¿Qué es un inventario y para qué sirve en una empresa?
Un inventario es una lista o relación de bienes, productos, recursos o cualquier objeto que pertenezca a una empresa, organización o persona. Gracias a este listado se pueden contabilizar las pertenencias y su valor.
En este post te vamos a contar todo sobre los inventarios, sus características, tipos y cómo hacer uno, con el objetivo de que puedas ponerlo en práctica en tu empresa para organizar tus productos.
Además, te compartiremos una planilla de inventario en Excel que vas a poder descargarte gratis y editar con la información de tu negocio. ¡Quedate hasta el final!
¿Qué es un inventario?
Un inventario es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona. En contabilidad es de gran importancia, ya que el stock se considera como un activo del negocio.
El concepto de inventario más conocido es el de un documento que enlista la mercancía de una empresa para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. Sin embargo, un inventario permanente tiene más funciones.
Es decir, dependiendo del tipo de inventario, puede registrar y contabilizar propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc., por lo que no solo sirve para contabilizar las mercancías.
💡 Si estás creando una empresa desde cero o digitalizando un negocio que hoy solo cuenta con locales a la calle, tené en cuenta que con Tiendanube vas a poder llevar un control de todo tu inventario, agilizando así las tareas operativas de tu tienda. Hacé clic en “Crear tienda” y probá gratis la plataforma por 30 días:
¿Para qué sirve un inventario?
En líneas generales, un inventario sirve para tomar decisiones empresariales y crear estrategias referidas a la organización del negocio.
Por ejemplo, una microempresa que se dedica a importar necesita saber la cantidad de existencias, para calcular un estimado de ventas y determinar el tiempo en que deberá solicitar más productos.
Otros casos que ejemplifican la utilidad de un inventario son conocer si es indispensable agilizar el proceso de cobro para incrementar el flujo de efectivo, o si se necesita contratar algún técnico para reparar equipo que está almacenado por estar descompuesto.
Por otra parte, es clave tener en cuenta que crear un inventario no siempre es suficiente para ordenar la logística y el funcionamiento general de un negocio. Si tenés una empresa mediana o grande, es posible que necesites un sistema de gestión o control de inventarios.
Este tipo de herramientas facilitan la definición de una estructura de costos y ayudan a prevenir la falta o el exceso de recursos en una empresa.
🎯 ¿Tenés una Tiendanube y te gustaría integrar un sistema de gestión? Ingresá en nuestra Tienda de Aplicaciones y encontrá la opción que mejor se ajuste a las necesidades de tu marca.
Características de un inventario
Existen diferentes tipos de inventario y métodos para su control pero, en términos generales, sus características o elementos esenciales son los siguientes:
- Nombre del objeto inventariado
- Código de identificación
- Valor del artículo que se registra
- Costo
- Descripción detallada de lo que se contabiliza
- Cantidad de artículos con las mismas características
- Tipo de movimiento (entradas o salidas)
- Estado o estatus del objeto
- Periodo de revisión
Ahora profundicemos un poco en cada característica.
1. Nombre del objeto inventariado
Permite identificar de manera sencilla los artículos, bienes o servicios que se están registrando para su control y manejo. Este elemento de los inventarios facilita la labor de ventas y otras actividades con fines comerciales.
2. Código de identificación
Los códigos SKU funcionan de forma similar al nombre, pero están diseñados para tener un mejor control interno en la cadena de producción o de suministro.
Son más sencillos de leer para máquinas, personas y sistemas de control de inventarios. Además, reducen el riesgo de errores.
3. Precio del artículo que se registra
En los inventarios de control de mercancías, el precio es uno de los datos más importantes. En una fecha especial de muchas ventas como Hot Sale, es indispensable tener el precio actualizado para evitar pérdidas de dinero o equivocaciones, que deriven en denuncias por incumplimiento de precio o publicidad engañosa.
4. Costo
Esta información ayuda en la fijación de precios de un negocio, pero también permite evaluar compras de mobiliario, maquinaria o equipo en las empresas.
