¿Qué es un inventario y para qué sirve en una empresa?
Un inventario es el registro detallado de bienes, productos, recursos u objetos que forman parte de los activos de una empresa, organización o individuo. Este listado permite contabilizar las propiedades y determinar su valor.
En este artículo, te vamos a explicar qué es un inventario, sus características, tipos y cómo hacer uno en 5 pasos.
Además, una plantilla de inventario en Excel gratuita para tu negocio.
¡Comencemos!
¿Qué es un inventario?
Un inventario es una lista que incluye todos los bienes, productos, activos y recursos disponibles en un negocio. Su propósito principal es facilitar el control y la gestión de estos activos, calcular su valor y proporcionar información clave para la toma de decisiones estratégicas.
Según el tipo de inventario, se puede incluir y contabilizar una variedad de activos, como propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos informáticos, cuentas por cobrar e inversiones bancarias, entre otros.
Por lo tanto, su utilidad no se limita únicamente a la gestión de existencias comerciales.
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¿Para qué sirve un inventario?
La información que proporciona un inventario resulta clave para:
- Controlar y gestionar los bienes, productos o recursos de un negocio.
- Calcular el valor de los activos disponibles.
- Prevenir pérdidas por faltantes o excesos de inventario.
- Optimizar el almacenamiento y el uso del espacio.
- Planificar compras y ventas de manera eficiente.
- Tomar decisiones estratégicas basadas en la rotación y disponibilidad de los productos.
Por ejemplo, una microempresa dedicada a la importación necesita conocer el nivel de existencias para calcular proyecciones de ventas y determinar el momento oportuno para realizar nuevos pedidos de productos.
¿Cuál es la importancia de un sistema de inventario?
La importancia de un sistema de inventario radica en su capacidad para optimizar la gestión de los recursos de una empresa. Facilita determinar la cantidad y el valor de los productos, prevenir escasez o excesos, estimar costos con precisión y tomar decisiones estratégicas, como acelerar el cobro o reparar equipos almacenados.
Además, para ser eficiente, el sistema debe complementarse con un control de inventario constante, que garantice una gestión adecuada, mantenga la operatividad de la empresa y maximice el uso de los recursos.
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Elementos de un inventario eficaz
Existen diversos tipos de inventarios y métodos para su control. En términos generales, los elementos esenciales que componen un inventario son los siguientes:
- Nombre del objeto inventariado
- Código de identificación único
- Valor del artículo
- Costo asociado
- Descripción detallada del artículo contabilizado
- Cantidad de artículos con características similares
- Tipo de movimiento (entrada o salida)
- Estado actual del artículo
- Periodo de revisión programado
- Ahora, profundicemos en cada una de estas características.
Nombre del objeto inventariado
Permite identificar de forma clara los artículos, bienes o servicios que están siendo registrados para su control y gestión. Esta información simplifica las tareas de ventas y otras actividades comerciales al proporcionar una identificación precisa de los productos.
Código de identificación único
Los códigos SKU operan de manera análoga al nombre, pero están específicamente diseñados para llevar un mejor control interno en la cadena de producción o suministro. Son más fáciles de leer para máquinas, personas y sistemas de gestión de inventarios, lo cual también disminuye el riesgo de errores.
Valor del artículo
En los inventarios de control de mercancías, el precio es un dato importante, especialmente durante eventos de alta demanda como ventas especiales o períodos de gran volumen como fin de año.
Es fundamental contar con precios actualizados para prevenir pérdidas económicas o errores que puedan resultar en denuncias por incumplimiento de precios o publicidad engañosa.
Costo asociado
El costo asociado es esencial para tomar decisiones informadas en un negocio. Por ejemplo, un emprendedor que gestiona una tienda virtual de productos de belleza debe tener en cuenta no solo el costo de compra de los productos, sino también los gastos de envío y cualquier otro costo operativo relacionado.
Al calcular y comprender el costo asociado de cada producto, es posible establecer precios competitivos que cubran estos gastos y aun así generen beneficios.
Descripción detallada del artículo contabilizado
Al igual que sucede con las descripciones de productos en una tienda virtual o catálogo digital, las descripciones de inventario proporcionan información adicional que resulta valiosa cuando existen artículos con nombres o códigos similares.
Cantidad de artículos con características similares
La cantidad de artículos con características similares en el inventario es importante para evitar la sobreventa de productos, así como la adquisición excesiva de mercancía, insumos o mobiliario que puedan caducar o volverse obsoletos, lo que podría resultar en pérdidas para la empresa.
Tipo de movimiento (entrada o salida)
El tipo de movimiento (entrada o salida) en el inventario permite mantener actualizada la cantidad total de artículos. Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) son fundamentales para el registro preciso de los artículos.
En sistemas de inventario automatizados, estos movimientos ahorran el trabajo de actualizar manualmente diferentes campos de información.
Estado actual del artículo
El estado actual del artículo proporciona información específica sobre la empresa que administra el inventario y el tipo de mercancía o artículos que incluye.
