Guía para manejar tu almacén: todo lo que debes saber

Guía para manejar tu almacén: todo lo que debes saber

Un almacén es una instalación diseñada específicamente para el resguardo de mercancías, materiales y productos que apoya a las empresas en sus operaciones logísticas, de inventario y de gestión de órdenes de compra. Conoce más sobre estos espacios y las ventajas que ofrecen a las empresas. 


Si te dedicas a la venta al mayoreo es probable que hayas escuchado sobre los almacenes. Comúnmente confundidos con bodegas, estos espacios cuentan con ciertas características y funciones distintas, sumando valor a diferentes etapas de la cadena de suministro en una organización.

Si quieres saber más de qué tipos de almacenes existen, cómo funcionan, características, actividades e incluso roles relacionados al almacén; en esta guía encontrarás toda la información para sacarle el mayor provecho a este espacio y optimizar procesos en tu negocio. ¡Continúa leyendo!

Concepto de almacén

Antes de comenzar a hablar sobre almacenes, es necesario conocer qué es un almacén y cuál es la definición correcta para entender el concepto de este espacio.

¿Qué es un almacén?

Por definición, un almacén es un espacio físico diseñado especialmente para el resguardo de mercancías, materias primas y productos, apoyando a la empresa en sus distintas operaciones y procesos logísticos, de inventario y gestiones de órdenes de compra.

Los almacenes forman parte de la infraestructura de una empresa y son imprescindibles para aquellas que tienen un gran volumen de productos, se dedican a la elaboración y producción de piezas, se dedican a las ventas por mayoreo o simplemente tienen una gran cadena logística y de distribución de mercancía.

¿Almacén o bodega?

¡Ojo! No confundas a un almacén con una bodega, pues aunque pueden parecer lo mismo, tienen funciones y características distintas. Aquí te enlistamos las diferencias más relevantes entre almacén y bodega.

Almacén

Bodega

Son útiles para resguardar mercancía o materia prima por una cantidad de días definida. Funcionan para resguardar mercancía o materia prima durante un tiempo prolongado.
Mantienen una rotación constante y dinámica de existencias. No está pensada para una rotación constante de productos.
Su estructura contempla materiales resistentes, que ayuden al traslado de productos. Requiere de una estructura más sólida y resistente que un almacén para proteger su contenido.
Tiene una relación constante con el área de ventas e inventarios para proporcionar información detallada sobre la operación. Su configuración es relativamente más sencilla pues no requiere de una conexión constante con las áreas de ventas.
Está enfocado en el resguardo de productos y mercancías que influyen directamente en la operación comercial. Puede almacenar mobiliario, herramientas, archivos y muchos elementos más.

Entonces… ¿Qué es una bodega?

Se entiende por bodega al espacio físico que una empresa renta o paga con la intención de resguardar mercancías, mobiliarios, archivos y varios elementos adicionales. Aunque tiene características similares a las de un almacén, este espacio se encuentra configurado con el propósito de guardar a largo plazo y protegerlas de agentes externos, por ello las instalaciones suelen ser más robustas que las de un almacén.

Almacén en inglés

Usualmente, cuando hablamos del almacén en inglés, se utiliza el término «warehouse» , mientras que para referirse a una bodega se puede utilizar el término «storage». Sin embargo, depende de la compañía en la que labores, es posible que se utilicen ambas palabras para referirse a almacén o se tipifique con un código distinto.

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¿Almacén es activo o pasivo?

Es posible considerar al almacén como un activo, siempre y cuando sea un bien de la empresa y se tengan derechos de propiedad de este espacio. 

Sin embargo, si estamos hablando de un almacén rentado es posible categorizarlo como un pasivo, ya que representa una obligación o una deuda que la empresa ha adquirido con otra empresa o un tercero. A menudo para la renta de estos espacios se celebra un contrato que involucra a ambas partes y deja asentado en el registro las obligaciones que cada parte adquiere en este proceso de renta.

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¿Cuál es la importancia de los almacenes?

Ahora que ya tienes claro qué es un almacén y las diferencias de este espacio con una bodega, aventurémonos a explorar la importancia de los almacenes para las empresas. Estas son algunas de las ventajas de contar con un espacio como tal.

