¿Qué es un inventario y para qué sirve en una empresa?

Por: Esteffy Rivera

¿Qué es un inventario y para qué sirve en una empresa?

Un inventario es una lista o relación de bienes, productos, recursos o cualquier objeto que pertenezca a una empresa, organización o persona. Gracias a este listado se pueden contabilizar las pertenencias y su valor. 


En este post sabrás qué es un inventario, sus características, tipos y cómo hacer uno. Además te compartiré un ejemplo de inventario en Excel. ¡Quédate hasta el final!

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¿Qué es un inventario?

Como adelanté en las primeras líneas de este contenido, un inventario es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona. En contabilidad y negocios, toma gran importancia, pues un inventario en una empresa se considera como un activo.

El concepto de inventario más conocido es el de un documento que enlista la mercancía de un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. Sin embargo, un inventario tiene más funciones.

Es decir, dependiendo del tipo de inventario puede registrar y contabilizar: propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc., por lo que no solo sirve para contabilizar las mercancías de una empresa. Aclarado esto, vamos a revisar para qué es útil un inventario.

Mujer realizando un inventario manual en almacén

¿Para qué sirve un inventario?

En general, además de ofrecer el valor de los recursos de una empresa, esta información es de suma importancia para tomar decisiones o crear estrategias. Por otro lado, mientras más bienes, productos o recursos se posean, es más difícil llevar un control de ellos, por lo que su gestión se complica.

Por ejemplo, una empresa que se dedica a importar necesita saber la cantidad de existencias para calcular un estimado de ventas y determinar el tiempo en que deberá solicitar más producto.

Otros casos que ejemplifican la utilidad de un inventario son conocer si es indispensable agilizar el proceso de cobranza para incrementar el flujo de efectivo o si se necesita contratar algún técnico para reparar equipo que está almacenado por estar descompuesto.

Estos ejemplos solo son algunos de los muchos casos donde un inventario se convierte en una herramienta indispensable para las empresas. Ahora bien, la logística y funcionamiento de una empresa no termina con la creación del inventario, existe lo que se conoce como gestión o control de inventarios.

Se necesitan fórmulas y cálculos que permitan conocer la cantidad de piezas en existencia y determinar el valor del inventario. Adicionalmente, suele ser una herramienta que facilita la determinación de costos de producto, aunque existen otros métodos como la estructura de costos. Además, ayuda a prevenir el desabasto o sobre abasto de recursos o productos en una empresa y por esa razón es igual de importante la creación como el control de los inventarios.


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Características de un inventario

Existen diferentes tipos de inventario y métodos para su control, pero en términos generales, sus características o elementos esenciales son los siguientes:

  1. Nombre del objeto inventariado
  2. Código de identificación
  3. Valor del artículo que se registra
  4. Costo
  5. Descripción detallada de lo que se contabiliza
  6. Cantidad de artículos con las mismas características
  7. Tipo de movimiento (entradas o salidas)
  8. Estado o estatus del objeto
  9. Periodo de revisión

Ahora profundicemos un poco en cada característica.

1. Nombre del objeto inventariado

Permite identificar de manera sencilla los artículos, bienes o servicios que se están registrando para su control y manejo. Este elemento de los inventarios facilita la labor de ventas y otras actividades con fines comerciales.

2. Código de identificación

Los códigos SKU funcionan de forma similar al nombre, pero están diseñados para mejor control interno en la cadena de producción o de suministro. Son más sencillos de leer para máquinas, personas y sistemas de control de inventarios, además reducen el riesgo de errores.


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3. Precio del artículo que se registra

Principalmente en los inventarios de control de mercancías, el precio es uno de los datos más importantes. En una venta especial o fecha de muchas ventas como fin de año, es indispensable tener el precio actualizado para evitar pérdidas de dinero o equivocaciones que deriven en denuncias por incumplimiento de precio o publicidad engañosa como lo marca la Ley Federal de Protección al Consumidor.

4. Costo

Esta información auxilia en la fijación de precios de un negocio, pero también permite evaluar compras de mobiliario, maquinaria o equipo en las empresas. Por ejemplo, para medir el éxito de la inversión en un lote de sillas de escritorio que terminaron inservibles en un tiempo reducido o viceversa.

