ERP: qué es y cómo elegir el sistema adecuado para tu empresa

Por: Livia Ferreira

Dos emprendedores se reúnen para aprender qué significa un ERP y por qué es útil en las empresas.

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ERP: qué es y cómo elegir el sistema adecuado para tu empresa

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Un ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales en español, es un sistema de gestión que permite automatizar los principales procesos de una empresa, centralizando la información en una sola plataforma.


Reducir procesos, incrementar la colaboración y centralizar los datos de una empresa son acciones que apoyan el éxito de un negocio no solo en la reducción de costos, sino también en la productividad que se puede alcanzar dentro de los equipos de trabajo.

Un ERP permite que estas acciones se vuelvan un común denominador de las empresas que lo usan.

¿Querés conocer cómo funciona un ERP, cuáles son sus ventajas y cómo elegir el software ideal para tu negocio? ¡Seguí leyendo y aprovechá todos los tips de esta guía!

ERP: ¿qué es y para qué sirve?

Lo primero, ¿qué significa ERP? Son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, mientras que en español se define como Planificación de Recursos Empresariales. Es un sistema de gestión que permite automatizar los principales procesos de una empresa, centralizando la información en una sola plataforma y agilizando los flujos de trabajo.

Los ERP también son conocidos como Sistemas de Gestión Empresarial y están pensados para mejorar la eficiencia de los procesos, con el fin de reducir costos operativos, incrementar la productividad y hacer más eficiente la colaboración entre distintos departamentos de una empresa.

Con un software de este tipo es posible conectar diferentes áreas de una empresa, como producción, stock, finanzas, ventas, logística, recursos humanos, marketing, entre otros.

Otra función importante del ERP es reducir el trabajo manual y las tareas repetitivas a través de la automatización. Por ejemplo, en lugar de enviar e-mails y completar formularios, los equipos pueden resolver diversas situaciones en pocos clics dentro del software.

Entonces, ¿para qué sirve el ERP? Para unificar en una sola base de datos las métricas más importantes del negocio, permitiendo que los colaboradores de la empresa accedan a la misma información. Esto evita problemas relacionados con datos duplicados y desactualizados que pueden comprometer la eficiencia de la gestión.

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¿Cómo funciona un ERP?

Este tipo de soluciones funcionan enlazando los diferentes procesos que se generan dentro de una organización, con la posibilidad de manejarlos y entenderlos desde una sola plataforma.

Un ERP gestiona los datos resultantes de esos procesos y agiliza el acceso a la información sin importar el área desde donde se solicite.

Además, trabaja con una estructura de datos centralizada donde, por lo general, se utiliza una sola base que se alimenta de la información de diferentes áreas.

Un software ERP se puede comprar mediante un modelo de suscripción en la nube o a través de un modelo de licencia.

Ejemplo del funcionamiento de un ERP

Supongamos que ingresó el pedido de un cliente en la tienda online.

Primero se notifica al área de ventas; luego (o al mismo tiempo) llega un aviso al departamento de producción, para que pueda revisar el stock y saber si se cuenta con la materia prima necesaria para crear el producto.

Una vez determinado esto, el proceso sigue a la etapa de producción, donde se calcula el presupuesto de fabricación y se descuenta del inventario los insumos necesarios.

Los departamentos de Finanzas y contabilidad también van a ser notificados para realizar el cobro y la facturación y, finalmente, al área de logística va a proceder a efectuar el envío.

Por último, todo este proceso queda registrado en un sistema ERP y los colaboradores van a poder revisar cada fase del recorrido en tiempo real.

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¿Cuál es la diferencia entre ERP y CRM?

La diferencia entre un ERP y un CRM es que el primero está orientado a la gestión de todas las áreas, procesos y datos de una empresa, mientras que el segundo está enfocado en la gestión de la atención al cliente.

El significado de las siglas de CRM lo corroboran: Customer Relationship Management (en español, Gestión de Relaciones con los Clientes).

En este sentido, te recomendamos elegir un CRM que sea compatible con el ERP de tu negocio. Hoy en día, muchos de estos sistemas se conectan a través de API (Application Programming Interfaces o Interfaces de Programación de Aplicaciones), que funcionan como vínculos entre diferentes softwares.

Tipos de ERP para empresas

Los ERP varían de acuerdo a su funcionamiento y al rol que se le designe dentro de las empresas.

En este sentido, los tipos de ERP para empresas pueden ser:

  1. Local
  2. Cloud o SaaS
  3. Híbrido
  4. Genéricos
  5. A medida

1. Local

En este tipo de servicios se requiere de un servidor local y propio de la empresa para poder implementar la solución.