  • Permite que la mercancía esté protegida, segura y resguardada.
  • Es útil para ahorrar espacio en tu local u oficina.
  • Ayuda a gestionar el inventario eficazmente.
  • Apoya en los procesos de producción y elaboración de mercancías.
  • Sirve para reducir los costos de adquisición de materia prima.

Permítenos explicarte en un par de líneas cada uno de estos puntos.

Permite que la mercancía esté protegida, segura y resguardada

Los espacios son finitos y si te dedicas a la venta de cientos o miles de productos, es probable que requieras de un lugar para almacenar la mercancía sin el temor de perder tu inversión. Es aquí donde entran los almacenes a satisfacer una necesidad de las empresas.

Es útil para ahorrar espacio en tu local u oficina

No todo cabe en un local físico o en una oficina por más que así lo deseemos. Además de que es probable que si rentas tu local, rentar un espacio para tu almacén cercano a tu sucursal física, sea más costoso que rentarlo a las afueras de la ciudad o en el sector industrial de tu ciudad.

Ayuda a gestionar el inventario eficazmente

En un almacén, es posible realizar un inventario detallado de todo lo que tienes en tránsito, lo que está exhibido en tienda física, así como la mercancía o la materia prima recién recibida, por ello ayuda a gestionar el inventario de todos tus productos.

Apoya en los procesos de producción y elaboración de mercancías

Si te dedicas a la elaboración de mercancías, es en el almacén donde puedes resguardar tus materias primas y así poder utilizarlas en el momento que se requiera de la cadena productiva de tu negocio.

Sirve para reducir los costos de adquisición de materia prima

Como en muchas partes de la industria, comprar por mayoreo es más barato. Al adquirir materia prima o productos terminados por cientos o miles de piezas, es posible obtener mejores costos de adquisición y un almacén viene a ser una excelente opción para resguardar toda esa mercancía en lo que se etiqueta y se traslada a sucursales físicas o a sus destinatarios finales.

Como puedes ver, tener un almacén brinda muchas ventajas, pero es importante recordarte que existen alternativas para negocios emergentes. Hacer dropshipping en México es otro camino para aquellos emprendedores que buscan realizar ventas sin stock físico.

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¿Cuál es la importancia de los almacenes en la logística?

Además de todos estos beneficios, existen aún más ventajas que estos espacios aportan a la cadena de distribución. Por estas razones los almacenes cobran una gran importancia en la logística de una empresa.

  • Permiten la reducción de tiempo y costos de envío.
  • Son útiles en la logística del resguardo de mercancía.
  • Ayudan a la gestión de entrada y salida de mercancía.
  • Permiten conseguir mejores tiempos de respuesta.
  • Contribuyen a la mejora de la calidad del servicio y satisfacción del cliente.

En sí, la importancia de un almacén en términos de logística radica en la oportunidad que brinda a la cadena de distribución y suministro de realizar envíos más eficaces, en menos tiempo y con un mejor tiempo de respuesta; ya que hace posible manejar almacenes en distintos sitios de México y acortar las distancias, descentralizando las operaciones.

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Tipos de almacén

No todos los almacenes son iguales, dependiendo de las necesidades de las empresas y de las operaciones que realicen es posible distinguir distintos tipos de almacén. Hablemos de los más populares.

  1. Almacén de tránsito
  2. Almacén de distribución
  3. Almacén de producción
  4. Almacén de picking
  5. Almacén de consolidación
  6. Almacén de materias primas
  7. Almacén de productos semiterminados
  8. Almacén de productos terminados
  9. Almacén de materiales auxiliares
  10. Almacén de empaques
  11. Almacén cubierto
  12. Almacén abierto
  13. Almacén central
  14. Almacén regional
  15. Almacén temporal
  16. Almacén convencional
  17. Almacén de alta densidad
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¿Cuáles son los tipos de almacenes?

Es posible clasificar los tipos de almacenes en estas cinco categorías. ¡Toma nota!

  1. Según la naturaleza del producto
  2. Según su localización
  3. Según su mecanización
  4. Según la función logística
  5. Según la estructura
  6. Según la actividad de la empresa

Veamos cuáles pertenecen a cada categoría.

