Catálogo de proveedores: qué es y cómo hacerlo en 4 pasos
Un catálogo de proveedores es una base de datos en la que se resguarda la información de contacto de proveedores con los que colabora una empresa o una marca.
¿Cuántos proveedores tienes en tu negocio? ¿10, 15, más de 50? Dependiendo del tamaño de tu empresa es probable que tengas una herramienta que te ayude a gestionarlos. Algunas manejan esto con ayuda de un sistema ERP, sin embargo algunas otras que quizás no tienen —aún— un gran nivel transaccional, decidan llevar un mayor control mediante un catálogo de proveedores.
En este contenido te explicaré todo lo que debes saber sobre un catálogo de proveedores, poniéndote ejemplos concretos de cómo hacer uno y las ventajas de tenerlo en tu emprendimiento. Verás que resulta ser una poderosísima arma para agilizar procesos y mantener a raya los gastos de tu negocio. ¡Continúa leyendo!
¿Qué es un catálogo de proveedores?
En términos generales, un catálogo de proveedores es una herramienta que contiene los datos de todos los proveedores de una empresa, sean de materias primas, logística o incluso de relaciones públicas.
Usualmente, un catálogo de proveedores mexicanos se refiere a un documento o una base de datos donde se recopila la información de todas aquellas empresas o personas que proveen a un negocio, de un servicio o de algún producto, y que puede incluso almacenar cotizaciones anteriores o posteriores para un mejor control de las compras en una empresa.
¿Para qué sirve un catálogo de proveedores?
Como tal, un catálogo de proveedores sirve para organizar y llevar una mejor gestión de los proveedores que tiene un negocio, de modo que se logre un acceso fácil y rápido a la información de cada una de las empresas que tienen relación con nuestro emprendimiento. Hablemos un poco sobre las ventajas de tener uno en tu empresa.
Ventajas de tener un catálogo de proveedores
Considerando los beneficios de contar con un catálogo de proveedores en una empresa, estas son las principales ventajas. ¡Toma nota!
- Ayuda a mantener la información actualizada.
- Es útil para la automatización de tareas y compras.
- Sirve para mantener la transparencia de la empresa.
- Apoya en la gestión y abastecimiento del negocio.
- Es posible mantener un comparativo entre cada uno.
Te explico en un par de líneas un poco más sobre cada punto.
Ayuda a mantener la información actualizada
Cuando colaboramos con 10, 15 o más de 20 proveedores, llevar un control sobre los datos de cada uno, las cotizaciones elaboradas, los requisitos para la compra y más, puede ser algo difícil de mantener organizado. Por ello, contar con un catálogo de proveedores puede darnos orden y mantener la información actualizada de cada una de las empresas que nos proveen de servicios sin que se traspapele información relevante.
Es útil para la automatización de tareas y compras
Al tener todo reunido en una base de datos, es mucho más ágil automatizar tareas y compras, ya que en este sitio se almacena la información relacionada a las compras en nuestro negocio, por ello, solicitar una nueva compra o un nuevo pedido a nuestro proveedor puede ser más ágil que si no tuviéramos esa información a la mano.
Sirve para mantener la transparencia de la empresa
Dependiendo de la información guardada en dicho catálogo es posible hacer transparentes los procesos de compra y solicitud de pedidos, logrando elegir aquella que mejor convenga al negocio. Por ejemplo, si construimos un catálogo de proveedores histórico podemos observar a los proveedores actuales y pasados, así como las cotizaciones realizadas por dichos servicios y así comparar a ambas empresas.
Apoya en la gestión y abastecimiento del negocio
En el inicio de un negocio, es probable que no haya tantos problemas con la gestión y abastecimiento de mercancía, sin embargo conforme se suman proveedores a nuestra empresa, es probable que se sumen métodos de trabajo diferentes, fechas de entrega, condiciones de compra, incluso métodos de envío distintos. Un catálogo de proveedores viene a agilizar y a superar este obstáculo, ya que contiene toda la información necesaria para mejorar la manera en la que un emprendedor se relaciona con las empresas que le proveen de un servicio o producto.
Es posible mantener un comparativo entre cada uno
Si has realizado distintas cotizaciones o distintas solicitudes a varios proveedores de un mismo artículo, puedes fácilmente hacer un comparativo que te ayude a decidir cuál es el mejor proveedor para lo que estás buscando y decidir en razón del costo, las condiciones de compra o las fechas de entrega.
Tipos de catálogos de proveedores
Ahora que ya conoces qué es un catálogo de proveedores, la definición de esta herramienta y en qué ayuda a los emprendedores, hablemos sobre los distintos tipos de catálogos de proveedores que existen. Los enlistaré a continuación:
- Cronológico
- Histórico
- De materias primas
- De empaques
- De productos terminados
- De dropshipping
- De mantenimiento
- De publicidad
- De decoración y mueblería
- Locales
- Nacionales
- Internacionales
- De proveedores de México
- De proveedores asiáticos
Hablemos de cada uno de ellos dependiendo de su funcionamiento ¿te parece?
Tipos de catálogos de proveedores dependiendo del tiempo
Estos dos tipos de catálogos funcionan a modo de bitácoras. El método utilizado para ordenar los datos puede ser cronológico, enlistando los proveedores conforme comenzaron a colaborar con la empresa o separando a los actuales de los anteriores.
- Cronológico
- Histórico
Dependiendo del tipo de empresa y el área que haga uso de estas herramientas, es común que estos catálogos se utilicen como fotografías de un momento en la historia de la empresa.