5. Descripción detallada de lo que se contabiliza

Así como las descripciones de producto de una tienda en línea o catálogo digital, las descripciones de los inventarios ofrecen información adicional en caso de que existan artículos con nombres o códigos similares.

7. Cantidad de artículos con las mismas características

La cantidad total de objetos inventariados de un mismo artículo permite evitar sobreventa de inventario, adquisición de mercancía, insumos o mobiliario que podría caducar o quedar obsoleto y convertirse en pérdidas para la empresa.

8. Tipo de movimiento (entradas o salidas)

Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) ayudan a mantener la cantidad total de artículos actualizada. En inventarios automatizados, ahorran el trabajo de actualizar manualmente diferentes campos de información.

9. Estado o estatus del objeto

El estado o estatus brinda información especial de la empresa que opera el inventario y el tipo de mercancía o artículos que enliste. Para alimentos perecederos, el estatus puede ser el tiempo de vida y para un inventario de mobiliario de operación, si la máquina u objeto está en uso o disponible para asignar a un colaborador.

📌 Nota: este dato es uno de los más personalizables de un inventario. ¡Utilízalo a tu favor!

10. Periodo de actualización y revisión

En la actualidad, cada vez son menos comunes los inventarios manuales. Un sistema de inventarios de una empresa grande se modifica automáticamente en tiempo real; incluso los que se llevan en Excel pueden automatizarse.

Por otro lado, la periodicidad de revisión y cotejo de información se convierten en otras características personalizables de los inventarios. Para determinarla periodicidad de revisión, se realiza una predicción (también conocido como forecast) de vida del inventario y se realizan revisiones de control dentro de ese periodo de tiempo o se realiza de manera permanente, según las necesidades de la empresa.

Tipos de inventario

  1. Inventario inicial. Informa sobre los productos, artículos, materiales, etc. y su valor al comienzo de un periodo o ejercicio contable. Coincide con el inventario final del periodo anterior.
  2. Inventario final. Se calcula al final de un ejercicio contable para conocer las cantidades o existencias de materiales, productos, artículos, etc. y su valor para identificar las ganancias o pérdidas del periodo, así como el presupuesto del siguiente año.
  3. Inventario de anticipación o previsión. Este es un tipo de inventario auxiliar o adicional a otros y su principal función es prevenir incrementos de ventas por fechas especiales o estacionalidad.
  4. Inventario periódico. La actualización de un inventario es importante, un inventario periódico es actualizado o revisado cada determinado tiempo o periodo, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc.
  5. Inventario perpetuo o permanente. Un inventario perpetuo se actualiza de manera automática y constantemente en el momento inmediato a una transacción, ya sea entrada o salida. Incluso actualiza las devoluciones o pérdidas de producto.
  6. Inventario anual. Este inventario se realiza cada año, su función es apoyar al inventario contable para verificar los resultados. La revisión es manual y es uno de los inventarios más laboriosos.
  7. Inventario cíclico o rotativo. A diferencia del inventario anual, un inventario cíclico se elabora en intervalos de tiempo regulares durante el año. De esta manera se realizan cuentas y no se espera al final del año para realizar el conteo de mercancías o productos.
  8. Inventario de materia prima. Este tipo de inventario solo contabiliza los insumos o materias primas que se utilizan para la producción de un producto final.
  9. Inventario en lote o de tamaño de lote. Es utilizado para producir o adquirir la cantidad exacta de mercancía según la demanda del negocio a un precio específico por el lote completo para evitar la acumulación de productos al siguiente periodo o inventario, de esta manera se minimizan los costos.
  10. Inventario en consignación. Un inventario de consignación no pertenece ni forma parte de los activos de la persona que lo vende. Es decir, quien vende los productos no los compra, solo se encarga de comercializarlos por una comisión de venta.
  11. Inventario de suministros de fábrica. A diferencia del inventario de materias primas, este tipo de inventario registra materiales que se utilizan para la fabricación de productos finales, pero que por su tamaño o naturaleza son difíciles de cuantificar por piezas.
  12. Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso. Durante la fabricación, sobre todo en fábricas muy grandes. Se utiliza para conocer el ritmo de producción y transformación de materia prima a productos terminados.
  13. Inventario de productos terminados. Su nombre lo indica, contabiliza los productos que han finalizado el proceso de fabricación y están listos para su comercialización. Se utiliza en fábricas para transferir estos productos al almacén y que continúen su recorrido en la cadena de suministro.
  14. Inventario de mercancías. Es el inventario más popular, pues cuantifica los productos que son comercializados por una empresa.
  15. Inventario en tránsito. Registra los productos que están en camino o están siendo trasladados, ya sea al almacén de fábrica, centros de distribución o con los proveedores.
  16. Inventario de seguridad o de reserva. Su función es similar a la de un inventario de previsión, pues busca evitar el desabastecimiento de productos en crisis o incrementos de demanda del mercado.
  17. Inventario de desacoplamiento. Se utiliza en procesos de fabricación, cuando se trata de procesos de producción diferente.
  18. Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas. Contabiliza los productos o bienes que dejaron de funcionar, caducaron, sufrieron daños o deterioro y por lo que no pueden ser comercializados o utilizados.
  19. Inventario disponible. Registran la cantidad de productos o bienes que están disponibles para uso, comercialización o traslado al almacén.
  20. Inventario en línea. Es un inventario que se almacena en internet y que permite la actualización y sincronización de varios sistemas de inventario.
  21. Inventario en cuarentena. Indica los bienes, mercancías o productos que deben almacenarse por un tiempo determinado antes de poder comercializarse o hacer uso de ellos. Es común en industrias como la alimentaria.
  22. Inventarios MRO. Este tipo de inventario registra los materiales para mantenimiento, reparación y operaciones de una empresa.
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Cómo hacer un inventario para tu pyme

