Guía para manejar tu almacén: todo lo que debes saber

Una mujer organizando un almacén

Un almacén es un lugar  diseñado específicamente para el resguardo de mercancías, materiales y productos, que brinda apoyo a las empresas en sus operaciones logísticas, de inventario y gestión de órdenes de compra. Conoce más sobre estos espacios y las ventajas que ofrecen a las empresas.


Si te dedicas a la venta al por mayor, es probable que hayas escuchado hablar de los almacenes. Comúnmente confundidos con las bodegas, estos espacios cuentan con ciertas características y funciones distintas, sumando valor a diferentes etapas de la cadena de suministro en una organización.

Si quieres conocer más sobre los tipos de almacenes existentes, su funcionamiento, características, e incluso los roles relacionados, esta guía te proporcionará la información necesaria. Aprovecha al máximo este espacio y optimiza procesos en tu negocio.

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¿Qué es un almacén?

Por definición, un almacén es un espacio físico diseñado especialmente para guardar productos comerciales, materias primas e inventario, brindando apoyo a la empresa en diversas operaciones y procesos logísticos, de inventario y gestión de órdenes de compra.

Los almacenes constituyen parte fundamental de la infraestructura empresarial y resultan imprescindibles para aquellas compañías que manejan un extenso volumen de productos, se dedican a la elaboración y producción de piezas, se especializan en ventas al por mayor o simplemente gestionan una amplia cadena logística y de distribución de mercancía.

¿Almacén o bodega?

¡Ojo! No confundas un almacén con una bodega, ya que, aunque puedan parecer similares, tienen funciones y características distintas.

A continuación, enumeraré las diferencias más relevantes entre estos dos espacios.

Almacén Bodega
Es útil para resguardar mercancía o materia prima por una cantidad de días definida. Funciona para resguardar mercancía o materia prima durante un tiempo prolongado.
Mantiene una rotación constante y dinámica de existencias. No está pensada para una rotación constante de productos.
Su estructura contempla materiales resistentes, que ayuden al traslado de productos. Requiere de una estructura más sólida y resistente que un almacén para proteger su contenido.
Tiene una relación constante con el área de ventas e inventarios para proporcionar información detallada sobre la operación. Su configuración es relativamente más sencilla, pues no requiere de una conexión constante con las áreas de ventas.
Está enfocado en el resguardo de productos y mercancías que influyen directamente en la operación comercial. Puede almacenar mobiliario, herramientas, archivos y muchos elementos más.

¿Qué es una bodega?

Se define como bodega al espacio físico que una empresa alquila o utiliza con el propósito de custodiar artículos de comercio, mobiliario, archivos y diversos elementos adicionales.

Aunque comparte similitudes con un almacén, este espacio está configurado con la intención de albergar a largo plazo y proteger los elementos almacenados; por esta razón, las instalaciones suelen ser más robustas que las de un almacén.

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¿Un almacén es un activo o un pasivo?

Es posible considerar al almacén como un activo siempre y cuando sea un bien de la empresa y se tengan derechos de propiedad sobre este lugar.

Sin embargo, si hablamos de un espacio arrendado, es posible categorizarlo como un pasivo, ya que representa una obligación o deuda que la empresa ha contraído con otra organización o un tercero.

A menudo, para el alquiler de estos lugares, se celebra un contrato que involucra a ambas partes y registra las obligaciones que cada una adquiere en este proceso de arrendamiento.

Almacén con mercancía

¿Cuál es la importancia de los almacenes?

Ahora que tienes claro qué es un almacén y las diferencias de este espacio con una bodega, te hablaré sobre su importancia. Te presento algunas de las ventajas de contar con un espacio como este:

  • Permite que la mercancía esté protegida, segura y resguardada.
  • Es útil para ahorrar espacio en tu local u oficina.
  • Ayuda a gestionar el inventario eficazmente.
  • Apoya en los procesos de producción y elaboración de mercancías.
  • Sirve para reducir los costos de adquisición de materia prima.

