Matriz de Eisenhower: cómo priorizar tus tareas pendientes
- La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo y productividad que ayuda a priorizar tareas según su urgencia e importancia.
- Para diferenciar entre cada cuadrante de la matriz, necesitarás detectar qué consecuencias trae si no se realiza en lo inmediato y qué efectos tiene en tus objetivos y estrategias de largo plazo.
- Descarga nuestra agenda digital gratis para organizar tu tiempo y eliminar una a una tus tareas pendientes. ¡Aprovechala planilla para potenciar tu productividad!
Todos los emprendedores, sean de una marca grande, pequeña o en formación, tienen una cosa en común: una lista llena de tareas pendientes. ¡Siempre hay algo por hacer! ¿Cómo saber qué tachar primero? Una de las claves de la productividad es la organización. Y para eso hay una herramienta muy simple y útil: la matriz de Eisenhower.
Con esta matriz, distinguirás entre tareas urgentes e importantes para que tu trabajo y tu agenda se simplifiquen. Además, lograrás detectar todo aquello que puedes delegar y eliminar para mejorar aún más tu priorización.
Así que aquí vamos a mostrarte qué es la matriz de Eisenhower, cuál es su estructura, cómo funciona y ejemplos de la matriz para que sepas cómo aplicarla en tu día a día.
Qué es la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo y prioridades según su urgencia e importancia.
Desarrollada por el expresidente de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, esta matriz fue creada a partir de lo que el mandatario escuchó decir a un rector de universidad: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
Para qué sirve la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower permite:
- Enfocarse en lo que realmente importa.
- Reducir el estrés al diferenciar lo prioritario de lo accesorio.
- Fomentar la planificación proactiva en lugar de vivir apagando incendios.
- Facilitar la delegación y eliminación de tareas que no aportan.
Cómo funciona la matriz de Eisenhower
Esta herramienta, también denominada matriz de prioridades o matriz urgente/importante, propone dividir las tareas pendientes en 4 cuadrantes. Con ellos, se detecta cuáles deben hacerse primero y cuáles se pueden dejar para después o delegar en otros miembros del equipo.
La división es la siguiente:
Cuadrante 1: tareas importantes y urgentes
El primer cuadrante de la matriz de Eisenhower se resume en una palabra: hacer. Son aquellas tareas que deben hacerse lo antes posible, porque relegarlas implica consecuencias instantáneas y efectos negativos en tus objetivos de largo plazo.
Lo más probable es que este cuadrante sea el más fácil de completar, porque las tareas importantes y urgentes son las primeras que te vendrán a la mente.
Cuadrante 2: tareas importantes, pero no urgentes
El segundo cuadrante recibe aquellas tareas que afectan tus objetivos a largo plazo, pero que no deben hacerse de inmediato. Por eso, a todas estas obligaciones se las ubica en este lugar, que se resume en “programar”.
Generalmente, estas tareas son aquellas que requieren de tiempo y planificación para tener éxito. Sin embargo, ten cuidado de no relegarlas a tal punto de procrastinarlas, porque eventualmente se convertirán en tareas urgentes si no asignas un tiempo para dedicarte a ellas.
¿Cuándo hacer las tareas del cuadrante 2? Cuando hayas terminado las del primero. La matriz de Eisenhower es muy lineal en ese sentido: primero el 1, después el 2, finalmente el 3.
Cuadrante 3: tareas urgentes, pero no importantes
Este tercer cuadrante se resume en “delegar”. Sin aquellas tareas que, aunque se deben realizar lo antes posible, no afectarán a tus objetivos a largo plazo ni a tu estrategia.
Estas obligaciones probablemente no requieran de tu atención o de tu tiempo. Por lo tanto, otros miembros de tu equipo se pueden ocupar de ellas.
Cuadrante 4: tareas no urgentes, ni importantes
Las tareas que ubiques en el cuadrante 4 son las tareas a eliminar. Son aquellas distracciones que no aportan ningún valor real y se interponen en tu camino para lograr tus objetivos.
Por eso, en lugar de invertir tiempo en ellas, mejor posponerlas para cuando no tengas más obligaciones o, directamente, eliminarlas.
Cómo diferenciar lo urgente de lo importante
A la hora de hacer la división de tareas en los distintos cuadrantes de la matriz de Eisenhower, es común confundir lo urgente de lo importante. Sin embargo, la diferencia entre ellas es fundamental para hacer una priorización que realmente sirva.
