¿Cómo funcionan las guías prepagadas para hacer envíos?

Las guías prepagadas se han vuelto una pieza importante para negocios que realizan una gran cantidad de envíos, buscan reducir costos y quieren simplificar su operación.

Si aún no conoces estos documentos, a continuación te explicamos cómo funcionan las guías prepagadas, cómo comprarlas, cuánto cuestan y hasta te compartimos buenas prácticas para integrarlas a tu flujo de trabajo al vender en línea.

¿Qué son las guías prepagadas?

Las guías prepagadas son guías de envío que tienen un precio fijo y se venden por volumen. Permiten rastrear paquetes, reducir costos y optimizar el proceso de envío.

Se compran por adelantado a una paquetería o agregador logístico a un precio preferencial. En lugar de cotizar cada envío por separado, se adquiere un “paquete” de guías con condiciones predefinidas para utilizarse conforme lo requiera la operación.

En términos simples: pagas hoy por varios envíos a una tarifa negociada y los activas cuando los necesitas. Esto elimina variaciones de precio día a día y permite planear costos y márgenes con mayor precisión.

Las guías prepagadas son ideales para negocios que tienen una gran cantidad de envíos de manera continua. Tienen costo fijo para estandarizar paquetes recurrentes y reglas de uso específicas que dependen de cada empresa, por eso es importante conocer las condiciones de uso antes de adquirirlas.

¿Cuál es la diferencia entre guía prepagada y tradicional (postpago)?

• Precio: las guías prepagadas tienen una tarifa cerrada. Por otro lado, las tarifas de las guías postpago varían según día, zona o recargos.
• Flujo de trabajo: las guías prepagadas proporcionan las etiquetas y solo deben asignarse. Con las postpago, es necesario cotizar y pagar cada envío.
• Control de costos: las guías prepagadas facilitan la planeación de presupuestos, mientras que las postpago exigen monitoreo constante de tarifas.

¿Qué incluye una guía prepagada generalmente?

• Servicio y cobertura: local, nacional o internacional; zonas y restricciones.
• Límites: peso/medidas máximas (por ejemplo: “hasta 1 kg” o “hasta 5 kg”).
• Vigencia: periodo para usarla antes de que expire.
• Rastreo: número de tracking y código de barras para seguimiento.
• Condiciones: recolección en domicilio o entrega en sucursal; extras como seguro o reexpedición a zona extendida (con costo adicional).

¿Qué tipos de guías prepagadas existen?

Existen guías prepagadas tradicionales y electrónicas con estas características:

• Guías de envío de 1 kilo. Funcionan para paquetes con peso real o peso volumétrico menor o igual a 1 kilo.
• Guías de envío de 5 kilos. Son válidas para envíos de productos que no superan los 5 kilos de peso real o volumétrico.
• Guías de envío de 10 y 15 kilos. Para paquetes de mayor volumen o peso real que no rebasen los 10 y 15 kilos respectivamente.
• Guías de envío de 20, 25 y 30 kilos. Ideales para paquetes de mayor peso, pero que no excedan los kilos especificados de peso volumétrico o peso real.
• Guías de envío con recolección. Dentro del costo de la guía incluye el servicio de recolección en la bodega o dirección del vendedor.
• Guías de envío sin recolección. Los paquetes que se contratan con este tipo de guías prepagadas deben entregarse en una oficina o sucursal de la paquetería.
• Guías de envío sin cobertura en zona extendida. Las zonas extendidas son regiones de difícil acceso o que la frecuencia de entrega es menor; muchas empresas de logística cobran una tarifa extra para entregar en estos puntos.
• Guías de envío con cobertura en zona extendida. Si la guía prepagada incluye zonas extendidas, ya no se debe realizar un pago extra independientemente del tipo de zona de entrega.
• Guías electrónicas prepagadas. Se adquieren de forma digital y no requieren que el remitente acuda a una oficina o sucursal para adquirirla.
• Guías express. El servicio de entrega es más rápido que un envío estándar.
• Guías internacionales. Sirven para hacer envíos a otros países con mejores tarifas.