Permite que la mercancía esté protegida, segura y resguardada

Dado que los espacios son finitos y si te dedicas a la venta de cientos o miles de productos, es probable que necesites un lugar para almacenar la mercancía sin el temor de perder tu inversión. Es en este punto donde los almacenes entran en juego para satisfacer una necesidad crucial de las empresas.

Es útil para ahorrar espacio en tu local u oficina

No todo cabe en un local físico o en una oficina, por más que lo deseemos. Además, es probable que, si alquilas tu local, rentar un espacio para tu almacén cerca de tu sucursal física sea más costoso que hacerlo en las afueras de la ciudad o en el sector industrial de la misma.

Ayuda a gestionar el inventario eficazmente

En un almacén, es posible realizar un inventario detallado de todo lo que tienes en tránsito, lo que está exhibido en la tienda física, así como la mercancía o la materia prima recién recibida. Por ello, ayuda a gestionar el inventario de todos tus productos.

Apoya en los procesos de producción y elaboración de mercancías

Si te dedicas a la elaboración de productos, es el lugar ideal para guardar tus materias primas y utilizarlas cuando sea necesario en la cadena productiva de tu negocio.

Sirve para reducir los costos de adquisición de materia prima

Como es común en diferentes industrias, comprar al por mayor resulta más económico. Al adquirir materia prima o productos terminados en cantidades considerables, es posible obtener mejores costos de adquisición.

Por ello, contar con un almacén brinda diferentes ventajas; no obstante, es importante señalar que existen alternativas para negocios emergentes. Realizar dropshipping en Colombia es otra opción para emprendedores que buscan realizar ventas sin tener stock físico.


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¿Cuál es la importancia de los almacenes en la logística?

Además de estos beneficios, existen más ventajas que estos espacios aportan a la cadena de distribución. Por estas razones, adquieren una gran importancia en la logística de una empresa.

  • Permiten la reducción de tiempo y costos de envío.
  • Son útiles en la logística de la custodia de mercancía.
  • Ayudan a la gestión de entrada y salida de mercancía.
  • Permiten conseguir mejores tiempos de respuesta.
  • Contribuyen a la mejora de la calidad del servicio y satisfacción del cliente.

Su importancia en términos de logística radica en la oportunidad que brinda a la cadena de distribución y suministro para realizar envíos más eficaces y en menor tiempo. Esto se logra al hacer posible el manejo de almacenes en distintos sitios de Colombia, acortando las distancias y descentralizando las operaciones.


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Tipos de almacenes

No todos los almacenes son iguales. Dependiendo de las necesidades de las empresas y de las operaciones que realicen, es posible identificar distintos tipos. Estos son los almacenes más populares:

  • De tránsito
  • De distribución
  • De producción
  • De picking
  • De consolidación
  • De materias primas
  • De productos semiterminados
  • De productos terminados
  • De materiales auxiliares
  • De empaques
  • De cubierto
  • De abierto
  • De central
  • De regional
  • De temporal
  • De convencional
  • De de alta densidad

Clasificación de los tipos de almacenes

Puedes clasificarlos en estas cinco categorías. ¡Toma nota!

  1. Según la naturaleza del producto
  2. Por su localización
  3. De acuerdo con su mecanización
  4. Relacionado con la actividad que realicen
  5. Conforme a la estructura

Veamos cuáles pertenecen a cada categoría.

1. Según la naturaleza del producto

No es lo mismo guardar materias primas que productos semiterminados o empaques; cada producto requiere consideraciones especiales para resguardarse de manera adecuada. Aquí te presento algunos de los más comunes.

