La orden de compra en el e-commerce, importancia y ejemplos
Una orden de compra es un documento que sirve de evidencia en una adquisición. Es importante incluirla cuando el producto que se compra no se entrega en el momento, es decir, en las ventas online.
Si estás profesionalizando tu negocio online o quieres empezar a vender en internet con tu propia tienda, seguramente te interese saber qué es una orden de compra y si necesitas trabajar con este documento en tus transacciones.
Con esto en mente te compartiré una guía en la que te explicaré la definición de una orden de compra, cómo hacer una y ejemplos concretos para ayudarte a realizar una. ¿Comenzamos?
¿Qué es una orden de compra?
La orden de compra es el documento que da constancia sobre el pedido de una transacción y el dinero pagado. Funciona como acuerdo y respaldo, tanto del comprador como del vendedor, para establecer las condiciones de la adquisición.
También se la llama ‘orden de compra digital’ en el comercio electrónico, en donde se emplea constantemente, ya que existe un período de tiempo entre el momento en que se efectúa la transacción y cuando el cliente obtiene el producto que compró. Este documento es la forma de registrar los términos de la operación y el precio por escrito.
Veamos las características de este documento a continuación.
Características de una orden de compra
Para entender qué es una orden de compra a profundidad, vamos a conocer qué rasgos o atributos la caracterizan. Toda orden de compra presenta las siguientes características:
- Es un documento legal y oficial.
- Funciona como garantía o constancia de una operación comercial.
- Acredita que la transacción fue hecha.
- Es un respaldo mercantil sobre los términos de la operación.
- Exhibe el detalle de los elementos que componen la transacción.
- Permite mantener el orden y la claridad en las ventas del negocio.
Con esto seguramente ya tienes más claro qué es una orden de compra y qué información contiene. Ahora vamos a ver para qué sirve una orden de compra.
Orden de compra web: importancia y para qué sirve
Para comprender la finalidad de este documento, veamos para qué sirve una orden de compra y su importancia.
- Consta y acredita la operación comercial, asegurando que tanto el comprador como el vendedor manejan la misma información.
- Resulta útil al vendedor para dar curso a la facturación de esa venta.
- Funciona como comprobante de la operación al comprador, para tener la constancia de que el pago fue realizado y que se encuentra a la espera del producto.
- Agiliza el proceso de control financiero, seguimiento de la orden y administración del negocio.
Estas son las principales funciones del documento. A continuación, vamos a conocer los elementos de una orden de compra para luego ver un ejemplo. ¡Sigamos!
Los elementos de una orden de compra
Los elementos de una orden de compra para cumplir su función de respaldo, comprobante y acreditación son los siguientes:
- Datos del vendedor y comprador: nombre o razón social del vendedor, según el tipo de sociedad del que se trate, e identificación del comprador. También puedes añadir datos de contacto, como teléfono y dirección.
- Información de entrega y facturación: la orden de compra debe contener los detalles sobre el envío del bien adquirido y la dirección de facturación.
- Fecha y número de seguimiento: para que sirva como documento de respaldo y organización, debe tener la fecha en la orden de compra junto con un número o código de seguimiento. Esto permite al vendedor identificar y localizar cada pedido.
- Descripción y detalle del bien o servicio adquirido: es el nombre del producto o servicio, que puede incluir una breve descripción, si hiciera falta.
- Precio unitario, cantidad, IVA aplicable y precio total: la información correspondiente a los montos debe quedar explicitada en la suma total a pagar.
- Fecha o plazo de entrega: así como se incluye la fecha en que se realiza la orden de compra, aquí se trata del día de entrega de la solicitud o el período de tiempo del envío.
- Lugar y forma de entrega: aquí se escriben los datos del comprador, para establecer dónde y cómo se realiza el tramo de última milla y entrega.
- Firma o autorización: por lo general, incluye la firma del cliente, es decir, del receptor, una vez que la entrega se efectúa.
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Orden de compra: ejemplo
En esta sección, vamos a compartirte un ejemplo de orden de compra para que puedas utilizarlo como base o guía. Puedes tomar esta referencia y hacer una plantilla para tu negocio como un documento de Word o Excel.
Recuerda que es posible hacer órdenes de compra de productos, servicios, referencias (para que queden como registro administrativo) o de asesorías, entre otras.
Modelo de orden de compra
Cómo hacer una orden de compra web
Los pasos a seguir para hacer una orden de compra son:
- Enviar la solicitud de compra.
- Seleccionar un proveedor.
- Confirmar el pedido.
- Recibir la compra realizada.
Veamos un poco más en detalle cada uno de estos procesos.
1. Enviar la solicitud de compra
Una vez que se toma la decisión de adquirir un bien o contratar un servicio, hay que confeccionar una solicitud que se envía, por lo general, al departamento a cargo de las compras.
En ese documento se vuelcan los detalles de lo que se precisa y por qué se está ejecutando esta compra para la empresa. Este departamento se ocupará de analizar el caso, emitir la autorización y continuar con el proceso de elegir un proveedor.
2. Seleccionar un proveedor
El departamento de compras va a encargarse de buscar proveedores candidatos para adquirir el bien o contratar el servicio. Aquí es importante comparar lo que cada uno ofrece, incluyendo, por supuesto, el precio de cada alternativa.
Dependiendo del presupuesto disponible y las necesidades puntuales de esta solicitud de adquisición, se optará por un proveedor u otro.
Una vez que el proveedor está seleccionado, se emite la orden de compra, tal como la vimos en la sección anterior. Con esto, la transacción queda oficializada y se sigue avanzando en el proceso.
Si es necesario realizar un ajuste, la orden de compra no se aprueba, el proveedor la reenvía al emisor para que realice los cambios hasta llegar a un acuerdo que pueda quedar firmado.
3. Confirmar el pedido
En este punto, el proveedor recibió la orden de compra con los datos y la firmó, haciéndose cargo de entregar el bien o servicio en tiempo y forma, tal como lo indique el documento. Con esta verificación, la transacción queda aprobada y se puede seguir avanzando hacia la gestión de pago y entrega.
4. Recibir la compra realizada
Por último, queda esperar a que la fecha de entrega estipulada llegue para recibir la compra. Cuando sea el momento de la entrega, es aconsejable revisar que todo coincida con lo solicitado para aprobar la operación y cerrar el circuito de entrega.
Por ejemplo, si se solicitó la adquisición de 100 plumas azules y negras para las instalaciones de una oficina, será oportuno asegurarse de que la cantidad pedida por cada color en la orden de compra coincida con la que se está recibiendo.
Conclusión
Como hemos visto, la orden de compra es un documento importante para todo negocio, sobre todo online, debido a todas las implicaciones comerciales y legales que conlleva. Por lo que es fundamental entender claramente cómo funciona este documento para tu negocio.
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