Cómo crear correo institucional con Gmail, Outlook y otras herramientas

Por: Kawan Lopes

Mujer escribiendo un e-mail desde una laptop

En Tiendanube siempre buscamos compartirte las mejores herramientas para complementar tu tienda en línea y una de las más buscadas es una con la que puedas crear un correo institucional.

Tener un correo institucional es importante para cualquier persona o empresa que tenga una tienda virtual, tanto para facilitar los procesos de comunicación, como para transmitir una imagen más profesional.

Por eso, en este artículo te vamos a enseñar a crear un correo con dominio propio gratis y te compartiremos algunos beneficios de tener un e-mail institucional.

Comencemos. 😉

¿Qué es un correo institucional?

Un correo institucional, también llamado correo corporativo, es una dirección de correo electrónico compuesta por el nombre del remitente, una palabra o un área de la empresa y el nombre de la marca. Un ejemplo de correo institucional es hola@tiendanube.com, que usamos en Tiendanube como un canal para que los usuarios puedan ponerse en contacto con nosotros —y viceversa.

Ventajas de crear un correo con dominio propio

Crear un correo electrónico institucional para tu negocio, especialmente si tienes una tienda en línea, aportará numerosos beneficios tanto a corto como a largo plazo, algunos de ellos son:

1. Credibilidad en el mercado

Los negocios con correos institucionales suelen tener más credibilidad en el mercado en el que se desenvuelven. Esto se debe a que las empresas que utilizan direcciones de correo electrónico de servidores comunes —como Gmail, Yahoo, etc.—, pueden ser vistas como poco amateurs.

2. Genera confianza

La credibilidad tiene mucha influencia en tu relación con tus aliados, clientes y clientes potenciales. Y es que los negocios con correos electrónicos con dominio propio transmiten una imagen más profesional y confiable. Al final, esto favorece tanto las ventas como la fidelización.

3. Organización

Si tienes la intención de usar el correo electrónico como un canal de atención al cliente, una cuenta de correo institucional te permitirá gestionar los contactos de tu empresa de forma independiente a tus asuntos personales. Así podrás crear una rutina mucho más práctica y eficiente.

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¿Cómo crear un correo institucional?

Algunos servicios de hosting (alojamiento) como HostGator o Hostinger ofrecen, dentro de sus planes de hosting, la creación de correos electrónicos personalizados. Para hospedar un sitio web con estas empresas se debe pagar una cuota mensual fija.

Si estás usando un servicio de hosting que no ofrezca la opción de tener correos institucionales —o una plataforma de e-commerce—, vas a necesitar una herramienta que te permita integrar el dominio de tu sitio con la cuenta de correo.

Para ello, nos pusimos a investigar y encontramos algunas alternativas en el mercadoque te permiten crear un correo institucional gratis.


Aprende más...

¿Cómo crear un correo institucional en Gmail?

Gmail, el servicio de correo electrónico de Google, ofrece la oportunidad de usar un correo con dominio propio en una bandeja de entrada tradicional. Para crear un correo institucional en Gmail necesitas dos cosas:

  • Una cuenta de Gmail.
  • Un dominio propio para tu marca con servicio de e-mail.

Si ya tienes ambos, entonces pon manos a la obra y conecta tu correo corporativo con tu bandeja de entrada de Gmail siguiendo estos pasos:

  1. Inicia sesión en Gmail con tu correo electrónico, como lo haces siempre.
  2. Haz clic en el ícono de “Configuración” que encontrarás en la esquina superior derecha y luego en “Ver todos los ajustes”.
  3. En el menú superior, selecciona “Cuentas e importación” y luego haz clic en “Añadir otra dirección de correo electrónico”.
  4. Se abrirá una nueva ventana en la que podrás configurar tu cuenta de correo electrónico. Es importante que tengas un dominio propio, si no no habrá forma de usar el correo electrónico desde Gmail.

crear correo institucional en Gmail

Esta opción es óptima si tu empresa es pequeña y no necesitas usar herramientas colaborativas para trabajar con un equipo grande. Sin embargo, si tienes un negocio más grande en el que la colaboración es una pieza clave del día a día, entonces te recomendamos revisar los planes de Google Workspace, que incluye integraciones como Google Meet, Google Drive y muchos beneficios más.

¿Cómo crear un correo institucional en Outlook?

Outlook también permite usar un correo electrónico con dominio propio en su bandeja de entrada. Al igual que con Gmail, necesitas tener una cuenta en Outlook y un dominio propio con servicio de e-mail.

Si cumples con estas dos condiciones, entonces vas a poder usar Outlook para revisar y enviar correos desde tu e-mail institucional, solo sigue estos pasos:

  1. Accede a tu correo de Outlook, como lo haces siempre.
  2. Haz clic en el ícono de “Configuración” que encontrarás en la esquina superior derecha y luego en “Ver toda la configuración de Outlook”.
  3. En el menú lateral, selecciona la opción “Sincronizar correo electrónico” y luego haz clic en “Administrar o elegir un alias principal”.
  4. Se abrirá el administrador de tu cuenta de Microsoft. En el apartado “Alias de la cuenta” selecciona “Agregar correo electrónico”.
  5. Verás una ventana como la de abajo, ahí selecciona “Agregar una dirección de correo electrónico existente como alias de cuenta Microsoft” y escribe el correo electrónico de tu marca.

crear correo institucional en Outlook

Si quieres conectar más de un correo institucional a tu bandeja de entrada de Outlook y además, tener acceso a herramientas como Microsoft Teams y OneDrive para trabajar en equipo, entonces checa los planes de Microsoft 365 para MiPyMEs.

¿Cómo crear un correo corporativo en Zoho Mail?

