Contracargo: ¿qué es y cómo gestionarlo sin afectar tus ingresos?
Un contracargo o chargeback es un proceso que inicia cuando el titular de una tarjeta de crédito o débito cuestiona un pago registrado en su cuenta ante la institución financiera emisora y solicita que se le devuelva el dinero.
Imagina que uno de tus clientes está revisando su cuenta bancaria y ve un cargo que no reconoce, o que le cobraron 2 veces por el mismo producto. Lo lógico es que le pida al banco que revierta ese cargo y le devuelvan su dinero. El cliente acaba de generar un contracargo.
En el dinámico entorno empresarial, los contracargos emergen como un desafío que puede impactar negativamente el flujo de efectivo y la estabilidad financiera.
Como dato, los contracargos generaron devoluciones por un total de 3.410 millones de pesos en el comercio electrónico mexicano en 2024, según el reporte de la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF).
La buena noticia es que es posible aprender a manejarlos, y mejor aún, prevenirlos.
Comprender qué es un contracargo o chargeback, por qué se presenta y cómo gestionarlo, es crucial para cualquier negocio que busque salvaguardar sus ganancias. Y justo es lo que explicaremos a continuación, así que ¡sigue leyendo!
¿Qué es un contracargo?
Un contracargo (o “chargeback“, en inglés) es un proceso que ocurre cuando un cliente no está de acuerdo con una transacción y se pone en contacto con su institución financiera para solicitar un reembolso.Para un negocio, esto significa que el dinero que creía haber ganado puede ser retirado, sin previo aviso.
Al iniciarse un contracargo, la entidad financiera realiza un proceso de investigación para determinar si el reclamo es válido y si es necesario regresar los fondos al titular de la tarjeta.
Consecuencias de contracargos para un negocio
Un volumen excesivo de chargebacks en la empresa puede ocasionar:
- Pérdida financiera directa.
- Deterioro de la reputación de marca.
- Daño en la confianza de los clientes.
- Suspensión de la cuenta financiera del comerciante.
- Término de relaciones comerciales con sistemas de procesamiento de pagos.
- Dificultad para encontrar a nuevos aliados para procesar los pagos.
- Desvío de recursos (tiempo, dinero y esfuerzo) para gestionar los contracargos.
¿Cuáles son los pasos del proceso de contracargo?
Entender lo que sucede cuando un chargeback se presenta es esencial para gestionarlo y tratar de que afecte lo menos posible al negocio.
A continuación desglosamos el proceso:
- Inicio de la disputa
- Apertura del caso.
- Revisión del contracargo
- Presentación de pruebas.
- Evaluación de pruebas.
- Resolución del contracargo.
¡Entremos en detalles!
1. Inicio de la disputa
El cliente, por diversas razones (descontento con el producto, fraude, etc.), contacta al emisor de la tarjeta para disputar un cargo y proporciona una justificación para que proceda.
A este momento también se le conoce como el inicio de la demanda por contracargo.
2. Apertura del caso
La entidad financiera del cliente recibe el caso e investiga sobre la transacción.
Dependiendo de los argumentos presentados por el titular de la tarjeta, puede rechazar la solicitud por falta de fundamentos o validarla e iniciar el proceso del contracargo.
En caso de que suceda lo último, la entidad crea un informe donde describe detalladamente la razón de por qué se debe devolver el dinero.
3. Revisión del contracargo
La institución financiera del comercio recibe una notificación de chargeback y revisa el caso para presentar pruebas que contrarresten la petición de devolución.
En este momento pueden suceder 2 situaciones:
- La institución del comerciante presenta sus propias pruebas para refutar la devolución.
- La institución solicita al comerciante presentar pruebas contundentes sobre el caso, ya que no cuenta con evidencia concreta para rechazar la petición.
4. Presentación de pruebas
En caso de que la institución financiera del comercio no cuente con pruebas, será este mismo el que deba demostrar que la transacción fue legítima. Puede presentar el registro del envío, la comunicación que mantuvo con el cliente (mensajes de WhatsApp, e-mails, etc.), el recibo de pago y todo lo que sirva de evidencia.
5. Evaluación de pruebas
En este paso del proceso, la institución financiera del comercio revisa las pruebas entregadas y verifica si la transacción fue legítima o no.
Si determina que la evidencia no es suficiente, la petición de contracargo se considera válida y acepta hacer un reintegro de los fondos a la cuenta del titular de la tarjeta.
Por el contrario, si la evidencia demuestra que la transacción es legítima, la petición de chargeback es rechazada y se mantiene la transacción.
6. Resolución del contracargo
Finalmente, la institución financiera del negocio envía una notificación al titular de la tarjeta y al comerciante sobre la decisión del caso.
Si falla a favor del comercio, este no pierde el ingreso. Pero si lo hace a favor del cliente, el contracargo es definitivo y debe devolverse el dinero, además de que será necesario pagar sanciones o tarifas adicionales que suelen asociarse con este reclamo.
De todas maneras, si el comerciante no está de acuerdo con la decisión, puede hacer un reclamo o iniciar un “proceso de arbitraje” para presentar pruebas adicionales.
¡Demos un repaso!
¿Cuánto tiempo dura un contracargo?
El proceso de contracargo varía entre 60 y 120 días desde la fecha en que se efectúa la transacción, aunque puede durar más en casos excepcionales.
Por otra parte, cada plazo de respuesta y de entrega de evidencias está ligado a lo que estipulen las entidades financieras.
¿Qué tipos de contracargos existen?
