Conocé una herramienta que te va a cambiar la forma de planificar tu emprendimiento: el diagrama de Gantt. Este gráfico impulsará la productividad, visibilidad y gestión de tus proyectos.
El diagrama de Gantt nació a principios del siglo XX, pero todavía sigue siendo una herramienta clave para planificar proyectos y lograr que se conviertan en negocios rentables. Además, permite gestionar un emprendimiento y mejorar, incluso, la productividad.
Vamos a explorar de qué se trata el diagrama de Gantt en profundidad, sus orígenes, funciones, ventajas y desventajas. Además, te vamos a compartir el paso a paso para que crees el primero de manera sencilla. Y si descubrís que no es lo tuyo, te dejamos dos herramientas alternativas.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Orden, visualización y claridad. Tal vez esas sean las tres palabras que mejor definen a un diagrama de Gantt.
Un diagrama de Gantt es un gráfico que te permite visualizar todas las tareas que tenés que cumplir para hacer realidad tu proyecto. Se muestran las fechas de entrega, los nombres de las tareas y en manos de quiénes están.
Es un gráfico que tiene en su eje vertical los detalles de las tareas y, en el horizontal, el periodo que tienen para ser concretadas. En el diagrama de Gantt podés identificar a las personas encargadas de realizar cada una de las acciones utilizando diversos colores en las barras horizontales.
Este recurso es especialmente útil para ordenarte y poder ir verificando el rumbo que va teniendo tu proyecto. No importa qué tan grande o chico sea, ni su nivel de complejidad. El diagrama de Gantt te mostrará el proceso en detalle y su evolución integral. No solo a vos, sino a todo tu equipo, logrando visibilidad y transparencia.
Es una herramienta clave para la gestión exitosa de proyectos. Te permite estar en sintonía con el día a día de tu trabajo.
¿Cómo nació el diagrama de Gantt?
Había una vez un diagrama de Gantt que no fue tan exitoso. Este lo creó Karol Adamieck pero, como todos sus descubrimientos estaban en ruso y en polaco, no pudo llegar a tantos lugares del mundo. Acá es donde la figura de Henry Laurence Gantt en 1910 tomó relevancia.
Henry hizo un diagrama de Gantt parecido al de Karol, pero lo hizo en Estados Unidos. ¿El objetivo? Representar cuánto tiempo les tomaba a los obreros de una fábrica trabajar en determinadas tareas.
Su versatilidad, su facilidad de uso y la sencilla adaptación a cualquier proyecto hicieron que el diagrama de Gantt estuviera cada vez más presente.
Al principio no eran tan sencillos de usar como ahora. Estaba hecho con papel, lo que dificultaba la tarea de ajustar fechas. Por este motivo, empezaron a usar recortes en forma de bloques que podían ir moviendo para representar las barras del diagrama. Hoy en día, hacerlo es mucho más sencillo.
¿Qué elementos le dan vida al diagrama de Gantt?
Hay 4 elementos que no pueden faltar para que el diagrama de Gantt cumpla con su función:
- Fechas: tanto de inicio como de cierre. Las fechas que elijas tienen que responder a cuándo empieza la tarea y cuándo debería estar terminada. Estas también marcan el principio y el fin del diagrama de Gantt. Terminás con un pantallazo del tiempo total que se invertirá en el proyecto.
- Tareas: no importa si son cortas o muy extensas. Este elemento concentra todas las acciones que hay que llevar a cabo para crear el proyecto. Esto te permite ver enseguida qué tareas ocurren a la vez y cuál tiene que finalizar para que comience la siguiente. Si querés, podés usar un color específico para cada tarea, un color que marque su grado de importancia y quién es el responsable.
- Periodos para cada tarea: tal vez este sea el corazón del diagrama de Gantt. La barra de tiempo te habilita a acomodar y organizar mejor los tiempos de cada tarea.
- Progreso: gracias al zoom que hay en cada tarea y en el tiempo que llevan, es fácil identificar los avances. También lo es verificar que se cumplan los tiempos establecidos. Pensá que cada acción que se completa, aumenta el porcentaje de progreso.
Para que la magia del diagrama de Gantt suceda, cada uno de los elementos anteriores tiene que estar presente. Además, te dan un adelanto de toda la información que necesitás tener de antemano para poder armarlo.