Por ejemplo, para medir el éxito de la inversión en un lote de sillas de escritorio que se deterioraron en un tiempo reducido o viceversa.
5. Descripción detallada de lo que se contabiliza
Las descripciones de los inventarios ofrecen información adicional en caso de que existan artículos con nombres o códigos similares.
7. Cantidad de artículos con las mismas características
Conocer la cantidad total de objetos inventariados de un mismo artículo evita la sobreventa de inventario, adquisición de mercancía, insumos o mobiliario que podría caducar o quedar obsoleto y convertirse en pérdidas para la empresa.
8. Tipo de movimiento (entradas o salidas)
Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) ayudan a mantener la cantidad total de artículos actualizada. Lo ideal es tener inventarios automatizados para agilizar esta tarea.
9. Estado o estatus del objeto
El estado o estatus brinda información especial de la empresa que opera el inventario y el tipo de mercancía o artículos que enliste. Para alimentos perecederos, el estatus puede ser el tiempo de vida y para un inventario de mobiliario de operación, si la máquina u objeto está en uso o disponible para asignar a un colaborador.
📌 Nota: este dato es uno de los más personalizables de un inventario. ¡Usalo a tu favor!
10. Periodo de actualización y revisión
En la actualidad, son cada vez menos comunes los inventarios manuales. Un sistema de inventarios de una empresa grande se modifica automáticamente en tiempo real, incluso los que se llevan en Excel pueden automatizarse.
Por otro lado, la periodicidad de revisión y cotejo de información se convierten en otras características personalizables de los inventarios.
Para determinar la periodicidad de revisión, se realiza una predicción (también conocido como forecast) de vida del inventario y se ejecutan revisiones de control dentro de ese periodo de tiempo o de manera permanente, según las necesidades de la empresa.
Tipos de inventario
A continuación, te compartimos los 22 tipos de inventario más conocidos, con el fin de que analices cuál o cuáles usar en tu empresa:
1. Inventario inicial
Informa sobre los productos y materiales así como su valor al comienzo de un periodo o ejercicio contable. Coincide con el inventario final del periodo anterior.
2. Inventario final
Se calcula al final de un ejercicio contable para conocer las cantidades o existencias de materiales y productos así como su valor, con el objetivo de identificar las ganancias o pérdidas del periodo y definir el presupuesto del siguiente año.
3. Inventario de anticipación o previsión
Este es un tipo de inventario auxiliar o adicional y su principal función es prever incrementos de ventas por fechas especiales o estacionalidad.
🗓️ Enterate cuáles son las fechas más importantes del e-commerce en Argentina y aprovechalas para multiplicar la facturación de tu negocio. Desde este enlace también vas a poder descargarte gratis el calendario 2024.
4. Inventario periódico
Es aquel que se actualiza o revisa cada determinado tiempo o periodo, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc.
5. Inventario perpetuo o permanente
Un inventario perpetuo se actualiza de forma automática en el preciso instante en el que se realiza una transacción, ya sea entrada o salida. También tiene en cuenta las devoluciones o pérdidas de producto.
6. Inventario anual
Su función es apoyar al inventario contable para verificar los resultados. La revisión es manual y es uno de los inventarios más laboriosos.
7. Inventario cíclico o rotativo
A diferencia del inventario anual, un inventario cíclico se elabora en intervalos de tiempo regulares durante el año. De esta manera, no se espera al final del año para realizar el conteo de mercancías o productos.
8. Inventario de materia prima
Este tipo de inventario solo contabiliza los insumos o materias primas que se utilizan para la producción de un producto final.
9. Inventario en lote o de tamaño de lote
Es utilizado para producir o adquirir la cantidad exacta de mercancía según la demanda del negocio a un precio específico por el lote completo, para evitar la acumulación de productos al siguiente periodo o inventario. Así, se minimizan los costos.
10. Inventario en consignación
Un inventario de consignación no pertenece ni forma parte de los activos de la persona que lo vende. Es decir, quien vende los productos no los compra, solo se encarga de comercializarlos por una comisión de venta.
