Cómo hacer un plan de trabajo y triunfar con tu emprendimiento
Todo proyecto emprendedor necesita tener objetivos establecidos para saber a dónde dirigirse, estrategias que permitan llegar a esos objetivos y dirección para saber cómo y cuándo hacer todas las tareas que conlleva generar un negocio rentable.
Todos estos elementos pueden quedar sentados en un documento que te permita crear grandes proyectos. Ese documento es el plan de trabajo y en este post hablaremos de cómo crear uno que te sea útil para llevar tu proyecto emprendedor de la mejor manera.
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es la guía detallada para el desarrollo de un proyecto. Piénsalo como la hoja de ruta que permite identificar las tareas que deben realizarse para llegar a los objetivos establecidos. Podrá ser tan detallado como sea necesario e incluye a los responsables de cada tarea y una proyección de cuándo deben hacerse.
¿Cómo ayuda un plan de trabajo a tu emprendimiento?
Crear un plan de trabajo te ayuda a:
- Ordenar tus ideas y ver nuevas posibilidades.
- Visualizar las tareas que debes hacer.
- Crear etapas de desarrollo de tu proyecto.
- Priorizar tareas importantes en cada etapa.
- Llevar el control de tus actividades
- Organizarte mejor.
- Ser más productivo.
- Tomar en cuenta cada aspecto de tu negocio.
- Calendarizar.
- Tomar mejores decisiones.
En un proyecto emprendedor predomina muchas veces la incertidumbre y ese elemento justo es lo que hace atractivo el emprendimiento sin embargo, es necesario que haya ciertos procesos establecidos que te ayuden a enfocarte en lo que debes hacer.
Un plan de trabajo es una gran herramienta para ti y para tu equipo de colaboradores que, por supuesto, mejorará tu emprendimiento y permeará en las relaciones con tus clientes y proveedores.
¿Cómo hacer un plan de trabajo?
Existen muchas formas de darle estructura a un plan de trabajo pero te dejamos siete tips básicos para que puedas armar planes de trabajo por proyecto o uno general para tu emprendimiento.
- Define la finalidad de tu plan de trabajo.
- Proyecta los alcances.
- Mide tus recursos.
- Planea objetivos SMART.
- Crea las estrategias.
- Define responsables.
- Calendariza.
Define la finalidad de tu plan de trabajo
Puedes hacer uno o varios planes de trabajo según lo que tu negocio necesite, pero es recomendable que cada plan de trabajo tenga una finalidad establecida. ¿Qué quieres conseguir con este plan de manera general? ¿Por qué es necesario planificar? Más adelante puedes establecer objetivos específicos pero es importante que definas en términos generales la importancia de este plan.
Proyecta los alcances
En esta parte lo importante es identificar las limitaciones que se tiene como empresa así como el alcance real de la planeación, es decir, cuáles son las fortalezas de tu negocio para alcanzar tus objetivos, sean comerciales o de operación y también saber cuales son sus puntos débiles.
Tener esta visión te permitirá planificar mejor las actividades, recursos clave o personas clave que necesitas para llevar a cabo las actividades proyectadas.
Mide tus recursos
Una vez proyectados tus alcances como empresa, el siguiente paso es enlistar tus recursos, tanto financieros cómo humanos y materiales. ¿Con cuántas personas cuentas? ¿Cuál es tu presupuesto? ¿Qué herramientas tienes?
Saber exactamente con lo que cuentas es parte esencial para que puedas planificar bien tus acciones y en caso de que te falte algún recurso, plantees estrategias para conseguirlo.
Plantea objetivos SMART
La parte importante de tus objetivos es que los plantees de forma clara, simple y accionable. Una metodología que te permitirá establecer este tipo de objetivos es creandolos de forma SMART.
S (specific / específico)
Deben ser específicos y centrados en una sola acción.
M (measurable / medible)
Poder medirse de forma cuantitativa es necesario para enfocar aún mejor los esfuerzos. Ver un número nos da mayor certeza de lo esperado.
A (attainable / alcanzable)
El objetivo que te plantees debe ser lo más alcanzable posible, es decir que no sobrepase tus capacidades reales como negocio.
R (realistic / realista)
En conjunto con el punto anterior, tus objetivos deben ser lo más realistas posible. Por ello es bueno considerar tus alcances específicos antes de ponerte metas que no puedan cumplirse.
T (time / tiempo)
Por último, pero no menos importante, tus objetivos deben tener un periodo de tiempo establecidos para cumplirse. Este elemento es indispensable cuando creas un objetivo pues psicológicamente te ayuda a administrar mejor tus tareas.
Mira algunos ejemplos de objetivos SMART.
- Terminar el 40% de nuestro sitio web en dos meses a partir del 1 de enero del 2022.
