¿Cómo funciona y cómo usar WhatsApp Business? [Con video]

WhatsApp Business es una aplicación útil para quienes desean profesionalizar la comunicación con sus clientes y potenciar sus ventas a través de mensajes directos. Si aún no conoces sus funcionalidades, ¡llegaste al artículo correcto!

A continuación te explicamos cómo funciona WhatsApp Business y cómo usar sus herramientas. Además, incluimos un video para ayudarte a comprender mejor cómo dominar esta app de mensajería y de qué manera integrarla a tu estrategia de marketing.

¡Empecemos!

¿Cómo funciona Whatsapp Business?

WhatsApp Business funciona como un canal de comunicación ágil que combina la simplicidad de la mensajería instantánea con herramientas que optimizan la gestión de las conversaciones y aumentan las oportunidades de venta.

Las funcionalidades más importantes de WhatsApp Business son:

• Crear un perfil empresarial.
• Configurar mensajes automáticos.
• Crear listas de difusión.
• Redactar mensajes dinámicos.
• Integración con otras herramientas.
• Organizar etiquetas.
• Mostrar un catálogo de productos o servicios.
• Medir el rendimiento de la comunicación.

Veamos cada una en detalle.

Crear un perfil empresarial

Esta funcionalidad sirve para generar confianza en tus clientes y facilitar que te encuentren y contacten. Permite configurar un espacio dentro de WhatsApp donde tu negocio se presenta de manera profesional al mostrar este tipo de información:

• Nombre de la empresa
• Dirección
• Horario de atención
• Descripción de los productos o servicio
• Correo electrónico
• Página web

🤳 Proceso de configuración:

1. Abrir WhatsApp Business.
2. Acceder a “Configuración”.
3. Seleccionar “Herramientas para la empresa”.
4. Ingresar en “Perfil de empresa”.
5. Completar los campos con la información de la empresa.
6. Guardar los cambios.

Configurar mensajes automáticos

Con esta función es posible programar respuestas automáticas para brindar atención inmediata y constante, incluso fuera de horario laboral. Ayuda a crear estos mensajes:

• De bienvenida: se envía cuando un cliente contacta por primera vez.
• De ausencia: informa a tus clientes cuándo estarás disponible nuevamente.
• Respuestas rápidas: son plantillas que agilizan la respuesta a preguntas frecuentes.

🤳 Proceso de configuración:

1. Abrir WhatsApp Business.
2. Acceder a “Configuración”.
3. Seleccionar “Herramientas para la empresa” y “Herramientas de mensajería”.
4. Elegir el tipo de mensaje automático a configurar.
5. Activar la opción deseada
6. Redactar el mensaje.
7. Establecer los horarios o las condiciones en que se enviará.
8. Guardar los cambios.

Crear listas de difusión

Las listas de difusión son un excelente canal para enviar mensajes masivos personalizados a múltiples contactos al mismo tiempo. A diferencia de los grupos, sirven para:

• Segmentar la comunicación: es útil para crear listas según criterios específicos (clientes recurrentes o potenciales, proveedores, promociones especiales, etc.).
• Crear mensajes personalizados: cada usuario recibe el mensaje en una conversación individual y privada contigo.
• Optimizar tiempo: permite enviar un mismo mensaje a muchos clientes. Es ideal para enviar promociones, eventos, avisos importantes o actualizaciones.

🤳 Proceso de configuración:

1. Abrir WhatsApp Business.
2. Hacer clic en el ícono de 3 puntos (Android) o en el menú de Chats (iPhone).
3. Seleccionar “Nueva difusión”.
4. Añadir los contactos de la lista (el límite son 256 por cada una).
5. Confirmar la lista.
6. Escribir y enviar el mensaje.

Redactar mensajes dinámicos

Para que la comunicación sea atractiva y se adapte a las necesidades de cada cliente, WhatsApp Business te da la oportunidad de redactar mensajes con:

• Texto
• Imágenes
• Videos
• Documentos (como catálogos, folletos o presupuestos)
• Ubicaciones
• Llamadas de voz

Con esta variedad de formatos, tus mensajes conectan mejor con tus clientes y brindan una experiencia satisfactoria de atención.

Integración con otras herramientas

Otra función de WhatsApp Business es su integración con plataformas externas, como redes sociales (Facebook e Instagram) o un e-commerce. Al hacerlo, es posible:

• Centralizar la comunicación y coordinar la atención, desde una sola plataforma.
• Facilitar que los usuarios lleguen desde otras plataformas a tu WhatsApp,
• Reducir la fricción en el proceso de venta al gestionar mejor cada interacción.

