Orden de compra: qué es, tipos, cómo hacerlo y ejemplos
Una orden de compra es un documento que especifica los bienes o servicios a adquirir, incluyendo el precio a pagar. Es un documento que se realiza antes de generar una compra y efectuar una factura.
Al tener un negocio es importante conocer los diferentes tipos de documentos contables que requieres para una correcta gestión, tratos con tus proveedores y seguimiento de ventas. En esta ocasión te hablaremos sobre la orden de compra, qué es, que tipos existen, ejemplos y te compartiremos una herramienta que te ayudará a crear las tuyas de manera rápida.
¡Comencemos!
¿Qué es una orden de compra?
La orden de compra es el documento por el cual se deja constancia sobre el pedido de una transacción y su precio. Bind, la empresa que genera software de gestión y facturación, define la orden de compra como:
"Es la solicitud formal o escrita que se hace al proveedor, en la que se especifican los artículos a comprar, el precio, los términos de pago y plazos de entrega. Este documento le da al proveedor la autorización para presentar su factura. La orden de compra, al ser aceptada, genera un contrato vinculante. En todas las empresas, todos los artículos adquiridos deben acompañarse de su respectiva orden de compra."
La orden de compra es generada por el comprador y suele incluir detalles como el producto adquirido, la cantidad, las variaciones, plazo y forma de entrega, precio, así como cualquier otro dato pertinente.
Por lo general, este documento no tiene carácter fiscal obligatorio, pero sí relevancia legal, ya que funciona como un respaldo y vincula cualquier transacción hecha a un compromiso de pago y de recepción de bienes y servicios.
Diferencia entre una orden de compra y una factura
Es importante no confundir una orden de compra con la factura, si bien ambas forman parte contable de la transacción, son diferentes y sus objetivos son muy específicos. Te compartimos un cuadro comparativo de sus diferencias.
| Orden de compra | Factura |
| Emitida por el comprador | Emitida por el vendedor |
| No es un documento fiscal obligatorio | Es un documento fiscal obligatorio |
| Su objetivo es solicitar la adquisición de manera formal al vendedor | Su objetivo es solicitar el pago de los productos o servicios adquiridos al consumidor |
| Se genera antes de realizar la compra | Se genera después de generar la compra |
Elementos principales de una orden de compra
El formato de orden de compra debe contar con los siguientes elementos para cumplir su función de respaldo, comprobante y acreditación.
1. Datos del vendedor y comprador
Nombre o razón social del vendedor, según el tipo de sociedad del que se trate, identificación del comprador y datos de contacto.
Esta información permite que la comunicación sea sencilla y fluida, lo que es un punto clava a la hora de coordinar entregas o realizar cualquier tipo de acuerdo.
2. Información de entrega y facturación
La orden de compra debe contener los detalles sobre el envío del producto o servicio adquirido y la dirección de facturación.
3. Fecha y número de seguimiento
Para que sirva como documento de respaldo y organización, debe figurar la fecha en la orden de compra junto con un número o código de seguimiento. Esto permite al vendedor identificar y localizar cada pedido.
4. Descripción y detalle del bien o servicio adquirido
Aquí se coloca el nombre del producto o servicio, que puede incluir una breve descripción o nota, si hace falta.
5. Precio unitario, cantidad, IVA aplicable y precio total
La información correspondiente a los montos debe quedar explicada, para brindar claridad en la suma total a abonar.
6. Fecha, lugar y forma de entrega
Así como se incluye la fecha en que se realiza la orden de compra, aquí se trata del día de entrega de la solicitud o el período de tiempo que demora el envío.
Además, se escriben los datos del comprador, para establecer dónde y cómo se realiza la entrega final.
7. Términos de pago
En esta parte se establecen los medios de pago de los productos. Puede ser a través de tarjetas bancarias, transferencias y efectivo, entre otras opciones
8. Firma o autorización
Por lo general, las órdenes de compra incluyen la firma del cliente una vez que la entrega se efectúa.
Tipos de orden de compra
Existen 4 tipos de orden de compra, conócelos para saber cuál es el mejor para tu negocio.
1. Orden de compra estándar o básica
Es el tipo de orden de compra más utilizado en las empresas, por brindar la información clave y versátil.
Contiene los datos básicos de una nota de pedido (artículo, precio, cantidad, y condiciones de pago y envío) y es posible encontrarla en cualquier adquisición de productos o servicios.
Suelen utilizarse para las compras de rutina, así como para pagos y entregas de corto plazo.