- Lograr que el 5% de mis clientes actuales hagan una siguiente compra con una nueva promoción de lealtad para el segundo trimestre del año.
- Incrementar 10% las visitas al blog en los próximos 3 meses utilizando como canal de difusión las redes sociales.
Ejemplos que NO son un objetivo SMART
- Vender el doble el próximo mes.
- Hacer una tienda online más grande que la de mi competencia.
- Entrar a un nuevo mercado con mi producto estrella.
La diferencia en estas oraciones es que no definen, cómo harás para conseguir la meta, tampoco tienes una cifra cuantificable que te permita saber si se cumple o no y no refiere a situaciones específicas. ¿Puedes notarlo?
✨Tip: utiliza verbos de acción al inicio de cada oración cuando redactes tus objetivos. Así cumples el requisito de ser algo específico y también pones en claro cómo lograrlo.
Crea las estrategias
En este punto ya estás listo para planear las estrategias que harán que llegues a esos objetivos planteados. Es momento de sacar toda tu creatividad y definir de a poco las acciones que necesitas para que tus metas se alcancen.
Dentro de tu plan de trabajo puedes mencionar cada estrategia y desarrollarla con más calma para que tengas un plan estratégico más profundo. Algunas de las principales estrategias que debes tomar en cuenta en tu emprendimiento son:
- Estrategia financiera
- Estrategia comercial
- Estrategia de publicidad
- Estrategia de ventas
Pero tú puedes definir tu plan estratégico cómo mejor lo consideres, buscando las estrategias que mejor te hagan llegar a tus objetivos y se adapten a tu forma de trabajo. Recuerda que un plan de trabajo puede utilizarse para cualquier proyecto incluso la búsqueda de colaboradores o nuevos clientes.
Define responsables
En cada etapa de tu plan de trabajo es recomendable definir un owner o team leader para cada actividad. Sabemos que al inicio puede que tú seas el responsable de la mayoría de tareas pero siempre intenta buscar aliados a quien delegar responsabilidades para que cada actividad se cumpla en tiempo y forma.
También es bueno que priorices las tareas que no dependen de un tercero para que puedas irlas liberando, por ejemplo, si contratas un diseñador externo toma en cuenta tiempos de entrega y dale un respaldo a esos tiempos para cualquier imprevisto que surja de fuera, mientras tanto puedes definir acciones que sí se pueden generar dentro de tu equipo.
Calendariza
Ahora es momento de bajar todas esas acciones a un calendario de actividades, definiendo deadlines y considerando fases de ajuste de ser necesario. Un plan de trabajo es más útil si se calendarizan entregas, reuniones y todo lo que debes hacer.
No hay un modelo único y la idea de calendarizar es tener mapeadas las actividades con su fecha de entrega o el periodo de ejecución. Tener visibilidad de lo que se debe cumplir y los objetivos a alcanzar es muy útil para la productividad
Para calendarizar puedes utilizar desde una hoja de cálculo hasta una pizarra física, aquí depende de lo que te resulte más cómodo y funcional. Si lo tuyo es lo digital, te compartimos tres herramientas que puedes utilizar para tu calendarización de actividades.
Venngage te permite hacer calendarios y personalizarlos. Es una buena opción si buscas algo simple donde solo marques fechas. Cuenta con diferentes plantillas y solo debes registrarte para usarlas.
Si quieres algo con mayores herramientas usa Doodle. Esta plataforma es una de las más utilizadas a nivel empresarial y te permite gestionar actividades, conectar calendarios de Google o Microsoft, generar reuniones con tu equipo y planificar tareas.
Trello es una herramienta que es más un gestor de proyectos que calendario, sin embargo te permite monitorear actividades, ver el progreso de cada una de las actividades y puedes compartir proyectos con personas de tu equipo para ver avances. Tiene alertas de uso y es muy intuitivo. Muy recomendado para llevar a cabo tu plan de trabajo.
¿Cómo agregar un cronograma a tu plan de trabajo?
Para poder mapear tus actividades en un cronograma, toma en cuenta lo siguiente:
- Enlista todos tus objetivos.
- Mantén visibles tus estrategias y dividelas en acciones concretas.
- Enlista todas esas acciones.
- Asígnales un responsable.
- Revisa los deadlines para cada actividad.
- Identifica actividades que tengan dependencia entre sí.
- Prioriza que va primero.
- Haz otra lista priorizada.
- Coloca en tu cronograma de actividades.
Siguiendo estos pasos, estamos seguros de que puedes generar el mejor plan de trabajo que te ayude a impulsar tu proyecto y alcanzar los objetivos que tienes en un corto y mediano plazo.
Conclusiones
El plan de trabajo es la guía que tu emprendimiento necesita para que puedas priorizar tareas y no descuidar las actividades más relevantes. Recuerda siempre priorizar de acuerdo a lo que genera más valor y no solo más ventas.
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