¿Qué es un inventario y para qué sirve en una empresa?

Por: Esteffy Rivera

Computadora que muestra la planilla de inventario de Tiendanube.

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¿Qué es un inventario y para qué sirve en una empresa?

Por: Esteffy Rivera

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Un inventario es una lista o relación de bienes, productos, recursos o cualquier objeto que pertenezca a una empresa, organización o persona. Gracias a este listado se pueden contabilizar las pertenencias y su valor.

En este post te vamos a contar todo sobre los inventarios, sus características, tipos y cómo hacer uno, con el objetivo de que puedas ponerlo en práctica en tu empresa para organizar tus productos.

Además, te compartiremos una planilla de inventario en Excel que vas a poder descargarte gratis y editar con la información de tu negocio. ¡Quedate hasta el final!

¿Qué es un inventario?

Un inventario es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona. En contabilidad es de gran importancia, ya que el stock se considera como un activo del negocio.

El concepto de inventario más conocido es el de un documento que enlista la mercancía de una empresa para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. Sin embargo, un inventario tiene más funciones.

Es decir, dependiendo del tipo de inventario, puede registrar y contabilizar propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc., por lo que no solo sirve para contabilizar las mercancías.

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¿Para qué sirve un inventario?

En líneas generales, un inventario sirve para tomar decisiones empresariales y crear estrategias referidas a la organización del negocio.

Por ejemplo, una empresa que se dedica a importar necesita saber la cantidad de existencias, para calcular un estimado de ventas y determinar el tiempo en que deberá solicitar más productos.

Otros casos que ejemplifican la utilidad de un inventario son conocer si es indispensable agilizar el proceso de cobro para incrementar el flujo de efectivo, o si se necesita contratar algún técnico para reparar equipo que está almacenado por estar descompuesto.

Por otra parte, es clave tener en cuenta que crear un inventario no siempre es suficiente para ordenar la logística y el funcionamiento general de un negocio. Si tenés una empresa mediana o grande, es posible que necesites un sistema de gestión o control de inventarios.

Este tipo de herramientas facilitan la definición de una estructura de costos y ayudan a prevenir la falta o el exceso de recursos en una empresa.

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Características de un inventario

Existen diferentes tipos de inventario y métodos para su control pero, en términos generales, sus características o elementos esenciales son los siguientes:

  1. Nombre del objeto inventariado
  2. Código de identificación
  3. Valor del artículo que se registra
  4. Costo
  5. Descripción detallada de lo que se contabiliza
  6. Cantidad de artículos con las mismas características
  7. Tipo de movimiento (entradas o salidas)
  8. Estado o estatus del objeto
  9. Periodo de revisión

Ahora profundicemos un poco en cada característica.

1. Nombre del objeto inventariado

Permite identificar de manera sencilla los artículos, bienes o servicios que se están registrando para su control y manejo. Este elemento de los inventarios facilita la labor de ventas y otras actividades con fines comerciales.

2. Código de identificación

Los códigos SKU funcionan de forma similar al nombre, pero están diseñados para tener un mejor control interno en la cadena de producción o de suministro.

Son más sencillos de leer para máquinas, personas y sistemas de control de inventarios. Además, reducen el riesgo de errores.

3. Precio del artículo que se registra

En los inventarios de control de mercancías, el precio es uno de los datos más importantes. En una fecha especial de muchas ventas como Hot Sale, es indispensable tener el precio actualizado para evitar pérdidas de dinero o equivocaciones, que deriven en denuncias por incumplimiento de precio o publicidad engañosa.

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4. Costo

Esta información ayuda en la fijación de precios de un negocio, pero también permite evaluar compras de mobiliario, maquinaria o equipo en las empresas.

Por ejemplo, para medir el éxito de la inversión en un lote de sillas de escritorio que se deterioraron en un tiempo reducido o viceversa.