💡Tip: al vender a través de una tienda online creada con Tiendanube, tienes la oportunidad de activar un botón WhatsApp y mantenerlo visible en todas tus páginas. Así, tus clientes se comunicarán directamente con tu negocio cuando lo necesiten. ¡Empieza hoy!

🤳 Proceso de configuración para integrar redes sociales:

1. Configurar anuncios con botón directo a WhatsApp desde el administrador de anuncios de Facebook.
2. Vincular el número de WhatsApp Business en tu página de Facebook e Instagram desde el área de configuración.

🤳 Proceso de configuración para integrar con Tiendanube:

1. Acceder a la sección “Configuración” del administrador de Tiendanube.
2. Seleccionar “Botón de Whatsapp”.
3. Hacer clic en “Informar teléfono”.
4. Agregar el número de WhatsApp.
5. Comprobar que la casilla “Mostrar un botón en tu tienda para que puedan escribirte por WhatsApp” se encuentre tildada.
6. Hacer clic en “Agregar”.

💡Tip: también puedes elegir alguna app disponible en la Tienda de Aplicaciones de Tiendanube  para configurar el botón de WhatsApp en tu tienda. Algunas incluyen configuraciones adicionales, como programar horarios en los que el botón se muestra, modificar su diseño, vincular más de un número de teléfono, etc.

Organizar etiquetas

Las etiquetas sirven para clasificar y ordenar las conversaciones, según la etapa de venta. Por ejemplo, puedes usar etiquetas como “prospecto”, “nuevo cliente”, “cliente recurrente”, “pago pendiente” o “pedido entregado”.

Esta función de WhatsApp Business facilita la gestión de tus chats, simplifica el seguimiento y administra mejor la base de clientes, especialmente cuando se atienden muchas conversaciones simultáneamente.

🤳 Proceso de configuración:

1. Abrir WhatsApp Business.
2. Desde cualquier conversación, hacer clic en un mensaje o contacto específico.
3. Seleccionar el ícono de etiqueta ubicado en la parte superior.
4. Crear una nueva etiqueta o seleccionar una existente (creada previamente).
5. Acceder desde la pantalla principal, en el menú “Etiquetas” para gestionar y visualizar todas las conversaciones organizadas.

Mostrar un catálogo de productos o servicios

WhatsApp Business te permite crear y compartir un catálogo digital de tus productos o servicios con imágenes, descripciones, precios y enlaces directos a la compra.

Esto agiliza el proceso de compra, incrementa la visibilidad de tu oferta y aumenta las posibilidades de venta. Los clientes consultan lo que tu negocio ofrece sin necesidad de salir de la aplicación.

🤳 Proceso de configuración:

1. Abrir WhatsApp Business.
2. Acceder a “Configuración”.
3. Seleccionar “Herramientas para la empresa” y “Catálogo”
4. Hacer clic en “Añadir nuevo producto o servicio”.
5. Subir las imágenes de los productos o servicios y completar los detalles (nombre, precio, descripción y enlace directo si aplica).
6. Guardar y publicar el catálogo.

Medir el rendimiento de la comunicación

La aplicación ofrece estadísticas para analizar cómo está funcionando tu comunicación: mensajes enviados, entregados, recibidos y leídos. Estos datos te ayudan a entender:

• El desempeño de tu estrategia.
• Los mensajes que funcionan mejor.
• Las áreas de mejora que existen para aumentar la interacción y las ventas.

🤳 Proceso de configuración:

1. Abrir WhatsApp Business.
2. Acceder a “Configuración”.
3. Seleccionar “Herramientas para la empresa” y “Estadísticas”.

¿Quieres ver más de cerca cómo funciona WhatsApp Business? En este video te mostramos el proceso para configurar sus funcionalidades con más detalle:

¿Cómo usar WhatsApp Business en mi negocio?

Ahora que conoces las funcionalidades clave de WhatsApp Business, es hora de descubrir cómo usarlas para maximizar tus resultados comerciales. Para eso, te traemos una serie de estrategias, acciones e ideas para potenciar tu marca.

Estrategias para crear un perfil de negocio

• Utilizar una foto de perfil profesional: opta por el logotipo de tu empresa o una imagen de alta calidad que represente tu marca. Evita fotos personales o informales.
• Categorizar el negocio correctamente: selecciona la categoría adecuada para ayudar a los usuarios a entender rápidamente a qué se dedica tu empresa.
• Mantener la información actualizada: asegúrate de que todos los datos de tu perfil estén siempre al día, sobre todo si hay cambios en tu oferta, horario o ubicación.