  • Almacén de materias primas
  • Almacén de productos semiterminados
  • Almacén de productos terminados
  • Almacén de materiales auxiliares
  • Almacén de empaques

2. Por su localización

Según su ubicación, es posible que sean útiles como puntos intermedios o cercanos a los centros de consumo. Esto facilita agilizar la distribución de mercancías en negocios con un gran número de sucursales a nivel nacional o internacional.

  • Almacén central
  • Almacén regional
  • Almacén de distribución
  • Almacén de tránsito
  • Almacén temporal

3. De acuerdo con su mecanización

Mientras que los almacenes convencionales se caracterizan por el uso de estanterías sencillas, los de alta densidad tienen la ventaja de contar con estanterías adaptadas a las dimensiones de los objetos que se almacenan en ellos.

  • Almacén convencional
  • Almacén de alta densidad

4. Relacionado con la actividad que realicen

Es diferente tener un almacén que apoye el proceso de producción de un artículo a uno dedicado a la preparación de pedidos o que respalde la gestión de pedidos provenientes de distintos centros logísticos.

  • Almacén de producción
  • Almacén de picking
  • Almacén de consolidación

5. Conforme a la estructura

No todas las mercancías necesitan un techo que las proteja. De acuerdo con el tipo de construcción, es posible distinguir dos tipos de almacén:

  • Cubierto
  • Abierto

Almacén grande con mercancía y almacenistas

Características de un almacén

Aunque ya hemos explorado una variedad de tipos de almacenes, la mayoría comparte características que los vuelven útiles e importantes para el manejo y protección de suministros. Veamos una a una. ¿Te parece?

En cuanto a sus elementos externos y fácilmente identificables, estas son las tres características más importantes:

  • Tamaño
  • Ubicación
  • Zonas

Te explico la diferencia entre cada una de ellas.

Tamaño

Es quizás la característica más identificable de un almacén y una de las que se deben considerar al momento de contratar o requerir un espacio como este. Uno demasiado amplio puede hacerte perder tiempo y dinero, mientras que uno más pequeño puede saturarse fácilmente y frenar el ritmo de crecimiento de la operación.

Ubicación

La ubicación se refiere al punto en el que se encuentra localizado. Dependiendo de esta, es posible que facilite y beneficie ciertas actividades dentro de la empresa, como la cadena de producción, o impacte positivamente en el área logística.

Zonas

Aunque la mayoría de los almacenes tiene una zona de recepción, una zona de preparación de pedidos o zonas de despacho, dependiendo de los usos, es probable que estas varíen, manteniendo un layout de almacén adecuado a las necesidades de la empresa.

¿Cuáles son los elementos de un almacén?

Ahora, examinemos cuáles son los elementos que conforman un almacén. Podemos diferenciarlos entre internos y externos, dependiendo del área en la que se encuentren. Los elementos más relevantes y comunes entre los distintos tipos de almacén son:

  • Áreas de almacenaje
  • Racks y contenedores
  • Zona de picking
  • Área administrativa
  • Área de seguridad
  • Área de registro

A continuación, encontrarás una breve descripción de cada uno de ellos.

Áreas de almacenaje

Es el lugar donde se ubica y controla la mercancía. Frecuentemente, se compone de estantes o sistemas de estibas para organizar todo el stock y mantener en orden los lotes de productos o materiales.

Racks y contenedores

Mientras que los racks son soportes metálicos utilizados para guardar y acomodar mercancía, los contenedores son recipientes destinados a guardar y transportar productos. De ambos elementos, existen diferentes tipos, categorizados según los usos y dimensiones de cada uno.

Zona de picking

En este sitio se preparan todos los pedidos y órdenes de compra, a veces tanto de órdenes al menudeo como de mercancía vendida al por mayor. También se pueden almacenar aquí los empaques y otros productos útiles para el embalaje e inventario, como las etiquetas RFID.

Área administrativa

Compuesta por oficinas y escritorios, en esta zona se lleva a cabo toda la gestión administrativa del almacén. Además, con frecuencia se encuentran áreas relacionadas a servicios, como cafetería, enfermería y archivo.