11. Inventario de suministros de fábrica
A diferencia del inventario de materias primas, este tipo de inventario registra los materiales que se utilizan para la fabricación de productos finales pero que, por su tamaño o naturaleza, son difíciles de cuantificar por piezas.
12. Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso
Durante la fabricación, sobre todo en fábricas muy grandes, se utiliza este tipo de inventario para conocer el ritmo de producción y transformación de materia prima a productos terminados.
13. Inventario de productos terminados
Como su nombre lo indica, contabiliza los productos ya fabricados y listos para su comercialización. Se utiliza en fábricas para transferir estos productos al almacén y que continúen su recorrido en la cadena de suministro.
14. Inventario de mercancías
Es el inventario más popular, ya que cuantifica los productos que son comercializados por una empresa.
15. Inventario en tránsito
Registra los productos que están siendo trasladados al almacén de fábrica, centros de distribución o con los proveedores.
16. Inventario de seguridad o de reserva
Su función es similar a la de un inventario de previsión: busca evitar el desabastecimiento de productos en crisis o incrementos de demanda del mercado.
17. Inventario de desacoplamiento
Se utiliza en procesos de fabricación, cuando se trata de procesos de producción diferente.
18. Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas
Contabiliza los productos o bienes que dejaron de funcionar, caducaron, sufrieron daños o deterioro, por lo que no pueden ser comercializados o utilizados.
19. Inventario disponible
Registra la cantidad de productos o bienes que están disponibles para uso, comercialización o traslado al almacén.
20. Inventario online
Se almacena en internet y permite la actualización y sincronización de varios sistemas de inventario.
21. Inventario en cuarentena
Indica los bienes, mercancías o productos que deben almacenarse por un tiempo determinado antes de poder comercializarlos o hacer uso de ellos. Es común en industrias como la alimentaria.
22. Inventario MRO
Este tipo de inventario registra los materiales para mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa.
Cómo hacer un inventario para tu pyme
Realizar un inventario y mantenerlo actualizado es una tarea que se complejiza a medida que el negocio crece. Sin embargo, es una práctica necesaria para cualquier tipo de empresa y estos son los pasos a seguir para lograrlo:
- Contabilizar las entradas de productos o mercancía.
- Registrar las ventas o salidas.
- Monitorear tu inventario.
- Guardar los datos de tus proveedores en caso de requerir un producto antes.
- Automatizar el inventario en la medida de lo posible.
Sabiendo cómo hacer el inventario de un negocio en crecimiento, lo más sencillo para controlarlo es mediante el uso de un ERP.
Un ERP (Enterprise Resource Planning), o Planificación de Recursos Empresariales en español, es un sistema de gestión que automatiza los principales procesos de una empresa, centralizando la información en una sola plataforma.
Este software conecta diferentes áreas de una compañía, como producción, inventario, finanzas, ventas, logística, recursos humanos, marketing, entre otros.
🎯 Tal como mencionamos más arriba, si tenés una Tiendanube y querés integrar un sistema de gestión, podés ingresar en nuestra Tienda de Aplicaciones y encontrar la mejor alternativa para tu marca.
Ahora bien, si tenés un negocio pequeño y preferís comenzar de forma manual, te compartimos a continuación una práctica planilla de Excel para llevar el control de tu inventario.
Planilla de inventario en Excel
Hacé clic en el siguiente banner y descargate gratis la plantilla para el control de stock o inventario:
En conclusión
Un inventario es una herramienta fundamental para administrar y gestionar mercancías, bienes o productos. Es esencial para el funcionamiento de negocios de todos los tamaños, así como lo son las redes sociales o pagar los impuestos.
Y en esta misma línea de identificar los recursos vitales para hacer crecer una empresa, te invitamos a crear una tienda virtual con Tiendanube, para digitalizar tu negocio e impulsar exponencialmente el alcance de tu marca.
Te damos 30 días gratis para probar la plataforma y empezar a vender por internet de manera profesional.
