Asistente virtual: qué es, funciones e importancia
Uno de los trabajos que empieza a temer por el uso de la inteligencia artificial es el de asistente virtual, sin embargo, pese a los avances de la tecnología, esta presenta varias deficiencias que no podrían competir con el ingenio humano.
La IA no es una amenaza, más bien es un gran aliado para las personas que ofrecen sus servicios como asistentes virtuales. De acuerdo con una entrevista Deloitte Spanish Latin America, la IA tomará algunas tareas que realizan los humanos, pero ellos podrán enfocarse en actividades más importantes o de mayor valor.
En este texto, te explicaremos qué es un asistente virtual, sus funciones, los tipos que existen y cómo un profesional en esta área puede implementar la inteligencia artificial para agilizar su trabajo y la de otras empresas.
¡Comencemos!
¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es una persona que se dedica a realizar tareas administrativas, de soporte y gestión de empresas, estas acciones las realiza a distancia y de manera digital.
Por otro lado, también se define como asistente virtual a los software que utilizan inteligencia artificial para realizar tareas que son repetitivas o brindar información de forma rápida.
Si bien la tecnología puede agilizar varias tareas, la realidad es que un asistente virtual sigue desempeñando funciones clave y a continuación te contamos cuáles son.
Funciones de un asistente virtual
El trabajo que desempeñan las personas que se dedican a la asistencia virtual abarcan varias áreas, entre las que se encuentran:
Gestionar facturas
Las empresas contratan asistentes virtuales para llevar la gestión de facturas. Esto implica ordenar por mes o periodo, distinguir entre tipos de proveedores, dar seguimiento a los cobros y cuentas por liquidar e incluso llamar a aquellos clientes que no han realizado los pagos correspondientes.
Organizar eventos
Otra de las tareas que realiza un asistente virtual es la organización de eventos. Enfocándose en la administración de recursos, el control de gastos, seguimientos de proveedores y dar atención al público asistente. Todo aquello que se pueda realizar de manera digital.
Gestionar agendas
Dentro de esta función entran aquellas personas que son asistentes personales de algún CEO, líder de una organización o figura pública.
Algunas de las acciones que realiza son: agendar y administrar reuniones, priorizando las más relevantes, responder llamadas telefónicas y correos, así como comunicar a su contratante las actividades más importantes a realizar día a día.
Dar atención al cliente
Un asistente virtual de atención a cliente se encarga de resolver dudas antes de la adquisición de algún producto o servicio, concretar ventas, dar soporte ante dudas y quejas de los clientes, así como dirigir a las áreas correspondientes cuestionamientos específicos.
Realizar seguimientos logísticos
Las empresas contratan asistentes virtuales para recibir pedidos, hacer envíos y dar el seguimiento de los mismos, tareas sencillas, pero fundamentales para algunas marcas.
Gestionar proyectos
Los asistentes enfocados a la gestión de proyectos, se encargan de crear los cronogramas, asignar tareas y dar el seguimiento de los mismos para que se cumplan los objetivos planteados por los organizadores.
Administrar plataformas digitales
Entre las funciones de un asistente virtual se encuentra la gestión de plataformas como redes sociales, marketplaces, tiendas virtuales, entre otros. Estos se dedican a responder dudas, subir y bajar productos en las plataformas, crear contenido y publicarlo.
Tipos de asistente virtual
Es posible dividir los tipos de asistentes virtuales según las actividades que realiza y quien opera las tareas.
Por su funcionamiento
Aquí se divide en 4 principales
Personales
Su trabajo es ayudar a las empresas en tareas cotidianas o del día a día. Se enfocan en una sola persona más que en toda la organización, este puede ser un líder de una marca o una figura pública.
Administrativos
Como su nombre lo dice, su trabajo es administrativo. Son aquellos asistentes encargados de gestionar recursos, eventos, facturas, documentos o datos relevantes para la empresa. A diferencia del anterior, este asistente virtual tiene relación con la compañía en general y no solo con una persona.
De e-commerce
Este tipo de asistente virtual está enfocado y especializado en e-commerce. Entre sus funciones se encuentra la atención a clientes, soporte técnico, gestión de plataformas o seguimiento de logística.
Especializados
Son contratados para asistir en áreas o actividades en específico como manejo de redes, diseño gráfico, contabilidad, ingeniería, entre otros.
Para este perfil se requiere que la persona tenga conocimientos avanzados.
Por quien opera
Humano
Quien realiza las actividades principales es una persona. Pueden ser contratados por una empresa por tiempo completo para ser un asistente virtual personal o para dar soporte en diferentes áreas o como freelancer para proyectos o tareas muy específicas.
Tecnología
Son software que usan IA, están enfocados en tareas específicas como ordenar facturas, dar atención a clientes, agendar y recordar citas.
Los asistentes virtuales personales más conocidos son Siri y Alexa. También existen en el mercado asistentes especializados, por ejemplo, Chat Nube es un asistente virtual que da atención al cliente vía WhatsApp, respondiendo las dudas de los usuarios a través de respuestas conversacionales y con la personalidad de tu marca.
El uso de IA en el trabajo de un asistente virtual
Un asistente virtual puede hacer uso de diversas herramientas con inteligencia artificial para agilizar su trabajo, aquí te damos algunas ideas:
- Organizar tareas: si trabajas como asistente virtual para varias empresas, puedes utilizar un software que te ayude a priorizar tareas y calendarizar.
- Programar citas: dentro de la organización, también puedes optar por asistentes que te ayuden a agendar citas y confirmar a través de e-mail o WhatsApp.
- Entrada de datos: en caso de manejar grandes bases de datos, automatiza tareas para traspasar información entre hojas de cálculo o a plataformas que guardan datos como un CRM.
- Análisis de datos: tener tanta información puede ser abrumador y toma tiempo analizarla e interpretarla correctamente, por ello, utilizar un asistente que ayude a agrupar o traducir esos datos, agilizará el tiempo.
- Búsqueda de información: un asistente virtual con IA es un gran aliado para escribir, inspirarse o conocer qué hacen otros competidores.
Por su parte, los negocios que están comenzando y no pueden contratar a un asistente virtual, pueden utilizar software para eficientar su trabajo.
Como verás, la tecnología no busca reemplazar al humano en su trabajo, es más un aliado que permite organizar mejor los tiempos y tareas para enfocarse en las acciones que requieren del ingenio humano.
Si buscas ofrecer tus servicios de asistente virtual como freelance, tener una tienda virtual en la que puedas compartir tus logros y especificar las tareas en las que puedes enfocarte, será de gran ayuda para llegar a un público nacional o internacional.
Además, si la creas con la plataforma de e-commerce, Tiendanube, podrás integrar asistentes virtuales para la atención al cliente como Chat Nube.
Por otro lado, si eres una marca en crecimiento y buscas asistentes virtuales tecnológicos que mejoren tu sitio web, con Tiendanube no solo tendrás la asistencia para atención al cliente, también puedes integrar asistentes virtuales de voz como VoiceShop AI , que permitan al usuario encontrar lo que buscan en tu sitio de forma rápida y sin necesidad de escribir.
¡Usa la tecnología a tu favor, para crecer como marca y profesional!
