Presupuesto operativo: cómo hacer uno para tu negocio 

El presupuesto operativo es una excelente herramienta que te permite planificar los ingresos y gastos que tu negocio debe hacer durante cierto periodo. Apóyate en estos consejos para mejorar la administración de tus recursos para operar.

¿Qué es el presupuesto operativo? Seguramente has escuchado o leído acerca de este concepto, pero sin tener claro por qué debes hacer uno para tu negocio, y lo más importante, en qué te beneficia.

Si es tu caso, estás en el lugar correcto porque en este artículo te explicaré la importancia que tiene elaborar un presupuesto operativo para tu negocio, así como algunas buenas prácticas que debes tomar en cuenta para lograrlo.

Algo muy importante que debes saber es que no necesitas ser un experto en finanzas para hacer uno; solo basta tener atención al detalle y seguir algunos pasos básicos. ¿Todo listo? Aquí vamos.

¿Qué es el presupuesto operativo?

En su definición más básica, el presupuesto operativo es un documento que establece los ingresos y gastos que un negocio debe hacer durante cierto periodo. Este documento te permite proyectar, detalladamente, las ventas que tu negocio espera generar, por ejemplo, en un año, así como los gastos que deberá hacer para operar y cumplir con su meta de ingresos.

En pocas palabras, puedes saber cómo estás gastando dinero y en qué áreas o actividades debes hacer ajustes.

Lo más importante es que con un presupuesto operativo sabrás, con anticipación, aspectos clave de tu operación. Por ejemplo, los insumos que requerirás para cumplir tu cuota de producción o mantener tu inventario de productos en el nivel óptimo.

También es útil para determinar si necesitas contratar más empleados o, en todo caso, de dónde saldrán los recursos para garantizar tu flujo de efectivo durante todo el periodo. Más allá de la parte teórica, lo más importante es considerar la utilidad que tiene el presupuesto operativo para mejorar la gestión de tu negocio.

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¿Cuáles son los objetivos de un presupuesto operativo?

El presupuesto operativo es una herramienta muy útil para que tu empresa establezca metas operativas y de ventas. Además, puedes tener un control más estricto en tus gastos, pues te permite establecer partidas presupuestarias de forma detallada, ya sea por departamento o actividad.

Con esto puedes hacer ajustes si las ventas marchan por debajo de lo que planeabas. También es posible detectar y reaccionar con anticipación ante gastos inesperados que compliquen la situación financiera de tu negocio.

Gracias a esta información, tendrás la capacidad de asignar partidas acorde a las necesidades de cada área o actividad de tu negocio, así como anticipar escenarios variables.

Como puedes ver, la información es poder y, sin duda, el presupuesto operativo te permitirá tomar mejores decisiones de negocio.

💡Tip: aunque tu presupuesto operativo refleje una proyección anual, te da la pauta para hacer revisiones periódicas sobre los resultados que tu negocio obtiene sobre la marcha.

Tips para elaborar un presupuesto operativo

Aunque al principio de este blog comenté que no necesitas ser un experto en finanzas para elaborar un presupuesto operativo, lo cierto es que entre más detallado lo hagas, será más relevante y estratégico para tu operación. Para crearlo, te recomiendo tomar en cuenta los siguientes puntos:

1. Elabóralo al final del año
2. Básate en las ventas
3. Detalla puntualmente las actividades

Te explico cada punto para que te quede más claro.

1. Elabóralo al final del año

Generalmente, el presupuesto operativo se establece a finales del año (para implementar el siguiente) a fin de prever el escenario que le espera a tu negocio. Establece metas por trimestre y por áreas, de tal manera que puedas hacer revisiones periódicas y proyectar si tu empresa está gastando y vendiendo de acuerdo con el plan.

Es como ponerte a dieta: si lo has hecho alguna vez, entonces sabes que siempre estableces un objetivo para perder peso en cierto tiempo, pero no esperas hasta cumplir el plazo para ver si lo lograste. Lo normal es que cada semana o quince días te subas a una báscula y midas tus avances.

