Factura electrónica: cómo hacer una en 4 pasos

La factura electrónica es un comprobante digital legalmente equivalente a la factura en formato papel. Para saber cómo hacer una factura electrónica desde la página de ARCA (ex AFIP), seguí leyendo este tutorial.

Emitir facturas electrónicas es una excelente manera de ahorrar tiempo y facilitar tu proceso de facturación. Sin embargo, sabemos que hacer una factura electrónica puede ser un proceso confuso y, por eso, creamos este tutorial.

En este artículo, te explicamos qué es una factura electrónica, cómo facturar y qué herramientas existen para emitir este comprobante. Además, te contamos cómo anular una factura electrónica y qué es el CAE.

¡Empecemos!

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura de papel. Funciona como un comprobante de compras y ventas de bienes y servicios.

Al ser digital, permite gestionar, guardar e intercambiar estos documentos sin necesidad de imprimirlos. Esto hace que las operaciones sean más rápidas, eficientes y más económicas, además de reducir los errores típicos de las facturas en papel.

Generar una factura electrónica en ARCA es un trámite gratuito.

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¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Los sujetos alcanzados que deben hacer factura electrónica son los siguientes:

• Monotributistas
• Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado
• Exentos en el Impuesto al Valor Agregado.
• Quienes desarrollen alguna de las actividades incluidas en el anexo de la RG 3749.
• Exportadores, por la RG 2758/2010.
• Comercializadores de bienes usados no registrables, enmarcados en la RG 3411/2012.
• Comercializadores de bienes usados no registrables, enmarcados en la Resolución General Nº 3411/2012.

ARCA dispuso que los monotributistas de todas las categorías deben emitir factura electrónica para todas sus operaciones con consumidores finales. La factura en papel solo queda autorizada para ser usada como mecanismo de respaldo en los casos donde hay fallas técnicas con el sistema online.

Deben hacer facturas “C”, oficialmente denominadas “comprobantes tipo ‘C’”,  a excepción de que se trate de una operación de exportación. En ese caso corresponderá emitir comprobantes tipo “E”.

La excepción de esta obligación es para quienes permanezcan en el Régimen de Inclusión Social y Promoción del Trabajo Independiente.

Cómo hacer una factura electrónica: paso a paso

Veamos los pasos a seguir para generar una factura electrónica desde tu computadora, tablet o celular con conexión a internet.

1. Habilitar un punto de venta

Si sos monotributista o exento y querés emitir facturas, notas de crédito, notas de débito, remitos, etcétera, necesitás habilitar los puntos de venta antes de comenzar a facturar electrónicamente.

Un punto de venta es un número de cuatro dígitos que comienza en “0001” y continúa aumentando correlativamente para identificar la cantidad de sistemas de emisión de comprobantes del contribuyente.

Para habilitarlo, seguí estos pasos:

1. Ingresá a la página de ARCA y presioná “Iniciar sesión” en el recuadro “Ingresar con Clave Fiscal”.
2. Ingresá con tu clave fiscal al servicio Sistema Registral y luego a la tarjeta “Registro Tributario”.
3. Cuando llegues al paso 5 vas a visualizar el menú de “Puntos de venta”. Presioná sobre el botón “Agregar” e informá los datos solicitados por el sistema. Al final presioná “Guardar”.
4. Para finalizar, presioná “Siguiente” y, a continuación, vas a poder descargar la constancia de la transacción realizada.

2. Ingresar en ARCA

Iniciá sesión con tu clave fiscal en la página de ARCA (ex AFIP) e ingresá al servicio Comprobantes en línea.

3. Seleccionar los datos

Para eso, primero seleccioná el contribuyente asociado que corresponda, como te aparecerá en esta imagen:

Luego, seleccioná la opción Datos Adicionales del Comprobante y completá el formulario con los datos solicitados.

⚠️ En “Ingresos Brutos” se deberá ingresar el número proporcionado por el organismo encargado de los impuestos provinciales. En caso de estar exento, deberás colocar la frase “exento”. En “Nombre de fantasía” indicá si querés que se visualice el que declaraste en el servicio “Administración de puntos de venta y domicilios”.

