Tipos de ERP y cómo ayudan a los emprendedores

Por: Diana Cruz

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Un ERP es una herramienta de gran utilidad para las empresas, dueños de negocios y emprendedores pues permite una gestión unificada de sus procesos operacionales entre todas sus áreas.

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Reducir procesos, incrementar la colaboración y centralizar los datos de una empresa son acciones que apoyan el éxito de un negocio no solo en la reducción de costos sino también en la productividad que se puede alcanzar dentro de los equipos de trabajo.

Un ERP permite que estas acciones se vuelvan un común denominador de las empresas que lo usan. ¿Quieres conocer los distintos tipos de ERP para tu negocio? Sigue leyendo.

¿Qué es un ERP?

Enterprise Resource Planning (o ‘planificación de recursos empresariales’ en español) es un sistema de gestión que permite automatizar los principales procesos de una empresa, centralizando la información en una sola plataforma y agilizando los flujos de trabajo.

Se trata de un sistema que está pensado para mejorar la eficiencia de la gestión de procesos con el fin de reducir costos operativos, incrementar la productividad y hacer más eficiente la colaboración entre distintos departamentos de una empresa.

¿Cómo funciona un ERP?

Este tipo de soluciones funcionan enlazando los diferentes procesos que se generan dentro de una organización con la posibilidad de manejarlos y entenderlos desde una sola plataforma. Gestiona los datos resultantes de esos procesos y agiliza la información que se obtiene de la compañía sin importar el área desde donde se solicite.

Trabaja con una estructura de datos centralizada donde por lo general se utiliza una sola base que se alimenta de la información de diferentes áreas. Además, permite que los flujos de información de la empresa tengan un mejor funcionamiento y se obtenga una mejora operativa también.

Pensemos que un ERP es donde toda la compañía coincide para conocer los datos de algún proceso, venta, cliente o actividad de cualquier departamento. Un ejemplo sería cuando llega un pedido en ecommerce que vende productos sobre pedido.

Primero se notifica al área de ventas, luego (o al mismo tiempo) le llega un aviso al área de producción del producto para que a su vez puedan revisar en el sistema de inventario, y así saber si se cuenta con la materia prima necesaria para crear el producto.

Una vez determinado esto, el proceso sigue a la etapa de producción, en la cuál además se calcula el presupuesto de producción y se descuentan de inventario los insumos necesarios.

Finanzas y contabilidad serán notificados para proceder a los temas de cobro y facturación, después pasará al área de logística para proceder a su envío.

Todo este proceso queda registrado en un ERP en el cual, cualquiera de las áreas involucradas puede revisar el funcionamiento del proceso. Más o menos así es como trabaja un ERP, teniendo al día los datos, procesos y acciones que se llevan a cabo en una empresa.


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Tipos de ERP para empresas

Existen diferentes tipos de ERP que tienen que ver con su funcionamiento y concepción dentro de las empresas, los cuales se dividen básicamente en los siguientes:

  1. Local
  2. Cloud o SaaS
  3. Híbrido
  4. Genéricos
  5. A medida

Local

En este tipo de servicios se requiere de un servidor local y propio de la empresa para poder implementar la solución. Supone una inversión más alta por la infraestructura que un servidor propio pero también tiene la característica de mayor confidencialidad de datos y seguridad pues la información no se almacena en una nube pública.

Cloud o SaaS

Este es un servicio instalado en la nube que tiene un cobro por uso de acuerdo a los recursos que consuma o por membresía. Por lo general los proveedores de ERP son quienes proporcionan el servicio de almacenamiento de datos en nubes propias aunque también pueden recurrir a un tercero como proveedor de nube.

Las siglas SaaS significan Software as a Service (Software como un servicio) que es justo el modelo de comercialización de este tipo de servicio administrado por otra empresa ajena a la que utiliza el sistema.

Híbrido

En este modelo se utilizan los dos anteriores de manera simultánea, es decir que algunas de las aplicaciones operan en servidores locales de la empresa y otras en la nube. Esto permite que las empresas prioricen tareas y organicen sus recursos como les parezca más conveniente.

Genérico

Se le denomina así al modelo de ERP que tiene una estructura modular predefinida que se adapta de forma general a las necesidades más comunes de cada empresa. Suele ser una de las opciones con menor costo y es muy funcional cuando no se requiere un desarrollo específico para una área puntual.

A medida o parametrizable

Este tipo de ERP requiere una inversión mayor pues como el nombre lo indica se trata de crear una solución personalizada y más a la medida de las necesidades específicas de una empresa. Requiere de un diagnóstico de necesidades más específicas y a profundidad donde incluso algunos proveedores pueden generar desarrollos específicos de módulos de acuerdo a la demanda de la operación de la empresa.

Características que debe tener un ERP

Flexibilidad

La flexibilidad se refiere a la capacidad de adaptarse a los cambios, y en tecnología se vuelve realmente necesario ser flexible pues la velocidad con la que se dan las actualizaciones requiere de estructuras y productos capaces de soportarlas.

