Guía: qué es y cómo se implementa el control de inventarios
El control de inventarios de una empresa es una manera de organización. Su objetivo es garantizar el ordenamiento del suministro y las cantidades correctas para satisfacer la demanda.
En la actualidad, el control de inventarios es una pieza clave en el comercio de productos. También se le conoce como gestión de stock para documentar la entrada y salida de artículos.
En la era digital ofrece una gran ventaja competitiva y un ejemplo de esto es el crecimiento acelerado de compañías como Amazon y Mercado Libre.
En este artículo, vamos a conocer en detalle qué es el control de inventarios, su importancia en la cadena de suministro, los diferentes tipos de inventarios y métodos para su control en una empresa.
Esto te va a servir para saber cómo hacer un inventario, implementarlo en un e-commerce y evitar los principales errores al crear uno. También vamos a compartirte algunos tips y herramientas útiles para tu negocio.
En caso de que necesites una, acá podés descargar gratis nuestra planilla de control de inventarios. ¡Comencemos!
¿Qué es un inventario?
Un inventario es una relación de bienes, mercancías o artículos en existencia que pertenecen a una persona, institución o compañía, que le permiten funcionar o comerciar. Si necesitás profundizar más en la definición, te compartimos nuestro contenido sobre qué es un inventario.
Sigamos con los puntos clave sobre su significado y administración.
Tipos de mercancía de un inventario
Un inventario puede almacenar 3 tipos de bienes, que son:
- Materia prima: materiales para la creación de diferentes productos para la industria (a gran escala).
- Medios semielaborados: artículos que se encuentran entre la materia prima y los productos finalizados.
- Productos: artículos para el comercio al por menor.
¿Qué es el control de inventarios?
El control de inventarios es la actividad de registro físico o digital de todos los productos, materia prima, mercancías, mobiliario y maquinaria que una empresa almacena para la venta o el funcionamiento de la misma.
¿Para qué sirve el control de inventarios?
Tiene como principal finalidad organizar los artículos para maximizar las ganancias y ofrecer el mejor servicio al cliente al conocer los productos de alta demanda y mantenerlos en stock siempre, así como evitar la sobreventa de inventario.
¿Cuáles son los principales tipos de inventarios?
- Inventario inicial
- Inventario final
- Inventario de anticipación o previsión
- Inventario periódico
- Inventario permanente o perpetuo
- Inventario anual
- Inventario cíclico o rolativo
- Inventario de materia primas
- Inventario en lote o de tamaño de lote
- Inventario en consignación
- Inventario de suministros de fábrica
- Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso
- Inventario de productos terminados
- Inventario de mercancías
- Inventario en tránsito
- Inventario de seguridad o de reserva
- Inventario estacional
- Inventario de desacoplamiento
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas
- Inventario disponible
- Inventario online
- Inventario en cuarentena
- Inventario físico
- Inventario de máximos y mínimos
- Inventarios MRO (materiales para mantenimiento, reparación y operaciones)
Como ves, existen múltiples tipos de inventario y todos tienen diferentes finalidades (según el fin, la temporalidad, tipo de mercancía, periodicidad, etc.).
Métodos de control de inventarios
- PEPS
- UEPS
- Costo promedio
- Just in time
- Curva ABC
- Demanda independiente contra dependiente
La administración de inventarios para los diferentes tipos se rige también por diversos métodos de sistematización.
A continuación vamos a describir los 6 principales modelos en el comercio minorista.
1. PEPS
PEPS significa “primeras entradas, primeras salidas”, también conocido en inglés como FIFO que significa “first in, first out”. En otras palabras, hay que dar prioridad a los artículos más antiguos del inventario a la hora de realizar las entregas.
Este método se aplica generalmente a los bienes perecederos, como los de la industria de alimentos y bebidas.
Una de las características de este método es que en el inventario se actualiza al precio más reciente. Así, cuando hay una reducción en el precio, las ganancias aumentan y el valor del inventario se puede incrementar porque los costos iniciales de venta se conservan. Pero es importante que tomes en cuenta que los impuestos sobre el alquiler también van a aumentar.
