Qué es la administración financiera y por qué importa en tu negocio

La administración financiera de un negocio permite tomar decisiones más inteligentes y mejor fundamentadas. De esta forma, se cuidan los recursos y se asegura su permanencia en el mercado. Por eso, es esencial entender en qué consiste y cómo usarla correctamente.

Cuando la administración financiera de una empresa es eficiente —independientemente de su tamaño— es posible conocer su situación económica, identificar su potencial de crecimiento y más. Así que, si aún no conocés las oportunidades que brinda esta crucial labor, en este artículo te explicamos todos los detalles.

Empezamos en 3, 2,1… ¡Tomá nota! 🖋

Primero que todo… ¿qué es la administración financiera?

De poco sirve que un negocio genere millones de ventas, si no administra adecuadamente su dinero. Esta situación solo ocasiona problemas financieros que, con el tiempo, se vuelven insostenibles y ponen en riesgo su continuidad.

Para evitarlo, es necesario recurrir a buenas prácticas. La administración financiera es la disciplina que se encarga de planificar, organizar y controlar los recursos monetarios de la empresa, con el fin de asegurar su rentabilidad.

Beneficios de la correcta administración financiera

• Mantiene en orden las finanzas.
• Mejora el manejo de activos y pasivos.
• Identifica la necesidad de nuevas inversiones.
• Determina el tiempo de recuperación de las inversiones.
• Facilita la asignación de presupuestos para cumplir con objetivos.
• Analiza las oportunidades y desafíos que se presenten.
• Identifica qué recursos son necesarios para mantener la operación.
• Minimiza la incertidumbre al momento de tomar decisiones.
• Favorece el crecimiento y el alcance de la estabilidad financiera.
• Provee información clave sobre el comportamiento de la empresa.
• Reconoce el punto de equilibrio (instante cuando los ingresos cubren los gastos fijos y variables).

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Tipos de administración financiera

La gestión financiera puede ser de 2 tipos:

1. Administración financiera estratégica: se encarga de la planificación, dirección, control del desempeño y del análisis de la posición de riesgo de la empresa, en especial a la asignación y organización de capital.
2. Administración financiera operativa: su función principal es asegurar la liquidez financiera, garantizando el buen rumbo de los procesos de transformación operativa, acorde a un plan previamente establecido.

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8 objetivos de la administración financiera en las empresas

Si bien es cierto que la administración financiera provee ventajas competitivas como las que mencionamos anteriormente, es necesario saber que todos esos resultados solo se obtienen cuando se persiguen objetivos empresariales claramente definidos.

Bajo este contexto, los propósitos que procura alcanzar esta actividad en la compañía son:

1. Aportar información: generar datos útiles (como un flujo de fondos), relevantes y exactos.
2. Administrar riesgos: asegurar que la compañía no enfrente presiones o riesgos indebidos.
3. Mejorar el control operativo: optimizar los controles financieros y el flujo de trabajo.
4. Maximizar el valor de la empresa: explotar áreas que más convengan.
5. Dar tranquilidad: mantener en buen estado las cuentas y los recursos financieros.
6. Planificar: definir qué pasos dar y cuáles decisiones tomar en pro del crecimiento.
7. Evaluar proyectos: asegurar que las proyecciones y presupuestos sean realistas y alcanzables.
8. Preservar el rendimiento: optimizar la utilización de recursos, ahorros, inversiones y financiamientos.

De no definirse anticipadamente y a tiempo, los esfuerzos que el equipo realice estarían mal dirigidos y las probabilidades de éxito serían pocas.

Incluso si la empresa llegara a generar utilidades, la situación sería la misma; una mala gestión financiera de los beneficios es considerada una de las principales causas del fracaso empresarial.

Fundamentos de la administración financiera

Ahora bien, para evaluar qué tanta utilidad tiene la información que proporciona la administración financiera y poder tomar acción, también es vital comprender cuáles son sus principios, es decir, las bases que rigen su razón de ser.

En este sentido, los fundamentos de la administración financiera son:

1. Decisiones de inversión

Determina la cantidad total de bienes necesarios para la compañía. Y también le da importancia a la desinversión. Es decir, plantea la posibilidad de que los bienes que no se pueden justificar económicamente tengan que reducirse, eliminarse o reemplazarse.

2. Financiamiento

Decide cuál es la mejor manera de inyectarle dinero a la empresa y la forma de reunir esos fondos necesarios. Ayuda a entender la mecánica para obtener créditos, hacer un acuerdo de alquiler a largo plazo o negociar una venta de bonos o acciones.

3. Administración de bienes

Una vez que se adquieren los bienes y se obtiene el financiamiento adecuado, se ocupa de gestionar esos bienes de la manera más eficiente posible. Una gran parte de la responsabilidad de la administración de activos fijos recae en los gerentes operativos que emplean esos bienes.

En conjunto, establecen cuál es la mejor manera de hacerle frente a los riesgos y a los rendimientos del negocio.

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Importancia de la administración financiera para los negocios

Aunque ya mencionamos las ventajas que ofrece administrar el dinero en el negocio, es importante que no lo confundamos con que simplemente permite cumplir sus obligaciones.

No es lo mismo saber desempeñar las actividades financieras que mantienen vivo a una compañía (pago y negociación con proveedores, nómina, impuestos, etc.), que saber manejar el dinero.

