Cómo crear la mejor base de datos para tienda online con estos 5 tips

mujer crea una base de datos para tienda online
Andrey_Popov/shutterstock.com

Una base de datos para tienda online es el recurso digital que te permite estructurar, mediante distintos criterios, la información de productos, ventas y clientes de tu empresa, con el propósito de crear un registro confiable para el funcionamiento de tu negocio en línea.


La información es uno de los bienes más preciados dentro del mundo de los negocios, y en el mundo digital, es el combustible que permite administrar de la mejor manera, tanto los activos que se encuentran a la venta, como las decisiones que se toman en torno a ellos.

Dentro del comercio electrónico, los datos relacionados con los productos y los clientes,  ayudan a crear la columna vertebral del negocio, y entre mejor organizada y más confiable sea la información acerca de los artículos que vendes y a quienes planeas ofrecerlos, mejor será el desempeño de tu empresa.

Continúa leyendo y te explicaré qué es y cómo crear una base de datos para tienda online, cuáles son los tres tipos que más utilizarás en tu ecommerce y consejos básicos para crear la mejor base de información para tu negocio. ¡Vamos! 🚀

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¿Qué es una base de datos para tienda online?

Una base de datos para tienda online es el registro digital donde está almacenada la información de los productos, clientes y ventas de un negocio en línea. Dependiendo cómo está integrada con tu página web para vender, pueden existir diferentes tipos de bases y tener distintas funciones.

Por ejemplo, si se trata de una base que agrupa los distintos artículos que vendes en tu negocio y contiene información como la descripción, número de unidades disponibles y el precio de cada elemento; entonces hablamos de una base enfocada en productos.

Este tipo de archivo es como la memoria interna de tu tienda y le sirve a tu sitio web para darle forma y estructura a cada categoría, sección y artículo que se mostrará a tus clientes. Además de eso, esta clase de documentos te permiten llevar un control de tu catálogo y clientes para conocer a fondo el stock de tu negocio.

¿Cuáles son los tipos de base de datos para ecommerce?

De acuerdo con el contenido de su información, existen tres tipos básicos de base de datos para ecommerce:

  • Productos
  • Clientes
  • Ventas

Base de datos de productos

Cuando empiezas un negocio, estas bases son una lista con la información básica de los artículos en venta, como descripciones, categorías a las que pertenecen, códigos SKU, precios, etc. Pero a medida que tu tienda online crece y el tamaño del catálogo de productos aumenta, estos documentos incrementan su tamaño y complejidad.

Base de datos de clientes

Aquí se concentran datos de clientes —activos o potenciales— que tiene tu tienda online, con el fin de contactarlos para realizar ventas o incluirlos en campañas de email marketing. Generalmente, estas bases incluyen como información básica: nombre, correo electrónico, teléfono, y si forman parte de un flujo de inbound marketing, los productos en los que el cliente ha mostrado interés.

Base de datos de ventas

En este tipo de bases hay información que conjuga datos de los dos tipos anteriores, indicando los productos que ha adquirido cada cliente, costos de envío, frecuencia de compra mensual o anual, etc. Esta base es fundamental para la toma de decisiones relacionadas con la operación de tu negocio, como el resurtido de tu inventario o campañas de promoción de ventas.

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Base de datos para tienda online: 5 tips para crear la mejor

Estos son 5 tips que te ayudarán a crear las mejores bases de datos para tienda online:

  1. Define la estructura que mejor te funcione.
  2. Selecciona un sistema gestor de base de datos que se adapte a tus necesidades.
  3. Simplifica la interfaz para la entrada de información.
  4. Actualiza y respalda la base de datos con frecuencia.
  5. Elige una tienda online que facilite importar y exportar listas para tus bases de datos.

Te explico cada consejo a detalle para aclarar cualquier duda.

1. Define la estructura que mejor te funcione

Un error frecuente al crear una base de datos para tienda en línea es definir una estructura demasiado compleja para lo que realmente necesitas. Al elegir el tipo de datos que vas a almacenar, recuerda que cada espacio requiere tablas específicas o formatos con la información adecuada.

Tal vez incorporar el peso en gramos por prenda sea necesario para calcular tus envíos de paquetería, pero a menos que tengas un inventario físico, el tipo de gancho que usarás por prenda puede ser innecesario. Realiza bocetos con la información realmente relevante, elimina redundancias y parte de ahí.