1. Según la naturaleza del producto

No es lo mismo almacenar materias primas que productos semiterminados o empaques, cada producto requiere consideraciones especiales para resguardarse de manera adecuada. Estos son algunos de los más comunes.

  • Almacén de materias primas
  • Almacén de productos semiterminados
  • Almacén de productos terminados
  • Almacén de materiales auxiliares
  • Almacén de empaques

2. Según su localización

De acuerdo a su ubicación es posible que sean útiles como punto intermedio o cercanos a los puntos de consumo, así es posible agilizar la distribución de mercancías en negocios con un gran número de sucursales a nivel nacional o internacional.

  • Almacén central
  • Almacén regional
  • Almacén de distribución
  • Almacén de tránsito
  • Almacén temporal

3. Según su mecanización

Mientras que los almacenes convencionales se caracterizan por el uso de estanterías sencillas, los de alta densidad tienen la ventaja de contar con estanterías adaptadas a las dimensiones de los objetos que se almacenan en él. Conocer la diferencia es fundamental para elegir el mejor para tu negocio.

  • Almacén convencional
  • Almacén de alta densidad

4. Según la actividad que realicen

Es diferente tener un almacén que apoye el proceso de producción de un artículo a uno dedicado a la preparación de pedidos o que apoye a la gestión de pedidos provenientes de distintos centros logísticos, por ello hay que distinguirlos de los anteriores de acuerdo a la actividad que realizarán.

  • Almacén de producción
  • Almacén de picking
  • Almacén de consolidación

5. Según la estructura

No todas las mercancías requieren de un techo que las proteja, de acuerdo al tipo de construcción es posible distinguir dos tipos de almacén.

  • Almacén cubierto
  • Almacén abierto

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Características de un almacén

Aunque ya hemos visto que existen muchísimos tipos de almacenes, la mayoría comparte características que los hace útiles e importantes para el manejo y resguardo de mercancías. Veamoslas una a una. ¿Te parece?

¿Cuáles son las características de un almacén?

En cuanto a sus elementos externos y fácilmente identificables, estas son las tres características más importantes de un almacén:

  • Tamaño
  • Ubicación
  • Zonas

Te explicamos la diferencia entre cada una de ellas.

Tamaño

Es quizás la característica más identificable sobre un almacén y una de las que se deben tomar en cuenta al momento de contratar o requerir de un espacio como este. Uno demasiado amplio puede hacernos perder tiempo y dinero, mientras que uno más pequeño puede saturarse fácilmente y pausar el ritmo de crecimiento de la operación.

Ubicación

La ubicación se refiere al punto en el cual se encuentra localizado. Dependiendo de esta, es posible que facilite y beneficie ciertas actividades dentro de la empresa, como la cadena de producción o impacte positivamente en el área logística.

Zonas

Aunque la mayoría de los almacenes tiene zona de recepción, zona de preparación de pedidos o zonas de despacho, dependiendo de los usos, es probable que estas varíen, manteniendo un layout de almacén adecuado a las necesidades de la empresa.

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¿Cuáles son los elementos de un almacén?

Ahora veamos cuáles son los elementos que conforman a un almacén. Podemos distinguirlos entre elementos internos y externos dependiendo del área en la que se encuentren. Los más relevantes y comunes entre los distintos tipos de almacén son:

  • Áreas de almacenaje
  • Racks y contenedores
  • Zona de picking
  • Área administrativa
  • Área de seguridad
  • Área de registro

A continuación encontrarás una breve descripción de cada uno de ellos.

Áreas de almacenaje

Es el lugar donde la mercancía se ubica y se controla. Frecuentemente se compone de estantes o sistemas de palets para organizar todo el stock y mantener en orden los lotes de productos o materiales.

Racks y contenedores

Mientras los racks son aquellos soportes metálicos utilizados para guardar y acomodar mercancía, los contenedores son recipientes destinados a guardar y transportar los productos. De ambos elementos existen muchos tipos, categorizados de acuerdo a los usos y dimensiones de cada uno.

Zona de picking

En este sitio se preparan todos los pedidos y órdenes de compra, a veces tanto de órdenes al menudeo como de mercancía vendida al mayoreo. Puede aquí guardarse también los empaques y otros productos útiles para el embalaje y el inventario como las etiquetas RFID.