Para diferenciar una tarea urgente de una importante, hazte estas preguntas:
- ¿Qué pasa si no la hago hoy mismo? Si la consecuencia es inmediata, entonces es urgente.
- ¿Contribuye directamente a mis metas personales o profesionales? Si es así, entonces es importante.
- ¿La urgencia viene de mí o de otra persona? Si es presión externa, entonces probablemente es urgente, pero no siempre importante.
- ¿Si la postergo, a futuro me va a costar caro? Entonces es importante aunque no sea urgente ahora.
Te dejamos este cuadro para comprender la diferencia a fondo:
| Urgente | Importante | |
|---|---|---|
| Definición | Requiere acción inmediata, demanda atención “ya”. | Contribuye a objetivos de largo plazo, genera impacto real. |
| Características |
|
|
| Ejemplos |
|
|
5 ejemplos de la matriz de Eisenhower
Para que entiendas mejor cómo usar la matriz de Eisenhower en tu vida cotidiana o en tu negocio, armamos 5 ejemplos:
1. Vida cotidiana
- Urgente e importante (hacer): llevar a tu hijo al médico por una fiebre alta.
- Importante pero no urgente (planificar): hacer ejercicio 3 veces por semana.
- Urgente pero no importante (delegar): recibir un paquete en casa (pide a alguien más que lo reciba).
- Ni urgente ni importante (eliminar): pasar 1 hora scrolleando en redes sociales sin objetivo.
2. Negocio con local físico
- Urgente e importante: reponer stock porque un producto clave se agotó y hay clientes en el local.
- Importante pero no urgente: rediseñar la vidriera para atraer más gente.
- Urgente pero no importante: atender una llamada de proveedor con un tema menor (puede delegarse al encargado).
- Ni urgente ni importante: charlar largo con un vendedor de insumos que no comprarás.
3. Negocio que vende online
- Urgente e importante: resolver un error en el checkout que impide que los clientes paguen.
- Importante pero no urgente: optimizar el SEO de tu tienda online.
- Urgente pero no importante: responder comentarios triviales en redes (delega).
- Ni urgente ni importante: probar todas las plantillas de diseño de la tienda solo por curiosidad, sin un objetivo claro.
4. Negocio que vende por redes sociales
- Urgente e importante: responder rápido a una persona interesada en comprar hoy por mensaje directo.
- Importante pero no urgente: diseñar un calendario de publicaciones para el mes.
- Urgente pero no importante: publicar una historia improvisada porque “todos lo hacen” (programar o delegar).
- Ni urgente ni importante: pasar horas viendo reels de competencia sin análisis real.
5. Empresa con gran volumen de ventas
- Urgente e importante: resolver una caída en la plataforma de pagos que frena ventas masivas.
- Importante pero no urgente: implementar un sistema de business intelligence para analizar datos de clientes.
- Urgente pero no importante: reunión para revisar un detalle operativo menor que podría delegarse al equipo.
- Ni urgente ni importante: aceptar invitaciones a eventos sin relación con la estrategia de negocio.
Consejos para usar la matriz de Eisenhower
La matriz de prioridades es una gran herramienta para organizar la lista de tareas pendientes de una marca. Para maximizar su uso, aprovecha estos consejos:
Hacer una evaluación honesta
No dramatices tareas que no lo merecen ni subestimes la importancia de algunas obligaciones. Cuanto más realista sea la evaluación que hagas de tus pendientes, mejor será tu priorización.
Evitar la procrastinación
Lo urgente siempre será lo prioritario, pero no por eso relegues indeterminadamente lo importante. Si lo dejas pasar por mucho tiempo y no generas un espacio para tareas estratégicas, pronto se convertirán en urgentes e inundarán tu agenda.
Limitar tus cuadrantes
No pongas más de 10 tareas por cada cuadrante. Así, tendrás una organización más clara y no te abrumarás con una lista interminable.
Eliminar antes que priorizar
Aunque es probable que lo primero que se te ocurra sean las tareas urgentes e importantes, no hagas la división en los primeros 3 cuadrantes sin antes eliminar lo prescindible. Una vez que tengas detallado qué debes hacer, será más simple organizar tu priorización.
Ahora ya sabes qué es la matriz de Eisenhower, cómo se organiza y tienes ejemplos de la vida cotidiana y de negocio para saber cómo aplicarla. ¡Es hora de implementarla!
Para ayudarte en este proceso, diseñamos una agenda digital totalmente gratuita, diseñada para ayudar a organizar tu tiempo de forma eficiente y mejorar tu productividad.
¡Descárgala ahora y organiza tus tareas!