Por ejemplo, en el caso de alimentos perecederos, el estado puede indicar el tiempo de vida restante, mientras que en un inventario de mobiliario de oficina, podría señalar si la máquina u objeto está actualmente en uso o disponible para asignar a un colaborador.
Periodo de revisión programado
Es una característica cada vez más importante en los sistemas de inventario, especialmente con la disminución de los inventarios manuales. Los sistemas de inventario de grandes empresas se actualizan automáticamente en tiempo real, incluso aquellos gestionados en Excel pueden ser automatizados.
La periodicidad de revisión y cotejo de información se adapta a las necesidades específicas de cada organización. Para determinarla, se realiza una predicción de la vida del inventario, también conocida como forecast, y se llevan a cabo revisiones de control al cabo de ese tiempo o de forma continua, según lo requiera la empresa.
22 tipos de inventarios y sus usos
Los tipos de inventarios se clasifican según su función, momento de registro o propósito específico. Esta clasificación permite gestionar eficientemente los recursos, optimizar la producción y facilitar la toma de decisiones estratégicas en la empresa.
- Inventario inicial
- Inventario final
- Inventario de productos terminados
- Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso
- Inventario de materia prima
- Inventario de mercancías
- Inventario en tránsito
- Inventario disponible
- Inventario en cuarentena
- Inventario de anticipación o previsión
- Inventario periódico
- Inventario perpetuo o permanente
- Inventario anual
- Inventario cíclico o rotativo
- Inventario en lote o de tamaño de lote
- Inventario de seguridad o de reserva
- Inventario de desacoplamiento
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas
- Inventarios MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones)
- Inventario en consignación
- Inventario de suministros de fábrica
- Inventario online
A continuación, te explicaremos cómo organizan los recursos y activos de una empresa para una gestión más eficiente y efectiva.
Inventarios de control de existencias
En esta categoría, se incluyen diversos tipos que permiten monitorear y gestionar las existencias de forma eficiente, garantizando así un abastecimiento adecuado y una operación fluida.
- Inventario inicial: proporciona información detallada sobre los productos, artículos, materiales, etc., así como su valor al inicio de un periodo o ejercicio contable. Generalmente coincide con el inventario final del periodo anterior.
- Inventario final: se realiza al finalizar un ejercicio contable con el fin de determinar las cantidades o existencias de materiales, productos, artículos, etc., así como su valor. Su objetivo es identificar las ganancias o pérdidas del periodo. Además, el valor del inventario final facilita la elaboración del presupuesto del siguiente año.
- Inventario de productos terminados: se encarga de registrar los productos que han completado el proceso de fabricación y están listos para ser comercializados. Se utiliza en fábricas para transferir estos productos al almacén y dar continuidad a su recorrido en la cadena de suministro.
- Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso: se emplea durante el proceso de fabricación, especialmente en grandes fábricas, para monitorear el avance en la transformación de la materia prima en productos terminados. Su objetivo es conocer el ritmo de producción.
- Inventario de materia prima: se enfoca exclusivamente en contabilizar los insumos o materias primas utilizados en la producción de un producto final.
- Inventario de mercancías: es el más común, ya que registra y cuantifica los productos que una empresa comercializa.
- Inventario en tránsito: registra los productos que se encuentran en proceso de transporte o están siendo trasladados, ya sea hacia el almacén de la fábrica, centros de distribución o proveedores.
- Inventario disponible: registra la cantidad de productos o bienes que están listos para ser utilizados, comercializados o trasladados al almacén.
- Inventario en cuarentena: registra los bienes, mercancías o productos que deben ser almacenados por un período determinado antes de ser comercializados o utilizados. Este tipo de inventario es frecuente en industrias como la alimentaria.
Inventarios de planificación y gestión
Esta categoría agrupa una variedad de inventarios diseñados para anticipar y responder a las necesidades del mercado, así como para optimizar los procesos internos.
- Inventario de anticipación o previsión: es auxiliar y tiene como función principal anticipar aumentos en las ventas debido a fechas especiales o estacionalidad.
- Inventario periódico: este tipo de inventario se actualiza o revisa regularmente en intervalos predefinidos, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc.
- Inventario perpetuo o permanente: se actualiza automáticamente en el momento exacto de cada transacción, ya sea entrada o salida de productos. Además, registra de forma inmediata las devoluciones o pérdidas de producto.
- Inventario anual: se lleva a cabo una vez al año y tiene como objetivo respaldar la contabilidad verificando los resultados. La revisión se realiza de forma manual, lo cual lo convierte en uno de los inventarios más laboriosos.
- Inventario cíclico o rotativo: a diferencia del inventario anual, este tipo de inventario se lleva a cabo en intervalos regulares a lo largo del año. De esta manera, se realizan conteos periódicos en lugar de esperar hasta el final del año para verificar las existencias de mercancías o productos.
- Inventario en lote o de tamaño de lote: se emplea para producir o adquirir la cantidad precisa de mercancía según la demanda del negocio, a un precio específico por el lote completo. Su objetivo es evitar la acumulación de productos para el siguiente periodo o inventario, lo que contribuye a minimizar los costos.
