviar un correo electrónico o WhatsApp al cliente.
Es preferible que se realice durante los primeros minutos en los que se hizo la compra y antes de generar la guía de envío para tener la oportunidad de aplicar los ajustes o cambios que se requieran.
Con tu Tiendanube vas a enviar correos electrónicos de confirmación o solicitar datos faltantes. Podés personalizar cada mensaje desde el mismo pedido. Mirá este tutorial para crear un mensaje personalizado a la página de confirmación y seguimiento de la compra.
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3. Considerar los requisitos de la empresa o paquetería que realizará el envío
Como existen diferentes formas de enviar paquetes —desde paqueterías, agrupadores de paqueterías, empresas de logística de última milla, flota propia con repartidores de tu empresa, recoger en tienda o click and collect y mediante el modelo fulfillment— los requisitos pueden variar dependiendo del proveedor de envíos que tengas.
En Tiendanube, por ejemplo, podés imprimir etiquetas directamente desde cada pedido como te mostramos a continuación, pero solo te van a funcionar en caso de que tengas un servicio interno o flota propia para la entrega de pedidos.
Si vas a utilizar un servicio de paquetería, podés consultar los requisitos de sus etiquetas directamente en sus aplicaciones y también imprimirlas desde sus plataformas o el administrador de tu tienda online. Mirá este ejemplo de Andreani, una de nuestras integraciones:
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4. Llenar los datos del envío
Cuando conocés los datos, especificaciones o el formato de envío de la paquetería que vas a utilizar, te recomendamos completar los datos al momento de crear tu guía de envío en la plataforma de tu paquetería o agrupador.
5. Imprimir la etiqueta dos veces
La mayoría de paqueterías y empresas de logística solicita que la etiqueta se adhiera en el empaque del pedido para que el procesamiento sea sencillo. Pero, además piden que se añada una etiqueta o guía adicional en el interior del paquete.
Lo anterior es de utilidad cuando la etiqueta externa se daña, pues los repartidores solo deben abrir el paquete, escanear la etiqueta del interior que contiene los mismos datos que la del empaque y el pedido sigue su camino sin complicaciones.
Las etiquetas se pueden imprimir en hojas de papel y podés utilizar un recubrimiento plástico o cinta adhesiva para protegerla del agua y otros elementos externos que la desgasten.
📦 Tip: cuando el volumen de ventas de tu negocio es elevado, la mejor opción es utilizar una impresora térmica para agilizar la creación de etiquetas y asegurar su durabilidad.
El tamaño estándar para etiquetas para envíos de paquetes es de 10 × 15 centímetros, pero otros tamaños comunes son 15 × 7 y 10 × 10 centímetros. En caso de utilizar una impresora térmica, podés conseguir los rollos de etiquetas fácilmente.
En conclusión
Ahora conocés la importancia de las etiquetas para envíos de paquetes, así como todos los elementos y datos que deben recabarse para un correcto envío.
También sabés que podés imprimir la etiqueta para envío de tus paquetes en una hoja de papel normal y recubrirla o utilizar una impresora térmica para que sea más resistente y así evitar que se dañe durante el recorrido.
Esperamos que con esta guía tengas claro cómo hacer tus propias etiquetas y cuáles son los datos de tu cliente que debés verificar antes de generar una.
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