Realizar un inventario y llevar el control de tu inventario es una tarea que se complica en medida que el negocio crece. Sin embargo, es una práctica necesaria para cualquier negocio.

  1. Contabiliza entradas de producto o mercancía.
  2. Registra ventas o salidas.
  3. Monitorea tu inventario.
  4. Guarda los datos de tus proveedores en caso de requerir producto antes.
  5. Automatiza en medida de lo posible.

La forma más sencilla para controlar el inventario de un negocio en crecimiento es mediante el uso de aplicaciones o ERP. Por ejemplo, si cuentas con una Tiendanube puedes conectarla con la aplicación Blind ERP o comenzar con un inventario manual en Excel. Si deseas comenzar de forma manual, te compartimos una práctica plantilla de inventario en excel.

Ejemplo de inventario en Excel

Ejemplo de inventario en excelSi quieres descargar la plantilla de excel para inventario gratis, puedes hacer clic en la imagen de abajo.

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En conclusión

Un inventario es una herramienta que permite la administración y gestión de mercancías, bienes o productos. Es esencial para el funcionamiento de empresas y negocios de todos los tamaños; así como lo son las redes sociales, una tienda en línea o pagar impuestos. Si aún no cuentas con un canal de ventas online, en Tiendanube te regalamos 30 días de prueba gratis para que subas tus productos y comiences a vender en línea sin necesidad de contar con conocimientos de diseño o programación. Después del periodo de prueba, podrás mantener este canal de ventas por tan solo $3 MXN al día.

Aquí vas a encontrar:

Preguntas frecuentes sobre inventarios

El inventario físico es la actividad de conteo de productos o mercancías de forma manual, el inventario es el documento donde se registran y contabilizan bienes y recursos de una empresa o persona.

El stock de inventario es la cantidad de productos o mercancías que se encuentran disponibles para comercializar. Por ejemplo, es común escuchar en almacén: el stock de inventario de playeras está por agotarse. Es una forma de llamar a las existencias en un almacén.

Aquel inventario que se realiza constantemente y se actualiza automáticamente cada que hay una venta, compra o pérdida en un inventario.

Un inventario contable sirve para llevar un control de los bienes de una empresa, así como el momento en que se adquirieron, su valor, etc. con la finalidad de realizar los cálculos necesarios para el pago de impuestos y análisis financiero de una empresa.

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