¿Cómo funcionan las guías prepagadas?

El funcionamiento de las guías prepagadas es sencillo, pero requiere orden. Estos son los pasos básicos a seguir para usarlas:

1. Compra de las guías

• Adquieres un paquete de guías (por ejemplo: 10, 50, 100) con tarifa fija por pieza.
• Cada guía se asocia a una categoría (local, nacional, internacional) y a límites (peso y medidas).
• Recibes un saldo o códigos de guía disponibles.

2. Configuración inicial

• Defines el domicilio de recolección o sucursal de entrega, remitente y datos fiscales.
• Activas integraciones con tu tienda online o marketplace para importar pedidos y automatizar impresión y rastreo.
• Opcional: ajustas plantillas de etiqueta, empaques y reglas (por ejemplo: “si el pedido es menor a 1 kg, usar guía nacional 1 kg”).

3. Asignación de la guía a un pedido

• Cuando entra una orden, el sistema valida peso y destino. Si cumple, descarga una guía.
• Si no cumple, te sugiere pagar un costo adicional o cobra recargo.

4. Impresión de la etiqueta

• Imprimes la guía y la pegas en el paquete.
• Se genera el número de rastreo y el código de barras.

5. Recolección o entrega en sucursal

• Programas la recolección en tu domicilio (cuando el plan lo incluye) o llevas el paquete a una sucursal.
• El mensajero escanea la guía y desde ese momento el envío aparece “en tránsito”.

6. Rastreo y notificaciones

• Sigues el paquete desde tu panel o el de la paquetería.
• Puedes activar notificaciones automáticas por e-mail o WhatsApp para tu cliente (creado, en ruta, entregado, excepción).

En síntesis: compras capacidad de envío por adelantado, la asignas con reglas claras, imprimes, despachas y controlas todo desde un panel. Bien implementadas, las guías prepagadas convierten tu logística en un proceso predecible, escalable y rentable.

¿Cómo comprar guías prepagadas?

Para comprar guías prepagadas no hay un método definitivo, ya que el proceso es diferente en cada empresa logística.

Adquirirlas no solo consiste en “elegir la tarifa más baja”. Es un proceso de evaluación y prueba que asegura un servicio alineado con tu operación. Sigue estos tips:

Define tu perfil de envíos

Antes de cotizar, ten clara tu demanda:

• Volumen mensual: promedio, picos de demanda y estacionalidad.
• Destino: local, nacional, internacional, en zonas extendidas.
• Peso y medidas: reales y volumétricos por rango.
• Tipo de producto: frágil, alto valor, restricciones, necesidad de seguro.
• Indicadores: tasa de devoluciones, canales de venta.

Invertir en un paquete de guías prepagadas que no serán utilizadas rápidamente podría significar un gasto innecesario y desequilibrar el flujo de efectivo de tu negocio.

💡Tip: las paqueterías siempre tomarán el valor más alto para calcular los pesos volumétricos de tus productos. Por ejemplo, si el peso real del paquete es de 900 gramos y el peso volumétrico de 1,5 kilos, la guía que debe comprarse es de 2 kilos.

Elige a tu proveedor ideal

Existen 3 maneras principales de adquirir guías prepagadas:

• Directamente con la paquetería: ideal si ya trabajas con una empresa específica y tienes volumen estable.
• A través de un intermediario o plataforma logística: te permite comprar guías de distintas paqueterías con tarifas negociadas y todo desde un mismo panel.
• Desde un marketplace: si vendes en plataformas como Mercado Libre o Amazon.

Tiendanube y las guías prepagadas

Tiendanube es una plataforma de e-commerce que te permite crear una tienda en línea profesional con todas las herramientas que necesitas para vender por internet: envíos, pagos, marketing y atención al cliente.