2. UEPS
UEPS significa “últimas entradas, primeras salidas” o “last in, first out”, que es la sigla en inglés LIFO. Es decir, los artículos más nuevos deben venderse primero. A diferencia del formato anterior, este solo debe utilizarse si los productos no son perecederos.
3. Costo promedio
El costo promedio, como su nombre lo indica, es la suma de los costos de las mercancías nuevas y viejas, dividida por la cantidad total de los artículos.
Por ejemplo: si introdujiste 10 productos nuevos de 100 pesos (o sea, 1.000 pesos) y en el almacén ya tenías 12 productos antiguos de 50 (que equivale a 600 pesos), el cálculo será:
($1.000 + $600) / 22 = $ 72,72
Así, $72,72 es el costo promedio de cada artículo que tenés en inventario. Con este valor, podés renovar el precio de tus productos. Además, al promediar el costo de las mercancías más antiguas se obtiene un valor de inventario más cercano a la realidad.
4. Just in time
Just in time, que significa “justo a tiempo” en español, es una metodología que tiene como principio mantener la menor cantidad de productos en inventario y evitar el desperdicio.
Para que verdaderamente funcione, es esencial que encuentres un proveedor que ofrezca plazos de entrega rápidos. Además, el control de inventario debe ser de tipo permanente.
5. Curva ABC
La curva ABC es el método que clasifica los productos en función de su grado de rotación, en el cual:
- A es para los productos de alto rendimiento (los productos estrella de una tienda online);
- B es para los artículos que tienen un volumen de rotación medio y generan un menor retorno que el tipo A;
- C es para los artículos de bajo rendimiento.
6. Demanda independiente contra dependiente
En este caso, los modelos de control de inventarios suponen que la demanda de un artículo es independiente o dependiente de la de otros. Su principal función es reducir costos de almacenamiento y ordenar productos.
El método EOQ (Economic Order Quantity) o modelo de la cantidad económica a ordenar es uno de los más conocidos para el control de inventarios para demanda independiente. Se utiliza cuando la empresa tiene una demanda constante y, por lo tanto, requiere de uso y renovación ininterrumpida.
En cuanto a los métodos de control de inventario, cabe destacar que, en contabilidad, solo el método PEPS y el costo promedio se consideran modelos válidos para contabilizar y demostrar los valores en las declaraciones de impuestos.
📌 Importante: las metodologías presentadas anteriormente contemplan parámetros puramente de gestión (y no de contabilidad).
¿Cómo hacer la medición en un inventario físico y uno contable?
Es importante distinguir que la estimación en la gestión de inventarios puede hacerse de 2 maneras:
- Medición física: suma de las cantidades de cada tipo de producto y la organización de almacenaje.
- Medición monetaria: costo monetario individual y valor total de la mercancía.
¿Por qué es importante hacer un reporte de inventario en una empresa?
- Ayuda a controlar el flujo de efectivo.
- Aumenta las ventas.
- Mantiene la reputación de la empresa.
- Permite medir resultados.
Como ya mencionamos, el inventario se considera un activo debido a su gran valor y a que ayuda a controlar el flujo de efectivo.
Al administrar una tienda y su inventario, vas a comprender con mayor claridad lo que tenés que comprar, aquello que necesitás retirar de los próximos pedidos de los proveedores, el precio de venta de tu mercadería, entre otras cosas.
De esta forma, evitás los desabastecimientos de productos y las pérdidas e identificás las oportunidades de inversión inteligente para generar capital circulante. Por otro lado, te da la posibilidad de adelantarte a tu competencia, especialmente si no realizan este control.
Uno de los beneficios de la administración de inventarios es que permite aumentar las ventas. Vigilar constantemente la oferta ofrece datos para determinar las ventas estacionales y anticipar un mayor volumen de salidas. Esto significa que podés comprar los productos con anticipación y satisfacer la demanda que surja sin agotar el stock de tu negocio.