2. Básate en las ventas

Todo empieza con la proyección de ventas que esperas para tu negocio en ese periodo, pues esto te indicará cuánto dinero estará ingresando mes a mes, hasta cumplir la meta. Quizá te suene obvio, pero para entender que simplemente no puedes gastar más de lo que vendes es clave para un negocio que no quiere endeudarse. Es así de simple.

Si tienes un responsable comercial, él deberá hacer la proyección del número de unidades de productos o servicios que tu negocio venderá, así como el precio de estos. Además, tener claro lo que tu negocio venderá te da la pauta para saber lo que necesitas para cumplir con esa cuota de ventas (insumos, personal, gastos indirectos, etcétera).

3. Detalla puntualmente las actividades

Empieza por revisar lo que has vendido y gastado durante los últimos tres años. De esta forma validarás el comportamiento de ventas de tu negocio —por ejemplo, los picos de mayor ingreso y los factores que los originaron—. Con esto tendrás una mejor idea de lo que puedes ingresar el año siguiente.

En el caso de los gastos, es clave que reúnas a tu equipo y revises a detalle, costo por costo, lo que necesita tu negocio para llegar a su meta de ventas. Esto incluye gastos administrativos, renta de tu local, marketing, insumos, logística, etc. Si tu empresa tiene una operación de manufactura, la complejidad de este punto es mayor porque deberás incluir costos más detallados como son los de materias primas, mano de obra, electricidad y mantenimiento, entre otros.

Ventajas y desventajas de un presupuesto operativo

Un presupuesto operativo es una herramienta que te da control y visibilidad sobre tu negocio y tiene ventajas muy claras, entre las que destacan:

• Mejor planeación.
• Un control financiero más estricto.
• Visibilidad para tomar decisiones.

Pero hay que decirlo, también tiene desventajas, siendo las más notorias:

• Riesgo de inexactitud.
• Tomar decisiones precipitadas.
• Incomodidad entre tus colaboradores.

¿A qué me refiero con cada una? Te lo explico y empiezo con las ventajas.

Mejor planeación

Al establecer una meta de ventas, tendrás mayor control sobre los objetivos de otras áreas, como producción, logística, administración, ventas, etc. Además, sabrás claramente en qué metas debes enfocarte y tendrás una mayor visibilidad sobre tus operaciones del día a día.

Un control financiero más eficiente.

Con el presupuesto operativo asignarás partidas para cada área y siempre en función de las necesidades y actividades. Con esto reduces la posibilidad de gastar en cosas que tu negocio no necesita y, por el contrario, te enfocarás en lo que realmente te ayudará a llegar a tu meta de ventas.

Visibilidad para tomar decisiones

Con este nivel de información, sin duda, estarás en una mejor posición para tomar decisiones acertadas e implementar medidas si tus ventas no están resultando acorde con lo que planeabas al inicio. Por ejemplo, puedes hacer ajustes presupuestales en áreas que no tendrán un impacto significativo y reforzar otras que puedan ayudarte a cumplir los objetivos.

Ya te comenté que también hay desventajas. Ahora te explico cómo es que pueden generarse estas situaciones:

Riesgo de inexactitud

Aceptémoslo: cuando elabores tu presupuesto operativo, existirá la posibilidad de utilizar proyecciones y data que pueden generar inexactitudes por dependencias de factores volátiles. Por ejemplo: “si vendimos esto el año pasado, y dada la tendencia de crecimiento que venimos reportando, estimamos vender X al cierre del siguiente año”.

Basarse en suposiciones no es algo malo. Incluso, los sistemas más modernos de inteligencia artificial funcionan más o menos así. Pero no debes hacerlo a la ligera. Tienes que apoyarte en números realistas que justifiquen tus proyecciones. Aún así, considera que cualquier cambio en el ambiente de negocios —una recesión económica repentina, una nueva regulación, un virus que se escapa de una región lejana— podría afectar cualquier proyección de gastos e ingresos.