Además la flexibilidad se trata de hasta qué grado de personalización tiene un ERP, lo cual es muy necesario para adaptarlo a las necesidades reales del negocio.

Integraciones

Si bien un ERP puede gestionar la mayoría de procesos dentro de una empresa, la capacidad de integrarse con otras herramientas facilita aún más la gestión empresarial. Pensemos en que las empresas utilizan diferentes aplicaciones para su funcionamiento diario que se pueden potenciar aún más si tenemos conexión con la base de datos principal.

Para la elección de un ERP es necesario que tengamos mapeadas tanto las herramientas que ya utilizamos, como los procesos que liberamos con ellas. La idea es que hagamos más eficiente la operación y que la tecnología elegida se adapte al funcionamiento característico de nuestra empresa, y no al revés.

Modularidad

Esta características es muy importante pues al trabajar por módulos, podemos decidir en qué momento escalar y agregar más módulos si es que nuestra operación lo requiere o bien, deshabilitar algunos de los que se pueda prescindir. Esto facilita la implementación de nuevos procesos sin afectar a otras áreas.

Los principales módulos de un ERP dentro de una empresa son:

  • Ventas
  • Finanzas
  • Marketing
  • Compras
  • Operaciones
  • Almacén
  • Inventario
  • RRHH
  • Producción
  • Ecommerce

Orientación al negocio

Al elegir un ERP, toma en cuenta cuál es el que se adapta mejor a tu modelo de negocio. Para ello deberás analizar bien tu proyecto definiendo las actividades claves e incluso qué es lo que planeas mejorar al implementar un servicio de este tipo.

Busca que los servicios que te ofrecen realmente tengan una orientación a tu modelo de negocio y no solo a la automatización de procesos pues estarías desperdiciando recursos y capacidades de este tipo de aplicaciones.

Importancia de un ERP para un negocio

Como ya he venido mencionando un ERP permite que las empresas y negocios tengan un mejor control sobre los procesos que se llevan a cabo día a día en diferentes áreas, además de que benefician la proactividad y agilizan actividades entre equipos.

Principales beneficios

  • Reduce tiempo al centralizar la información de la empresa
  • Proporciona un mayor control de los procesos internos
  • Permite un mayor análisis de métricas y datos
  • Contribuye a la colaboración entre áreas
  • Mejora la productividad

Dependiendo del modelo de negocios que tenga cada empresa, los beneficios van aumentando siempre y cuando la implementación de un sistema ERP vaya acorde a los objetivos.

Tip: Evalúa el costo beneficio dependiendo de tus necesidades reales y mapea primero tus procesos para tomar la mejor decisión.

¿Cómo sirve un ERP a los emprendedores?

Para los emprendedores es de gran importancia entender qué pasa en cada una de sus áreas y un sistema de ERP permite que los procesos se agilicen. Además, pensando en un emprendedor digital que cuenta con una tienda online, un ERP le puede ser bastante útil en los procesos de:

  • Logística
  • Inventarios
  • Gestión de transporte
  • Venta en línea
  • CRM

Es importante conocer los tipos de ERP que existen pero también entender el funcionamiento de tu negocio para decidir de la forma más objetiva posible cuál es el que mayores beneficios puede traerte en relación al costo.

Bind ERP: una opción de data para Pymes

Un ERP que permanece en el gusto de los emprendedores por su facilidad de uso y características en general es Bind ERP. Para los ecommerce ha resultado ser un gran aliado pues permite centralizar los datos de sus ventas así como el proceso de seguimiento.

Algunas de sus ventajas son:

  • Organiza tu inventario
  • Visualiza y controla la importación de gastos
  • Mantiene al día tu catalogo de productos y de proveedores
  • Puedes recibir mercancía de forma automática
  • Administra cuentas bancarias y cajas
  • Administra las cuentas por cobrar
  • Podrás ver tus estados financieros
  • Simplifica tu facturación electrónica
  • Simplifica tus reportes en un dashboard

Además tener toda la información actualizada sobre clientes, productos y ventas es una gran ventaja como emprendedor pues muchas veces el equipo de trabajo consta de pocas personas. Contar con un ERP que simplifique procesos es muy valioso. Mira este artículo sobre control de ventas con un ERP.

En Tiendanube tenemos una integración con Bind ERP que estoy segura te será de gran utilidad para llevar un mejor control de tus ventas, facturas y proveedores. En este enlace puedes ver más información para integrarlo a tu tienda en linea.

Conclusiones

El uso de un ERP actualmente no es solo para los grandes corporativos pues como te he explicado en este artículo, existen diferentes tipos para cada necesidad y una Pyme puede acceder a utilizar este tipo de herramientas independientemente del giro de su negocio.

Para un emprendedor que se encuentra en crecimiento también es de utilidad el uso de un sistema que le facilite la gestión de su negocio y puede optar por iniciar su experiencia con un ERP por módulos o genérico.

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