Hacé clic en “Guardar” y luego “Menú principal”.

4. Completar los datos de la factura electrónica

Volverás a la pantalla principal de Comprobantes en línea. Ahí, seleccioná la opción Generar Comprobantes. Deberás completar los siguientes casilleros:

• Puntos de venta a utilizar
• Tipo de Comprobante
• Datos de emisión
• Datos del receptor (a quien vas a emitir la factura)
• Datos de la operación: es obligatorio rellenar la descripción del producto o servicio, la cantidad y el precio unitario. Si necesitás incluir más ítems, seleccioná “Agregar línea descripción”.

💡Si completás el campo “Número de documento” y presionás “enter” en tu teclado, el resto de los datos se van a autocompletar automáticamente.

Luego de ingresar cada dato, presioná “Continuar”. Así, llegarás hasta una pantalla que tendrá el resumen de los datos de la factura electrónica. Si todo está bien, hacé clic en “Confirmar datos”.

¡Listo! Vas a visualizar el mensaje que te indica que generaste el comprobante y se generará un PDF con todos los datos de la factura.

¿Dónde hacer una factura electrónica?

Los canales disponibles para hacer el recibo electrónico son:

• El servicio de Comprobantes en línea.
• En Facturación móvil de ARCA, una aplicación disponible para iOS y Android donde, además de generar la factura web, se puede administrar la base de clientes, productos y servicios.
• El Controlador fiscal, un equipo electrónico homologado por ARCA que te permite procesar, registrar, emitir comprobantes y conservar datos de interés fiscal en respaldo de las operaciones que generás.

¿Cómo anular una factura electrónica?

Si precisás corregir o anular una factura electrónica, es necesario que emitas una Nota de crédito o una Nota de débito. Es que, en rigor, ARCA no permite cancelar una factura electrónica, sino que corrige los errores con estos documentos.

Este comprobante te permite ajustar el monto indicado o, directamente, anular la emisión para poder generar una factura electrónica nuevamente con la información corregida.

Para anular una factura electrónica de ARCA, debés contar con número de CUIT, la clave fiscal habilitada con nivel 3 o superior y poseer los servicios de “Comprobantes en línea” y “Administración de ventas a domicilio”, que están incorporados dentro de la clave fiscal.

En primera instancia, es importante tener en cuenta que el tipo de Nota de crédito debe coincidir con el de la factura que estés corrigiendo o cancelando. Por ejemplo, la Factura C.

Los primeros pasos coinciden con los del tutorial para hacer una factura electrónica. Te dejamos el detalle acá:

1. Iniciá sesión con tu clave fiscal en la página de ARCA.
2. Ingresar a la sección de “Comprobantes en línea”.
3. Hacé clic en la opción “Generar comprobantes”.
4. Generar una nota de crédito o débito.
5. Completar los datos de la factura electrónica a anular.
6. Indicar conceptos y motivos de la cancelación.

Por último, tené en cuenta que, luego de emitir la Nota de crédito, será necesario hacer una refacturación, es decir, volver a generar una factura electrónica en ARCA con la información definitiva.

Herramientas de facturas online

A continuación, te compartimos cuatro sistemas de facturación que pueden ayudarte a tener en orden tus documentos comerciales y la contabilidad de tu negocio online.

1. Facturante

Si tu e-commerce es Tiendanube, podés descargar Facturante desde nuestra Tienda de Aplicaciones. Con esta integración vas a emitir las facturas online de tus ventas directamente desde el listado de órdenes del Panel.

✅ Te acercamos el tutorial para integrar Facturante a tu tienda online.

2. Contabilium

Esta aplicación ofrece un servicio integral y consiste en un sistema de gestión y contabilidad online.

Contabilium incluye facturación electrónica, emisión de presupuestos, reportes impositivos y financieros en tiempo real y facturación masiva para ventas de Tiendanube.

✅ Este es el tutorial para integrarla a tu página de ventas.

3. Tango Factura

Tango Factura es un software desarrollado para automatizar tanto la facturación de un negocio, como el control del inventario y la generación de informes contables.

