¿Qué es un inventario en una empresa? Tipos + Ejemplo

Un inventario es más que un listado de productos. Es una pieza clave para optimizar costos y tomar decisiones estratégicas en pro de la salud financiera y operativa de tu empresa.

Cuando tu negocio crece, también lo hace la complejidad de mantener bajo control todo lo que entra y sale de tu almacén. Es en este punto cuando el inventario se convierte en la columna vertebral que sostiene tus márgenes de rentabilidad y tu nivel de servicio al cliente.

Para comprenderlo mejor, a continuación explicaremos 3 pilares fundamentales: la definición de inventario, los principales tipos de inventario y un ejemplo práctico de su implementación. ¡Sigue leyendo! 📦

¿Qué es un inventario?

Un inventario es el registro organizado y actualizado de todos los bienes físicos o digitales que posee una empresa con el fin de transformarlos, venderlos o utilizarlos en la operación diaria.

En términos contables, representa un activo corriente: recursos que pueden convertirse en efectivo (o ahorrar costos) en un periodo corto. Y para la gestión empresarial, el inventario es la base que sostiene el flujo de producción, la atención al cliente y la liquidez.

El propósito principal de un inventario en una empresa es facilitar el control y la gestión de los bienes, calcular su valor y proporcionar información clave para la toma de decisiones estratégicas. Diagnostica el estado de las existencias y detecta oportunidades de mejora inmediatas.

¿Para qué sirve un inventario?

Un inventario sirve para:

• Controlar costos y maximizar el flujo de efectivo.
• Garantizar la continuidad operativa.
• Prevenir pérdidas por faltantes o excesos de inventario.
• Planificar compras y ventas de manera eficiente.
• Mejorar la experiencia del cliente.
• Calcular el valor de los activos disponibles.
• Optimizar el almacenamiento y el uso del espacio.
• Mejorar la toma de decisiones estratégicas.
• Potenciar la escalabilidad del negocio.

Controlar costos y maximizar el flujo de efectivo

Un inventario preciso evita compras duplicadas, reduce el capital inmovilizado en existencias que no se venden y permite identificar productos obsoletos o de baja rotación.

Garantizar la continuidad operativa

Un inventario da la oportunidad de conocer los niveles de stock en tiempo real para asegurar la disponibilidad de materias primas o productos terminados cuando se necesitan. Esto minimiza interrupciones en la producción y evita retrasos en las entregas.

Prevenir pérdidas por faltantes o excesos de inventario

El registro actualizado de existencias que revela el inventario, permite saber cuándo un producto está por agotarse o cuándo supera el nivel de rotación ideal.

Planificar compras y ventas de manera eficiente

La información proporcionada por el inventario permite programar órdenes de compra con suficiente antelación y lanzar promociones estratégicas cuando se proyecta un pico de ventas.

Mejorar la experiencia del cliente

Una gestión eficiente de inventario reduce las “rupturas de stock” que dañan la reputación de la marca, generan frustración y disminuyen la lealtad de los compradores.

Calcular el valor de los activos disponibles

El inventario registra el costo de adquisición, el valor actual y, en ocasiones, el precio de reposición de cada artículo. Estos datos son necesarios para determinar con precisión el valor de los activos corrientes y elaborar estados financieros confiables.

Optimizar el almacenamiento y el uso del espacio

Al detallar la ubicación, dimensiones y rotación de cada ítem, el inventario señala oportunidades para reorganizar anaqueles, diseñar rutas de picking más rápidas y liberar áreas ocupadas por stock de baja salida.

Mejorar la toma de decisiones estratégicas

Los datos históricos de un inventario revelan patrones de demanda, tendencias estacionales y ciclos de vida de los productos. Con esta información es posible planificar compras, lanzar promociones estratégicas y negociar mejores condiciones con los proveedores.

Potenciar la escalabilidad del negocio

A medida que crece la empresa—nuevas sucursales, canales de venta o líneas de producto—un inventario sólido permite replicar procesos, estandarizar controles y mantener la eficiencia operativa sin sacrificar la calidad del servicio.

¿Cuál es la importancia de un inventario?

La importancia de un inventario radica en su capacidad para optimizar la gestión de los recursos de una empresa. Integra información financiera, operativa y comercial para coordinar recursos, anticipar necesidades y sostener un crecimiento ordenado y rentable.

Una correcta gestión del inventario constituye un pilar estratégico que ofrece una visión integral y confiable de las existencias para proteger la liquidez, mejorar la eficiencia de las operaciones y fortalecer la confianza en el negocio.

¿Cuáles son las características de un inventario?

Para que un inventario cumpla su función estratégica debe reunir un conjunto de atributos que garanticen confiabilidad y utilidad operativa. Por ello, las características de un inventario son:

• Exactitud
• Actualización continua
• Clasificación coherente
• Valuación homogénea
• Trazabilidad
• Rotación medible
• Accesibilidad
• Escalabilidad
• Seguridad y control

Mira en qué consiste cada una:

¿Cuáles son los elementos de un inventario?

