La orden de compra en el e-commerce, importancia y ejemplos
Una orden de compra, también conocida como orden de pedido, es un documento que certifica la adquisición de bienes o servicios. Es importante incluirla en los casos donde el producto que se adquiere no se entrega en el momento, como en las ventas en línea. Te contaremos más sobre qué es, modelos de orden de compra y cómo hacer una.
Si estás profesionalizando tu negocio online o quieres empezar a vender en internet con tu propia tienda, seguramente te interese saber qué es una orden de compra y si necesitas trabajar con este documento en tus transacciones.
Con esto en mente, creamos esta guía que va desde la definición de orden de compra y cómo hacer una nota de pedido hasta modelos y ejemplos concretos para ayudarte a llevarlo a cabo. ¿Comenzamos?
¿Qué es una orden de compra?
La orden de compra es el documento por el cual se deja constancia sobre el pedido de una transacción y su precio. Este documento, también conocido como nota de pedido, funciona como un acuerdo y respaldo entre el comprador y vendedor ante cualquier venta.
En este caso, quien emite la orden de compra es el negocio que provee los productos o servicios y está dirigida al consumidor que los recibe.
Por lo general, este documento no tiene carácter tributario obligatorio, pero sí tiene relevancia a legal, ya que funciona como un respaldo y vincula cualquier transacción hecha a un compromiso de pago y de recepción de bienes y servicios.
Elementos de una orden de compra
El formato de orden de compra web debe contar con los siguientes 8 elementos para cumplir su función de respaldo, comprobante y acreditación.
- Datos del vendedor y comprador.
- Información de entrega y facturación.
- Fecha y número de seguimiento.
- Descripción y detalle del bien o servicio adquirido.
- Precio unitario, cantidad, IVA aplicable y precio total.
- Fecha o plazo de entrega.
- Términos de pago.
- Lugar y forma de entrega.
- Firma o autorización.
Estos puntos serán útiles a la hora de aprender cómo hacer una nota de pedido. Por eso, pasemos a ver cada uno en detalle.
1. Datos del vendedor y comprador
Nombre o razón social del vendedor, según el tipo de sociedad del que se trate, e identificación del comprador. También puedes añadir datos de contacto, como teléfono.
2. Información de entrega y facturación
La orden de compra debe contener los detalles sobre el envío del bien adquirido y la dirección de facturación.
3. Fecha y número de seguimiento
Para que sirva como documento de respaldo y organización, debe figurar la fecha en la orden de compra junto con un número o código de seguimiento. Esto permite al vendedor identificar y localizar cada pedido.
4. Descripción y detalle del bien o servicio adquirido
Cuando veamos cómo hacer una nota de pedido, vas a identificar que esta es una de las secciones más importantes.
Es el nombre del producto o servicio, que puede incluir una breve descripción o nota, si hace falta.
5. Precio unitario, cantidad, IVA aplicable y precio total
La información correspondiente a los montos debe quedar explicitada para brindar claridad en la suma total a abonar.
6. Fecha o plazo de entrega
Así como se incluye la fecha en que se realiza la orden de compra, aquí se trata del día de entrega de la solicitud o el período de tiempo que demora el envío.
7. Términos de pago
En esta parte se establecen los medios de pago de los productos. Puede ser a través de tarjetas bancarias, transferencias y efectivo, entre otras opciones
8. Lugar y forma de entrega
Aquí se escriben los datos del comprador, para establecer dónde y cómo se realiza el tramo final de la entrega.
9. Firma o autorización
Por lo general, las órdenes de compra incluyen la firma del cliente, es decir, del receptor, una vez que la entrega se efectúa.
Además de servir como respaldo de una transacción, la orden de compra cumple otros objetivos que benefician a los negocios. ¡Vamos a conocerlos en la siguiente sección!
¿Para qué sirve una orden de compra?
Las notas de pedido facilitan la organización interna de la logística y el control de inventario de un negocio, al detallar con precisión los productos vendidos y las cantidades negociadas.
Por otra parte, para quienes están comprando en un negocio, la orden de compra les permitirá hacer un seguimiento de la transacción y saber con exactitud cuándo recibirán su producto.
Además, si reciben un artículo diferente al que compraron, este documento servirá como un respaldo válido para presentar reclamos.
Finalmente, en un negocio de e-commerce, las órdenes de compra electrónicas optimizan los recursos, ya que facilitan una gestión ágil e inmediata del inventario y de las finanzas de una empresa.
Tipos de órdenes de compra
Dentro de los modelos de orden de compra, podemos encontrar 4 tipos.
1. Orden de compra estándar o básica
Es el tipo de orden de compra más utilizado en las empresas, ya que incluye los datos básicos de una nota de pedido y es posible encontrarla en cualquier adquisición de bienes o servicios.