Supone una inversión más alta que otros tipos de ERP, pero tiene como ventaja una mayor confidencialidad de datos y seguridad, pues la información no se almacena en una nube pública.

2. Cloud o SaaS

Las siglas SaaS significan Software as a Service (Software como un servicio) que es justo el modelo de comercialización de este tipo de servicio administrado por otra empresa ajena a la que utiliza el sistema.

Es un servicio instalado en la nube que tiene un cobro por uso de acuerdo a los recursos que consuma o por membresía.


Conocé más sobre el modelo SaaS y por qué Tiendanube es un referente:

3. Híbrido

En este modelo se utilizan los dos anteriores de manera simultánea, es decir, que algunas de las aplicaciones operan en servidores locales de la empresa y otras en la nube.

Esto permite que las empresas prioricen tareas y organicen sus recursos como les parezca más conveniente.

4. Genérico

Se le denomina así al modelo de ERP que tiene una estructura modular predefinida, la cual se adapta de forma general a las necesidades más comunes de las empresas.

Suele ser una de las opciones de ERP con menor costo y es muy funcional cuando no se requiere un desarrollo específico para una área puntual.

5. A medida o parametrizable

Este tipo de ERP requiere una inversión mayor, pues, como el nombre lo indica, se trata de crear una solución personalizada y a la medida de las necesidades específicas de una empresa.

Requiere de un diagnóstico profundo de las necesidades particulares del negocio, donde algunos proveedores pueden generar desarrollos específicos de módulos, de acuerdo a la demanda de la operación de la empresa.

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Características de un ERP

Con el objetivo de aportar mayor claridad sobre este tipo de sistemas, desglosamos todos los aspectos y las características de un ERP:

  • Flexibilidad: la flexibilidad de un ERP está asociada al grado de personalización que este permita. Es muy factible que tengas que hacer adaptaciones a las necesidades reales del negocio.
  • Integraciones: si bien un ERP puede gestionar la mayoría de los procesos dentro de una empresa, la capacidad de integrarse con otras herramientas facilita aún más la gestión. Para la elección de un ERP es necesario tener mapeados todos los recursos que ya usa el negocio, con el objetivo de garantizar que se integren correctamente al sistema elegido.
  • Modularidad: esta característica permite decidir en qué momento escalar y agregar más módulos en caso de que la operación del negocio lo requiera o, por el contrario, deshabilitar algunos de los que se pueda prescindir. Esto facilita la implementación de nuevos procesos sin afectar a otras áreas.

Los principales módulos de un ERP dentro de una empresa son:

  • Gestión financiera: módulo que permite hacer el control del flujo de caja, costos, cuentas por pagar y por cobrar, generación de reportes, etc.
  • Control de stock: función donde se elabora el inventario, así como el cálculo de las rotaciones del stock para garantizar la cantidad correcta de cada producto.
  • Compras: a través de la cual se realizan los pedidos de forma digital y simplificada a los proveedores.
  • Ventas: en este módulo se puede llevar el control de las ventas realizadas, se gestionan los presupuestos, se establecen los descuentos en caso de promociones específicas y todo esto se integra con las áreas de stock y finanzas.
  • Gestión fiscal y contable: desde acá se emiten las facturas electrónicas, se lleva el control de la contabilidad y las cuentas bancarias, se realiza el pago de los impuestos que apliquen de acuerdo a las normativas de la AFIP, entre otros.
  • Producción: esta funcionalidad permite el manejo automatizado del inventario de materias primas e insumos y la gestión de los almacenes, así como el control de pérdidas de materiales y del tiempo de producción.
  • Logística: es el módulo que se encarga de la gestión del transporte, del control del packaging de los productos y de los centros de almacenamiento y distribución.
  • Recursos humanos: desde este apartado se gestionan la nómina, las vacaciones y las horas extras y se pueden automatizar los beneficios para los colaboradores, así como las acciones de reclutamiento y selección.
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¿Cómo saber si tu empresa necesita un ERP?

Es fácil percibir cuando una empresa necesita contratar un sistema de gestión ERP para organizar los procesos de su día a día. Mirá las señales frecuentes:

  • Es cada vez más difícil hacer un seguimiento minucioso de los movimientos de su negocio a través de planillas y múltiples documentos.
  • Los colaboradores de la empresa están cometiendo errores en el registro de determinados datos, que se traducen en pérdida de información y demora en los plazos de entrega de tareas.
  • La empresa usa diversas herramientas que no están integradas entre sí y esto aumenta la burocracia.
  • Los trabajadores pierden mucho tiempo completando planillas, enviando e-mails, emitiendo facturas y haciendo tareas repetitivas, en lugar de dedicarse a funciones más estratégicas para el negocio.
  • El área de venta tiene dificultades para acceder a los datos actualizados del stock.
  • La empresa tiene problemas con datos duplicados y desactualizados en el sistema.
  • La contabilidad es compleja e implica muchas horas de trabajo, ya que todos los datos deben ser recolectados manualmente.
  • Los distintos departamentos de la empresa no se pueden comunicar de forma directa y los colaboradores tienen problemas para acceder de manera simultánea a datos sobre ventas, clientes, finanzas, etc.