2. Selecciona un sistema gestor de base de datos que se adapte a tus necesidades

Muchas bases de datos ecommerce surgen como listas pequeñas en Excel o Sheets de Google. Pero a medida que tu negocio crece y comiences a vender otros artículos, tu base de datos también crecerá y necesitarás tener acceso sencillo a esa información para alcanzar tus objetivos. ¿Cómo planeas usar los datos de tus bases?

Por ejemplo, 55% de los negocios utilizan sus datos para mejorar su eficiencia, 47% para apoyar a sus clientes y 45% para predecir resultados de sus iniciativas, de acuerdo a un estudio realizado por la consultora de inteligencia de negocios Sisense.

Existen gestores de bases de datos con modalidades gratuitas que pueden ser muy útiles cuando tu base de datos comienza. Échale un ojo a lo que te ofrecen nuestros favoritos:

  • MySQL. El gestor de base de datos de código abierto más utilizado, también es el más flexible y el que tiene a la comunidad de programadores más activa, lista para resolver tus dudas.
  • MongoDB. La versión de código abierto tiene lo básico para administrar bases de datos para ecommerce sencillas. Tiene una versión con más funcionalidades e integraciones, pero con un costo por licencia.
  • Google Sheets. Las hojas de cálculo de Google serán más que suficientes para importar y exportar bases de datos de un negocio en ascenso. Es posible crear las categorías más recurridas y hacer respaldos fácilmente.
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3. Simplifica la interfaz para la entrada de información

Durante el arranque de tu emprendimiento, probablemente serás la persona encargada de administrar gran parte de las responsabilidades de tu tienda en línea. Eventualmente, colaboradores nuevos se integrarán a tu equipo, y así, alguien terminará encargándose de gestionar tus bases de datos a fin de mantener la información actualizada.

Considera que la interfaz debe ser amigable e intuitiva para que cuando alguien adopte esta responsabilidad, le sea posible encontrar o ajustar los datos de manera sencilla. Esto a la larga, tendrá un efecto positivo en la productividad de tu negocio y te ayudará a alcanzar los objetivos de tu empresa con mayor facilidad.

4. Actualiza y respalda la base de datos con frecuencia

Un problema recurrente al manejar la base de datos de un ecommerce es no tener los datos actualizados. En cualquier caso, esto representa un problema. Imagina tener a la venta un artículo descontinuado, o mandarle una promoción a un cliente que cambió su email. Realiza actualizaciones periódicas de tus bases de datos, y de paso, aprovecha para revisar si es necesario agregar o retirar clasificaciones o apartados.

Aunque los gestores de bases de datos se encargan de respaldar tu información —o recordarte que lo hagas—, cuando se trata de almacenar una copia de seguridad de uno de los componentes clave de tu tienda online, no está de más exportar esos datos y guardarlos en la nube en una cuenta segura.

5. Elige una tienda online que facilite importar y exportar listas para tus bases de datos

Digamos que ya tienes un negocio online, pero te topas con una mejor plataforma que te ofrece crear tu tienda en línea sin pagar comisiones por venta. Es crucial tener la opción de exportar e importar bases de datos para que tu tienda nueva comience a operar de inmediato, sin necesidad de cargar manualmente todos los productos.

Con esto en mente, te recomiendo Tiendanube, además de ofrecerte abrir tu tienda sin costo, cuenta con plantillas para crear el diseño que buscas para tu negocio con carrito de compras. ¡Anímate y abre tu tienda online hoy!

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¿Cómo exportar listas de tu Tiendanube para crear bases de datos de tu tienda online?

Una de tantas ventajas que tiene Tiendanube, es la facilidad para exportar las listas de productos, clientes y ventas que requieres para crear base de datos para tienda en línea en tu gestor favorito, además claro de permitir respaldar esta información cuando lo necesitas. Te mostraré lo fácil que es hacerlo.

Exporta la lista de productos de tu Tiendanube

  1. Ingresa a la sección ‘Productos’ > ‘Lista de productos’ en el Administrador de tu tienda.
    crear base de datos para tienda online a partir de una lista
  2. Dale clic al botón ‘Importar y exportar desde CSV’.
    exportar CSV para base de datos de una tienda en línea
  3. En la sección para la funcionalidad de carga masiva CSV, ve a ‘Exportar productos’ y aquí podrás:
    • Filtrar la lista de productos por categoría, stock, visibilidad en la tienda, etc. Si no seleccionas ningún parámetro, descargarás la lista completa.
    • Elegir el sistema operativo de tu equipo (Windows o Mac).
    • Seleccionar si deseas descargar también las descripciones de los productos en tu listado.
  4. Cuando termines de seleccionar tus opciones, presiona ‘Exportar lista’. Así descargarás el archivo .CSV en tu equipo.

