Cómo darse de alta en Hacienda: guía para PyMEs y emprendedores

Por: Karla Reyes

Dos mujeres trabajando en contabilidad

No hay escapatoria, para tener un negocio rentable —y legal— en México es necesario pagar impuestos. Sí, aunque seas freelancer, vendas por internet o a través de las redes sociales, también aplica en esos casos, según nuestra Constitución. Pero vayamos un paso atrás, antes de pensar en contribuir al gasto público (o sea, pagar tus impuestos), hay que saber cómo darse de alta en Hacienda.

Muchos emprendedores y pequeños empresarios tiemblan cuando escuchan las palabras “Hacienda” y es que existe esta falsa creencia de que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un organismo malvado que está siempre buscando nuevas formas de robarse el dinero de los contribuyentes. Pero como dije antes y vuelvo a repetir: ¡esto es falso!

¿Conoces esas frases populares que dicen “cuentas claras, amistades largas” y “el que nada debe, nada teme”? Bueno, pues aplican perfecto en este caso porque mientras tú lleves la contabilidad adecuada en tu emprendimiento, no deberías tener ningún problema con el SAT.

Ahora bien, no quiero aburrirte con el tema de pago de impuestos, porque tenemos una extensa guía enfocada en ello y porque hoy estás aquí para aprender cómo dar de alta tu emprendimiento en Hacienda, las facturas y las declaraciones vendrán después. Así que no perdamos más tiempo y vayamos al grano.


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¿Qué es Hacienda y qué es el SAT?

Primero lo primero, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, llamada popularmente “Hacienda” es un organismo del gobierno que tiene como objetivo consolidar a México como un país con crecimiento económico de calidad, equitativo, incluyente y sostenido, para así fortalecer el bienestar de los habitantes del país

Por otro lado el Servicio de Administración Tributaria, conocido por sus siglas “SAT”, es una institución del gobierno que se encarga de hacer que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público.

💡 Tip: ¿No te queda muy clara la diferencia entre persona física y moral? Da clic en el enlace para entender qué es cada una.

Requisitos para dar de alta una empresa

Si tienes un negocio, existen diferentes regímenes en los que puedes darte de alta para empezar a pagar tus impuestos. Para cada régimen, el trámite varía un poco, pero a continuación vas a encontrar algunos requisitos y documentos generales que necesitarás para registrarte:

  • Estar inscrito en el RFC;
  • Saber en qué régimen fiscal te vas a dar de alta;
  • CURP o acta de nacimiento;
  • Identificación oficial vigente;
  • Comprobante de domicilio fiscal;
  • Acta constitutiva (solo para personas morales).

Si nunca antes has tenido un trabajo (de ningún tipo) o no estás seguro si tienes o no un RFC, a continuación te voy a contar qué es, cómo saber si lo tienes y cómo conseguirlo.

¿Qué es RFC y cómo tramitarlo?

“RFC” son las siglas del Registro Federal de Contribuyentes aunque comúnmente llamamos así a la clave única de registro con la que se identifica a cada persona que realiza actividades económicas y contribuye al gasto público.

Esta clave está compuesta por 13 caracteres alfanuméricos que incluyen las iniciales del nombre de la persona (física o moral), fecha de nacimiento o constitución y una homoclave, o sea, tres caracteres que el SAT suma al final para asegurarse de que cada clave sea única e irrepetible.

Además de ser una clave de identificación, el RFC sirve para hacer trámites, emitir facturas, acceder a productos financieros, programas sociales, etcétera.

💡Tip: si ya fuiste empleado, trabajaste por honorarios o realizaste cualquier actividad económica de manera formal, entonces ya debes tener un RFC. ¿No lo recuerdas? No te preocupes, puedes consultarlo en esta página.

¿Cómo tramitar un RFC?

Si no has trabajado antes y ya confirmaste que no tienes un RFC, entonces sigue estas instrucciones para obtener tu RFC por primera vez. De entrada debes saber que el nombre oficial de este trámite es “inscripción al RFC” y, afortunadamente, puedes hacerlo por internet.