La primera opción es, Zoho Mail, un software que ofrece diversos beneficios a los usuarios de su plan gratuito que pueden ser muy útiles para tu negocio, por ejemplo:

  • Hosting de correo electrónico para un dominio propio.
  • 5 cuentas de usuario.
  • 5 GB de almacenamiento.
  • Archivos adjuntos de hasta 25 MB.
  • Posibilidad de subir archivos de hasta 1 GB.
  • 2FA (autenticación en dos pasos).

Sin embargo, la versión gratuita de Zoho Mail no cuenta con la función IMAP/POP para poder abrir los correos desde una plataforma como Gmail o Outlook, por ejemplo. Eso sí, el acceso al correo a través del propio sitio web de la herramienta puede hacerse sin limitación alguna.

¿Te gusta la idea? Entonces sigue leyendo porque te vamos a decir, paso a paso, cómo crear un correo con dominio propio en Zoho Mail:

1. Ingresa a la página de planes y precios que ofrece Zoho Mail. En la parte inferior de esa página, vas a ver la opción del plan gratuito. Selecciona “Probar ahora”.

Página de planes y precios de Zoho Mail

2. Ingresa tu dominio propio y presiona “Add”. Luego completa los datos solicitados, acepta los términos y condiciones y elige “Proceed”.

3. Se va a confirmar la creación de tu cuenta y, al mismo tiempo, deberías recibir un mensaje de texto a tu celular con el código de verificación. Una vez que lo recibas, escríbelo y presiona “Comprobar”.

4. Espera unos segundos hasta que te redireccione a la página de configuración de Zoho Mail. En “Select your domain’s DNS Manager (DNS Hosting provider) from the list”, selecciona “Others”.

5. Presiona la opción “CNAME Method”.

6. Envía un e-mail a hola@tiendanube.com desde la cuenta de e-mail con la que administras la tienda. En este correo, incluye los datos del punto anterior en formato texto o una captura de pantalla como archivo adjunto para que, desde Tiendanube, terminemos la configuración en los servidores.

Una vez que te confirmemos la recepción de este e-mail, deberás terminar de completar la operación para poder obtener tus cuentas de correo gratuitas. Ya falta menos, ¡paciencia!

Últimos pasos para crear un correo corporativo en Zoho Mail

1. Ingresa nuevamente a Zoho Mail, pero esta vez inicia sesión con los datos de la nueva cuenta que creaste en el tutorial anterior. Para eso, presiona en “Acceder a Zoho Mail” y luego completa la dirección de correo con la que te registraste y tu contraseña.

2. En la página siguiente, elige “Verificar”. Vas a volver a la última pantalla del tutorial anterior, ahí vuelve a seleccionar “Verify”.

4. Tienes que volver a crear la cuenta administradora del primer tutorial (ver paso 2). Luego, selecciona “Create Account”.

5. Selecciona “Next” en las siguientes pantallas para terminar la configuración.

6. Por último, presiona “Proceed to access Zoho Mail”.

¡Listo! Tu cuenta de correo con dominio propio ya está funcionando.

Para revisar tu correo puedes acceder desde tu navegador a mail.zoho.com. También puedes configurar tu cuenta con Outlook, Thunderbird y otros servicios más (esta opción no está disponible para el plan gratuito).

¿Cómo hacer un correo institucional con Yandex Mail?

Otra herramienta para crear un correo electrónico personalizado gratuito es Yandex Mail. Al ser una empresa rusa, su interfaz no está disponible en español, pero existe la versión en inglés.

Entre las ventajas de utilizar Yandex Mail, podemos destacar:

  • 10 GB de almacenamiento en la nube.
  • Correo electrónico de carácter institucional con dominio propio.
  • Servicio antispam.
  • Filtros de correo electrónico.
  • Calendarios y almacenamiento en la nube.
  • Aplicación para dispositivos móviles.

Para crear una cuenta en Yandex Mail, si no estás familiarizado con el inglés, puedes usar un traductor simultáneo como Google Translate. La buena noticia es que es muy sencillo registrarse, solo debes seguir los pasos a continuación:

1. Accede al sitio web de Yandex, haz clic en el icono de correo electrónico y luego en “Create an account” (crear una cuenta).

Página de registro de Yandex Mail

2. Introduce tu nombre y apellidos en el formulario de registro, la plataforma entenderá que este registro pertenece al propietario de la cuenta. Después, define un nombre para la dirección de correo.

3. A continuación, establece una contraseña personal e intransferible, ya que el acceso a tu correo institucional debe ser restringido.

💡 Te aconsejamos combinar números con letras mayúsculas, minúsculas y símbolos, para que tu contraseña sea más segura.

4. Por último, introduce tu número de celular. Aunque este campo es opcional, por razones de seguridad, es muy recomendable llenarlo. Después de eso, haz clic en el botón “Register” (Registrar).

Listo, ¡tu cuenta ha sido creada! 📧


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Herramientas de pago para crear un correo institucional

Si necesitas un correo electrónico con más funciones, puedes optar por alguno de los planes de pago de Zoho Mail o elegir otra herramienta que también cobre por el servicio.

Algunas de las más usadas, tanto por por empresas como por emprendedores, son:

  • Office 365
  • Google Gsuite
  • GoDaddy

Evalúa las ventajas de cada herramienta y sus funcionalidades. Esto te ayudará a entender qué servicio hace más sentido para las necesidades de tu negocio.

Conclusión

Esperamos que estas ideas te hayan servido y te ayuden a crear un correo institucional personalizado y gratuito.

Si todavía estás explorando el mundo del e-commerce, ¿te gustaría crear tu propia tienda en línea con Tiendanube?

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