¿Cómo marcar un paquete para enviar? Todo lo que necesitas saber
El proceso de despachar mercancías puede parecer sencillo. Sin embargo, tener claro cómo marcar un paquete para enviar hace la diferencia entre una entrega exitosa y la posibilidad de que se pierda en el camino o que no llegue a tiempo.
Según datos de la Superintendencia de Transporte, las principales razones que influyen en la calidad de las entregas en Colombia son: afectación de la encomienda (33,31%), incumplimiento de itinerario (13,44%), atención al usuario (12,73%) y no prestación del servicio (7,64%), entre otras.
Por ello, no sólo se debe asegurar que la información del remitente y destinatario esté visible, sino que sea clara y precisa. Además, es importante elegir los materiales adecuados, tanto para el embalaje como la marcación, ya que así las empresas de envío pueden dar un tratamiento adecuado en cada etapa del proceso.
¿Tienes una tienda en línea o vendes productos por internet? En este artículo aprenderás cómo marcar un paquete para enviar de forma efectiva, con lo cual podrás reducir riesgos y garantizar las entregas. 📦
¿Cómo marcar un paquete para enviar?
Ya sea que estés enviando un producto a un cliente, un documento a un socio comercial o un regalo, el rótulo para envíos ayuda a garantizar que tu paquete llegue a su destino de forma segura y oportuna.
La información básica que debes considerar para marcar una encomienda es:
- Datos del remitente. Corresponde a la información básica de quien envía el paquete (nombre, dirección, ciudad y teléfono).
- Datos del destinatario. Se incluyen datos de la persona o empresa que recibirá (nombre o razón social, persona de contacto, dirección, ciudad y teléfono).
- Información adicional. Contempla instrucciones específicas para la entrega, así como datos adicionales que puedan ser relevantes para la empresa de envíos (material frágil, entregar en recepción, entre otros).
Si quieres tener claro cómo marcar un paquete para enviar, estos son datos necesarios. Con ellos, te aseguras de cumplir los requisitos de seguridad y normativas de transporte establecidas para minimizar contratiempos durante el traslado del paquete. 🚚
¿Qué es el rótulo de envío?
El rótulo de envío es la etiqueta o marcación que se incluye en el exterior de un paquete. Su objetivo es proporcionar información relevante acerca del destinatario y remitente, pero también sirve para identificar el contenido de la encomienda.
Esta etiqueta suele contener datos como nombres completos de quien envía y recibe, además de las direcciones de origen y destino. También es aconsejable incluir instrucciones precisas o información útil que facilite el proceso de transporte y entrega.
El rótulo de envío te servirá para garantizar que la encomienda sea dirigida correctamente y llegue a su destino de manera segura y oportuna.
Datos para enviar un paquete
Ahora que tienes claro cómo marcar un paquete para enviar, te diré cuáles son los datos esenciales que debes contemplar.
Información del remitente
La información del remitente asegura que el paquete sea enviado al lugar indicado y hace posible la devolución, en caso de que surja un problema durante el envío.
Asegúrate de incluir:
- Nombre completo o razón social
- Número de documento de identidad o NIT, en caso de que sea una persona jurídica
- Número de teléfono fijo o celular
- Dirección exacta
- Código postal
- Departamento
- Ciudad
- Nombre y teléfono de un contacto adicional
📌 Si el envío es internacional, no olvides incluir el país.
Información del destinatario
Para el caso de los datos del destinatario, se debe contemplar:
- Nombre completo o razón social
- Número de documento de identidad o NIT, en caso de que sea una persona jurídica
- Número de teléfono fijo o celular
- Dirección exacta
- Código postal
- Departamento
- Ciudad
- Número de la orden de compra o de pedido
- País, en caso de que el envío sea internacional
El código postal es importante porque sirve para identificar la posición geográfica, tanto del remitente como del destinatario. Puedes consultar el visor del código postal del Gobierno colombiano para determinar el número exacto que debes incluir.