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Ventajas de tener un sistema ERP

La lista de ventajas del sistema ERP es inmensa, sin embargo, en esta sección nos vamos en enfocar en las más importantes:

  • Automatización de tareas: uno de los grandes diferenciales de los ERP es que eliminan las tareas repetitivas y ayudan a que los equipos se puedan enfocar en lo que realmente importa.
  • Reducción de costos: al automatizar tareas y procesos se economiza en herramientas, insumos para la oficina y horas de trabajo de los colaboradores.
  • Acceso a la información: para que la empresa tenga éxito, es fundamental que todos los colaboradores tengan acceso a los datos más importantes y estén alineados con los objetivos del negocio.
  • Estandarización de procesos: con un software ERP se resuelve el problema de tener procesos desconectados entre sí y flujos de trabajo confusos dentro de la empresa.
  • Seguridad de la información: las soluciones del mercado cuentan con recursos de criptografía, firewalls, control de acceso a los datos, gestión de permisos y otros mecanismos que protegen la información estratégica de las empresas.
  • Integración y conexión con otras áreas: muchas empresas enfrentan el problema de los “silos organizacionales”, que son departamentos que trabajan aislados. Los ERP resuelven este problema integrando todas las áreas del negocio y facilitando el intercambio de información entre diferentes equipos.

Aprendé más:

10 sistemas ERP en Argentina

En la actualidad podés elegir entre una extensa variedad de sistemas ERP en Argentina. A continuación, vas a conocer algunos detalles de 10 soluciones que operan en el mercado:

1. Tango

Tango Gestión es considerado el ERP líder del mercado PyME (pequeñas y medianas empresas) desde hace 30 años.

Si tenés una Tiendanube, podés integrar Tango. A través de este ERP las órdenes que ingresan tus compradores en tu tienda online las podés ver al instante en el módulo Tango Ventas. Vas a poder revisarlas, editarlas y, si fuese necesario, facturarlas.


Conocé más:

2. Contabilium

Es un sistema de gestión que permite automatizar desde tareas administrativas de facturación electrónica, manejo de stock y lista de precios, hasta operaciones más complejas de la venta omnichannel.

Contabalium también se integra a Tiendanube y está disponible en Argentina, Chile y Uruguay.


Descubrí más:

3. Dux Software

Uno de los aspectos más destacados de este ERP es la posibilidad de usar una mesa de ayuda para conseguir asesoría y atención al cliente.

Asimismo, ofrece facturación electrónica ilimitada, sin tener que entrar en la página de AFIP para hacerlo.

Al igual que los dos primeros, Dux Software está 100 % integrado con Tiendanube, por lo que la implementación es muy fácil de hacer sin necesidad de tener conocimientos técnicos.

4. Dragonfish

Este ERP fue desarrollado por Zoo Logic, una empresa que desde 1993 ofrece soluciones a más de 5.000 empresas argentinas.

A través de integración de Dragonfish con Tiendanube es posible publicar de forma automática todos los productos con su descripción, precios y stock y automatizar la gestión de los pedidos de ventas del e-commerce.

5. EcomGestión

En otras funcionalidades, este ERP permite sincronizar el inventario, actualizar los precios masivamente, visualizar todas las ventas realizadas en una sola pantalla y responder con rapidez las consultas de potenciales clientes a través de plantillas personalizables.

EcomGestión se integra con Tiendanube y cuenta con un periodo de prueba gratis de 10 días.

6. Xubio

Es una solución pensada para pequeñas empresas y emprendedores. Además de gestionar inventarios y la contabilidad del negocio, ofrecen la posibilidad de elaborar y enviar presupuestos personalizados a potenciales clientes.

Xubio se puede integrar con Tiendanube y, si necesitás un plan superior, por ser usuario de Tiendanube tenés 1 mes gratis en cualquiera de los planes pagos.


Conocé más:

7. Ecomm-app

Además de contar con los módulos de stock y facturación, con este ERP podés conocer tus publicaciones estrella y las menos vendidas, y también es posible personalizar los comprobantes con el logo de tu empresa.

Ecomm-app tiene una integración con Tiendanube y permite vincular y administrar múltiples tiendas nube desde un solo lugar. Podés hacer una gratuita de este ERP por 15 días.