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt te ayuda principalmente a que puedas planificar y programar tu proyecto y a visualizar su estado rápidamente.
La visibilidad que da el diagrama de Gantt en cuanto a vínculos entre tareas y fechas de comienzo y fin, es uno de sus puntos clave.
Por un lado, esto te permite hacer cambios más fácilmente y que todo el equipo sepa las fechas que tiene que seguir. Por el otro, genera una mejor colaboración y comunicación entre las personas del equipo, ya que facilita que estén al tanto de las novedades del proyecto.
Entonces, tenemos: mejor seguimiento, mejor gestión de los tiempos y mayor productividad. A eso sumale un punto extra: el diagrama de Gantt y su visualización te habilitan a identificar qué posibles problemas se pueden generar si tienes que hacer alguna modificación. Esto es porque el diagrama muestra la relación que existe entre las tareas.
Aunque hablemos de visibilidad de fechas, no se trata de un cronograma común. Pensá que un cronograma solo consiste en indicar qué día comienza un proyecto y qué día debería entregarse una versión o finalizarse. En cambio, el diagrama de Gantt propone una mirada más integral detallando cada tarea y etapa y marcando con su barra cuánto tiempo toma.
Ventajas y desventajas de usar un diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt trae muchos beneficios para la planificación y organización de tus proyectos. Pero también tiene algunas desventajas. Vamos a ver qué ventajas y qué aspectos no tan buenos trae.
Algunas de las ventajas ya las vimos. Visibilidad de las tareas de tu proyecto, de su progreso y de la conexión que tienen entre sí. Pero hay más.
- Un diagrama de Gantt te permite hacer una mejor gestión de la carga de trabajo de los integrantes del equipo. Si alguna persona está muy cargada, podés identificarla y reasignar las tareas.
- A la mejor gestión de la carga de trabajo individual, el diagrama de Gantt suma un beneficio más: poder establecer plazos que sean realistas. Observar la cantidad de trabajo permite calcular una fecha de entrega que sea posible y que cumpla con las expectativas de los clientes o de la dirección de la empresa.
En el otro lado de la balanza, las desventajas del diagrama de Gantt son un poco más detallistas.
- Por un lado, se podría considerar que sus barras solo hablan de la duración de una tarea y no sobre su complejidad y el esfuerzo que lleva. Entonces, aunque una tarea deba cumplirse en 3 días según la barra, puede que los equipos tengan que trabajar horas extra para lograrlo.
- En este sentido, si tenés un proyecto muy complejo en tus manos, puede que sea mejor complementar el diagrama de Gantt con otras herramientas. También tenés que considerar que, cuánto más detallado se pone el diagrama, más complicado de entender y seguir puede ser.
- Otro punto a considerar es que armar un diagrama de Gantt puede llevar mucho tiempo. A eso se suma la demanda de tener que mantenerlo actualizado en tiempo real. La actualización es clave para que el diagrama de Gantt cumpla su función.
- Por último, una desventaja más consiste en los posibles inconvenientes que puede generar utilizar la misma herramienta para planificar tu proyecto y para gestionarlo.
Aunque un diagrama de Gantt puede ser útil, considerá utilizar otro soporte para gestionar las tareas diarias de tu equipo. Eso sí: dejá en claro qué herramienta o archivo es el que tiene la palabra final para tomar de referencia. Así, evitás confusiones sobre fechas y tareas asignadas.
¿Para qué usar un diagrama de Gantt en tus proyectos?
Un diagrama de Gantt puede ayudarte en diversos aspectos de tu proyecto. Lo podés usar, por ejemplo, para:
- Crear una campaña de marketing. Acá un diagrama de Gantt es especialmente útil porque te permite rastrear el estado de todas las piezas que conforman tu campaña. Vas a poder identificar responsables, ver el impacto que tiene una tarea en otra e impulsar la colaboración, algo esencial en las campañas de marketing.
- Lanzar un producto. El diagrama de Gantt puede tomar nota sobre todo el proceso desde la idea hasta el lanzamiento. Visualizar cada etapa te va a ayudar a reducir las problemáticas que puedan aparecer porque te permitirá conocerlas de antemano.
