Factura proforma: ¿qué es, cómo usarla y cómo hacer una?
Una factura proforma es una factura provisional que se da al futuro cliente con la información detallada del producto o servicio a vender. No tiene valor fiscal ni contable, por lo que no existe una obligación de pago. Conoce todo sobre este documento aquí.
En ocasiones los clientes requieren conocer a detalle el desglose, costos y datos que contendrá el Comprobante Fiscal Digital (CFDI) de los productos o servicios que están por adquirir, para ello se puede elaborar una factura proforma.
A lo largo de este artículo te contaré qué es una factura proforma, cómo funciona, en qué casos se puede aplicar, los elementos que debe incluir y un ejemplo del formato para que la puedas realizar. Además, conocerás la diferencia entre una factura proforma, factura electrónica o CFDI y cotización.
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Ahora sí, aprendamos más sobre la factura proforma. ¡Comencemos! 🚀
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento informativo en el que se colocan datos detallados de la futura compra a realizar. Su diseño es similar al de una factura electrónica, pero carece de numeración, sello o firma.
Si bien este documento no tiene un valor fiscal ni contable, su elaboración puede ser necesaria e importante para los clientes que están por adquirir un producto o servicio, principalmente en temas de importación y exportación, te explicaré a continuación. 😉
Usos de la factura proforma
Ahora que ya sabes qué es una factura proforma, conozcamos qué usos tiene y cuáles pueden llegar a ser indispensables.
La factura proforma se puede utilizar para:
- Acreditar costos de operación en aduana en las negociaciones de importación y exportación.
- Facilitar procedimientos aduanales en compras internacionales como licencias y permisos.
- Abrir créditos documentarios o para importación de mercancía.
- Servir como un borrador previo antes de realizar el CFDI y así evitar errores.
- Enviar una oferta comercial al cliente, detallando los costos de productos o servicios.
- Acordar condiciones de venta con el cliente.
Elementos de una factura proforma
Como te mencioné anteriormente, la factura proforma contiene elementos muy similares a los de una factura digital, pero para diferenciarse tiene algunas características propias. Entre ellas la más importante y necesaria está en el encabezado, donde debe señalarse que se trata de una factura proforma.
Los elementos básicos que debe contener son:
- Fecha de emisión
- Datos fiscales del proveedor: nombre comercial, razón social, RFC, domicilio fiscal, datos de contacto
- Datos fiscales del cliente: nombre, RFC, domicilio fiscal, datos de contacto
- Descripción de los productos o servicios a vender
- Cantidad de unidades
- Precio unitario
- Precio total
- Subtotal
- IVA
- Total de la posible venta
Factura proforma, ejemplo editable
Si no cuentas con una plataforma para hacer una factura proforma o no sabes por dónde empezar, ¡no te preocupes! Aquí te comparto una plantilla gratis de la factura proforma, formato que podrás editar en una hoja de cálculo de Google o en Excel, solo da clic aquí, sigue las instrucciones y ¡listo!
Te dejo un ejemplo de cómo podrías hacer uso de la factura proforma.
Diferencia entre una cotización, factura proforma y factura electrónica
De acuerdo con su uso y legalidad, te comparto un cuadro comparativo para conocer las diferencias entre una factura proforma, una cotización y una factura electrónica.
| Factura proforma | Factura electrónica | Cotización |
| Documento informativo, borrador de CFDI o que acredita una compra | Documento fiscal y contable | Documento informativo |
| No asegura un pago | Asegura un pago | No asegura un pago |
| Se emite para terminar de convencer al cliente o casi al cierre de la venta | Se emite al momento de pago o posterior a la venta | Se emite al inicio de la relación comercial |
| Se detalla la información de venta | Se detalla la información de venta | No es necesario detallar toda la información |
Ofrecer una cotización a tus prospectos ayuda a que te tengan en la mente y puedan comparar precios. La factura proforma ayuda a convencer al comprador al ofrecer más detalle de la adquisición, definir detalles con el cliente antes de realizar el CFDI o acreditar una compra ante aduana o el banco. Por su parte, una factura electrónica indica la conclusión de la adquisición del producto o servicio.
Si quieres comparar la diferencia con un ejemplo de cotización o deseas saber cómo hacer una, descarga nuestra plantilla gratis.
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Espero haber aclarado las dudas que tenías sobre qué es una factura proforma, cómo se utiliza y la diferencia que existe entre factura proforma, cotización y factura electrónica.
Ofrecer una cotización a tus prospectos ayuda a que te tengan en la mente y puedan comprar precios. La factura proforma permite convencer al comprador ofreciendo más detalle de la adquisición, definir detalles con el cliente antes de realizar el CFDI o acreditar una compra ante aduana o el banco. Por su parte, una factura electrónica indica la conclusión de la adquisición del producto o servicio.
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