Cómo hacer un inventario: 4 métodos fáciles y eficaces
Si es tu primera vez haciendo un inventario o quieres mejorar la manera en la que mantienes el stock de tus productos en tu negocio, déjame decirte que has llegado al lugar adecuado, pues en este artículo no solo te diré cómo hacer un inventario, sino que te mostraré cuatro métodos diferentes para lograrlo, de modo que puedas elegir el que mejor se adapte a tu negocio.
Además, te incluiré tips que te ayudarán a hacerlo aún más fácil como esta plantilla de inventario en Excel. No te preocupes, que más adelante te enseñaré a usarla y dominarla como si fueras todo un experto en el arte de hacer inventarios. ¡Acompáñame!
¿Cómo empezar un inventario desde cero?
Para empezar a hacer un inventario desde cero, lo primero que debes considerar es la logística, ya que hacer el recuento de tu mercancía no es poca cosa. Por ello, te recomiendo seguir estos pasos:
- Ubica el espacio donde harás el recuento de los artículos.
- Define el sistema a seguir para hacer el inventario.
- Crea el documento donde registrarás los movimientos.
- Prográmate para dedicarle un tiempo a ello.
Permíteme explicarte un poco más sobre cada uno de estos puntos. En caso de que sea tu primera vez.
1. Ubica el espacio donde harás el recuento de los artículos
Para hacer un inventario, es probable que requieras de un espacio para ubicar los artículos, tanto los que ya has contado, como de aquellos que incluirás en el recuento. Para ello, necesitarás de un espacio limpio e iluminado para ubicar tu mercancía. A menudo, en las empresas que cuentan con un almacén, el inventario se hace en estos sitios o en caso de tener tiendas o puntos físicos de venta, también se aprovecha este espacio para hacer el conteo de productos.
2. Define el sistema a seguir para hacer el inventario
Existen distintos sistemas de inventarios, dependiendo del tipo de mercancía que comercialices. Ya sean cíclicos, perpetuos, de suministros, de materias primas, de existencias obsoletas, cada uno es diferente y requerirá de contabilizar características distintas. Elige el que mejor se adapte a tu objetivo y crea la herramienta de registro según los campos necesarios. ¿Necesitas ir un paso atrás? Entiende qué es un inventario y cuántos tipos de inventarios existen haciendo clic en el enlace.
3. Crea el documento donde registrarás los movimientos
¡Es la herramienta principal! Sin un documento donde se registren los resultados del inventario, es como si no se hubiera hecho recuento alguno. Para ello, es necesario que tengas el registro donde documentarás el conteo de artículos, ya sea en una libreta, mediante una computadora con Excel o con ayuda de un dispositivo móvil que registre los productos, escaneando etiquetas RFID, para empezar un inventario, estas herramientas serán imprescindibles. Prepáralas y procura tenerlas listas para usarlas el día del inventario.
4. Prográmate para dedicarle un tiempo a ello
Adicional a las herramientas, es necesario que programes el tiempo que dedicarás al inventario. Es probable que necesites hacer una pausa en tus ventas para realizarlo adecuadamente o solicitar ayuda de un equipo para hacerlo más dinámico y eficientemente. Capacitar a tu equipo sobre la manera en la que se hace un inventario es vital para reducir el tiempo que dedicarás a esta tarea.
💡Tip: si realizas inventarios cíclicos, la práctica puede ayudar a reducir la curva de aprendizaje y lograr que un inventario se realice en menos tiempo.
¿Cómo hacer un inventario a mano?
¡No te preocupes! Casi todos los que comenzamos con un emprendimiento, hacemos nuestros inventarios a mano, ya que en una etapa temprana, pareciese fácil llevar el control de nuestros productos en una libreta. Estos son los pasos que tendrías que seguir para lograrlo:
- Elige una libreta o un cuaderno para contener tu inventario.
- Crea la tabla con los campos de información que recolectarás.
- Planifica el método para contabilizar la mercancía.
- Acomódalos en bloques para facilitar el conteo.
- Realiza el conteo y registra tus resultados.
A continuación, te doy un poco más de información sobre cada paso. ¡Toma nota!
1. Elige una libreta o un cuaderno para contener tu inventario
Al hacer un inventario a mano, quizás la mejor recomendación que te puedo dar es que destines una libreta específica para registrar el conteo. Así podrás tener un historial de stock para la próxima vez que requieras contabilizar tu mercancía. Asegúrate de resguardarla como si fuera la herramienta más poderosa de tu negocio.
🚨Ojo: hacer un inventario a mano no es el método más recomendado, ya que aunque resguardes tu conteo en una libreta, esta se puede perder, mojar o arruinar, además de que notarás de que conforme pasa el tiempo, hacerlo en una libreta no es escalable. Opta por una herramienta que te permita llevar el conteo en digital o en la nube. ¡Así las probabilidades de que algo le suceda serán mínimas!