Para lo primero, solo basta tener conocimientos teóricos y prácticos, mientras que para lo segundo, se necesita más una visión estratégica e inteligencia financiera.

Justo de esto se encarga la administración financiera. Su importancia radica en que permite:

• Explorar todas las alternativas disponibles para conseguir y maximizar los recursos.
• Administrar los recursos en diferentes instrumentos para diversificarlos.
• Ir más allá de los esquemas tradicionales para conseguir financiamiento.
• Desarrollar una infraestructura que permita construir fuentes de generación de ingresos.
• Explotar las bondades que existen en el sistema financiero empresarial.
• Identificar los errores que se están cometiendo en materia financiera.
• Actuar proactivamente para hacer crecer los fondos. Y dejar atrás la mentalidad reactiva.
• Tomar decisiones menos costosas y que satisfagan las necesidades en menor tiempo.
• Conocer la situación real del negocio y, con base en ello, potenciarlo.
• Enfocarse en lo importante y no solo en lo urgente.
• Tener capacidad de planificación en el corto, mediano y largo plazo.
• Desarrollar de escenarios financieros basados ​​en el estado actual de la empresa.

Una vez comprendido esto, el siguiente paso es hacerlo realidad.

8 consejos de administración financiera para negocios

Como bien mencionamos anteriormente, puede ser muy fácil confundir las responsabilidades contables con las de administración financiera. Por eso, al desempeñar estas últimas, es clave:

1. Comprender la documentación financiera

No hay que limitarse a leer y cuadrar cifras, también hay que entenderlas. Es fundamental tener en cuenta que las decisiones de administración del dinero se basan en la retroalimentación de los informes, reportes y los documentos financieros que se manejan.

2. Diseñar un plan financiero

Todas las empresas necesitan plantearse los objetivos que desean lograr, pues, al final, esos mismos se van a traducir en metas de margen de beneficio y dinero. Si no hay un plan que evaluar, nunca se sabrá si los esfuerzos de la administración están valiendo la pena.

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3. Supervisar el comportamiento de los números

Una vez trazados los objetivos del plan financiero, deben destinarse ciertos períodos de tiempo para su evaluación. Si quedan en el olvido, será imposible detectar las oportunidades que favorecen al negocio o los riesgos que lo ponen en peligro.

4. Implementar herramientas financieras

Atrás quedó la época en que todo dependía de las personas y del trabajo manual. En la actualidad, existen herramientas tecnológicas que complementan el trabajo de quienes se encargan de administrar la parte financiera de la empresa. Estos recursos brindan información certera, seguridad y datos relevantes para tomar el control del dinero.

5. Separar las cuentas personales de las del negocio

En el rubro emprendedor, es común que los dueños del negocio no separen sus cuentas personales de las empresariales. Para optimizar el dinero, es imprescindible que el negocio tenga una cuenta propia, ya que solo así será posible controlar con precisión los ingresos y egresos.

6. Administrar el inventario

El control eficiente de existencias garantiza tener la cantidad correcta de productos, en el momento adecuado. Esto sirve para que el capital no permanezca inmovilizado innecesariamente, y evitar tener más mercancía de la necesaria.

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7. Tener reserva de efectivo

Se sabe que la vida de los negocios está llena de altibajos. Por eso, en los tiempos de gloria, cuando todo marche a la perfección, debe cuidarse el dinero. Una cuenta de ahorro comercial con reservas de efectivo es una excelente alternativa para comenzar.

8. Buscar asesoría de un experto

Ya sea que se sepa todo, poco o nada de la situación financiera del negocio, siempre es buena idea recurrir a la ayuda de un experto en la materia. La orientación profesional que pueda aportar un especialista también expande los horizontes y alcances del negocio.

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Ejemplo de una buena administración financiera

Un claro ejemplo de cómo se lleva la administración a la práctica es el análisis preliminar de estados financieros.

Esta tarea es solo una de las tantas que velan por la salud financiera de la empresa y es posible realizarla mediante la combinación de 2 herramientas:

1. Análisis horizontal o de variaciones: determina la variación absoluta y relativa que ha experimentado una cuenta dentro de un periodo de tiempo particular y, con ello, se puede visualizar el comportamiento de la empresa en la actualidad, en comparación con el período anterior.
2. Análisis vertical o porcentual: determina cuánto representa cada una de las cuentas respecto a su total en un periodo de tiempo específico. Permite observar qué tan representativas son en los estados financieros y si se encuentran distribuidas debidamente en función de las necesidades operativas y financieras de la empresa.

A través de ambas soluciones, se obtiene un panorama completo de las condiciones en las que se encuentra el negocio, además de información que facilita una toma de decisiones efectiva.

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Conclusión

La administración financiera tiene la misión de garantizar el uso óptimo de los recursos económicos dentro de la empresa. Por esa razón, si hasta ahora no le habías dado la importancia que merece, estás a tiempo de tomar acción.

Tené en cuenta también que la gerencia financiera es igual de importante para los negocios offline como para los online; así que si tenés en mente comenzar a vender por internet, te invitamos a probar Tiendanube gratis, para que descubras cómo nuestra plataforma te va ayudar a multiplicar tus recursos monetarios.