Acciones para automatizar mensajes

• Crear un mensaje de bienvenida: configura un mensaje para agradecer el contacto, ofrecer un recurso útil o indicar el tiempo de respuesta esperado.
• Informar en mensajes de ausencia: menciona a tus clientes que no estás disponible en ese momento y cuándo responderás. E incluye enlaces que los dirijan  a tu catálogo o tienda online para que exploren tu oferta en lo que esperan.
• Notificar eventos o promociones: programa mensajes para informar sobre lanzamientos de productos, ofertas especiales o eventos próximos.

Ideas para aprovechar las listas de difusión

• Segmentar por clientes recurrentes: envía descuentos especiales, ventas flash o lanzamientos de nuevos productos a tu base de clientes actuales.
• Segmentar por prospectos: comparte testimonios de clientes satisfechos, promociones de envío gratis, beneficios de tus productos o cualquier otro mensaje que motive comprar.
• Recopilar feedback: envía encuestas rápidas o preguntas a una lista de clientes actuales para obtener opiniones sobre tu marca, productos o servicio.

Estrategias para redactar mensajes atractivos

• Utilizar imágenes y videos de alta calidad: acompaña tus mensajes con elementos visuales atractivos que muestren tus productos o servicios en acción.
• Incluir enlaces directos a tus páginas de producto: facilita la compra e invita a conocer más sobre lo que vendes insertando enlaces hacia tu oferta.
• Agregar llamados a la acción (CTA) persuasivos: indica qué acción deseas que el usuario realice, por ejemplo: “Comprar ahora”, “Registrarte aquí” o “Ver más información”.

Acciones para integrar WhatsApp Business con otras herramientas

• Identificar necesidades de integración: define qué procesos deseas optimizar (gestión de clientes, ventas, soporte, marketing, etc.) y qué información sincronizar.
• Priorizar la experiencia del cliente: asegúrate de que cualquier integración mejore la fluidez y personalización de la comunicación. El objetivo es que el cliente sienta una interacción unificada, sin fricciones.
• Mapear flujos de trabajo actuales: identifica los puntos de contacto donde WhatsApp Business podría agregar valor. Por ejemplo, ¿una confirmación de compra en tu tienda online podría enviar un mensaje de seguimiento por WhatsApp?

Ideas para aprovechar las etiquetas

• Etiquetar por tipo de consulta: crea etiquetas para identificar si una conversación se trata de “Soporte”, “Pregunta de ventas”, “Seguimiento” o “Reclamo”, por ejemplo.
• Organizar por interés: si vendes varias líneas de producto, etiqueta a los clientes según el artículo o servicio en el que hayan mostrado interés.
• Priorizar contactos clave: marca a tus clientes prioritarios o aquellos que requieren atención especial con etiquetas distintivas para dar un seguimiento oportuno.

Estrategias para mostrar un catálogo

• Presentar productos de alta calidad visual: utiliza fotografías de producto atractivas para captar la atención. Si es posible, incluye fotos de todos los ángulos.
• Organizar el catálogo por categorías: si tienes muchos productos, divídelos en secciones para facilitar la navegación de tus clientes.
• Incluir un CTA en cada producto: permite que los clientes pregunten directamente sobre un artículo o lo añadan a un carrito si tienes una integración de e-commerce.

Acciones para medir el rendimiento

• Analizar las tasas de entrega y lectura: monitorea cuántos de tus mensajes son entregados y leídos para evaluar la efectividad de tus envíos y horarios.
• Identificar las horas de mayor interacción: evalúa cuándo están más activos tus clientes para programar tus comunicaciones en los momentos óptimos.
• Ajustar estrategias con base en datos: utiliza la información recopilada para refinar tus mensajes, segmentación y el contenido de tu catálogo, buscando siempre mejorar los resultados de tu negocio.

Tanto prospectos como clientes valoran la inmediatez al contactar con una marca. Por eso, contar con un canal como WhatsApp Business representa una ventaja para concretar ventas.

Ahora que conoces cómo funciona y las mejores estrategias para aprovecharla, ¡pon en práctica lo aprendido! Convierte a esta herramienta en una aliada y mantén una comunicación fluida que genere confianza desde el primer mensaje.

Si quieres ir más lejos, recuerda que WhatsApp Business puede ser parte de un ecosistema más amplio. Al integrarla con una plataforma de ventas más completa como un e-commerce, consolidas tu marca, amplías su alcance y vendes más.

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