Si vas a darte de alta como persona física vas a necesitar solo dos documentos para tramitar tu inscripción al RFC en línea:

  • Tu Clave Única de Registro de Población (CURP)
  • Una identificación oficial vigente (por ejemplo, INE, pasaporte, cédula profesional, licencia de conducir o credencial del INAPAM)

Con estos dos documentos en mano accede al portal del SAT (https://www.sat.gob.mx/) y en el menú superior haz clic en la sección “Trámites del RFC” y selecciona la opción “Obtén tu RFC con la Clave Única de Registro de Población”.

página del SAT alta RFC

Puedes obtener tu RFC en la página del SAT.

Llena los campos con tus datos personales (CURP, nombre, fecha de nacimiento, domicilio fiscal y actividad económica) y sigue las indicaciones para concluir el trámite y obtener el Acuse Único de Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes, o sea tu RFC.

Me encantaría decirte que esto es todo, pero apenas vamos empezando… Como viste más arriba, la inscripción en el RFC es el primer requisito para darse de alta en Hacienda, también necesitas tener una e.firma, entre otras cosas.

Sigamos.


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¿Qué es la FIEL en el SAT y cómo tramitarla?

La e.firma, antes llamada Firma Electrónica Avanzada o FIEL, es un conjunto de datos y caracteres que sirven para identificar a los contribuyentes a la hora de hacer trámites por internet, tanto en el SAT como en otras dependencias del gobierno y privadas.

Al igual que el CURP y el RFC, la e.firma es única e irrepetible y tiene la misma validez que tu firma autógrafa. Aunque la principal diferencia entre la e.firma y las otras dos claves que mencionamos antes, es que ésta tiene una vigencia de cuatro años.

La solicitud de e.firma es un trámite que debe hacerse de forma presencial, a continuación te damos los pasos para llevarlo a cabo.

  1. Programa una cita en tu oficina del SAT o Módulo de Servicios Tributarios más cercano.
  2. Acude a tu cita con los documentos y requisitos;
    1. USB (de preferencia nueva), que contenga el archivo .req, el cual puedes generar en el programa Certifica;
    2. Correo electrónico;
    3. Solicitud de Certificado de e.firma, en duplicado y llenado con tinta azul. Para obtenerlo haz clic en “Otros trámites y Servicios” > “Identificación y Firmado Electrónico” > “Obtén tu certificado de e.firma (antes Firma Electrónica)” y haz clic en el enlace que encontrarás en la sección “Documento Descargable”;
    4. CURP;
    5. Comprobante de domicilio fiscal;
    6. Identificación oficial vigente.
  3. El asesor que te atienda va a ayudarte a registrar tus datos biométricos (huellas dactilares, fotografía de frente, fotografía del iris, firma y digitalización de documentos);
  4. Si todo sale bien, recibirás tu certificado digital de e.firma. No te olvides de llevar una memoria usb para guardarla;
  5. Finalmente, deberás firmar un acuse de generación de e.firma.
Página del SAT para tramitar e.firma

Para tramitar o renovar tu e.firma vas a tener que descargar la aplicación “Certifica”.

¿Cómo darse de alta en Hacienda?

Ahora sí, vayamos a la parte que seguramente estabas esperando: el registro en Hacienda. Lo primero que debes saber es que vas a tener dos grandes opciones a la hora de registrarte: como Persona Física o Persona Moral.

A continuación te voy a explicar brevemente de qué va cada uno y lo que necesitas para darte de alta en cada caso.

Persona Física

Una persona física es un individuo que puede llevar a cabo cualquier actividad económica, ya sea de forma independiente, como un vendedor o un freelancer, o en una empresa, como un empleado o un profesionista.