Es una solución pensada para empresas de diferentes tamaños y puede usarse tanto en negocios que cuenten con locales físicos, como en aquellos que solo realizan ventas online.

4. Xubio

Xubio es una solución de gestión en la nube para emprendedores, empresas y contadores de Latinoamérica. Actualmente ofrece sus servicios en Argentina, Colombia y México.

Sirve para controlar, organizar y automatizar las tareas administrativas. Ofrece funcionalidades de factura electrónica, control de stock, cuentas a cobrar y pagar, actualización de impuesto, presupuestos y facturas personalizadas.

Información útil para hacer facturas electrónicas

Antes de irnos, recopilamos algunas de las inquietudes que surgen con más frecuencia ante la pregunta de cómo facturar electrónicamente.

Cómo adherir a la factura electrónica del monotributo

La factura electrónica reemplazó al formato físico, con lo cual, debés emitir este tipo de documento comercial siempre que necesites formalizar una transacción.

1. Ingresá a la página de ARCA.
2. Seleccioná “Comprobantes en línea” y elegí la opción de monotributistas.
3. Dirigite a “Datos Adicionales del Comprobante” y completá tus datos.
4. Habilitá el punto de venta donde vas a emitir la factura electrónica en “ABM Puntos de Ventas”.
5. Seleccioná “Generar Comprobantes” y completá todos los datos que te solicita el sistema.
6. Hacé clic en el botón “Continuar” e imprimí la factura por triplicado.

Cómo consultar los comprobantes generados

En la pantalla de Régimen de comprobantes en línea, seleccioná la opción “Consultas”. Luego de rellenar los campos solicitados, hacé clic en “Buscar” y el sistema va a mostrarte las facturas electrónicas que coincidan. En este punto, podés ver y exportar archivos.

Qué es el CAE de ARCA

El CAE es un número que ARCA asigna a cada una de las facturas electrónicas emitidas. De hecho, CAE corresponde a Código de Autorización Electrónica.

¿Por qué existe esto? Hace unos años, cada factura que se imprimía contaba con un un CAI (Código de Autorización de Impresión), que permitía identificar esa factura y comprobar su validez.

Ahora, con las facturas electrónicas, el CAI se reemplazó por el CAE de ARCA.

La Resolución General de AFIP (ahora transformada en ARCA), RG Nº 4004/17 establece en el artículo 4 cuáles son los comprobantes alcanzados:

• Facturas y recibos clase “B”.
• Notas de crédito y notas de débito clase “B”.
• Facturas y recibos clase “C”.
• Notas de crédito y notas de débito clase “C”.

¿Cómo obtener una constancia de CAE?

Para verificar que cada uno de los comprobantes sean válidos, se puede realizar una consulta en ARCA. Para eso, es necesario contar con los siguientes datos:

• Nombre de CUIT
• Número de CAE
• Fecha de emisión del comprobante
• Tipo de comprobante
• Punto de venta – Número de comprobante
• Importe total de la operación en la moneda original del comprobante
• Documento del receptor del comprobante

El proceso consiste en estos simples pasos:

1. Ingresá a la página de ARCA.
2. Seleccioná “Constatación de Comprobantes”.
3. Hacé clic en “Constatación de Comprobantes Electrónicos CAE”.
4. Completá con los datos que te indicamos en el párrafo anterior.
5. Seleccioná “Consultar”
6. ARCA informará si los datos coinciden con una factura autorizada.
7. En caso de que sea así, basta con imprimir esa página y presentarla.

¡Listo! Ya viste cómo hacer una factura electrónica paso a paso, cómo anularla y cuatro herramientas aliadas para facilitar toda esta gestión.

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Tené en cuenta que este post no tiene el carácter de asesoramiento o recomendación para adoptar un criterio fiscal determinado, el cual deberá ser consultado con los asesores impositivos respecto de todas las consecuencias fiscales en la medida que se considere necesario.

En este sentido, esta guía no constituye asesoramiento o servicio profesional por parte de Tiendanube sobre ningún asunto en particular. La empresa no asume ninguna responsabilidad por los daños y perjuicios resultantes o que tengan conexión con el empleo de dicha información.