Nómina electrónica en Colombia: ¿cómo cumplir ante la DIAN?

Directora de recursos humanos creando el documento de pago de nómina electrónica

En Colombia, las empresas están obligadas a emitir el documento de soporte de pago de nómina electrónica. De esta forma, podrán validar las obligaciones salariales y de prestaciones sociales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para respaldar costos o deducciones en el impuesto sobre la renta.

Esto significa que, como emprendedor o empresario con personas a cargo, tienes la responsabilidad de emitir el documento de nómina electrónica para cumplir con las regulaciones fiscales.

Se trata de una obligación consagrada en la Resolución 013 del 11 de febrero de 2021, expedida por la DIAN. Por lo tanto, no acatar las disposiciones podría acarrear sanciones o multas por parte de la entidad.

Si estás en proceso de formalizar tu empresa, es clave implementar sistemas eficientes de gestión de nómina desde el inicio de tus operaciones comerciales. Así podrás asegurar el cumplimiento adecuado de las obligaciones fiscales y laborales, evitando problemas legales o financieros en el futuro.

Te contaré lo que necesitas saber acerca de la nómina electrónica: qué es, quiénes están obligados a reportar, en qué fechas y qué información se debe entregar. ¡Sigue leyendo! 😉

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¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica es el documento digital que acredita los pagos o abonos relacionados con la nómina, los cuales se generan como resultado de una relación laboral.

Las empresas en Colombia tienen la posibilidad de deducir los costos de nómina para la declaración de impuestos y, para ello, deben hacer un reporte a la DIAN.

La forma como esta entidad pone a disposición de las compañías la acreditación de los pagos mensuales de nómina y de las provisiones por prestaciones sociales, es a través del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSPNE).

Este registro está compuesto por los valores devengados y deducidos de la nómina, así como del total que resulta de la diferencia entre estos dos conceptos.

Valores devengados de la nómina

Representan el monto total que el empleado gana por su trabajo. Entre ellos están:

  • Salario
  • Horas extras
  • Recargo nocturno
  • Cesantías
  • Intereses de cesantías
  • Primas
  • Vacaciones
  • Bonificaciones o comisiones
  • Viáticos
  • Auxilios
  • Anticipos

Valores deducidos de la nómina

Hacen referencia a la cantidad que se resta del salario bruto de un empleado. Aquí se contemplan:

  • Pensión
  • Salud
  • Retención en la fuente
  • Descuentos de libranzas o préstamos internos
  • Deducciones de aportes voluntarios de pensiones
  • Deducciones a cuentas de ahorro para el fomento a la construcción (AFC)

¿Quiénes están obligados a reportar la nómina electrónica?

De acuerdo con el Artículo 4 de la Resolución 013, las personas o empresas que deben presentar la nómina electrónica son aquellos contribuyentes que efectúan pagos o abonos como resultado de una vinculación laboral. Además, quienes necesitan respaldar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.

En resumen, si estás entre el siguiente grupo, debes generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina electrónica ante la DIAN:

  • Personas o empresas, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria.
  • Empresas que efectúan pagos a pensionados a cargo del empleador.
  • Empresas que deben soportar impuestos descontables por concepto de IVA (Impuesto sobre las Ventas), cuando aplique.

Directora de Recursos Humanos enviando la nómina electrónica a la DIAN

¿Qué información se reporta a la DIAN en la nómina electrónica?

Cada mes, en la nómina electrónica debes registrar los ingresos o devengos que el empleado ha recibido. Asimismo, se incluyen las deducciones correspondientes.

Es importante destacar que se reportan exclusivamente los pagos relacionados con los contratos laborales. Por lo tanto, se excluyen aquellos derivados de contratos por prestación de servicios o acuerdos comerciales.

Según lo estipulado en el Artículo 5 de la resolución de la nómina electrónica, esta se presenta a través de un documento de soporte de pago que debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

Tipo de Contenido Descripción
1. Denominación del documento Debe estar claramente identificado como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Información del emisor Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien está obligado a reportar.
3. Información del beneficiario del pago Apellidos y nombre(s) y número de Identificación del beneficiario del pago.
4. Código único del documento Código único del documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE.
5. Número de identificación interna Consecutivo que corresponde a un sistema interno de numeración, asignado por quien reporta.
6. Conceptos y valores devengados de nómina Contenido y montos de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
7. Conceptos y valores deducidos de nómina Contenido y montos de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
8. Valor total diferencia entre devengado y deducido Total resultante de restar el valor devengado de nómina al valor deducido de nómina.
9. Información y contenido adicional Contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica» establecido en el artículo 20 de la Resolución 013.
10.  Medio de pago utilizado para la contraprestación Medio de pago que el empleador utiliza para entregar la contraprestación económica por los servicios prestados por el beneficiario del pago.
11.  Fecha y hora de generación Fecha y hora de generación del documento.
12.  Firma digital del sujeto Firma digital de quien reporta, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN.
13.  Información del proveedor de soluciones tecnológicas Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del proveedor de soluciones tecnológicas, así como la identificación del software utilizado.