2. Orden de compra planificada
Con una estructura similar a la anterior, la orden de compra planificada es utilizada cuando no es posible saber con exactitud la fecha de entrega de la transacción. Por lo general, se emplean para establecer un acuerdo previo entre cliente y proveedor sin una fecha definida de entrega.
3. Orden de compra abierta
Si un cliente quiere comprar varios productos, pero no hay suficientes detalles en la solicitud, el proveedor puede crear una orden de compra abierta que establece un plazo de tiempo y la cantidad de artículos que el cliente puede solicitar.
Por otra parte, este tipo de órdenes de compra sirven para la negociación entre ambas partes, como cuando se hace una compra al por mayor.
4. Orden de compra por contrato.
Esta orden de compra se utiliza para establecer un contrato entre el cliente y el proveedor en la adquisición de los productos o servicios. Se caracteriza principalmente por establecer que el valor de los artículos no están fijados por una oferta, sino por un convenio entre ambas partes.
Ejemplo de una orden de compra
Ahora que conoces los tipos de órdenes de compra, en esta sección te compartiremos un ejemplo de orden de compra para que puedas utilizarlo como modelo.
Recuerda que puedes crear órdenes de compra de productos, de servicios, de referencia (para que quede como registro administrativo) o de asesoría, entre otras.
Modelo de orden de compra
Los datos presentados en este modelo de orden de compra son ficticios, y tienen como propósito ofrecerte un ejemplo claro para que aprendas a realizar una orden de pedido.
👆🏻 Los datos en este modelo de orden de compra son inventados, con el objetivo de darte un ejemplo y que veas cómo hacer una orden de pedido. Ten en cuenta que el campo de RUT es equivalente al ID en tu país.
Cómo hacer una orden de compra web
Los pasos a seguir para hacer una orden de compra son:
- Enviar la solicitud de compra.
- Seleccionar un proveedor.
- Confirmar el pedido.
- Recibir la compra realizada.
Veamos un poco más en detalle cada uno de estos procesos para aprender cómo hacer una nota de pedido.
1. Enviar la solicitud de compra
Una vez que se decide adquirir un bien o contratar un servicio, es necesario redactar una solicitud, que generalmente se envía al departamento responsable de las compras.
Este documento incluye los detalles de lo que se necesita y la justificación de la compra para la empresa. Posteriormente, dicho departamento analiza el caso, emite la autorización correspondiente y procede con la selección del proveedor.
2. Seleccionar un proveedor
El departamento de compras se encarga de buscar proveedores candidatos para adquirir el bien o contratar el servicio. Aquí es importante comparar lo que cada uno ofrece, incluyendo, por supuesto, el precio de las alternativas.
Dependiendo del presupuesto disponible y las necesidades puntuales de esta solicitud de adquisición, se optará por un proveedor u otro.
Una vez que el proveedor está seleccionado, se emite la orden de compra. Con esto, la transacción queda oficializada y se sigue avanzando en el proceso.
Si se requieren ajustes, la orden de compra no se aprueba, el proveedor la reenvía al emisor para que realice los cambios hasta llegar a un acuerdo que pueda quedar firmado.
3. Confirmar el pedido
En este punto, el proveedor recibió la orden de compra con los datos y la firmó, haciéndose cargo de entregar el bien o servicio en tiempo y forma, tal como lo indique el documento. Con esta verificación, la transacción queda aprobada y se puede seguir avanzando hacia la gestión de pago y entrega.
4. Recibir la compra realizada
Por último, queda esperar a que la fecha de entrega estipulada llegue para recibir la compra. Cuando sea el momento de la entrega, es aconsejable revisar que todo coincida con lo solicitado para aprobar la operación y cerrar el circuito de entrega.
Por ejemplo, si se solicitó la adquisición de 100 lápices azules y negros para las instalaciones de una oficina, será oportuno asegurarse de que la cantidad estipulada por cada color en la orden coincida con la que se está recibiendo.
¡Y llegamos al final!
Esperamos que este contenido sobre cómo hacer una nota de pedido, sus características, componentes y el concepto en general te haya resultado útil.
Como vimos, este es un documento que puedes crear en Word o Excel, incluso diseñar tus propias plantillas editables para agilizar procesos.
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Por último, ten en cuenta que este post no tiene el carácter de asesoría o recomendación para adoptar un criterio fiscal determinado, el cual deberá ser consultado con los asesores impositivos respecto de todas las consecuencias fiscales en la medida que se considere necesario.
En este sentido, esta guía no constituye asesoramiento o servicio profesional por parte de Tiendanube sobre ningún asunto en particular. La empresa no asume ninguna responsabilidad por los daños y perjuicios resultantes o que tengan conexión con el empleo de esta información.
