Aprendé a controlar tu producción con una planilla de stock eficiente
¿Alguna vez te encontraste con la duda de cuántos artículos en inventario tenés en tu negocio? ¿Te preocupa el riesgo de desabastecimiento o, por el contrario, la posibilidad de excedentes no deseados? Estos desafíos son comunes en la gestión de reservas y es acá donde entra en juego la planilla de stock.
Las empresas, grandes y pequeñas, se enfrentan a la tarea constante de mantener un equilibrio entre el exceso y la escasez de productos, lo que puede afectar significativamente su rentabilidad y reputación en el mercado.
¿Y si pudieras prever con precisión las demandas futuras y planificar tus compras en consecuencia, evitando costosos excedentes o situaciones de escasez? La planilla de stock ofrece precisamente eso.
Tener a mano una planilla de control de stock no solo simplifica la compleja tarea de llevar a cabo el seguimiento del inventario, sino que también permite una mejor toma de decisiones basada en datos concretos y análisis detallados.
¡Continuá leyendo para aprender cómo hacer un control de stock en Excel y qué elementos debería tener una planilla de stock ideal!
🏆 ¡Recurso extra! Al final de esta contenido, te acercamos nuestra planilla de stock descargable para ayudarte con esta tarea. ¡Es gratis y súper práctica!
¿Qué es una planilla de stock?
Una planilla de stock es un documento que se utiliza para llevar un registro detallado y preciso de los niveles de inventario de una empresa en un momento dado. Esta herramienta permite a las empresas tener un control exhaustivo de sus reservas, lo que les ayuda a evitar tanto la escasez como el exceso de productos.
📑 Si necesitás dar unos pasos atrás, te invitamos a leer cómo hacer un inventario.
Características de una planilla de stock
Para que una planilla de inventario sea útil para controlar el stock de productos, necesita cumplir con estas características:
Debe tener un registro único de productos
En la planilla, cada producto debe ser ingresado de manera única mediante un código específico. Esto nos asegura que cada artículo tenga su propia entrada exclusiva en tu base de datos. La estructura sugerida podría incluir campos como código del producto, nombre, descripción, precio unitario, unidad de medida y existencia inicial.
Contar con una hoja de movimientos
Para un seguimiento detallado de las transacciones, es útil contar con una hoja dedicada para registrar tanto las compras como las ventas, así como la existencia inicial de los productos. Esta sección debería incluir información como fecha, tipo de movimiento, código del producto, cantidad, precio unitario y total.
Un reporte de saldo de stock
La capacidad de generar un reporte de saldo de stock es fundamental. Este informe debe ofrecer la flexibilidad de filtrar por día, producto, fecha y tipo de movimiento (compra o venta). Su estructura sugerida puede comprender campos como código del producto, fecha, existencia inicial, compras, ventas y saldo de stock.
Facilidad de uso
La apariencia de la planilla debe ser intuitiva y fácil de usar. Esto permite a los usuarios ingresar datos de manera eficiente y acceder rápidamente a la información necesaria.
Información detallada por producto
El reporte de saldo de stock debe ofrecer detalles específicos para cada producto. Esto facilita la identificación de tendencias y patrones de demanda, permitiendo realizar ajustes necesarios en la gestión del inventario.
Elementos clave de una planilla de stock
Listado de productos
La planilla de stock debe contener una lista completa de todos los productos y materiales almacenados, con sus nombres, descripciones y códigos de identificación únicos.
Deberían ser fácil de identificar, para ello incluir información como:
- El nombre del producto
- El código de identificación o SKU
- La descripción
- Si es necesario, el número de lote o serie.
Cantidad disponibles
Debe tener una columna o sección para registrar la cantidad actual de cada artículo en stock. Esto permite realizar un seguimiento preciso de la mercadería disponible en ese momento.
Control de calidad y vencimientos
Si trabajás con productos perecederos o con fechas de vencimiento, considerá incluir campos para registrar fechas de caducidad, lotes de producción y resultados de controles de calidad.
Esto te va a ayudar a gestionar mejor la rotación de tu inventario permanente y prevenir la venta de productos vencidos.
Fecha de entrada y salida
Es crucial registrar la fecha en que se recibe un producto en la planilla de control de stock y la fecha en que se retira o se vende. Así vas a poder rastrear la rotación de mercancía y prevenir problemas como obsolescencia o falta de stock.
Niveles de reabastecimiento
Puede ser beneficioso establecer niveles de stock mínimos y máximos para cada producto, para ayudarte a mantener un equilibrio saludable en el inventario y evitar situaciones de exceso o escasez.
Precios y costo
Registrar los precios de compra y venta de los productos en la planilla de stock es importante para calcular el valor total del inventario y para tomar decisiones informadas sobre la fijación de precios y estrategias de compra.
Total de inventario
La planilla de inventario debe tener funciones que calculen automáticamente el total del stock basado en la cantidad y el costo de cada producto. Esto proporciona una visión clara del valor total de la existencia en el almacén.
Registro de movimientos automáticos
Es importante que la planilla de stock registre todos los movimientos del inventario, incluyendo entradas, salidas, devoluciones y ajustes. De esta forma, vas a disponer de un historial completo y detallado de las actividades relacionadas con la mercadería.
Si usas un control de stock en Excel, es muy útil incluir fórmulas automáticas para calcular el total de existencias, el valor total de los productos en stock y otros indicadores clave de rendimiento.