2. Crea la tabla con los campos de información que recolectarás
Aunque estos campos pueden ser personalizables según el tipo de inventario y mercancía que contabilices, la información que usualmente se recolecta en un inventario es:
- Código de producto
- Descripción
- Categoría
- Lugar de origen
- Modelo
- Color
- Número de piezas en stock
- Precio
- SKU
- Código de barras
Toma en cuenta que estos son campos recomendados. Puedes crear la tabla para el registro de tu inventario con la información que más sume valor a tu negocio. Tú decides qué información requieres para tener una fotografía completa de tu stock.
3. Planifica el método para contabilizar la mercancía
Elige el método que mejor se adapte para hacer tu inventario. Al hacerlo a mano, es probable que tengas espacio limitado. Puedes comenzar tu conteo por aquellos artículos con mayor volumen para lograr despejar el área más rápidamente y así quedarte con productos más pequeños. Considera cuál es la forma más eficiente de comenzar y planifica tu inventario en torno a eso.
4. Acomoda tu mercancía en bloques para facilitar el conteo
Ya definido el orden en el que realizarás tu conteo, acomoda la mercancía en bloques o secciones para facilitar el recuento y así no perder el orden mientras realizas tu inventario. Verás que avanzar por categorías te ayudará a hacerlo más eficiente y sin tanto desorden entre tus artículos.
💡Tip: si decides hacer tu inventario mediante una hoja de cálculo de Excel o algún otro recurso digital, podrás añadir filas en caso de querer registrar artículos faltantes al momento de contabilizar, mientras que en una libreta, no tendrás la posibilidad de agrupar los artículos en caso de tener faltantes. Considéralo al momento de planear tu conteo.
5. Realiza el conteo y registra tus resultados
Esta es quizás la parte más agotadora, pero la más importante de un inventario. Trata de registrar toda la información necesaria para tu negocio, llenando los campos definidos previamente. Al hacerlo a mano, es posible que se cometan errores en el recuento, para ello, te recomiendo hacer un recuento al final, para asegurarte que la cifra que tienes anotada en tu libreta es la correcta.
Ahora que sabes cómo hacer un inventario a mano, conoce otros métodos para hacerlo que pueden ser más efectivos como apoyándote de una hoja de Excel o mediante una aplicación específica para hacerlo.
¿Cómo hacer un inventario en Excel?
Conforme nuestro negocio crece, es común llegar a la conclusión de que una libreta no es la mejor manera de llevar el control de nuestro negocio y muchos de nosotros recurrimos a herramientas para lograrlo. Estos son los pasos que deberías seguir para hacer un inventario en Excel. ¡Toma nota!
- Abre Excel en tu computadora.
- Crea un nuevo documento para llevar tu inventario.
- Añade las columnas necesarias de acuerdo a tu negocio.
- Planifica el método para el conteo e identificación de productos.
- Registra los datos.
Dame oportunidad de explicarte un poco más sobre cada punto.
1. Abre Excel en tu computadora
También lo puedes hacer usando otros programas con hojas de cálculo, como Google Sheets, Numbers o la versión en la nube de Excel.
2. Crea un nuevo documento para llevar tu inventario
Similar a hacer un inventario a mano, necesitarás crear una hoja de cálculo para llevar el registro de tu mercancía. Puedes hacerlo con los campos más importantes de tus productos o aquellos que te permitan una identificación clara de tus productos. Si quieres ahorrar tiempo y esfuerzo, puedes descargar esta plantilla de inventario en Excel que hemos desarrollado aquí en Tiendanube y es completamente gratuita.
3. Añade las columnas necesarias de acuerdo a tu negocio
Una vez descargada, encontrarás en el interior las instrucciones para hacer uso de este documento, así como aquellos campos que debes mantener para que los cálculos se mantengan y funcione correctamente.
💡Tip: en caso de requerir más información en tu hoja de inventario, puedes añadir columnas y campos adicionales que te permitan sacarle mayor provecho a este recurso gratuito. ¡Personalízala de acuerdo a tu negocio!
4. Planifica el método para el conteo e identificación de productos
Con la plantilla ajustada, será ahora el momento de planificar el método ideal para el conteo de piezas, artículos o materias primas. Puede ser que lo hagas por bloques, por categorías de productos o incluso por stock en sucursales. Dependiendo de tu negocio y su operación puedes encontrar la manera ideal de realizar tu inventario.
💡Tip: en caso de que sea mucha mercancía o quieras realizar un inventario completo, puedes dividir esta tarea en varios días, seccionando la mercancía por bloques o por unidades de trabajo, de modo que no tengas que pausar operaciones por completo.