Ahora tienes un formato compatible con cualquier gestor de base de datos para modificar de manera masiva tus registros, y además, una copia de seguridad para respaldar toda esa información vital de tu tienda. Te sugerimos editar el nombre, agregando la fecha de creación para que tengas siempre a la mano el respaldo más reciente.

Exporta la lista de clientes de tu Tiendanube

Cuando tus clientes dejan su email, ya sea porque hicieron una compra en tu tienda o se suscribieron a tu newsletter, tu Tiendanube guardará esos datos en una lista. Para tener acceso a esa información, sigue estos pasos:

  1. Ingresa a la sección ‘Clientes’ > ‘Lista de clientes’ en el Administrador de tu tienda.
    base de datos para tienda en línea ejemplo
  2. Da clic a ‘Exportar lista’ en la parte superior derecha de la pantalla.
    base de datos para ecommerce ejemplo
  3. Elige el sistema operativo de tu equipo (Windows o Mac) para descargar el archivo .CSV. Dale clic a ‘Exportar lista’.
    ejemplo de una base de datos para ecommerce

De esta manera, ya puedes trabajar la base de datos de tus clientes y así arrancar tus campañas de email marketing o crear promociones y descuentos con base en sus intereses y compras anteriores.

💡Tip: no intentes parpadear rápidamente para leer con claridad la información de la imagen anterior. Cuidamos mucho los datos personales.😉

Exporta la lista de ventas de tu Tiendanube

Con este documento tendrás en un solo lugar y con los criterios que necesitas, las ventas que hayas realizado en tu tienda durante un periodo determinado. Para lograrlo, sigue estos pasos:

  1. Ingresa a la sección ‘Ventas’ > ‘Lista de ventas’ en el Administrador de tu tienda.
    exportar lista para crear base de datos de ventas
  2. Da clic a ‘Exportar lista’ en la parte superior derecha de la pantalla.ejemplo de lista para base de datos de ventas para tienda online
  3. Si necesitas que tu lista tenga solo algunas órdenes de compra en particular, selecciona ‘Editar filtros’.ejemplo de cómo crear base de datos de una tienda onlineEn esta parte, es posible elegir los distintos filtros que deseas aplicar a tus ventas, ya sea por estado de la orden, fecha o medio de envío. Cuando termines tu selección, da clic en ‘Filtrar’.
  4. Elige el sistema operativo de tu equipo (Windows o Mac) para descargar el archivo .CSV. Dale clic a ‘Exportar’.

Ahora tendrás una lista para crear una base de datos de las ventas de tu negocio. Detecta cuáles son los artículos que más se venden, en qué temporadas lo hacen y comienza a tomar decisiones basadas en datos para renovar tu inventario e impulsar tu negocio.

En conclusión

Ahora sabes qué es una base de datos para tienda online, cómo te puede ayudar cada tipo para alcanzar tus objetivos y lo fácil que es obtener la información para gestionarlas. Aunque al arrancar tu negocio serán pocos los datos que debes administrar, piensa que tu negocio crecerá, y con esta evolución, deberás estar listo para mantener tus bases de datos bien organizadas y actualizadas.

¡Abre tu tienda en línea con Tiendanube! Es bien fácil vender tus productos 24/7, diseñar tu negocio online justo como quieres y no necesitas conocimientos avanzados de programación para lograrlo. ☁️

Aquí vas a encontrar:
Preguntas frecuentes acerca de una base de datos para tienda online

Es darle forma y estructura al listado que concentra la información de una tienda en línea. Este diseño se encarga de elegir los criterios con los cuales se organizará la información y debe estar pensado en contener todas las características esenciales de los productos o servicios que se ofrecen en un sitio web dedicado al comercio electrónico.

Los datos básicos con los que deben contar los productos son:

  • Nombre de producto
  • Número de producto
  • Código SKU
  • Categoría
  • Presentación o modelo
  • Precio
  • Peso
  • Talla o medidas (si se trata de prendas o accesorios)
  • Descripción

Una base de datos de ventas es el listado de transacciones realizadas dentro de un negocio en un periodo determinado. Aquí se indican cuántas ventas se realizaron, de qué productos, a qué personas, e incluso, de qué canal provino el lead que concretó la compra. Esta base de datos permite obtener inteligencia de negocios a fin de encontrar los productos más vendidos, los periodos de mejor venta y qué artículos requieren de promociones o estrategias especiales para incrementar la posibilidad de cerrar ventas.

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