Controlar tu inventario y mantenerlo organizado es clave para muchos indicadores de atención al cliente. Por ejemplo, las entregas más ágiles conducen a comentarios positivos sobre tu marca, ya sea en las páginas de productos y/o publicaciones en redes sociales. Como son visibles para todo el público, refuerzan la reputación de tu empresa.
📌 En pocas palabras: velocidad y eficiencia de envío equivalen a buena reputación.
Finalmente, la elaboración de reportes sobre tus inventarios puede ayudarte a planear acciones, analizar datos y suavizar el impacto de cualquier problema. De este modo, las necesidades y obligaciones quedan claras para el responsable de cada área de la empresa.
Cómo funciona la gestión de stock en e-commerce
Primero que nada, si aún no tenés un modelo de control de inventarios, no te preocupes, nunca es tarde para implementarlo. Así como cualquier negocio físico, uno digital precisa un método de administración para su correcto funcionamiento, optimización de ganancias y los beneficios que ofrece la gestión del stock.
¿Cómo implementar tu control de inventarios o gestión de stock?
- Organizar el entorno físico.
- Hacer el inventario.
- Registrar los productos.
- Establecer los periodos de compra.
- Realizar auditorías.
- Determinar tu presupuesto de inventario.
Muchas veces escuchamos hablar de los almacenes gigantes de los marketplaces, como los mencionados al inicio de este post: Amazon y Mercado Libre. Un negocio propio, evidentemente, no necesita un depósito de esa magnitud, sino uno de acuerdo con su tamaño y, en cualquier caso, debe estar organizado.
9 tips para organizar tu almacén junto con tu inventario
- Utilizá estantes y cajas organizadoras.
- Agrupá los objetos en función de sus características (tipo, color, tamaño, etc.).
- Establecé reglas básicas (como colocar adelante los productos más próximos a vencer o de temporadas pasadas).
- Definí procesos y responsables de cada uno de ellos (¿quién va a ser el encargado de recibir al proveedor?, ¿quién organiza y etiqueta los productos?, ¿quién los registra en la tienda online?).
- Asegurate de que no haya excesos ni lagunas en tu planilla de stock haciendo un seguimiento periódico.
- Establecé y cumplí con los periodos de revisión de tu catálogo de productos.
- Realizá un balance de ventas (productos con alta y baja rotación).
- Aplicá las mediciones físicas y monetarias comentadas anteriormente (para entender si los ingresos son estables, aumentan o disminuyen).
Vale la pena destacar la importancia de mantener un estándar entre los registros virtuales de la mercancía y las agrupaciones de existencias físicas. De esta manera, encontrar los productos al momento de enviarlos es más fácil y rápido.
Las auditorías son importantes para monitorear el estado de la mercadería. Por ejemplo, si las realizás periódicamente (cada 3 o 4 meses) vas a estar bien informado sobre el estado de tu inventario y esto hace más sencilla la toma de decisiones preventivas o de inversión.
3 consejos elementales para un inventario de e-commerce
El inventario agiliza el registro de los productos en tu tienda online, para esto no tenés que olvidar:
- Contar con fotografías de producto de alta calidad para conectar con tus consumidores e identificar visualmente tu inventario.
- Utilizar nombres que ayuden a los consumidores a identificarlos fácilmente y agregar un código de registro o SKU para su debido control.
- Si contás con un inventario en Excel (con tallas, colores, etc.), podés realizar una carga masiva de productos y esto optimizará tiempos y costos.
Estos procesos dependen de las funcionalidades de tu plataforma de e-commerce. En Tiendanube, te ofrecemos la opción de registrar artículos con y sin variantes.
¿Cuáles son los principales errores que se cometen durante la gestión de inventarios?
- Fallas durante el picking o la preparación de pedidos.
- No hacer quema de inventarios.
- Vender productos agotados o fuera de stock.
- No automatizar el sistema de control de inventarios.
- Errar el cálculo del valor de tu inventario y tener pérdidas.