5. Registra los datos
Además de contabilizar la mercancía, al momento de hacer un inventario, deberás de incluir el registro de entradas y salidas, dos campos que encontrarás en nuestra plantilla de inventarios. En las entradas, se contabilizarán todas aquellas mercancías que se suman a lo que tienes en tu stock inicial, mientras que las salidas serán las piezas que se han vendido, se han traspasado, se han devuelto al proveedor o lo que saldrá como mercancía promocional.
💡Tip: la mercancía que se ha roto o que ya no saldrá a la venta, también debe ser contabilizada, aunque esta no debe incluirse en el documento del inventario, sino en un libro aparte donde puedas mantener el registro de la merma de tu negocio.
¿Cómo hacer un inventario en Word?
Sí, también es posible hacer un inventario en Word. En caso de que te sientas más cómodo con esta herramienta, estos son los pasos que deberías seguir para lograrlo:
- Abre Word en tu computadora.
- Crea un nuevo documento para llevar tu inventario.
- Añade las columnas necesarias de acuerdo a tu negocio.
- Planifica el método para el conteo e identificación de productos.
- Registra los datos.
Como ves, los pasos son muy similares, lo único que cambia es el programa donde mantendrás el registro. Aunque Microsoft Word puede ser muy dinámico, te recomiendo que utilices Excel, pues las hojas de cálculo te pueden ser de más ayuda que cualquier documento en un procesador de texto.
¿Cómo hacer un inventario rápido y efectivo?
En caso de que los métodos anteriores se queden cortos a comparación de las necesidades de tu negocio y busques otras alternativas para mantener el stock de tus productos, te comparto otro método para hacer un inventario fácil y rápido usando alguna de estas cuatro aplicaciones. ¡Sigue los pasos!
- Descarga una app para mantener el control de tu inventario.
- Crea la ficha de producto.
- Planifica la logística para comenzar el conteo.
- Registra los movimientos en la app.
- Sigue los pasos de la aplicación.
¡No te preocupes! A continuación encontrarás más información sobre cada paso.
1. Descarga una app para mantener el control de tu inventario
Afortunadamente, hoy existen distintas aplicaciones que pueden ser de mucha utilidad para hacer inventarios fáciles y rápidos. Estas son algunas de las apps disponibles para iOS y Android que puedes descargar y llevar digitalmente tu inventario.
- Zoho Inventory Management App (disponible para iOS)
- Stock e Inventario en línea (disponible para Android)
- Control de inventario (disponible para iOS)
- Stock e Inventario Simple (disponible para Android)
Te recomiendo que les eches un vistazo y veas las funcionalidades que cada una de estas aplicaciones te ofrece. Verás que algunas te ofrecen la posibilidad de capturar el registro de mercancía y trabajar en él desde múltiples ubicaciones, logrando que puedas trabajar desde tu computadora, en tu tablet o desde tu smartphone.
2. Crea la ficha de producto
Sin importar la aplicación que utilices, en casi todas deberás de crear la ficha del producto, la cual debe contener los datos más importantes para llevar el seguimiento de tus artículos. Puedes añadir fotos a las fichas de producto para tener un mejor control de las piezas y lograr una identificación más rápida.
3. Planifica la logística para comenzar el conteo
Como todo inventario, se requiere de una planificación especial para contar la mercancía, seccionándola por bloques, por categorías o por modelos. Antes de comenzar, deberás planear cómo será el registro de tus productos y la manera en la que puedes hacerlo más eficiente.
💡Tip: asignar códigos SKU y códigos de barras a tus productos puede ser una gran manera de eficientar un inventario, ya que en lugar de capturar los datos, solo tendrás que escanear la información del producto y automáticamente tendrás el registro de cada pieza en tu hoja de control. ¡Haz la prueba!
4. Registra los movimientos en la app
Una vez definida la logística, vendrá el momento de hacer el conteo de artículos y registrar los movimientos en la aplicación. Hazlo tal y como lo harías en un documento de Excel o en cualquier otra herramienta. Recuerda que deberás completar los campos para que al exportar tu documento, no queden celdas vacías. ¡No olvides guardar los cambios!
5. Sigue los pasos de la aplicación
Al terminar tu inventario, dependiendo de la aplicación que hayas seleccionado, puedes exportar tu documento a un formato .CSV, .XLSX y así poder dar un mejor formato al resultado final de dicha tarea.
En conclusión
Ahora que ya sabes cómo hacer un inventario de una tienda y distintos métodos para hacerlo, espero que lo practiques y personalices de acuerdo a tu negocio. La clave para hacerlo rápido y efectivo, está en la repetición y en la práctica, pues nadie nace siendo un experto en inventarios. Conforme lo hagas, te darás cuenta de cuáles son aquellas acciones que no solo facilitan el conteo de artículos, sino que te ahorran tiempo y esfuerzo.
Verás que un inventario actualizado y bien ejecutado puede ser una de las herramientas más valiosas para obtener respuestas útiles de tu negocio, como cuáles son los artículos que más se venden, los menos vendidos e incluso los que vale la pena cambiar de proveedor.
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