- Inventario de seguridad o de reserva: similar al inventario de previsión, su objetivo es prevenir el desabastecimiento de productos durante crisis o aumentos repentinos de la demanda del mercado.
- Inventario de desacoplamiento: este tipo de inventario se emplea en procesos de fabricación donde intervienen etapas de producción diferentes.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas: registra los productos o bienes que ya no pueden ser comercializados o utilizados debido a que dejaron de funcionar, caducaron o sufrieron daños y deterioro.
- Inventarios MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones): registra los materiales para mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa.
Otros tipos de inventarios
Además de los inventarios de control de existencias y de planificación y gestión, hay categorías adicionales que abordan aspectos particulares de la gestión de activos y recursos.
- Inventario en consignación: no es propiedad ni forma parte de los activos de la persona que lo vende. En otras palabras, el vendedor no adquiere los productos, sino que se encarga únicamente de comercializarlos a cambio de una comisión de venta.
- Inventario de suministros de fábrica: en contraste con el inventario de materias primas, este tipo de inventario registra materiales utilizados en la fabricación de productos finales, pero que, debido a su tamaño o naturaleza, son difíciles de cuantificar por piezas individuales.
- Inventario online: se refiere a un inventario almacenado en internet que facilita la actualización y sincronización de múltiples sistemas de inventario.
¿Cómo hacer un inventario? Paso a paso
Realizar un inventario y llevar un control preciso se vuelve más desafiante a medida que el negocio crece. Sin embargo, es una práctica necesaria para cualquier tipo de empresa. Toma en cuenta estos puntos clave para garantizar una gestión eficiente de tu inventario:
- Establecer un sistema de registro
- Categorizar los productos
- Contar los productos
- Registrar la información
- Comparar con el inventario previo
- Revisar y ajustar
- Generar informes
- Implementar un control regular
- Automatizar tanto como sea posible
1. Establecer un sistema de registro
Lo primero es decidir cómo llevarás el control de tu inventario. Puedes optar por un sistema manual o un software especializado. El uso de herramientas digitales te permitirá actualizar y gestionar los datos con mayor precisión y eficiencia, lo que es fundamental a medida que tu empresa crece.
El uso de herramientas digitales te permitirá actualizar y gestionar los datos con mayor precisión y eficiencia, lo que es fundamental a medida que tu empresa crece. Tiendanube es una excelente opción, ya que te permite gestionar todo tu inventario de manera automatizada y en tiempo real, facilitando la actualización de stock y reduciendo errores.
💡 Tip: nuestra plantilla de control de inventario en Excel te resultará útil para organizar y registrar tus productos de forma eficiente.
2. Categorizar los productos
Organiza tus productos en categorías, como materia prima, productos terminados, mercaderías, etc. Esta clasificación facilitará tanto el conteo como el seguimiento de los productos, permitiendo identificar más fácilmente las existencias disponibles.
3. Contar los productos
Realiza un conteo físico de cada producto en tu inventario. Asegúrate de que todos los artículos estén correctamente etiquetados y organizados para facilitar el proceso. Este paso es clave para conocer con exactitud lo que tienes en existencia.
4. Registrar la información
Ingresa los datos de los productos contados en el sistema o formato seleccionado. Un registro preciso de las cantidades y valores permitirá tener una visión clara del inventario disponible y facilitará la toma de decisiones sobre reabastecimiento o ventas.
5. Comparar con el inventario previo
Revisa el inventario previo para detectar cualquier discrepancia entre las cantidades registradas y las contadas físicamente. Esto te ayudará a identificar posibles errores, pérdidas o productos fuera de lugar.
6. Revisar y ajustar
Si encuentras discrepancias o errores durante la comparación, realiza los ajustes necesarios. Este paso asegura que los datos de inventario estén alineados con la realidad, lo cual es crucial para mantener una operación fluida y evitar problemas en la gestión de recursos.
7. Generar informes
Elabora un informe detallado que incluya cantidades, valores y cualquier observación relevante. Los informes te ayudarán a tomar decisiones informadas sobre compras, ventas y gestión de stock, además de ser esenciales para la contabilidad y la planificación financiera.
8. Implementar un control regular
Establece un proceso de revisión y actualización periódica del inventario, ya sea semanal, mensual o en intervalos adecuados. Esto garantizará que siempre tengas datos precisos y actualizados, lo que es crucial para mantener un control eficiente y evitar faltantes o excesos de productos.
9. Automatizar tanto como sea posible
A medida que tu empresa crece, la gestión manual de inventarios puede volverse más desafiante. Los emprendedores deben lidiar con múltiples tareas, lo que puede dificultar un control preciso del inventario.
Tiendanube te permite automatizar el control de tu inventario. Esta plataforma actualiza tu inventario en tiempo real a medida que ingresan ventas, lo que te permitirá llevar un seguimiento más eficiente, optimizando las tareas operativas de tu tienda y facilitando la gestión del negocio.
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