Si bien existen diversos tipos de inventarios y métodos para su control, en términos generales, los elementos que componen un inventario son:

• Nombre del objeto inventariado
• Código de identificación único
• Valor del artículo
• Costo asociado
• Descripción detallada del artículo contabilizado
• Cantidad de artículos con características similares
• Tipo de movimiento (entrada o salida)
• Estado actual del artículo
• Periodo de revisión programado

Nombre del objeto inventariado

Permite identificar de forma clara los artículos, bienes o servicios que son registrados para su control y gestión. Esta información simplifica las tareas de ventas y otras actividades comerciales al proporcionar una identificación precisa de los productos.

Código de identificación único

Los códigos SKU operan de manera análoga al nombre, pero están específicamente diseñados para llevar un mejor control interno en la cadena de producción o suministro. Son más fáciles de leer para máquinas, personas y sistemas de gestión de inventarios.

Valor del artículo

En los inventarios de control de mercancías, el precio es un dato importante, especialmente en eventos de alta demanda como ventas especiales o períodos como fin de año.

Es fundamental contar con precios actualizados para prevenir pérdidas económicas o errores que resulten en denuncias por incumplimiento o publicidad engañosa.

Costo asociado

Al calcular y comprender el costo asociado de cada producto, es posible establecer precios competitivos que cubran los gastos y aun así generen beneficios.

Descripción detallada del artículo contabilizado

Las descripciones de inventario proporcionan información adicional que resulta valiosa cuando existen artículos con nombres o códigos similares.

Cantidad de artículos con características similares

Es importante para evitar la sobreventa de productos y la adquisición excesiva de mercancía, insumos o mobiliario que caduquen o se vuelvan obsoletos.

Tipo de movimiento (entrada o salida)

Permite mantener actualizada la cantidad total de artículos. Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) contribuyen a tener un registro preciso de los artículos.

Estado actual del artículo

Proporciona información específica sobre la empresa que administra el inventario y el tipo de mercancía que incluye.

En el caso de alimentos perecederos, por ejemplo, el estado indica el tiempo de vida restante, mientras que en un inventario de mobiliario de oficina, señala si la máquina u objeto está actualmente en uso o disponible para asignar a un colaborador.

Periodo de revisión programado

La periodicidad se adapta a las necesidades específicas de cada organización. Para determinarla, se realiza una predicción de la vida del inventario, también conocida como forecast, y se realizan revisiones de control de mercancías de forma continua.

¿Cuáles son los tipos de inventario?

Según su función, momento de registro y propósito, los tipos de inventario son:

• Inventario inicial
• Inventario final
• Inventario de productos terminados
• Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso
• Inventario de materia prima
• Inventario de mercancías
• Inventario en tránsito
• Inventario disponible
• Inventario en cuarentena
• Inventario de anticipación o previsión
• Inventario periódico
• Inventario perpetuo o permanente
• Inventario anual
• Inventario cíclico o rotativo
• Inventario en lote o de tamaño de lote
• Inventario de seguridad o de reserva
• Inventario de desacoplamiento
• Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas
• Inventarios MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones)
• Inventario en consignación
• Inventario de suministros de fábrica
• Inventario online

Cada uno se clasifica de la siguiente manera:

Tipos de inventario según el control de existencias

• Inventario inicial: proporciona información sobre los productos, artículos, materiales, etc., así como su valor, al inicio de un periodo o ejercicio contable.
• Inventario final: se realiza al finalizar un ejercicio contable para determinar las cantidades o existencias de materiales, productos, artículos, etc., su valor y las ganancias o pérdidas del periodo. Facilita la elaboración del presupuesto del siguiente año.
• Inventario de productos terminados: registra los productos que completaron el proceso de fabricación y están listos para comercializarse. Se usa en fábricas para mover los productos al almacén y dar continuidad a su recorrido en la cadena de suministro.
• Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso: monitorea el avance de la transformación de la materia prima en productos terminados, durante el proceso de fabricación. Mide el ritmo de la producción.
• Inventario de materia prima: contabiliza los insumos o materias primas utilizadas en la producción de un producto final.
• Inventario de mercancías: registra y cuantifica los productos que se comercializan.
• Inventario en tránsito: registra los productos que están en proceso de transportación o traslado hacia el almacén, centros de distribución o proveedores.
• Inventario disponible: registra la cantidad de productos o bienes que están listos para ser utilizados, comercializados o trasladados al almacén.
• Inventario en cuarentena: registra los bienes, mercancías o productos que deben almacenarse por un período determinado antes de comercializarse o usarse. Es frecuente en industrias como la alimentaria.

