Factura proforma: ¿qué es, cómo usarla y cómo hacer una?

Factura proforma: ¿qué es, cómo usarla y cómo hacer una?

Una factura proforma es una factura provisional que se da al futuro cliente con la información detallada del producto o servicio a vender. No tiene valor fiscal ni contable, por lo que no existe una obligación de pago. Conoce todo sobre este documento aquí.


En ocasiones los clientes requieren conocer a detalle el desglose, costos y datos que contendrá el Comprobante Fiscal Digital (CFDI) de los productos o servicios que están por adquirir, para ello se puede elaborar una factura proforma.

A lo largo de este artículo te contaré qué es una factura proforma, cómo funciona, en qué casos se puede aplicar, los elementos que debe incluir y un ejemplo del formato para que la puedas realizar. Además, conocerás la diferencia entre una factura proforma, factura electrónica o CFDI y cotización.

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Ahora sí, aprendamos más sobre la factura proforma. ¡Comencemos! 🚀

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento informativo en el que se colocan datos detallados de la futura compra a realizar. Su diseño es similar al de una factura electrónica, pero carece de numeración, sello o firma.

Si bien este documento no tiene un valor fiscal ni contable, su elaboración puede ser necesaria e importante para los clientes que están por adquirir un producto o servicio, principalmente en temas de importación y exportación, te explicaré a continuación. 😉

Usos de la factura proforma

Ahora que ya sabes qué es una factura proforma, conozcamos qué usos tiene y cuáles pueden llegar a ser indispensables.

La factura proforma se puede utilizar para:

  • Acreditar costos de operación en aduana en las negociaciones de importación y exportación.
  • Facilitar procedimientos aduanales en compras internacionales como licencias y permisos.
  • Abrir créditos documentarios o para importación de mercancía.
  • Servir como un borrador previo antes de realizar el CFDI y así evitar errores.
  • Enviar una oferta comercial al cliente, detallando los costos de productos o servicios.
  • Acordar condiciones de venta con el cliente.

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Elementos de una factura proforma

Como te mencioné anteriormente, la factura proforma contiene elementos muy similares a los de una factura digital, pero para diferenciarse tiene algunas características propias. Entre ellas la más importante y necesaria está en el encabezado, donde debe señalarse que se trata de una factura proforma.

Los elementos básicos que debe contener son:

  • Fecha de emisión
  • Datos fiscales del proveedor: nombre comercial, razón social, RFC, domicilio fiscal, datos de contacto
  • Datos fiscales del cliente: nombre, RFC, domicilio fiscal, datos de contacto
  • Descripción de los productos o servicios a vender
  • Cantidad de unidades
  • Precio unitario
  • Precio total
  • Subtotal
  • IVA
  • Total de la posible venta

Factura proforma, ejemplo editable

Si no cuentas con una plataforma para hacer una factura proforma o no sabes por dónde empezar, ¡no te preocupes! Aquí te comparto una plantilla gratis de la factura proforma, formato que podrás editar en una hoja de cálculo de Google o en Excel, solo da clic aquí, sigue las instrucciones y ¡listo!

Te dejo un ejemplo de cómo podrías hacer uso de la factura proforma.

factura proforma, ejemplo de documento

Diferencia entre una cotización, factura proforma y factura electrónica

De acuerdo con su uso y legalidad, te comparto un cuadro comparativo para conocer las diferencias entre una factura proforma, una cotización y una factura electrónica.

Factura proforma Factura electrónica Cotización
Documento informativo, borrador de CFDI o que acredita una compra Documento fiscal y contable Documento informativo
No asegura un pago Asegura un pago No asegura un pago
Se emite para terminar de convencer al cliente o casi al cierre de la venta Se emite al momento de pago o posterior a la venta Se emite al inicio de la relación comercial
Se detalla la información de venta Se detalla la información de venta No es necesario detallar toda la información

Ofrecer una cotización a tus prospectos ayuda a que te tengan en la mente y puedan comparar precios. La factura proforma ayuda a convencer al comprador al ofrecer más detalle de la adquisición, definir detalles con el cliente antes de realizar el CFDI o acreditar una compra ante aduana o el banco. Por su parte, una factura electrónica indica la conclusión de la adquisición del producto o servicio.

Si quieres comparar la diferencia con un ejemplo de cotización o deseas saber cómo hacer una, descarga nuestra plantilla gratis.

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Espero haber aclarado las dudas que tenías sobre qué es una factura proforma, cómo se utiliza y la diferencia que existe entre factura proforma, cotización y factura electrónica.

Ofrecer una cotización a tus prospectos ayuda a que te tengan en la mente y puedan comprar precios. La factura proforma permite convencer al comprador ofreciendo más detalle de la adquisición, definir detalles con el cliente antes de realizar el CFDI o acreditar una compra ante aduana o el banco. Por su parte, una factura electrónica indica la conclusión de la adquisición del producto o servicio.

En Tiendanube queremos ayudarte en tu proceso como emprendedor, para ello ponemos a tu disposición nuestro blog con temas de interés y nuestro centro de recursos en el que podrás encontrar plantillas financieras, de marketing y negocios.

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Aquí vas a encontrar:
Preguntas frecuentes de factura proforma

Una factura proforma es un documento informativo en el que se colocan datos detallados de la futura compra a realizar. Se utiliza para:

  • Acreditar costos de operación en aduana en las negociaciones de importación y exportación.
  • Facilitar procedimientos aduanales en compras internacionales como licencias y permisos.
  • Aperturar créditos documentarios o para importación de mercancía.
  • Fungir como un borrador previo antes de realizar el CFDI y así evitar errores.
  • Enviar una oferta comercial al cliente, detallando los costos de productos o servicios.
  • Acordar condiciones de venta con el cliente.

Deberás hablar con el proveedor, pues este documento no tiene validez fiscal ni contable.

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