2. Orden de compra planificada
La orden de compra planificada se utiliza cuando no es posible saber con exactitud la fecha de entrega de la transacción. Por lo general, se emplean para establecer un acuerdo previo entre cliente y proveedor sin una fecha definida de entrega, ya que esta se determina más adelante.
Son documentos que ayudan a la planificación y previsión, por ejemplo, del control de stock o la fabricación de productos.
3. Orden de compra abierta
Se utiliza cuando el cliente no sabe cuantos productos va a adquirir u otros detalles (como variaciones de talle o color). Este documento establece un plazo de tiempo para la definición y la cantidad máxima de artículos que el cliente puede solicitar.
Si bien este es un tipo de orden de compra “incompleto” porque se emite con algunos faltantes de información, es útil para la organización general tanto del comprador como vendedor.
4. Orden de compra por contrato
Esta orden de compra se utiliza para establecer un contrato entre el cliente y el proveedor en la adquisición de los productos o servicios. Se caracteriza principalmente por establecer que el valor de los artículos no están fijados por una oferta, sino por un convenio entre ambas partes.
Diferencia entre órdenes de compra de producto y servicio
Al igual que existen diferentes tipos de orden de compra, también es importante conocer las diferencias entre una orden de compra para productos y una orden de compra para servicios. Es importante conocerlo para poder elaborar una.
| Orden de compra de producto | Orden de compra de servicio |
| Se especifica el número de piezas, colores, tamaños, etc. | Se especifica el alcance del trabajo, las horas implementadas, tiempos de entrega. |
| El precio se especifica por unidad | El precio se especifica por horas o acuerdo de tarifas. |
| Se especifica la fecha de entrega | Dependiendo el servicio, se especifica fecha de realización de servicio o periodo de trabajo. |
6 pasos para generar una orden de compra
Los pasos a seguir para hacer una orden de compra son:
1. Identificar el tipo de orden de compra
Antes de elaborar una orden de compra es necesario saber que tipo de orden de compra se manejará, esto dependerá de las necesidades del comprador.
Otro elemento importante a considerar es el tipo de compra a realizar, es decir, si será un servicio o un producto, e incluso esté último entender si es fabricado, de exportación o son productos en existencia.
2. Seleccionar el proveedor
El departamento de compras se encarga de buscar proveedores candidatos para adquirir los productos o contratar el servicio. Aquí es importante comparar lo que cada uno ofrece, incluyendo, por supuesto, el precio de las alternativas.
Dependiendo del presupuesto disponible y las necesidades puntuales de esta solicitud de adquisición, se optará por un proveedor u otro.
3. Elaborar el formato de orden de compra
Con los elementos anteriormente compartidos, es momento de elaborar el formato de orden de compra. Este puede ser en una hoja de cálculo, un servidor especializado o puedes utilizar nuestra planilla gratuita para elaborar tu orden de compra.
4. Enviar la solicitud de compra
La orden de compra deberá ser enviada al proveedor para saber si acepta la solicitud o no. Sin esta aprobación no se puede ejecutar la adquisición.
Es importante señalar que este proceso no incluye ningún tipo de gasto y mientras no sea aprobada, no existe ningún compromiso formal.
5. Confirmar el pedido
En este punto, el proveedor recibe la orden de compra, la revisa y firma en caso de estar de acuerdo con lo establecido en el documento. Con esta verificación, la transacción queda aprobada y se puede seguir avanzando hacia la gestión de pago y entrega.
6. Recibir la compra realizada
Por último, queda esperar a que la fecha de entrega estipulada llegue para recibir la compra. Cuando sea el momento de la entrega, es aconsejable revisar que todo coincida con lo solicitado para aprobar la operación y cerrar el circuito de entrega.
Por ejemplo, si se solicitó la adquisición de 100 lápices azules y negros para las instalaciones de una oficina, será oportuno asegurarse de que la cantidad estipulada por cada color en la orden coincida con la que se está recibiendo.
Ejemplos de órdenes de compra
Ahora que conoces los tipos de órdenes de compra y cómo crear una, en esta sección te compartiremos un ejemplo de orden de compra para que puedas utilizarlo como modelo.
Recuerda que puedes crear órdenes de compra de productos, de servicios, de referencia (para que quede como registro administrativo) o de asesoría, entre otras.
Modelo de orden de compra 1
Fecha: 25/11/2024
N° de orden: 00234
Datos del proveedor: La Pandurata S.R.L.