5. Descripción detallada de lo que se contabiliza

Las descripciones de los inventarios ofrecen información adicional en caso de que existan artículos con nombres o códigos similares.

7. Cantidad de artículos con las mismas características

Conocer la cantidad total de objetos inventariados de un mismo artículo evita la sobreventa de inventario, adquisición de mercancía, insumos o mobiliario que podría caducar o quedar obsoleto y convertirse en pérdidas para la empresa.

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8. Tipo de movimiento (entradas o salidas)

Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) ayudan a mantener la cantidad total de artículos actualizada. Lo ideal es tener inventarios automatizados para agilizar esta tarea.

9. Estado o estatus del objeto

El estado o estatus brinda información especial de la empresa que opera el inventario y el tipo de mercancía o artículos que enliste. Para alimentos perecederos, el estatus puede ser el tiempo de vida y para un inventario de mobiliario de operación, si la máquina u objeto está en uso o disponible para asignar a un colaborador.

📌 Nota: este dato es uno de los más personalizables de un inventario. ¡Usalo a tu favor!

10. Periodo de actualización y revisión

En la actualidad, son cada vez menos comunes los inventarios manuales. Un sistema de inventarios de una empresa grande se modifica automáticamente en tiempo real, incluso los que se llevan en Excel pueden automatizarse.

Por otro lado, la periodicidad de revisión y cotejo de información se convierten en otras características personalizables de los inventarios.

Para determinar la periodicidad de revisión, se realiza una predicción (también conocido como forecast) de vida del inventario y se ejecutan revisiones de control dentro de ese periodo de tiempo o de manera permanente, según las necesidades de la empresa.

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Tipos de inventario

A continuación, te compartimos los 22 tipos de inventario más conocidos, con el fin de que analices cuál o cuáles usar en tu empresa:

1. Inventario inicial

Informa sobre los productos y materiales así como su valor al comienzo de un periodo o ejercicio contable. Coincide con el inventario final del periodo anterior.

2. Inventario final

Se calcula al final de un ejercicio contable para conocer las cantidades o existencias de materiales y productos así como su valor, con el objetivo de identificar las ganancias o pérdidas del periodo y definir el presupuesto del siguiente año.

3. Inventario de anticipación o previsión

Este es un tipo de inventario auxiliar o adicional y su principal función es prever incrementos de ventas por fechas especiales o estacionalidad.

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4. Inventario periódico

Es aquel que se actualiza o revisa cada determinado tiempo o periodo, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc.

5. Inventario perpetuo o permanente

Un inventario perpetuo se actualiza de forma automática en el preciso instante en el que se realiza una transacción, ya sea entrada o salida. También tiene en cuenta las devoluciones o pérdidas de producto.

6. Inventario anual

Su función es apoyar al inventario contable para verificar los resultados. La revisión es manual y es uno de los inventarios más laboriosos.

7. Inventario cíclico o rotativo

A diferencia del inventario anual, un inventario cíclico se elabora en intervalos de tiempo regulares durante el año. De esta manera, no se espera al final del año para realizar el conteo de mercancías o productos.

8. Inventario de materia prima

Este tipo de inventario solo contabiliza los insumos o materias primas que se utilizan para la producción de un producto final.

9. Inventario en lote o de tamaño de lote

Es utilizado para producir o adquirir la cantidad exacta de mercancía según la demanda del negocio a un precio específico por el lote completo, para evitar la acumulación de productos al siguiente periodo o inventario. Así, se minimizan los costos.

10. Inventario en consignación

Un inventario de consignación no pertenece ni forma parte de los activos de la persona que lo vende. Es decir, quien vende los productos no los compra, solo se encarga de comercializarlos por una comisión de venta.

11. Inventario de suministros de fábrica

A diferencia del inventario de materias primas, este tipo de inventario registra los materiales que se utilizan para la fabricación de productos finales pero que, por su tamaño o naturaleza, son difíciles de cuantificar por piezas.

12. Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso

Durante la fabricación, sobre todo en fábricas muy grandes, se utiliza este tipo de inventario para conocer el ritmo de producción y transformación de materia prima a productos terminados.


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13. Inventario de productos terminados

Como su nombre lo indica, contabiliza los productos ya fabricados y listos para su comercialización. Se utiliza en fábricas para transferir estos productos al almacén y que continúen su recorrido en la cadena de suministro.

14. Inventario de mercancías

Es el inventario más popular, ya que cuantifica los productos que son comercializados por una empresa.

15. Inventario en tránsito

Registra los productos que están siendo trasladados al almacén de fábrica, centros de distribución o con los proveedores.

16. Inventario de seguridad o de reserva

Su función es similar a la de un inventario de previsión: busca evitar el desabastecimiento de productos en crisis o incrementos de demanda del mercado.

17. Inventario de desacoplamiento

Se utiliza en procesos de fabricación, cuando se trata de procesos de producción diferente.

18. Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas

Contabiliza los productos o bienes que dejaron de funcionar, caducaron, sufrieron daños o deterioro, por lo que no pueden ser comercializados o utilizados.

19. Inventario disponible

Registra la cantidad de productos o bienes que están disponibles para uso, comercialización o traslado al almacén.

20. Inventario online

Se almacena en internet y permite la actualización y sincronización de varios sistemas de inventario.

21. Inventario en cuarentena

Indica los bienes, mercancías o productos que deben almacenarse por un tiempo determinado antes de poder comercializarlos o hacer uso de ellos. Es común en industrias como la alimentaria.

22. Inventario MRO

Este tipo de inventario registra los materiales para mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa.

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Cómo hacer un inventario para tu pyme

Realizar un inventario y mantenerlo actualizado es una tarea que se complejiza a medida que el negocio crece. Sin embargo, es una práctica necesaria para cualquier tipo de empresa y estos son los pasos a seguir para lograrlo:

  1. Contabilizar las entradas de productos o mercancía.
  2. Registrar las ventas o salidas.
  3. Monitorear tu inventario.
  4. Guardar los datos de tus proveedores en caso de requerir un producto antes.
  5. Automatizar el inventario en la medida de lo posible.

La forma más sencilla para controlar el inventario de un negocio en crecimiento es mediante el uso de un ERP.

Un ERP (Enterprise Resource Planning), o Planificación de Recursos Empresariales en español, es un sistema de gestión que automatiza los principales procesos de una empresa, centralizando la información en una sola plataforma.

Este software conecta diferentes áreas de una compañía, como producción, inventario, finanzas, ventas, logística, recursos humanos, marketing, entre otros.


Conocé más sobre este tema:

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Ahora bien, si tenés un negocio pequeño y preferís comenzar de forma manual, te compartimos a continuación una práctica planilla de Excel para llevar el control de tu inventario.

Planilla de inventario en Excel

Gif que muestra cómo funciona la planilla de control de inventario de Tiendanube.

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En conclusión

Un inventario es una herramienta fundamental para administrar y gestionar mercancías, bienes o productos. Es esencial para el funcionamiento de negocios de todos los tamaños, así como lo son las redes sociales o pagar los impuestos.

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Preguntas frecuentes sobre los inventarios

El inventario físico consiste en contar productos o mercancías de forma manual, para crear el documento donde se registran y contabilizan bienes y recursos de una empresa o persona.

El stock de inventario es la cantidad de productos o mercancías que se encuentran disponibles para comercializar. Por ejemplo, es común escuchar en un almacén que “el stock de inventario de remeras está por agotarse”. Es una forma de llamar a las existencias en un almacén.

Es aquel que se actualiza de forma automática en el preciso instante en el que se realiza una transacción.

Un inventario contable sirve para llevar un control de los bienes de una empresa, así como el momento en el que se adquirieron, su valor, etcétera, con la finalidad de realizar los cálculos necesarios para el pago de impuestos y el análisis financiero de la compañía.

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