- Deterioro o devaluación de mercancías que se almacenan por mucho tiempo.
Hablemos a detalle sobre estos errores durante la gestión de un inventario.
1. Fallas durante el picking o la preparación de pedidos
La preparación de pedidos o picking es una etapa importante en el proceso de venta de un negocio digital, pues es el último contacto con el producto antes de la entrega al cliente. En esta etapa es necesario verificar el estado del artículo, la fecha de caducidad, que el producto sea el de la orden de compra, etc.
En caso de fallar en alguno de estos puntos, el producto puede ser cancelado o regresado por el cliente, lo que implica un aumento en el costo de envío.
2. No hacer quema de inventarios
Recordá que es mejor tener un producto circulando con un precio más bajo que, almacenado sin generar ningún retorno. Por lo tanto, cuando observes que hay productos inactivos en stock, organizá una quema de inventarios. Para eso, podés:
- Crear kits promocionales de mercancía complementaria (como zapatos y medias, por ejemplo).
- Ofrecer cupones de descuento que se utilicen sólo para esos artículos.
- Lanzar una campaña de descuentos con precios más bajos de los iniciales y mostrar el valor anterior para que las personas conozcan el ahorro.
📌 Solo procurá vender los productos a precios que cubran los costos y sigan generando un rendimiento.
3. Vender productos agotados o fuera de stock
Vender productos que se agotaron trae problemas porque los clientes se molestan y podrían no regresar, de la misma forma que cuando tu tienda online arroja una fecha de entrega que no se va a cumplir.
Prevé estos problemas con la correcta administración de inventarios y configurá alertas de stock en tu tienda en línea para que tus clientes sepan que el artículo está agotado y reciban una notificación cuando regrese a disponibilidad.
4. No automatizar el sistema de control de inventarios
La automatización de procesos en cualquier empresa es fundamental, ya que el tiempo es dinero. Ahora bien, en el caso puntual de la gestión de inventarios es indispensable porque haciendo bajas manuales de cada venta, el margen de error puede ser muy grande.
Además, como mencionamos anteriormente, esto es algo que vas a tener resuelto automáticamente si utilizás Tiendanube. ¿Sabías que contamos con un plan gratuito por tiempo ilimitado para que des tus primeros pasos en e-commerce?
5. Errar el cálculo del valor de tu inventario y tener pérdidas
Si no utilizás una planilla bien formulada u olvidás actualizar constantemente tu inventario, corrés el peligro de que el cálculo de su valor sea erróneo. Esto puede ocasionar pérdidas de dinero o penalizaciones contables por malos cálculos de impuestos.
6. Deterioro o devaluación de mercancías que se almacenan por mucho tiempo
Hay productos que pierden su valor si pasan de moda o se deterioran. Otra opción para liberar esos productos es utilizarlos en tu estrategia de atención al cliente o de fidelidad.
Cuando detectes artículos que están por devaluarse, caducar o que simplemente no se venden, envialos como regalos a tus clientes nuevos, como recompensa por una queja o a tus socios. Utilizalos como inversión para otros fines.
5 consejos para la administración de inventarios
1. Enumerar y organizar todos los productos
Lo primero que hay que hacer es comprobar que todos los elementos estén registrados en una hoja de cálculo o en un software automatizado.
Para facilitar la visualización y el movimiento del inventario, separá los productos por categorías y subcategorías según sus características. No olvides introducir la fecha de caducidad de cada uno.
2. Llevar un control muy estricto
Asegurate de registrar todas las entradas y salidas de artículos para minimizar la posibilidad de futuros errores.
3. Analizar tu historial de ventas
Empezando por los productos que tienen más salida o los que están atascados en el almacén, podés programarte para no perder ventas por falta de mercadería o tener más artículos guardados.
También cuidá los productos de temporada, es decir, los que se venden mucho más en una determinada época del año.