Tipos de inventario según la planificación y gestión

• Inventario de anticipación o previsión: anticipa aumentos en las ventas ocasionados por fechas especiales o estacionalidad.
• Inventario periódico: se actualiza o revisa regularmente en intervalos predefinidos, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc.
• Inventario perpetuo o permanente: se actualiza automáticamente en el momento exacto de cada transacción, ya sea entrada o salida de productos. Y también registra las devoluciones o pérdidas de producto.
• Inventario anual: se hace una vez al año para respaldar la contabilidad verificando los resultados. Su revisión se realiza de forma manual, por eso es uno de los inventarios más laboriosos.
• Inventario cíclico o rotativo: se lleva a cabo en intervalos regulares a lo largo del año. De esta manera, se realizan conteos periódicos en lugar de esperar hasta el final del año para verificar las existencias de productos.
• Inventario en lote o de tamaño de lote: se usa para producir o adquirir la cantidad precisa de mercancía según la demanda del negocio, a un precio específico por el lote completo. Evita la acumulación de productos para el siguiente periodo.
• Inventario de seguridad o de reserva: previene el desabasto de productos durante crisis o aumentos repentinos de la demanda del mercado.
• Inventario de desacoplamiento: se usa en procesos de fabricación donde intervienen etapas de producción diferentes.
• Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas: registra los productos o bienes que ya no pueden comercializarse o utilizarse debido a que dejaron de funcionar, caducaron o sufrieron daños.
• Inventarios MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones): registra los materiales para mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa.

Otros tipos de inventario

• Inventario en consignación: es un acuerdo comercial en el cual el proveedor envía mercancía a las instalaciones del cliente (distribuidor, minorista o fabricante) pero mantiene la propiedad de esos bienes hasta que el cliente los vende, los consume en su proceso productivo o se cumpla un plazo pactado.
• Inventario de suministros de fábrica: registra los materiales usados en la producción de artículos finales que, debido a su tamaño o tipo, son difíciles de contar individualmente.
• Inventario online: también conocido como inventario digital o inventario en la nube, se refiere a la gestión y el seguimiento de los bienes, productos y materiales de una empresa utilizando software y plataformas basadas en internet.

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Ejemplo de inventario: gestión de productos de tienda online

Caso: “Moda Conciencia”, tienda online de ropa sostenible.

Situación: Ana, fundadora de Moda Conciencia, comenzó a vender prendas diseñadas por ella misma a través de su propia tienda online, pero el éxito la llevó a expandir su catálogo.

Sin una gestión de inventario adecuada, pronto se enfrentó a un desafío común: vender prendas que ya no tenía en stock y acumular otras que no se vendían tan rápido. Esto generó clientes insatisfechos y capital inmovilizado.

Estrategia: Ana implementó un software de gestión de inventario integrado con su plataforma de comercio electrónico. Esto le permitió:

• Registrar cada producto: desde que un nuevo diseño llega al almacén, se le asigna un código único, se registra su cantidad, talla, color y ubicación.
• Automatizar procesos: cada vez que se realiza una venta en la tienda online, el sistema descuenta automáticamente el producto del inventario. De igual forma, cuando se recibe un nuevo lote, las cantidades se actualizan al instante.
• Recibir alertas de stock: el software está configurado para enviar notificaciones a Ana cuando el stock de un producto está por debajo de un umbral predefinido. Esto le permite reabastecer a tiempo y evitar rupturas de stock.
• Analizar datos: Ana genera informes detallados sobre las ventas, la rotación de productos, los artículos más populares y aquellos con menor movimiento para tomar mejores decisiones de negocio.

Beneficios del inventario: la implementación de una gestión de inventario eficiente transformó “Moda Conciencia” de esta manera:

• Aumentó la satisfacción del cliente: los compradores encuentran lo que buscan y reciben sus pedidos a tiempo, lo que genera reseñas positivas y fidelidad a la marca.
• Reducción de costos: al evitar el exceso de stock y la obsolescencia, Ana liberó capital que puede reinvertir en el desarrollo de nuevas líneas de ropa o marketing.
• Mayor eficiencia operativa: los procesos de almacén son más fluidos y rápidos, lo que le permite a Ana dedicar más tiempo a la estrategia y el crecimiento del negocio.
• Crecimiento sostenible: Ana tiene la oportunidad de planificar con mayor precisión sus colecciones futuras y expandir su negocio de manera más segura.

💡 Tip: si quieres empezar a vender a través de tu propia tienda online y automatizar la gestión de tu inventario, Tiendanube es la plataforma de e-commerce que necesitas. Cuenta con herramientas para administrar tu stock, recibir alertas de productos agotados y sincronizar las existencias de todos los canales de venta (en caso de vender en más de uno). ¡Ponla a prueba!

La correcta administración de un inventario no es simplemente una tarea contable. Cuando es bien manejado se traduce en una cadena de suministro fluida y una capacidad de respuesta ágil ante las demandas del mercado.

Ahora que sabes qué es un inventario y para qué sirve, evalúa tus procesos actuales de gestión de stock y detecta oportunidades de mejora.