¿Qué es un inventario y cómo hacer su control?
Un inventario es una lista o relación de bienes, productos, recursos o cualquier objeto que pertenezca a una empresa, organización o persona. Gracias a este listado se pueden contabilizar las pertenencias y su valor.
Sabemos lo importante que es tener orden dentro de la empresa para poder llevar cuenta de los gastos, ventas, activos, entre otros. Por lo que, para gestionar esta labor, hacer un inventario de tu negocio es clave para lograrlo.
En este artículo, conoceremos más sobre un inventario, sus características, tipos y cómo hacerlo en 5 simples pasos. ¡Comencemos! 🚀
¿Qué es un inventario?
Es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona.
Cuando hablamos de inventario, lo primero que podríamos pensar es en un documento que enlista la mercancía de un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. Sin embargo, también tiene otras funciones importantes.
Dependiendo del tipo, se pueden registrar y contabilizar: propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc., por lo que no solo sirve para registrar y llevar un control sobre las mercancías de una empresa.
Considerando esto, revisemos sus utilidades.
¿Para qué sirve un inventario?
En general, además de ofrecer el valor de los recursos de una empresa, esta información es de suma importancia para tomar decisiones o crear estrategias.
Por ejemplo, una empresa que se dedica a importar, necesita saber la cantidad de existencias para calcular un estimado de ventas y determinar el tiempo en que deberá solicitar más productos. ¿Cómo lo puede saber? Teniendo un inventario.
Otro caso, que ejemplifica estas utilidades, es conocer si es indispensable agilizar el proceso de cobranza para incrementar el flujo de efectivo o si se necesita contratar algún técnico para reparar un equipo que está descompuesto y almacenado.
Estos ejemplos solo son algunos de muchos donde podemos ver la importancia de tener un inventario. Ahora bien, la logística y funcionamiento de un negocio no termina con la creación del inventario, ya que también se necesita una gestión o control que acompaña el proceso.
Con una buena gestión, es posible determinar el tamaño y el valor del inventario. Adicionalmente, este control suele ser una herramienta que facilita la obtención de los costos de producto, aunque también existen otros métodos.
Finalmente, el hacer un inventario y tener gestión sobre este en tu empresa, te ayudarán a prevenir el desabasto o sobre abasto de recursos en tu negocio.
Características de un inventario
Existen diferentes tipos de inventario y métodos para su control pero, en términos generales, sus características o elementos esenciales son los siguientes:
- Nombre del objeto inventariado
- Código de identificación
- Valor del artículo que se registra
- Costo
- Descripción detallada de lo que se contabiliza
- Cantidad de artículos con las mismas características
- Tipo de movimiento (entradas o salidas)
- Estado o estatus del objeto
- Periodo de revisión
Veamos con más detalles estas características.
1. Nombre del objeto inventariado
Permite identificar de manera sencilla los artículos, bienes o servicios que se están registrando para su control y manejo. Este elemento facilita la labor de ventas y otras actividades con fines comerciales.
2. Código de identificación
Los códigos SKU funcionan de forma similar al nombre, pero están diseñados para mejorar el control interno de la cadena de producción o de suministro. Son más sencillos de leer para máquinas, personas y sistemas de control de inventarios, además reducen el riesgo de errores.
3. Precio del artículo que se registra
Principalmente, en los inventarios de control de mercancías, el precio es uno de los datos más importantes. En una venta especial o en fechas de muchas ventas, como fin de año, es indispensable tener el precio actualizado para evitar pérdidas de dinero o equivocaciones que deriven en denuncias por incumplimiento de precio o publicidad engañosa, como lo marca la Ley de Protección al Consumidor.
4. Costo
Esta información auxilia en la fijación de precios de un negocio, pero también permite evaluar compras de mobiliario, maquinaria o equipo. Por ejemplo, para medir el éxito de la inversión en un lote de sillas de escritorio que terminaron inservibles en un tiempo reducido o viceversa.
5. Descripción detallada de lo que se contabiliza
Así como las descripciones de producto de una tienda online o catálogo digital, las descripciones de los inventarios ofrecen información adicional en caso de que existan artículos con nombres o códigos similares.
7. Cantidad de artículos con las mismas características
La cantidad total de objetos inventariados de un mismo artículo te permitirán evitar una sobreventa del inventario y de adquisiciones de mercancía o mobiliarios que podrían caducar o quedar obsoletos y convertirse en pérdidas para tu negocio.
8. Tipo de movimiento (entradas o salidas)
Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) ayudan a mantener la cantidad total de artículos actualizada. En inventarios automatizados, ahorran el trabajo de actualizar manualmente diferentes campos de información.
9. Estado o estatus del objeto
El estado o estatus brinda información especial de la empresa que opera el inventario y el tipo de mercancía o artículos que enliste. Para alimentos perecederos, el estatus puede ser el tiempo de vida y para un inventario de mobiliario de operación, si la máquina u objeto está en uso o disponible para asignar a un colaborador.
📌 Nota: este dato es uno de los más personalizables de un inventario. ¡Utilízalo a tu favor!
10. Periodo de actualización y revisión
En la actualidad, cada vez son menos comunes los inventarios manuales. Un sistema de inventarios de una empresa grande se modifica automáticamente en tiempo real; incluso si se llevan por Excel.
Por otro lado, la periodicidad de revisión y cotejo de información se convierten en otras características personalizables.