Hasta este punto, seguramente ya tienes más claro qué es un contracargo y cómo funciona, pero ¿por qué sucede? La realidad es que existen varios tipos de contracargos que representan el origen del problema, entre ellos:
- Fraude: surge cuando el titular de la tarjeta no realiza o no autoriza la transacción, generalmente a causa de un robo, extravío o estafa.
- Desacuerdo comercial: sucede cuando el comprador solicita el reembolso de su dinero porque no recibe su producto o servicio, lo recibe en mal estado o no cumple con los beneficios prometidos.
- Error en el proceso: este tipo de contracargo es ocasionado por transacciones duplicadas, cobro de montos incorrectos, cargos por suscripciones canceladas, errores en el procesamiento de las transacciones y situaciones similares.
Como ves, los contracargos pueden presentarse por diversos motivos. Por eso es importante saber gestionarlos y prevenirlos, ¡ahora te contamos!
Tips para gestionar chargebacks de manera efectiva
Para resolver los contracargos que llegaran a presentarse en tu negocio, te sugerimos:
Colaborar estrechamente con la pasarela de pago
Investiga si la pasarela de pago que usas ofrece asistencia especializada para resolver contracargos. Si la respuesta es sí:
- Consulta guías y documentación de la pasarela. Muchas veces incluyen pasos específicos para aumentar tus posibilidades de ganar la disputa.
- Solicita asistencia directa con el equipo que pueda orientarte en el proceso.
- Mantén una buena comunicación con tu proveedor de pagos para estar al tanto de los pasos a seguir y del proceso.
Recopilar la documentación de la transacción
Cuando recibas la notificación de un contracargo, organízate para reunir toda la información relevante de la compra. Esto incluye:
- Comprobante de pago (factura o recibo).
- Registro de comunicación con el cliente (e-mails, chats, llamadas).
- Pruebas de entrega (firma de recibo o confirmación de envío).
- Políticas de reembolso y términos acordados.
💡 Tip: si vendes offline, guarda tus comprobantes en sobres etiquetados con la fecha de cada día para tenerlos en orden y encontrarlos rápido. Si vendes en una tienda virtual, asegúrate de que facilite la gestión de órdenes de compra.
Tiendanube, la plataforma de e-commerce líder en Latinoamérica, por ejemplo, permite configurar campos personalizados para agregar información sobre tus ventas y clasificarlas según las condiciones que les asignes.
Responder de manera rápida y precisa a la disputa
El tiempo es fundamental en el proceso de contracargo, ya que tienes un plazo limitado para responder. Sigue estos pasos:
- Lee detenidamente la razón del contracargo.
- Envía una respuesta clara y directa con toda la documentación recopilada.
- Mantente al tanto de los canales donde puedas recibir la notificación del contracargo para evitar que se pierda o que nunca la veas.
💡 Tip: tener un manual interno de resolución de contracargos es ideal para tener claro qué proceso seguir cuando se presenten y agilizar la respuesta. Crea el tuyo.
Ahora bien, ¿cómo evitar la presencia de chargebacks?
Consejos para prevenir contracargos
Si bien no es posible asegurar que tu negocio nunca vaya a presentar un contracargo, existen maneras de minimizar su aparición. Entre ellas:
Asegurar el reconocimiento de la marca
Para evitar que no se reconozcan los cargos en los estados de cuenta de tus compradores, considera esto:
- Si en el comprobante de compra, el nombre de tu marca aparece diferente a como la conoce tu cliente, infórmalo con anticipación con el aviso: “El cargo en su tarjeta aparecerá como [Nombre]”. Puedes agregarlo en la página de checkout, e-mail de confirmación de compra o área de caja.
- Si tu marca aparece igual en todos sus canales, comprueba que su nombre y el logotipo estén presentes en el comprobante y que sean reconocibles.
Implementar medidas antifraude en e-commerce
Si vendes online, asegúrate de que tu tienda online:
- Permita verificar la identidad de los compradores a través de mecanismos como Autenticación en 2 pasos (2FA).
- Se pueda integrar con métodos de pago capaces de detectar patrones de fraude en tiempo real y rechazar transacciones sospechosas.
Mantener buena comunicación con clientes
Resolver el problema directamente con el cliente puede hacer que se evite o retire el chargeback. Para lograrlo:
- Informa a tu cliente sobre los canales de comunicación internos donde puede presentar un reclamo o recibir atención. Esto ayudará a que se resuelva directamente contigo, sin necesidad de que escale con la institución financiera.
- Contacta al cliente tan pronto recibas la notificación del contracargo. Pregunta sobre el problema y ofrece una solución directa, como un reembolso o reemplazo del producto o servicio.
💡 Tip: envía un mensaje de seguimiento después de la compra para confirmar la satisfacción del cliente y recordar tus canales de contacto. También capacita a tu equipo para responder con empatía y ofrecer soluciones concretas siempre que sea posible.
¡Protege tus ganancias de los chargebacks!
Ahora que posees un panorama más completo sobre qué es un contracargo y cómo gestionarlo, tienes mejores herramientas para salvaguardar la salud financiera de tu negocio. Pese a que representa una amenaza, con estrategia puedes minimizar significativamente su impacto.
Por otro lado, si ya vendes por internet —o planeas iniciar pronto—, recuerda la importancia de hacerlo a través de una tienda online robusta, segura y eficiente. Tiendanube es la plataforma de e-commerce en la que más de 160 mil marcas en Latinoamérica ya confían, ¡ponla a prueba!