Tipos de catálogos de proveedores dependiendo del proveedor
En un negocio, existen múltiples tipos de proveedores en México, por ello esta clasificación recopila su información y la agrupa dependiendo del servicio o producto que el proveedor brinde al emprendimiento. Algunos de los tipos de catálogos de proveedores que se pueden generar son:
- De materias primas
- De empaques
- De productos terminados
- De dropshipping
- De mantenimiento
- De publicidad
- De decoración y mueblería
- De diseño
- De back office
¡Y muchos más! Estos tipos de catálogos son comunes de encontrarse en distintas áreas de operación, teniendo catálogos diferentes dependiendo de las necesidades de los colaboradores. Por ejemplo, mercadotecnia puede tener su propio catálogo de proveedores, almacén también puede tener su propio catálogo, así como contabilidad, recursos humanos, logística, ventas, etc.
Tipos de catálogos de proveedores dependiendo de la ubicación
En empresas que mantienen relaciones comerciales de importación o exportación, es probable que se agrupen los proveedores dependiendo de la ubicación geográfica donde se encuentren, por ello es posible encontrar catálogos de proveedores:
- Locales
- Nacionales
- Internacionales
- De proveedores en México
- De proveedores asiáticos
¿Cómo hacer un catálogo de proveedores?
¡Pongamos manos a la obra! Ya que conoces los distintos catálogos de proveedores de una empresa, hagamos uno a modo de ejemplo para que sepas cómo puedes crear uno para facilitar las operaciones en tu negocio. Estos son los pasos que deberás seguir:
- Delimita el tipo de catálogo a construir.
- Elige los campos necesarios para construir el catálogo.
- Reúne la información.
- Actualízalo constantemente.
Permíteme explicarte cada uno de ellos para que todo quede más claro.
1. Delimita el tipo de catálogo a construir
Lo principal es elegir cuál es el tipo de catálogo que requiere tu empresa. Puedes seleccionar alguno de nuestro listado anterior o realizar un levantamiento de información con el área implicada y así definir los alcances del proyecto. Algunas de las preguntas que pueden ayudarles a encontrar la respuesta ideal serían:
- ¿Con qué proveedores trabajamos?
- ¿Qué tipo de información requerimos recolectar?
- ¿Quiénes harán uso del catálogo de proveedores?
- ¿Para qué usaremos el catálogo?
Una vez que tengas las respuestas a estas preguntas, podrás elegir el catálogo de proveedores que necesitas en tu negocio.
💡Tip: al ser información sensible, no todos los colaboradores de tu empresa requieren la información de todos los proveedores con los que trabajas. Por ello, una de las mejores prácticas es dividir los catálogos para que cada área colabore y complete aquel que tiene los proveedores con los que guarda una relación cercana.
2. Elige los campos necesarios para construir el catálogo
Existen campos prioritarios dependiendo del tipo de catálogo de proveedores que desees construir. ¿Has pensado en si tienes la información correspondiente de cada uno de tus aliados estratégicos? Algunos de los campos comunes que puedes encontrar en casi cualquier catálogo de proveedores mexicanos son:
- Nombre del proveedor
- RFC
- CURP
- Teléfono
- Correo electrónico
- Razón social
- Nombre comercial
- Propietario
- Representante legal
- Dirección
Otros campos que puedes incluir dependiendo del tipo de catálogo que estés creando son:
- País
- Incoterms
- MOQ (minimum order quantity)
- Comercializadora
- Cotizaciones previas en PDF
Además de estos campos, será necesario incluir un campo clave, donde se incluya el estado del proveedor, es decir, si se encuentra activamente colaborando con la compañía o no.
A continuación te muestro un ejemplo de catálogo de proveedores sencillo. Está construido con los datos de una empresa de venta de camisetas y diseños personalizados.
💡Tip: por tratarse de una base de datos, puedes construir tu catálogo de proveedores en Excel o cualquier programa de procesamiento de datos, como Google Sheets o Numbers. En caso de requerir una solución más robusta puedes apoyarte de un software de ERP para que haga la tarea por ti mismo.
3. Reúne la información
Con la base armada, es momento de recopilar la información para completar el catálogo de proveedores. Define cuáles serán los campos prioritarios y pídele dicha información a tu aliado comercial. Un buen momento para hacerlo es al momento de la facturación, solicitándole los campos clave no solo para generar la transacción comercial, sino para que se quede guardada en los archivos con los que tu empresa trabaja.
Continuemos con nuestro catálogo de proveedores ejemplo. Mira cómo se han incluido los datos de los aliados comerciales, dejando espacio adicional para comentarios útiles que puedan servir para la negociación y la generación de nuevas órdenes de compra.
4. Actualízalo constantemente
¡Nunca olvides actualizarlo! Un catálogo de proveedores desactualizado es tan útil como un auto con llantas ponchadas: no te llevará a ningún lado y si lo hace, no será lejos. Puedes definir ciertos momentos en el año para actualizar los catálogos de proveedores, siendo algunos de los más comunes, cercanos al cierre comercial, al cierre de año o al cierre fiscal.
Recuerda incluir la última fecha de actualización de la información, así como quién realizó el cambio, así llevarás una bitácora completa de tu herramienta, en caso de presentarse algún conflicto a futuro.
💡Tip: evita compartir tu catálogo de proveedores con personal ajeno a tu organización o con áreas ajenas a la operación. No olvides que es información confidencial que en manos incorrectas puede no solo perjudicar tus relaciones comerciales, sino poner en peligro a tu empresa y a ti, en caso de ser el responsable legal de tu organización.
En conclusión
Ahora que sabes mucho más sobre los catálogos de proveedores, anímate a crear el de tu empresa. Puedes hacerlo tan simple o complejo como tu organización lo requiera. Si es tu primera vez haciendo uno, espero que este artículo te ayude a enriquecer y mejorar la gestión de proveedores en tu empresa.
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