Envío Nube es la solución de envíos exclusiva de Tiendanube que ofrece 2 modalidades para adquirir guías de envío y despachar tus pedidos: prepago y pospago. Y está asociada con DHL, Estafeta, FedEx y 99 minutos para gestionar las entregas.

Al adquirir guías prepagadas con Envío Nube obtienes estos beneficios:

• Pagas únicamente las etiquetas que vas a generar en cada transacción (con tarjeta de crédito, débito o cuenta de mercado pago), sin necesidad de recargar saldo previamente.
• Puedes seleccionar varias órdenes pendientes y generar todas las guías en un solo pago.
• Una vez que pagues tus guías, podrás despachar inmediatamente los envíos desde tu bandeja de órdenes.
• Todas las guías prepagadas del mes se consolidan en una sola factura para simplificar tu administración.

Adicionalmente, Tiendanube ofrece la flexibilidad de configurar guías prepagadas. Puedes hacerlo mediante la opción de envíos personalizados si ya trabajas con otras empresas de logística, o integrar alguna app de envío disponible en la Tienda de Aplicaciones que acepte prepago para automatizar tus envíos.

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Compara cotizaciones

Cotizar más de una opción te ayudará a prevenir gastos inesperados.

Cuando solicites tus cotizaciones, asegúrate que incluyan esta información para comparar:

• Tarifas por rango de peso y por cobertura (local, nacional o internacional).
• Recargos: zona extendida, sobrepeso/sobredimensión, reexpedición, segunda visita.
• Vigencia del lote y política de reposición o reembolso de guías no usadas.
• Recolección incluida o costo por pick-up, tiempos de corte y de tránsito.
• Seguro (incluido u opcional), límites de responsabilidad y acuerdos de reclamos.
• Integraciones (tienda, marketplaces), impresión masiva y soporte (horarios, canales).
• Facturación y forma de pago.

💡Tip: revisa las restricciones de cada proveedor logístico, ya que para cada tipo de guía prepagada o normal se suele tener un tope de dimensiones, ya sea de alto, largo, ancho o contorno. Esto depende del tipo de vehículo que utilice la empresa logística.

Empieza con una compra pequeña

Si es tu primera vez, no compres en volumen de inmediato. Lo mejor es hacer una prueba piloto con un lote pequeño (por ejemplo, 20 o 30 guías) durante unas semanas.

Así podrás evaluar:

• Si los tiempos de entrega se cumplen.
• Si los costos reales coinciden con lo prometido.
• Qué tan eficiente es el soporte de la paquetería o plataforma.

Con los resultados, decide si te conviene ampliar tu compra o ajustar el tipo de guía que usas.

💡 Tip: se recomienda comprar guías prepagadas si realizas muchos envíos y tus paquetes tienen dimensiones similares o una diferencia mínima en peso y tamaño.

¿Cuánto cuestan las guías prepagadas?

El precio de una guía prepagada depende de varios factores: el tipo de servicio, el peso del paquete, volumen de compra, la zona de envío, tiempo de entrega y la paquetería que elijas. No existe una tarifa universal.

Las guías prepagadas son una herramienta pensada para quienes buscan eficiencia, control de costos y escalabilidad en su operación logística. Funcionan muy bien cuando ya manejas un flujo constante de pedidos, conoces tus destinos frecuentes y tienes claro cuánto te cuesta enviar cada producto.

Tu logística no es un gasto, sino una parte estratégica de la experiencia de compra. Cada entrega puntual refuerza la confianza en tu marca y acerca más clientes a tu negocio.

Si aún no tienes tu tienda online, este es el momento perfecto para hacerla con Tiendanube, la plataforma de e-commerce líder en Latinoamérica. Empieza con lo esencial: elige un plan, personaliza tu diseño, sube tu catálogo, configura un medio de pago y establece una logística que crezca contigo.