Tomar decisiones precipitadas

Imagina que cierto departamento no está ejerciendo su presupuesto de gastos conforme está planeado. Pero, de algún modo, saben que el dinero está ahí, listo para gastarse.

Esta situación podría llevar a que los gerentes o responsables del área aprueben proyectos sin sentido o, simplemente, que no agregan valor al negocio, únicamente con el afán de ejercer el presupuesto antes de que acabe el año. Algo muy común en compañías medianas y grandes.

Incomodidad entre tus colaboradores

Cuando revises lo que gasta un área por actividades específicas, incomodarás a más de uno. Un gerente podría sentir que no confías en él y que su trabajo está perdiendo valor.

Esta situación puede agudizarse cuando revisas sus proyecciones de ventas y descubres que están siendo demasiado precavidos en sus estimados —claro, al sentirse vigilados, más de uno querrá arriesgar poco e irse a la segura—.

Sin embargo, es necesario tener la mayor transparencia y dedicar el tiempo suficiente para tener el presupuesto operativo más cercano a la realidad de tu negocio.

Presupuesto operativo: ejemplo para aprender a hacerlo correctamente

Como te comenté, no necesitas ser un experto financiero para elaborar un presupuesto operativo y a continuación, te daré un ejemplo para que hagas uno de forma sencilla. Excel es suficiente para ello. Los pasos que seguiremos serán los siguientes:

1. Elabora un presupuesto de ventas.
2. Sigue con el presupuesto de producción.
3. Desarrolla un presupuesto de materiales e insumos.
4. Define el presupuesto de mano de obra.
5. Elabora un presupuesto de administración y ventas.

En este caso, utilizaré el caso de una empresa que fabrica y vende camas para niños mediante una plataforma de ecommerce. Este ejemplo que abordaré engloba la proyección de todo un año, pero lo ideal es que desgloses estos mismos conceptos de forma mensual. Vamos ahora punto por punto:

1. Elabora un presupuesto de ventas

Lo primero que esta empresa debe hacer es establecer el presupuesto total de ventas, el cual obtiene al multiplicar el número de camas por el valor de cada una. La empresa de nuestro ejemplo estima vender 120 camas a un precio de $15,000 MXN. El presupuesto de ventas es la herramienta base de este ejercicio, por lo que debes aprender a hacerlo de forma adecuada.

2. Sigue con el presupuesto de producción

El siguiente paso es definir el presupuesto de producción. En esta parte definimos las unidades que la empresa proyecta vender y considera tanto el inventario inicial —es decir, el número de camas que la empresa tiene en existencia— como el inventario final —las camas con las que espera terminar en su bodega—.

En este caso, si la empresa busca vender 120 camas, debe sumar las 15 que ya tiene y restar el stock con el que espera terminar el año —en este ejercicio, a nuestro fabricante de camas le conviene tener en reserva el inventario equivalente a un mes de ventas, es decir, 12 camas, pero esto varía de acuerdo con las necesidades de nada negocio—. El resultado nos indicará el número de camas a fabricar.

Presupuesto de producción = Unidades a vender + Inventario inicial – Inventario final

Aprender a elaborar un presupuesto de producción es clave para detectar todos los costos directos e indirectos que involucra tu proceso de fabricación.

3. Desarrolla un presupuesto de materiales e insumos

Como comenté, cuando se trata de una empresa con operación productiva, el ejercicio es ligeramente más complejo, pero aquí trataré de resumirlo. Necesitas hacer un presupuesto de materia prima. En nuestro ejemplo, el fabricante de camas utiliza cuatro materiales básicos para producir cada unidad: madera, herrajes, focos y pintura.

Una vez que ya sabe cuántas unidades debe producir, tiene que determinar las cantidades de cada materia prima. En este caso, por cada cama que fabrica, la empresa necesita 20 kg de madera, 1 kit de herrajes, 1 kit de focos y 1 litro de pintura.