¿Cuándo se presenta la nómina electrónica?

El documento se debe generar de forma mensual y el plazo para enviar la nómina electrónica a la DIAN está entre los 10 primeros días hábiles de cada mes.

Toma en cuenta que lo que se reporta es la información que corresponde al salario del mes inmediatamente anterior.

Si es la primera vez que realizas pagos a tus empleados, de acuerdo con el calendario de nómina electrónica, tendrás dos meses para llevar a cabo el proceso de habilitación y hacer la transmisión del documento.

👉🏻  Te recomiendo que consultes frecuentemente la página de la DIAN donde encontrarás información relevante sobre este tema, como el marco normativo, documentación técnica, instructivos y videos, para que evites una posible sanción por no enviar la nómina electrónica.

¿Cómo generar el documento de nómina electrónica?

Existen varios mecanismos para realizar la transmisión del documento DSPNE. Entre ellos, puedes contemplar la opción gratuita de la DIAN, utilizar el servicio de operadores de seguridad social o respaldar esta gestión a través de un software de nómina.

Software gratuito de la DIAN

Este servicio está disponible para todos contribuyentes, desde personas, microempresarios o Pymes, hasta grandes empresas, permitiéndoles reportar la nómina electrónica de forma directa.

Puedes consultar el instructivo para generar el documento a través de la solución gratuita del sistema de factura electrónica de la DIAN.

Proveedores tecnológicos

Los proveedores tecnológicos son personas jurídicas habilitadas por la DIAN para prestar los servicios de generación, transmisión, entrega, recepción y conservación de facturas electrónicas de venta y de nóminas electrónicas.

Estas empresas actúan como intermediarios a quienes se les envía la información de los pagos de nómina y se encargan de firmar los documentos y transmitirlos a la DIAN.

Algunos operadores de seguridad social, como Miplanilla, SOI y Aportes en Línea, han optado por ser proveedores tecnológicos y cuentan con un portal para hacer los reportes de la nómina electrónica.

Software de nómina

Si cuentas con un software que facilite la preparación de la nómina electrónica DIAN, puedes transmitirla firmándola a nombre propio, a través del certificado digital de firma electrónica.

Esta opción puede ayudarte a agilizar tanto la preparación como la transmisión de la nómina, reduciendo el margen de error y optimizando la eficiencia del proceso.

Algunos de los sistemas en Colombia que realizan la preparación del documento son:

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Beneficios de implementar la nómina electrónica

Como sucede con otros procesos de transformación digital, la capacidad de agilizar la gestión administrativa es uno de los aspectos destacados de proyectos como la nómina electrónica, la cual hoy forma parte del sistema de facturación electrónica en Colombia.

De acuerdo con el Abecé del documento DSPNE publicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, estos son algunos beneficios que se logran al transmitir esta información a la DIAN:

  • Aplicar en la declaración de renta los costos y deducciones que valide la DIAN.
  • Digitalizar los comprobantes fiscales para mejorar su consulta y seguimiento.
  • Acceder a servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
  • Asegurar la actualización de información sobre costos, deducciones e impuestos descontables que se reportan a la DIAN.

Asegura el cumplimiento de tus deberes fiscales

La visión que tiene la administración tributaria de Colombia, a través de la DIAN, es que el 100% de los comprobantes fiscales sean electrónicos. Hasta el momento, esto se ha logrado con la factura de venta, el documento de soporte de pago de nómina y el documento de soporte de adquisiciones con no obligados a facturar.

Ya lo sabes, a través de la nómina electrónica, podrás soportar fiscalmente los costos y las deducciones en la declaración de renta.

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Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica

Según el Artículo 4 de la Resolución 013 de la DIAN, están obligadas a presentar la nómina electrónica las personas naturales o jurídicas que realicen pagos o abonos derivados de una relación laboral. Asimismo, aquellos que necesiten respaldar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.

El documento de soporte de pago de la nómina electrónica debe ser generado mensualmente y el plazo para enviarlo a la DIAN es durante los primeros 10 días hábiles de cada mes. Es importante tener en cuenta que la información reportada corresponde a los pagos de salario del mes anterior.

En la nómina electrónica se reporta la información detallada sobre los ingresos o devengos de los empleados, como salario, horas extras y recargo nocturno. También se incluyen las deducciones de la nómina como pensión, salud y retención en la fuente, entre otras.

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