4. Conocer a tus proveedores
Prestá atención a la disponibilidad y al cumplimiento de los plazos de entrega por parte de los proveedores. Así, vas a evitar el desabastecimiento de productos en tu e-commerce.
Si la entrega del proveedor se retrasa, también se retrasará la entrega al cliente y, como ya vimos, tu marca puede ser la perjudicada por ello.
5. Organizar inteligentemente
Cuando definas el lugar donde se van a almacenar tus productos, elegí un entorno de fácil acceso y buena visibilidad. Así, será más sencillo distribuir el espacio y colocar los productos.
Dejá los artículos de mayor venta accesibles y dale un lugar específico a cada cosa (cajas, protectores de productos frágiles o elementos de embalaje, empaquetado, guías de paquetería, etc.).
💡 Si implementás códigos SKU en tu inventario, podés organizar tus estanterías o zonas de almacenaje con estos códigos y hacer todavía más ágil tu proceso de picking.
Herramientas para la administración de inventarios
- ERP
- SRM
Ya hablamos de la importancia de la automatización de la administración de inventarios en una empresa o tienda virtual. Revisemos dos herramientas muy útiles para organizar los reportes de inventarios.
1. ERP
Si se trata de eficacia, el ERP es sin duda el favorito de los emprendedores. El Enterprise Resource Planning (en español, Planeación de Recursos Empresariales) es un sistema de gestión comercial que ofrece a los minoristas funciones como:
- control de inventarios,
- registro de clientes y contactos,
- control financiero y
- facturación de pedidos.
Esta herramienta, además de los beneficios mencionados anteriormente, permite la integración con tiendas virtuales y marketplaces, centralizando toda la gestión en una única interfaz.
2. SRM
Supplier Relationship Management (que significa “Administración de las relaciones con los proveedores”) es una herramienta que tiene como objetivo optimizar el trabajo entre una empresa y sus proveedores. En definitiva, este sistema automatiza procesos, incluida la gestión de inventarios.
Además, el SRM tiende a mejorar el proceso de compra de insumos y servicios. Con la creación de inventarios inteligentes, este mecanismo contribuye a la calidad de los resultados y a la reducción de los gastos.
Entre las principales ventajas del SRM, destacan las siguientes:
- Alineación de criterios para la elección de proveedores.
- Análisis del rendimiento de los proveedores.
- Ayuda en la toma de decisiones.
- Control de riesgos.
Como ya señalamos, no automatizar los flujos logísticos y financieros de tu empresa es un gran error. Por ello, herramientas como el ERP y el SRM pueden ayudarte a construir un negocio más sólido.
Control de inventarios en Excel
Sabemos que a veces no es tan fácil contar con un sistema de control de inventarios automático, sobre todo cuando un negocio va empezando. Pero no queremos que te quedes sin llevar inventario en tu negocio.
Tenemos una plantilla de control de inventarios en Excel para que comiences desde hoy a organizar tu stock. ¡No te vayas sin descargarla!
Conclusión
Ahora que sabés la importancia que tienen los inventarios para la contabilidad de las empresas, la organización de procesos internos, la planificación de ventas y la reputación de una marca tenés claro que es clave implementar la gestión de inventarios dentro de tu negocio.
Esperamos que con este artículo hayas aclarado dudas y sea una guía para implementar las mejores prácticas en tu emprendimiento.
Y si todavía no creaste tu tienda online, aprovechá y hacelo con Tiendanube de forma completamente gratuita. ¡Te estamos esperando!
- ¿Qué es un inventario?
- ¿Qué es el control de inventarios?
- ¿Para qué sirve el control de inventarios?
- ¿Cuáles son los principales tipos de inventarios?
- Métodos de control de inventarios
- ¿Por qué es importante hacer un reporte de inventario en una empresa?
- Cómo funciona la gestión de stock en e-commerce
- ¿Cuáles son los principales errores que se cometen durante la gestión de inventarios?
- 5 consejos para la administración de inventarios
- Herramientas para la administración de inventarios
- Control de inventarios en Excel
- Conclusión
- Contenido relacionado