- Establecer las entregas para un cliente. Esto es clave sobre todo para las agencias. Les da a tus clientes visibilidad de cuándo vas a hacer las entregas y también les da información sobre cuándo estarás trabajando en ellas.
Estos son solo tres ejemplos de cómo podés utilizar un diagrama de Gantt en tus proyectos. Pero demuestran la versatilidad y adaptabilidad de esta herramienta. ¿Todo listo para crear el tuyo ahora?
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt? Una guía paso a paso
Crear un diagrama de Gantt sencillo es posible. El paso cero es que tengas en claro tu proyecto. Tenés que asegurarte de que sea factible, de que disponés de los recursos, el equipo y el conocimiento para hacerlo posible.
Ahora sí, vamos con el paso a paso sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel o usando Google Sheets.
1. Hacé una lista de todas las tareas
Como vimos, algo básico del diagrama de Gantt es que te permite visualizar todas las tareas que necesitás cumplir para lograr tu objetivo. Entonces, tenés que asegurarte de no dejar ninguna afuera.
A esta información, sumale las fechas en las que comienzan y cuándo estimás que se completen.
Completá todos estos datos en una hoja de cálculo de Excel o de Google Sheets. Te tiene que quedar algo así:
2. Calculá qué día comienza cada tarea
El siguiente paso para armar tu diagrama de Gantt en Excel y en Google Sheets es empezar a utilizar algunas fórmulas. Creá una nueva columna que se llame “Día de comienzo”. Ahí deberías colocar esta fórmula para poder calcular el día de inicio: =int(B2)-int($B$2).
Esta fórmula resta la fecha de inicio de la tarea a la fecha de comienzo del proyecto. Podés utilizar la opción de autocompletar para hacer lo mismo con todas las fechas de tu diagrama de Gantt. Debería quedarte así:
3. Ahora, calculá que día terminan
La fórmula que uses tiene que restar el día de finalización de la primera tarea a la del comienzo. La fórmula que necesitás es esta: =int(C2)-int($B$2). Podés volver a usar la opción de autocompletar. Ahora, tu hoja de cálculo debería verse así:
4. Casi listo: ¿cuánto duran tus tareas?
Para saber cuánto dura cada tarea de tu diagrama de Gantt, necesitás la ayuda de esta fórmula: =E2-D2. Otra vez, la opción de autocompletar puede darte una mano y ahorrarte tiempo. Este es el último paso antes de crear el diagrama y tu archivo debería quedar así:
5. A crear el diagrama de Gantt
Los pasos para que tu diagrama de Gantt en excel o en Google Sheets se parezca a los que viste en otros lugares, son:
- Seleccioná las columnas de Tarea, Fecha de comienzo y Duración.
- Hacé clic en “Insertar” y elegí la opción “Diagrama”. Una vez ahí, seleccioná “Gráfico de barra apilada”.
- Eliminá el color de la barra de “Día de comienzo”.
¡Y listo! Tu diagrama debería haberte quedado así (podés elegir los colores que quieras):
Ahora ya sabés cómo se hace un diagrama de Gantt en Excel y en Google Sheets.
También podés apoyarte en otras plataformas o plantillas para que solo completes con tu información:
- Miro. Te permite editar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Además, te deja combinar el diagrama de Gantt con otros recursos para que sea más útil.
- Asana. Su app web “Instagantt” sirve para crear diagramas de Gantt con especial énfasis en lo visual y en la edición en tiempo real. Te permite tomar la información de las tareas que ya tenés en Asana.
- También podés buscar las plantillas que mejor se adapten a tu proyecto. Solo vas a tener que completarlas con tu información.
Herramientas alternativas al diagrama de Gantt
Si descubriste que el diagrama de Gantt no se ajusta tan bien a tus necesidades, ¡no te preocupes! Hay, al menos, 2 herramientas más que pueden ir con tus proyectos.
- Diagrama PERT. Para algunos, es un diagrama de Gantt evolucionado que también te permite calcular y planificar el tiempo que necesitás para completar un proyecto, y te deja asignar tareas.
- Tablero Kanban. Si solo querés ver las tareas y no te interesa tanto la cuestión del tiempo, esta es una buena opción para vos. Es más sencillo de confeccionar y hace hincapié en las tareas que necesitás completar.
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