No te compliques, son matemáticas básicas y solo basta con hacer unas multiplicaciones muy simples. Si cada cama necesita 20 kg de madera y debes fabricar 123 unidades, entonces hay que multiplicar 123 x 20 para obtener el total de la madera que nuestro fabricante ocupará ese año. En este caso, el resultado son 2,460 kg.

Si la empresa compra el kilo de madera a un precio de $20 MXN, debe multiplicar esta cifra por el total de la madera que ocupará —2,460 kg—. De esta forma obtendrá el costo total de esa materia prima. Debes hacer este ejercicio con cada uno de los insumos que ocupes para elaborar tu producto. Así, la suma de los costos de todas las materias primas nos dará el costo total anual.

Para simplificar este ejercicio decidí omitir cifras de inventarios de materias primas que la empresa tiene actualmente en existencia. Por ejemplo, si tiene en su bodega 600 kilos de madera y 35 litros de pintura, hay que añadir un presupuesto de inventario, lo cual nos llevaría a un ejercicio más extenso; no obstante, es algo que debes considerar si es tu caso.

4. Define el presupuesto de mano de obra

El siguiente presupuesto que debes hacer es el de mano de obra. En este rubro, producción debe decirte cuántas horas / hombre necesita para producir cada unidad. En este caso, cada cama exige 72 horas de mano de obra, cifra que debes multiplicar por el número de unidades a producir en ese año. Deberás multiplicar el resultado que obtengas por el costo que pagas cada hora de mano de obra.

5. Elabora un presupuesto de administración y ventas

Si tu empresa tiene costos indirectos de fabricación, como el pago de luz, agua, mantenimiento, renta, depreciación de activos, debes hacer un presupuesto con estas partidas lo más detallado posible.

Para mantener simple el ejemplo, en este caso lo omitiré. Lo más común es lidiar con los gastos administrativos que incluyen venta, marketing y administración de un negocio. Recuerda que este ejemplo considera un presupuesto anual.

Lo que sigue es más sencillo: únicamente tienes que sumar todos tus costos (operación, mano de obra, materiales, indirectos, etc.) y compararlos contra tu presupuesto de ventas. Así podrás saber tu margen de rentabilidad antes de impuestos y si necesitas ajustar algunos rubros.

Si eres nuevo en esto, puedes empezar con esta versión básica que, a final de cuentas, te permitirá saber cuánto necesitas producir para cubrir tu cuota de ventas y, lo más importante, cuánto debes gastar para seguir siendo rentable. Recuerda este ejercicio no considera otros factores como son el pago de impuestos sobre utilidades, entre otros.

Pero este ejemplo es un buen ejercicio para entender qué es lo que debes considerar para generar este presupuesto.

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto operativo y un presupuesto financiero?

Quizá en este punto tengas confusión respecto a las diferencias que hay entre un presupuesto operativo y uno financiero. A todos nos pasa, así que tómalo con calma.

Ambos presupuestos buscan establecer una proyección a futuro sobre el comportamiento de la empresa y se basan en métricas clave y suposiciones sobre los escenarios de venta e ingresos.

Como pudiste ver, el presupuesto operativo es un estado detallado que muestra todos los gastos e ingresos en cierto periodo, así como las partidas que debes establecer por actividad y departamento.

Por su parte, el presupuesto financiero abarca aspectos meramente económicos de la empresa, como flujos de efectivo, un balance más detallado, fuentes de ingresos y financiamiento, comportamiento de accionistas y pasivos, entre otros aspectos.

El presupuesto financiero es una herramienta muy útil para saber qué tan rentable es tu negocio y administrarlo de forma correcta. Hay varios tipos y cada uno cumple una función distinta.

En conclusión

¡Felicidades, llegaste hasta aquí! ¿Ves que no era tan difícil? Espero que toda esta información te agregue valor para ayudarte a elaborar un presupuesto operativo acorde a las necesidades de tu negocio y así, tengas un mejor control de tus gastos e ingresos.

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