Las personas físicas pueden elegir entre diferentes regímenes, según el tipo de actividad laboral que realicen:

  • Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), para los que ejecuten actividades comerciales o presten servicios que no requieran de un título profesional (por ejemplo: fotógrafo, peluquero, florista);
  • Régimen de actividades empresariales con ingresos a través de plataformas tecnológicas, para los que vendan por plataformas como Mercado Libre o Amazon;
  • Régimen de arrendamiento, para aquellos que poseen inmuebles como edificios, casas, terrenos y los pongan en renta;
  • Régimen de actividades empresariales y profesionales, son los que obtienen ingresos por prestar servicios profesionales (por ejemplo, un médico, un diseñador, un dentista) y por actividades comerciales (restaurantes, farmacias, etc.), industriales (minería, textil, etc.) y enajenación de bienes y de autotransporte.
  • Actividades Agrícolas, Ganaderas, Silvícolas y Pesqueras (sector primario), este régimen aplica solo cuando al menos el 90% de los ingresos de las personas provienen de estas actividades.

Pasos para darte de alta como persona física

  1. Ingresa a la página oficial del SAT: https://www.sat.gob.mx/, asegúrate de que en la esquina superior izquierda esté resaltada la palabra “Personas”, para que puedas ver las opciones correctas;
  2. Haz clic en “Trámites del RFC” > “Ver más” > “Inscripción al RFC” > “Obtén tu RFC con la Clave Única de Registro de Población CURP”. Si ya estás inscrito al RFC, entonces en el mismo menú busca la opción “Actualización en el RFC” > “Presenta el aviso de actualización de actividades económicas y obligaciones”;
  3. Al ingresar con tu RFC o CURP el paso uno es llenar algunos campos con tus datos personales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, etcétera.
  4. El paso dos consiste en capturar tu domicilio fiscal. Todos los datos que tengan el símbolo * son obligatorios.
  5. Luego, en los pasos tres y cuatro, tendrás que compartir información sobre tus ingresos y llenar un cuestionario para indicar el tipo de ingreso que percibes, la actividad económica que realizas (si es más de una tendrás el porcentaje de ingresos que representa para ti cada una), la periodicidad, entre otros datos.
  6. Casi para terminar, verás un resumen de la información que compartiste en el cuestionario y las obligaciones fiscales que vas a tener a partir de que te des de alta. Confirma que todos los datos sean correctos y confirma.
  7. Al terminar recibirás tu Constancia de Situación Fiscal.

Para poder empezar a hacer facturas electrónicas y declarar tus impuestos, vas a necesitar tener tu e.firma, así que no te olvides de checar la sección “¿Qué es la FIEL en el SAT y cómo tramitarla?” más arriba en este mismo artículo.

Cuestionario para registro en Hacienda

Para hacer tu registro en el SAT, deberás responder un cuestionario indicando tu tipo de actividad.

💡 Tip: antes de darte de alta puedes usar el Simulador del cuestionario de actividades económicas y obligaciones fiscales del SAT, para darte una idea de cómo será el registro.

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Persona Moral

Una persona moral está conformada por dos o más personas físicas que tienen un fin en común—que puede o no ser lucrativo. Puede tratarse de una empresa, una ONG o un negocio que, al hacer su registro ante Hacienda, va a poder pagar impuestos.

En el caso de las personas morales existen solo dos regímenes en los que puedes darte de alta:

  • Régimen General, es para aquellas sociedades con fines lucrativos, ya sea que comercialicen bienes o servicios.;
  • Personas morales sin fines lucrativos, son sociedades que no buscan obtener ganancias con sus actividades, como instituciones de beneficencia, sindicatos, etcétera.

Antes de iniciar el trámite en el SAT, vas a tener que solicitar la autorización de uso de denominación o razón social. Este es un trámite gratuito que puedes hacer en línea en el portal de la Secretaría de Economía. Toma en cuenta que esto no es lo mismo que el registro de marca, ese trámite se hace ante el IMPI y tenemos toda una guía en la que te explicamos cómo registrar tu marca, paso a paso.


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Otro requisito para dar de alta a una persona moral en Hacienda es tener un Acta Constitutiva, la cual debe realizarse ante un notario. En este documento se van a establecer protocolos como el número de socios, si va a haber acciones y otros aspectos básicos de la empresa.

Teniendo la autorización de uso de denominación y el Acta Constitutiva, vas a poder comenzar el trámite de registro de tu empresa ante Hacienda.