Área administrativa

Compuesta por oficinas y escritorios, en esta zona se lleva a cabo toda la gestión administrativa del almacén, además de encontrarse a menudo las áreas relacionadas a servicios como cafetería, enfermería y archivo.

Área de seguridad

Además de servir como punto de reunión en caso de un incidente, es también el área donde se pueden encontrar contenedores de arena, extintores, mangueras y otras herramientas útiles para salvaguardar la integridad de tanto colaboradores como de la mercancía.

Área de registro

Ubicada en la entrada del almacén, en esta zona se realiza el proceso de verificación y control de mercancía. A menudo se realiza un control cuantitativo y una revisión cualitativa de cada una de las entradas de los artículos.

Existen otros elementos relevantes como las zonas de cuarentena, el área de devoluciones o las cámaras de enfriamiento que también conforman parte del área de almacén, sin embargo no están presentes en todos los almacenes, solo en caso de que el negocio y la operación lo requiera.

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¿Cuáles son los elementos externos de un almacén?

Los elementos de un almacén que podemos encontrar usualmente en el área externa de este, son:

  • Patio de maniobras
  • Zona de descarga
  • Rampas y muelles de carga y descarga

Hablemos un poco de ellas, ¿te parece?

Patio de maniobras

En esta área los vehículos de carga y descarga realizan maniobras para el acomodo de mercancía. Pueden encontrarse camiones, bicicletas, trailers o incluso aviones.

Zona de descarga

¡No la confundas con la anterior! La zona de descarga es el área en donde se coloca la mercancía en tránsito y está por subir al vehículo de despacho. Puede ser esta el área donde se escanean las etiquetas de los lotes por cargar o donde se realice un último conteo de la mercancía.

Rampas y muelles de carga y descarga

Son todas aquellas herramientas que ayudan a que la mercancía suba o baje de los vehículos. Se utilizan como apoyo para la carga de mercancía y usualmente se encuentran a disposición de los transportistas.

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Funciones del almacén

Son muchas las razones por las que las empresas encuentran útiles a los almacenes en distintas etapas de su cadena de producción y comercialización. Hablemos sobre algunas de las funciones más importantes de un almacén y quiénes las realizan.

¿Cuáles son las actividades que se realizan en un almacén?

Son muchísimas las actividades que se realizan en un almacén, sin embargo estas son las más comunes y las que usualmente realiza toda empresa que requiera de una herramienta como tal:

  • Entrada y salida de productos.
  • Control e inventario de las mercancías.
  • Preparación de pedidos a otros almacenes.
  • Despacho de órdenes de compra.
  • Conservación y mantenimiento de insumos y materias primas.
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¿Qué hace un almacenista?

Usualmente un almacenista es el especialista encargado de todas las tareas y operaciones que se realizan en el almacén, desde la recepción de pedidos hasta la supervisión y preparación de mercancía lista para el despacho. Sin embargo en empresas con distintos tipos de almacén, es posible encontrar roles diferentes, especializados en áreas y tareas en particular.

Funciones de un almacenista

Estas son algunas de las funciones de un almacenista:

  • Planificación, control y seguimiento del almacén.
  • Recepcionar, organizar y resguardar las mercancías relacionadas a la operación comercial.
  • Clasificar, codificar y rotular las mercancías a su ingreso y egreso del almacén.
  • Colaborar y llevar un registro de los inventarios físicos.
  • Localizar y reportar las mercancías dañadas en cada una de las etapas de la cadena de distribución.
  • Impresión y colocación de códigos de barras, etiquetas y otros elementos de control de mercancía.
  • Llevar control de las caducidades y obsolescencias, en caso de almacenar perecederos.
  • Ubicar la mercancía en las zonas de almacenaje adecuadas, teniendo en cuenta sus características y manipulaciones probables.

Otros roles asociados al almacén

Como viste, suena a mucho trabajo para una sola persona. Ahora imagínate llevar control de un almacén con millones de productos. Esto hace que sean necesarias más manos para apoyar la gestión del almacén. Por ello, otros roles asociados a la gestión de almacenes.

  • Auxiliar de almacén o ayudante de almacén
  • Encargado de almacén o supervisor de almacén
  • Jefe de almacén

¿Quieres saber de qué se encarga cada uno de ellos? A continuación te lo explicamos.

