11 herramientas para potenciar tu productividad
Con una rutina de trabajo organizada vas a poder conquistar los resultados esperados y alcanzar las metas trazadas para tu empresa. Y ya que la tecnología está tan presente en la actualidad, ¿por qué no usarla a tu favor?
Algunas aplicaciones pueden ser bastante útiles para ganar tiempo y agilizar la ejecución de tus tareas. Esta lista está en constante crecimiento, pero hoy vamos a hablar de once de ellas muy usadas y efectivas:
1. ClearFocus
ClearFocus es una aplicación que permite poner en práctica la técnica Pomodoro para administrar el tiempo. Esta técnica fue desarrollada por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980 y está centrada en mejorar la organización del trabajo, dividiendo el tiempo dedicado a una tarea en intervalos intensos de 25 minutos.
2. Evernote
Más que un simple bloc de anotaciones, Evernote es una herramienta muy completa. Disponible online o para Windows, Mac, iPhone y Android en versión gratuita y paga, te permite almacenar materiales de distintos formatos y fuentes (textos, imágenes o inclusive manuscritos) y sincronizarlos en todos tus dispositivos.
El programa se basa en una estructura de notas que pueden ser organizadas en etiquetas, cuadernos y pilas, además de avisos para que te acuerdes de hacer determinadas tareas y un sistema de intercambio y de chat para que uses con tus compañeros de trabajo.
3. Calendario de Google
No hay verdadera organización sin un buen calendario. El que provee Google es gratuito tanto en su versión online, como también para iPhone y Android. Es perfecto para administrar tus compromisos con una hora definida, como reuniones, conferencias y otros eventos importantes.
También podés compartir tu calendario con otros miembros de tu equipo para que estén al tanto de tu rutina, te inviten a actividades en conjunto o hasta incorporar una lista de tareas para garantizar que se cumplan en los plazos que sean necesarios.
4. Google Drive
Otra excelente herramienta de Google que puede ayudarte en tu rutina laboral es Google Drive. Con este servicio vas a poder guardar todos tus archivos en la nube, es decir, en un servidor externo al que vas a poder acceder desde cualquier lugar.
Además de garantizar la seguridad de tus datos en caso de que ocurra algún problema con tu computadora, es posible ver y editar los documentos a partir de cualquier dispositivo y compartirlos con tus colegas. La versión gratuita, disponible online y para Windows, Mac, iPhone y Android, ofrece 30 GB de almacenamiento.
Otras opciones similares son OneDrive (para los usuarios de Hotmail y Outlook) y Dropbox, que cumple muy bien esta función.
5. Passpack
¿Tenés varias cuentas en distintas plataformas? Considerando que cada una de ellas debe tener una contraseña distinta, por cuestiones de seguridad, puede resultar difícil recordar todas. Para lograrlo, Passpack es el servicio ideal.
Ingresando al sitio y registrándote gratuitamente, vas a poder mantener todas tus contraseñas en un solo lugar, pudiendo también compartirlas con miembros de tu equipo. La ayuda es todavía mayor con el botón “Passpack it”, que rellena tus formularios de inicio de sesión con apenas un clic y ahorra valiosos minutos de trabajo.
6. Pocket
Con el gran flujo de informaciones que circulan por internet es inevitable no cruzarse todo el tiempo con artículos o videos interesantes. Para no distraerte tan fácilmente podés usar Pocket.
El servicio, disponible para iPhone y Android en versión gratuita o paga, te permite guardar todos los links para ver después en tu tiempo libre o en un momento más adecuado (como cuando necesitás de algunas ideas). Lo mejor de todo es que el almacenamiento es offline, es decir, tu contenido no precisa de internet para ser accedido.
7. Rescue Time
¿Necesitás una ayuda extra para concentrarte en tu trabajo? Si aún dejando videos y artículos interesantes para después te resulta difícil huir del sinfín de distracciones que proporciona internet, entonces puede que valga la pena probar Rescue Time.
Disponible gratuitamente para Windows, el programa monitorea cuánto tiempo pasás en cada sitio a lo largo del día, generando un gráfico con las categorías principales y calculando tu nivel de productividad. También es posible acceder a reportes semanales de tu desempeño y definir metas.
8. Microsoft Teams
En palabras de la propia empresa, “Microsoft Teams es una aplicación de colaboración creada para el trabajo híbrido para que vos y su equipo estén informados, organizados y conectados, todo en un solo lugar”. Cuenta con una versión gratuita y acá podés ver el resto de los planes.
9. TeamViewer
¿Ya escuchaste hablar de acceso remoto? Con TeamViewer, disponible gratuitamente o en versión paga para los sistemas operativos más comunes, vas a poder conectarte a tu computadora a través de tu celular, pudiendo ver datos almacenados y aprovechando las diversas funcionalidades a cualquier hora.
También es posible usar el servicio para acceder a la computadora de un compañero de trabajo con el fin de ayudarlo con alguna tarea o para solucionar algún problema rápidamente, sin necesidad de moverte de tu lugar.
10. Todoist
Conociendo la importancia de una buena lista de tareas, no podríamos dejar de mostrarte una buena aplicación para que hagas la tuya. Todoist es una de las más completas, ya que permite no solo anotar tus actividades, sino también ordenarlas por prioridad, fecha o tipo de proyecto.
A partir de este servicio (disponible para Windows, iPhone y Android) también vas a poder ver tu productividad mediante un gráfico generado a medida que completás cada ítem pendiente.
11. Trello
La herramienta ideal para administrar tus proyectos en equipo es Trello. Está disponible para las principales plataformas y sistemas operativos y, en su versión gratuita o paga, te va a permitir organizar tu plan de acción de forma completa mediante listas. Vas a poder crear tareas para cada lista y adjuntar archivos y comentarios, además de asignar fechas de vencimiento y personas responsables a cargo.
El gran aporte de esta plataforma es precisamente la posibilidad de ver “la imagen completa”, es decir, acceder a todos los proceso al mismo tiempo y poder controlar el modo y los plazos en que tus objetivos se van cumpliendo.
Conclusión
Estos fueron solo algunos ejemplos de los recursos que tenés a tu alcance para simplificar tu trabajo. Esperamos que puedas ponerlas en práctica y nos gustaría conocer qué otras aplicaciones usás para mejorar tu productividad diaria.
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