Pasos para dar de alta a una persona moral o empresa

  1. Ingresa a la página oficial del SAT: https://www.sat.gob.mx/, da click en el menú desplegable de la esquina superior izquierda y selecciona “Empresas”;
  2. Da clic en “Trámites del RFC” > “Inscripción al RFC” > “Inscribe tu empresa en el RFC”.
  3. Elige si quieres hacer el trámite de manera presencial o en línea y sigue los pasos indicados por el portal. Toma en cuenta que, cualquiera que sea la opción que elijas, vas a tener que ir a una oficina del SAT a concluir tu trámite y obtener tu firma electrónica.
Alta RFC empresa en el SAT

Para dar de alta a tu empresa en el SAT, ésta necesita tener un RFC.

Los requisitos y documentos que vas a necesitar tener para dar de alta a una empresa, como persona moral son:

  • USB;
  • Copia certificada del Acta Constitutiva;
  • Copia certificada del poder notarial con el que acredite la personalidad del representante legal;
  • Comprobante de domicilio fiscal a nombre de la empresa o de uno de los socios o accionistas;
  • Identificación oficial vigente del representante legal;
  • Que los socios, accionistas y representantes legales de la persona moral estén registrados ante el RFC.

8 beneficios de dar de alta un negocio

Aunque no lo creas, darte de alta ante el SAT no solo es pagar impuestos, ¡también tiene muchos beneficios! A continuación te compartimos algunos.

  1. Tu negocio será legal, lo que te permite tener clientes más grandes, obtener créditos bancarios, etc.;
  2. Con un buen manejo de tu contabilidad vas a poder controlar lo que pagas de impuestos;
  3. Vas a poder emitir facturas para tus clientes;
  4. Tendrás la oportunidad de participar para obtener estímulos económicos por parte del gobierno;
  5. Si te das de alta como persona física en el Régimen de Incorporación Fiscal, vas a obtener un descuento gradual de ISR durante los primeros diez años;
  6. El SAT ofrece apoyos económicos a las PyMEs a través de la Unidad de Desarrollo Productivo (UDP), antes llamado Instituto Nacional del Emprendedor;
  7. En tus declaraciones anuales, vas a poder recuperar montos de devolución de impuestos;
  8. Si tu negocio es formal, vas a poder deducir facturas por gastos personales (por ejemplo, gastos médicos, transporte escolar, compra de lentes oftalmológicos, etcétera).

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¿Qué pasa si no doy de alta mi negocio en Hacienda?

Sin importar cuál sea tu negocio, si ofreces productos o servicios o si solo recibes pagos de vez en cuando. Si realizas alguna actividad económica y no te das de alta en Hacienda, estarás expuesto a meterte en problemas fiscales que puede significar desde una multa, hasta la pérdida de tu patrimonio.

Cuando tienes un negocio que está creciendo es indispensable que lo legalices para poder operar sin dificultades y seguir potenciándolo.

Ya me di de alta, ¿y ahora?

¡Bien! Me da mucho gusto leer que has entendido la importancia de darte de alta en Hacienda y que ya estás cumpliendo con tus actividades fiscales. Tengo tres recomendaciones generales para darte:

  1. ¡No lo dejes! Típico que te registras, haces una factura, si bien te va haces una declaración… y nunca más vuelves a entrar al portal del SAT. Cuidado, porque aunque tú no declares tus ingresos, el SAT puede saber sobre ellos y podrías estar acumulando una deuda bastante grande sin siquiera darte cuenta.
  2. Sé puntual. Evita recibir mails “invitándote a cumplir con tus obligaciones fiscales”, hacer tus trámites en tiempo y forma puede ahorrarte tiempo y dinero.
  3. Si no puedes, pide ayuda. Para llevar tu contabilidad, tienes que mantenerte siempre actualizado, pero esto se complica cuando además tienes un negocio que impulsar y muchas otras responsabilidades en tu día a día. Si crees que no lo estás haciendo bien o de plano no entiendes nada, acércate con un contador o contrata un software contable online, como QuickBooks o miskuentas.

Conclusión

¿Ya viste que no es tan difícil? Espero que este post te haya ayudado a resolver todas tus dudas sobre cómo darse de alta en Hacienda y si no es así, déjanos tus preguntas más abajo en los comentarios.

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