ID: 12-34567891-2
Dirección: Calle 123, CABA, Argentina
Teléfono: 11-9999-8888
Correo electrónico: [email protected]
Datos del cliente: Pedro Martínez
ID: 98-76543219-8
Dirección: Avenida 456, CABA, Argentina
Teléfono: 11-8888-9999
Correo electrónico: [email protected]
Descripción de la compra: Maceta de aluminio con pie
Cantidad: 3
Precio unitario: $3.500
Precio total: $10.500
Total a pagar: $10.500
Fecha de entrega: 02/12/2024
Dirección de entrega: Avenida 456, CABA, Argentina
[Firmas]
Los datos presentados en este modelo de orden de compra son ficticios, y tienen como propósito ofrecerte un ejemplo claro para que aprendas a realizar una orden de pedido. Ten en cuenta que el campo de RUT es equivalente al ID en tu país.
Modelo de orden de compra 2
Fecha: 30/04/2024
N° de orden: 00304
Datos del proveedor: Sr. Aquaman – Servicios Marítimos Atlantis Inc.
ID: 12-34567891-2
Dirección: Av. Océano Pacífico, 42. Atlantis, Océano Atlántico
Teléfono: 9999-2121
Correo electrónico: [email protected]
Datos del cliente: Poseidón
ID: 98-76543219-8
Dirección: Av. Océano Índico, 101. Atlantis, Océano Índico
Teléfono: 8888-9999
Correo electrónico: [email protected]
Descripción de la compra: Redes de pesca ecológicas para acuicultura
Cantidad: 200
Precio unitario: $450
Precio total: $90.000 (+IVA 9%)
Total a pagar: $98.100
Fecha de entrega: 05/05/2024
Dirección de entrega: Av. Océano Índico, 101. Atlantis, Océano Índico
[Firmas]
Modelo de orden de compra 3
Fecha: 10/06/2025
N° de orden: 00789
Datos del proveedor: Sr. Willy Wonka – Industrias Wonka S.A.
ID: 12-34567891-2
Dirección: Calle de los Dulces, 123. Ciudad de las Fantasías, UK
Teléfono: 7890-4561
Correo electrónico: [email protected]
Datos del cliente: Charlie Bucket
ID: 98-76543219-8
Dirección: Avenida del Chocolate, 321. Ciudad de las Fantasías, UK
Teléfono: 8888-9999
Correo electrónico: [email protected]
Descripción de la compra: Barras de chocolate con relleno de caramelo
Cantidad: 500
Precio unitario: $50
Precio total: $25.000 (+IVA 9%)
Total a pagar: 27.250
Fecha de entrega: 20/06/2025
Dirección de entrega: Avenida del Chocolate, 321. Ciudad de las Fantasías, UK.
[Firmas]
Modelo de orden de compra 4
Fecha: 15/10/2024
N° de orden: 00234
Datos del proveedor: Sr. Albus Dumbledore – Almacenes Hogwarts Supplies Ltda.
ID: 12-34567891-2
Dirección: Callejón Diagon, 7 ¾. Londres, Reino Unido
Teléfono: 5544-3388
Correo electrónico: [email protected]
Datos del cliente: Minerva McGonagall
ID: 98-76543219-8
Dirección: Callejón Knockturn 676, Londres, Reino Unido
Teléfono: 8888-9999
Correo electrónico: [email protected]
Descripción de la compra: Pizarras mágicas resistentes a hechizos
Cantidad: 50
Precio unitario: $600
Precio total: $30.000 (+IVA 9%)
Total a pagar: $32.700
Fecha de entrega: 28/10/2024
Dirección de entrega: Avenida 456, CABA, Argentina
[Firmas]
¡Y llegamos al final!
Esperamos que este contenido sobre cómo hacer una orden de compra, sus características, componentes y el concepto en general te haya resultado útil.
Como vimos, este es un documento que puedes crear en una hoja de cálculo o de texto, a través de un software o con ayuda de nuestra planilla gratuita creada en Tiendanube.
Por último, ten en cuenta que este post no tiene el carácter de asesoría o recomendación para adoptar un criterio fiscal determinado, el cual deberá ser consultado con los asesores impositivos respecto de todas las consecuencias fiscales en la medida que se considere necesario.
En este sentido, esta guía no constituye asesoramiento o servicio profesional por parte de Tiendanube sobre ningún asunto en particular. La empresa no asume ninguna responsabilidad por los daños y perjuicios resultantes o que tengan conexión con el empleo de esta información.