Para determinarla periodicidad de revisión, se realiza una predicción o forecast de vida del inventario y se realizan revisiones de control dentro de ese periodo de tiempo o de manera permanente, según las necesidades de la empresa.
Tipos de inventario
Inventario inicial
Informa sobre los productos, artículos, materiales, etc. y su valor al comienzo de un periodo o ejercicio contable. Coincide con el final del periodo anterior.
Inventario final
Se calcula al final de un ejercicio contable para conocer las cantidades o existencias de materiales, productos, artículos, etc. y su valor para identificar las ganancias o pérdidas del periodo, así como el presupuesto del siguiente año.
Inventario de anticipación o previsión
Este es un tipo de inventario auxiliar o adicional a otros y su principal función es prevenir incrementos de ventas por fechas especiales o estacionalidad.
Inventario periódico
Las actualizaciones son importantes. Un inventario periódico es actualizado o revisado cada determinado tiempo o periodo, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc.
Inventario perpetuo o permanente
Un inventario perpetuo se actualiza de manera automática y constante en el momento inmediato a una transacción, ya sea entrada o salida. Incluso actualiza las devoluciones o pérdidas de producto.
Inventario anual
Este se realiza cada año. Su función es apoyar al contable para verificar los resultados. La revisión es manual y es uno de los más laboriosos.
Inventario cíclico o rotativo
A diferencia del anual, un inventario cíclico se elabora en intervalos de tiempo regulares durante el año. De esta manera se realizan cuentas y no se espera al final del año para realizar el conteo de mercancías o productos.
Inventario de materia prima
Con este tipo, solo contabiliza los insumos o materias primas que se utilizan para la producción de un producto final.
Inventario en lote o de tamaño de lote
Es utilizado para producir o adquirir la cantidad exacta de mercancía según la demanda del negocio. Esto, permite evitar la acumulación de productos al siguiente periodo, minimizando los costos.
Inventario en consignación
Un inventario de consignación no pertenece ni forma parte de los activos de la persona que lo vende. Es decir, quien vende los productos no los compra, solo se encarga de comercializarlos por una comisión de venta.
Inventario de suministros de fábrica
A diferencia del inventario de materias primas, este registra materiales que se utilizan para la fabricación de productos finales, pero que, por su tamaño o naturaleza, son difíciles de cuantificar por piezas.
Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso
Se utiliza para conocer el ritmo de producción y transformación de materia prima en productos terminados.
Inventario de productos terminados
Su nombre lo indica, contabiliza los productos que han finalizado el proceso de fabricación y están listos para su comercialización. Se utiliza en fábricas para transferir estos productos al almacén y que continúen su recorrido en la cadena de suministro.
Inventario de mercancías
Es el más popular de la lista, pues cuantifica los productos almacenados que son comercializados por una empresa.
Inventario en tránsito
Registra los productos que están en camino o siendo trasladados, ya sea al almacén de fábrica, centros de distribución o hacia los proveedores.
Inventario de seguridad o de reserva
Su función es similar a la de uno de previsión, pues busca evitar el desabastecimiento de productos en crisis o incrementos de demanda del mercado.
Inventario de desacoplamiento
Se utiliza en procesos de fabricación, cuando se trata de una producción diferente a la habitual.
Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas
Contabiliza los productos o bienes que dejaron de funcionar, caducaron, sufrieron daños o deterioro y que no pueden ser comercializados o utilizados.
Inventario disponible
Registran la cantidad de productos o bienes que están disponibles para uso, comercialización o traslado al almacén.
Inventario en línea
Es un inventario que se almacena en internet y que permite la actualización y sincronización de varios sistemas.
Inventario en cuarentena
Indica los bienes, mercancías o productos que deben almacenarse por un tiempo determinado antes de poder comercializarse o hacer uso de ellos. Es común en industrias como la alimentaria.
Inventarios MRO
Este tipo de inventario registra los materiales para mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa.
Cómo hacer un inventario para tu pyme
Realizar un inventario y llevar el control de este es una tarea que se complica en medida que tu negocio va creciendo. Sin embargo, es una práctica necesaria para cualquier tipo de empresa.
Para llevar a cabo un inventario en tu pyme, te recomendamos seguir los siguientes pasos.
- Contabiliza entradas de producto o mercancía.
- Registra ventas o salidas.
- Monitorea las acciones.
- Guarda los datos de tus proveedores en caso de requerir productos antes.
- Automatiza en medida de lo posible.
Puedes utilizar herramientas que te ayuden a llevar el registro y control, como una planilla de excel o algún software de inventario. A medida que tus ventas vayan creciendo, y por ende tu inventario también, te recomendamos que esta gestión la puedas automatizar para ahorrar recursos y tiempo.
💡Tip: Si tienes tu negocio creado con Tiendanube, puedes utilizar EcomGestión para llevar un control sobre tu inventario.
Conclusión
Hacer un inventario de tu empresa no solo te permitirá tener una mejor administración y gestión de tus mercancías, bienes o productos, sino que también te ayudará a crear mejores estrategias de ventas para tu marca.
Puedes ir probando con diferentes tipos a medida que tu negocio va creciendo y quedarte con los que más te ayuden a mejorar tus ventas, organización y optimización de recursos.
Finalmente, si quieres automatizar este paso, los controles de gastos, SKU u otros procesos de tu empresa, te recomendamos crear una tienda online con Tiendanube. Contamos con decenas de aplicaciones y herramientas con las que podrás mejorar, eficientemente, tu negocio.