Información adicional
Como parte de los datos adicionales, es recomendable especificar detalles que puedan ser útiles para el proceso de envío o para el destinatario. Algunos de ellos son:
- Instrucciones específicas para la entrega, como franja horaria
- Aclaraciones sobre el contenido del paquete, especialmente si se trata de artículos frágiles o perecederos
- Información sobre un seguro de envío, en caso de que aplique
- Etiquetas de advertencia
- Datos adicionales de contacto, como correo electrónico
- Indicaciones en caso de devolución
Esta es la recopilación de datos básicos que te ayudará a tener claro cómo marcar un paquete para enviar. La información facilitará la entrega y permitirá una comunicación eficiente durante el proceso de envío, en caso de ser necesario.
¿Cómo se marca un sobre o una encomienda?
Para marcar un sobre o una encomienda, además del nombre y los datos de contacto, debes tener en cuenta en dónde ubicar cada una de las direcciones, tanto del remitente como del destinatario.
- Dirección del remitente. Esquina superior izquierda o en el reverso del sobre.
- Dirección del destinatario. Borde inferior derecho.
Asegúrate de incluir la dirección exacta y los detalles que faciliten la ubicación y entrega como número de oficina o apartamento, bloque o torre, localidad y barrio, entre otras.
Por lo general, las empresas de envío guían a los usuarios sobre cómo marcar una encomienda o cómo marcar una caja para enviar. Estos son algunos ejemplos de Servientrega e Inter Rapidísimo, dos de las transportadoras líderes en Colombia.
Cómo marcar un paquete para enviar por Servientrega
De acuerdo con Servientrega, los envíos deben cumplir con condiciones mínimas de empaque y embalaje:
- El paquete debe estar sellado.
- Es necesario que el contenido esté identificado con los datos del remitente y destinatario, incluyendo nombres, direcciones y números de teléfono.
- Se deben incluir pictogramas según las condiciones de manipulación y transporte. Por ejemplo, en caso de mercancía peligrosa.
- El envío debe estar identificado con la guía correspondiente.
- El embalaje debe adaptarse al tamaño, peso y nivel de fragilidad del producto.
Cómo marcar un paquete para enviar por Interrapidísimo
Las siguientes son las recomendaciones generales de Interrapidísimo con respecto a la identificación, rótulo y etiquetas de envío:
- El rótulo debe estar visible e indicar cómo el paquete debe ser manipulado o almacenado.
- Al reutilizar cajas, es importante eliminar rótulos anteriores.
- Las etiquetas deben ser duraderas, legibles y claras para cada caja.
- Si el envío contiene documentos, deben estar dentro del embalaje e informar que se encuentran allí.
- Siempre se deben incluir los datos del remitente y el destinatario.
4 pasos para enviar un paquete de forma segura y eficiente
Antes de marcar una encomienda, debes asegurar que esté preparada para el envío. Sigue este paso a paso que te ayudará a enviar paquetes fácilmente y garantizar una entrega segura y oportuna.
1. Elige la caja o sobre adecuado
Selecciona una caja de cartón resistente, un empaque con diseño exclusivo de tu marca o un sobre acolchado, dependiendo del tamaño y la fragilidad de los artículos que enviarás.
2. Protege el contenido
Utiliza papel burbuja o espuma para amortiguar los artículos frágiles y evitar que se muevan durante el transporte. Esto reducirá el riesgo de daños.
3. Sella el paquete
Emplea cinta adhesiva de alta calidad para cerrar las costuras y bordes de la caja. Asegúrate de que el sellado sea hermético para evitar la entrada de humedad o la pérdida de contenido.
4. Rotula o marca cada caja
Incluye la información necesaria para garantizar la entrega de los productos, como los datos del remitente y destinatario. Utiliza etiquetas resistentes e impermeables y asegúrate de evitar una doble rotulación, en caso de reciclar una caja o empaque.
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