8. Totvs

Totvs es uno de los ERP más utilizados por las grandes corporaciones por su robustez y la variedad de sus prestaciones.

Los principales módulos que ofrece son Financiero, Contable, Fiscal, Inventario/Costos, Facturación y Compras. También es posible contratar herramientas separadas para complementar el sistema.

9. SAP

Fundada en 1994, SAP ofrece un sistema de gestión que se destaca por su funcionalidad de machine learning (disciplina del ámbito de la Inteligencia Artificial que crea sistemas que aprenden automáticamente), así como por la flexibilidad de su plataforma.


Aprendé más:

10. Oracle

El software de Oracle incluye módulos para gestión de proyectos, gestión de riesgos y control total de la cadena de suministro. Este ERP es utilizado por compañías como Fedex, Dropbox y Red Bull.

💡 Tip extra: en los casos de Totvs, SAP, Oracle y cualquier otro ERP que no esté integrado con Tiendanube, les ofrecemos la opción de contratar un middleware (software que permite que las aplicaciones de un sistema se comuniquen entre sí), que haga la integración directa entre el ERP del cliente y Tiendanube.

7 pasos para elegir el ERP de tu empresa

Ahora que ya conocés una decena de opciones de ERP en Argentina, te compartimos algunos tips para elijas el sistema de gestión de tu negocio.

1. Entender lo que que la empresa necesita

El primer paso para elegir el ERP ideal es mapear los procesos de la empresa y descubrir cuáles son las necesidades del negocio. Identificá cuáles son los cuellos de botella operativos y priorizá las funcionalidades que los resuelven.

A partir de este análisis vas a descubrir si necesitás un ERP con módulos más generales o, por el contrario, tu empresa requiere soluciones específicas.

En esta fase de entendimiento, es crucial que tengas claridad sobre tu modelo de negocio, ya que vas a necesitar soluciones más o menos complejas según la variedad de canales de venta que tengas (offline y online), la cantidad de productos y ventas, si es venta directa (B2C), por mayor o a distribuidores (B2B), si sos fabricante o no, etc.

Todo esto debe ir acompañado de un análisis de tu presupuesto: mientras más complejo es el ERP, más costoso va a ser.

Tené en cuenta que si bien todos tienen un costo mensual, en algunos casos, al requerir una configuración inicial compleja, se cobra la instalación y el soporte que suele pagarse al comienzo de la contratación por única vez.


Profundizá en el tema:

2. Analizar las funcionalidades

A la hora de seleccionar un ERP es importante que contrates un paquete de funcionalidades a la medida de tu negocio. Los recursos no deben faltar ni sobrar, de manera que tengas todo que lo que tu empresa necesita y no desperdicies tu dinero en funciones incompatibles o innecesarias.

3. Optar por un software modular y online

Los ERP construidos en módulos son más prácticos, porque podés agregar o eliminar las funcionalidades con mayor libertad. Si surge una nueva demanda en la empresa, basta con contratar un módulo en lugar de cambiar todo el sistema.

Igualmente, es mejor trabajar con softwares en la nube, ya que no requieren instalación, se puede acceder a ellos desde cualquier navegador y los colaboradores van a poder contar con un sistema actualizado y estable.

4. Corroborar que es fácil de usar y seguro

Ofrecer una excelente experiencia al usuario es uno de los requerimientos de los ERP, esto quiere decir que deben cargar rápidamente, ser intuitivos y disponer de un lenguaje simple.

En este sentido, te sugerimos analizar la usabilidad del sistema para garantizar que todos los colaboradores se adapten con facilidad.

5. Considerar el soporte al cliente

Antes de contratar un sistema de ERP, asegurate de que ofrece un buen servicio de atención al cliente en el caso de que tengas problemas con el software. Investigá su reputación en foros o en Google y conversá con otros colegas que conozcan y usen la herramienta.

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6. Verificar las integraciones disponibles

Como vimos a lo largo de esta guía, es fundamental que el ERP elegido tenga opciones de integración con otras herramientas como el CRM de la empresa o el software que usás para la ventas de tu e-commerce.

7. Entender el proceso de implementación

El software ERP que elijas debe ser fácil de implementar. Si bien los sistemas en la nube son más prácticos, es importante verificar que el proveedor ofrezca capacitaciones a tu equipo.

Conclusión

El uso de un ERP ya no es exclusivo de las grandes corporaciones. Si sos un emprendedor que está en crecimiento, podés considerar contratar este tipo de sistemas que faciliten la gestión de tu negocio.

Recordá que si tenés una Tiendanube podemos ayudarte a integrar el ERP que tengas o el que decidas contratar. Y, si aún no vendés online con nuestra herramienta, te invitamos a probar gratis Tiendanube por 30 días. 🚀

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