Alertas y notificaciones
Algunas planillas de stock pueden tener la capacidad de generar alertas y notificaciones automáticas cuando los niveles de inventario alcanzan ciertos umbrales predefinidos, lo que ayuda a prevenir situaciones de falta de stock o exceso de inventario.
Al incorporar estas características en tu planilla de inventario, tu empresa puede mejorar significativamente su capacidad para gestionar de manera eficiente su inventario y asegurarse de que los productos estén disponibles cuando sean necesarios.
Ejemplo de una planilla de stock
Si estás dando tus primeros pasos en el mundo de los emprendimientos, te recomendamos ver este sencillo control de stock en Excel para entender cómo luce.
Cómo hacer un control de stock en Excel
Cuanto mayor orden y control lleves, mejores resultados vas a tener con tu sistema de control de stock en Excel.
A continuación, te mostraremos los pasos generales para elaborar una planilla de stock efectiva:
Paso 1: Configurá la hoja de cálculo
- Abrí Microsoft Excel.
- Creá una hoja de cálculo nueva o utilizá una existente para el control de stock de productos.
- Etiquetá las columnas con los encabezados pertinentes, como “Producto”, “Cantidad actual”, “Cantidad mínima”, “Cantidad máxima”, “Unidad”, “Precio unitario”, “Valor total”, “Proveedor”, etcétera.
Paso 2: Registrá los datos
Comenzá a ingresar los datos del inventario en las columnas correspondientes.
Paso 3: Ingresá los cálculos automáticos
En la columna de “Valor total”, utilizá la fórmula “=Cantidad actual * Precio unitario” para calcular automáticamente el valor total de cada producto en stock.
Utilizá la función SUMA para calcular el total general de valores en stock, utilizando la fórmula “=SUMA(Valor total)” en la celda correspondiente.
Paso 4: Asignale formato condicional
Utilizá el formato condicional para resaltar automáticamente las celdas que contienen niveles de reservas bajos o altos.
Por ejemplo, podés resaltar en rojo las celdas en las que no tengas stock, en naranja las que tengas poco stock y en verde las que hayan suficientes productos.
Paso 5: No te olvides de guardar y respaldar
Guardá la hoja de cálculo con regularidad y asegurate de hacer copias de seguridad para evitar la pérdida de datos en caso de errores o fallos del sistema.
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Planilla de stock gratuita lista para descargar
Si te resultó muy complicado crear una planilla de stock en Excel o todavía no estás muy familiarizado con las fórmulas de la plataforma, podés descargar gratis nuestra planilla de control de stock.
La planilla de control de stock cuenta con ecuaciones preestablecidas para que solo tengas que cargar manualmente el código de cada producto. Con esta información, la plantilla automáticamente recopila todos los datos correspondientes a descripción, entradas, salidas, valor y saldo total de stock.
Nuestra planilla de stock gratuita cuenta con 4 hojas de cálculo:
- Entradas
- Salidas
- Stock General
- Proveedores
Herramientas para automatizar la gestión del stock
Si tenés ya tenés tu Tiendanube, tu inventario se actualiza automáticamente en la plataforma a medida que las ventas se van concretando.
Sin embargo, si también administrás tiendas físicas y compartís el inventario con tu tienda online, es recomendable considerar la contratación de aplicaciones especializadas, como Netegia, a través de nuestra plataforma.
Imaginate que se vende un artículo en tu tienda física y te olvidás actualizar el inventario en tu tienda online. Esto podría resultar en que un cliente realice una compra en línea y descubra que el producto no está disponible.
Así que, si planeás compartir el inventario entre tus tiendas físicas y tu tienda virtual, es aconsejable automatizar el proceso utilizando un servicio especializado de control de stock de productos.
A continuación, te presentamos tres opciones para sistematizar el control de stock utilizando Tiendanube:
- Balcony: una herramienta eficiente para gestionar el inventario y controlar la planilla de stock de manera sencilla y precisa. Descubrila acá: Balcony.
- Ecomm-App: una aplicación que simplifica el seguimiento de inventario y te ayuda a mantener un control minucioso del stock de productos en la tienda. Más información disponible en Ecomm-App.
- Contagram: una solución completa para gestionar las reservas y facilitar el seguimiento detallado de los productos en tu tienda online. Encontrá más detalles en este enlace: Contagram.
Llevá el control de tu negocio y guíalo al éxito
Si estás buscando una solución integral para la gestión del stock de productos y las ventas online, migrar a Tiendanube es la opción ideal.
Tiendanube es la plataforma de comercio electrónico líder en América Latina que ofrece una variedad de herramientas y funciones avanzadas para ayudarte a administrar tu tienda online de manera eficiente.
Al implementar una precisa y actualizada planilla de stock, se garantiza un control efectivo de los niveles de existencias, evitando tanto la escasez como el exceso de productos.
Considerando la rápida evolución del entorno empresarial, es fundamental mantenerse al día con las nuevas herramientas y tecnologías, incluyendo soluciones digitales avanzadas para la gest ión de inventarios.
Asegurate de implementar una sólida planilla de stock en tu estrategia empresarial para optimizar tus operaciones y maximizar la eficiencia en el futuro.
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- ¿Qué es una planilla de stock?
- Elementos clave de una planilla de stock
- Ejemplo de una planilla de stock
- Cómo hacer un control de stock en Excel
- Planilla de stock gratuita lista para descargar
- Herramientas para automatizar la gestión del stock
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