Auxiliar de almacén o ayudante de almacén

Es el encargado de cargar y descargar las unidades, acomodar cajas y lotes, etiquetar, estibar, organizar y codificar los productos así como apoyar en el inventario general del almacén. Su trabajo es un tanto más operativo, sin embargo es elemental para toda la cadena logística y comercial.

Encargado de almacén o supervisor de almacén

Dentro de sus principales funciones se encuentra la elaboración de planes de trabajo, la planeación y elaboración de inventarios cíclicos, así como elaborar las dinámicas que garanticen el flujo de mercancía.

Jefe de almacén

Puede tomar los roles del encargado o del supervisor, sin embargo su posición conlleva responsabilidades asociadas un poco más con la dirección y planeación de todas las tareas del almacén, garantizando su eficiencia y optimización de tiempos y esfuerzos.

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¿Cómo se debe organizar un almacén?

Existen múltiples métodos y herramientas para organizar un almacén, sin embargo muchos de los almacenes de hoy en día emplean estas cinco acciones para mantener el stock bajo control:

  • Mediante uso de etiquetas RFID
  • A través de almacenes verticales
  • Usando un software de gestión de pedidos
  • Diseñando un layout de almacén óptimo para la operación
  • Aplicando el cross-docking

¡No te preocupes! Aquí te explicamos brevemente cómo se aplica cada una de ellas.

Mediante uso de etiquetas RFID

Las etiquetas RFID permiten identificar y verificar información sobre lotes o productos en específico mediante los datos almacenados en ellas, por ello son herramientas muy útiles al momento de realizar inventarios o simplemente localizar productos dentro del almacén.

A través de almacenes verticales

Cuando se habla de almacenes verticales nos referimos a un sistema de almacenaje en especial que permite aprovechar al máximo la altura y las dimensiones de una bodega o un almacén, con ello es posible optimizar espacios y mejorar el acomodo de los productos.

Usando un software de gestión de pedidos

Si no cuentas aún con un software de gestión de pedidos, déjame decirte que te has perdido algo bueno, ya que esta herramienta es súper útil para llevar un seguimiento completo de pedidos, optimizando costos de envío y reduciendo tiempos de entrega. ¡Toda una maravilla!


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Diseñando un layout de almacén óptimo para la operación

Conociendo el día a día de un almacén no solo es posible adoptar dinámicas que favorezcan la operación, sino diseñar la estructura del almacén para sacarle el máximo provecho a las áreas de operación y así evitar retrabajos o vueltas innecesarias de mercancía. De ahí que diseñar un layout de almacén óptimo es una de las acciones más útiles para mejorar los procesos de almacenaje.

Aplicando el cross-docking

Utilizado en cada vez más almacenes logísticos, el cross-docking permite que un producto esté lo menos posible en las instalaciones, reduciendo lo más posible el tiempo de almacenamiento y manipulación, aumentando la eficiencia y mejorando el servicio de cara a clientes y proveedores.

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¿Cuáles son los productos que se pueden almacenar?

¡Prácticamente todo! Desde ropa, maletas, zapatos y juguetes, pasando por comestibles como el arroz, aceite, vegetales y plantas hasta arena, grava, gases comprimidos, madera e incluso sustancias químicas consideradas peligrosas pueden ser almacenadas siempre y cuando se realice con los debidos cuidados y precauciones para evitar fugas o problemas de seguridad tanto en el almacén como en el transporte de las mercancías.

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En conclusión

Como has observado, existen muchos tipos de almacenes y diversos aspectos relacionados al control de almacenes, desde el concepto de almacén, pasando por su gestión hasta algunos de los roles más importantes relacionados a esta área de la empresa. Esperamos que esta guía haya sido de ayuda para comprender algunos de los conceptos más relevantes y que evalúes seriamente las necesidades de tu compañía al momento de contratar o crear el almacén que la operación de tu negocio requiere.

Además de un almacén, otra de las herramientas que puede catapultar a tu empresa es contar con una plataforma de ecommerce para vender en internet. Sí, nos referimos a tu propia tienda en línea. Con ella tendrás una sucursal lista para vender las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Con una inversión mínima, no tienes ni idea de las posibilidades que puedes encontrar vendiendo en línea.

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