Área de seguridad

Además de servir como punto de reunión en caso de un incidente, es también el área donde se pueden encontrar contenedores de arena, extintores, mangueras y otras herramientas útiles para salvaguardar la integridad tanto de los colaboradores como de la mercancía.

Área de registro

Ubicada en la entrada del almacén, en esta zona se lleva a cabo el proceso de verificación y control de mercancía. A menudo, se realiza un control cuantitativo y una revisión cualitativa de cada una de las entradas de los artículos.

Además, existen otros elementos relevantes como las zonas de cuarentena, el área de devoluciones o las cámaras de enfriamiento, que también forman parte del área de almacén. No obstante, no están presentes en todos los almacenes, sino sólo en caso de que el negocio y la operación lo requieran.


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¿Cuáles son los elementos externos de un almacén?

Los elementos de un almacén que solemos encontrar en el área externa son:

  • Patio de maniobras
  • Zona de descarga
  • Rampas y muelles de carga y descarga

Hablemos un poco de ellas, ¿te parece?

Patio de maniobras

En esta área, los vehículos de carga y descarga realizan maniobras para el acomodo de la mercancía. Pueden encontrarse camiones, bicicletas, tráilers e incluso aviones.

Zona de descarga

¡No la confundas con la anterior! La zona de descarga es el área en donde se coloca la mercancía en tránsito y está por subir al vehículo de despacho. En esta área, se pueden escanear las etiquetas de los lotes por cargar o realizar un último conteo de la mercancía.

Rampas y muelles de carga y descarga

Son todas aquellas herramientas que facilitan la subida o bajada de la mercancía de los vehículos. Se utilizan como apoyo para la carga de mercancía y suelen estar a disposición de los transportistas.

5 funciones del almacén

Son diversas las razones por las cuales las empresas encuentran útiles a los almacenes en distintas etapas de su cadena de producción y comercialización. Ahora, hablemos sobre algunas de las funciones más importantes de un almacén y quiénes las realizan.

¿Cuáles son las actividades que se realizan en un almacén?

A continuación, presentaré las más comunes, aquellas que suelen ser realizadas por cualquier empresa que requiera de esta herramienta.

  • Entrada y salida de productos.
  • Control e inventario de las mercancías.
  • Preparación de pedidos a otros almacenes.
  • Despacho de órdenes de compra.
  • Conservación y mantenimiento de insumos y materias primas.

¿Qué hace un almacenista?

Un almacenista es el especialista encargado de todas las tareas y operaciones que se realizan en el almacén, desde la recepción de pedidos hasta la supervisión y preparación de la mercancía lista para el despacho.

Funciones de un almacenista

Estas son algunas de las funciones de un almacenista:

  • Planificar, controlar y dar seguimiento del almacén.
  • Recepcionar, organizar y proteger las mercancías relacionadas a la operación comercial.
  • Clasificar, codificar y rotular las mercancías a su ingreso y egreso del almacén.
  • Colaborar y llevar un registro de los inventarios físicos.
  • Localizar y reportar las mercancías dañadas en cada una de las etapas de la cadena de distribución.
  • Colocar los códigos de barras, etiquetas y otros elementos de control de mercancía.
  • Controlar las caducidades y obsolescencias, en caso de almacenar perecederos.
  • Ubicar la mercancía en las zonas de almacenaje adecuadas, teniendo en cuenta sus características y manipulaciones probables.

Otros roles asociados al almacén

Como viste, suena a mucho trabajo para una sola persona. Ahora, imagínate llevar el control de un almacén con millones de productos. Esto hace que sean necesarias más manos para apoyar la gestión del almacén. Por ello, existen otros roles asociados a la gestión de almacenes.

  • Auxiliar de almacén o ayudante
  • Encargado o supervisor de almacén
  • Jefe de almacén

¿Quieres saber de qué se encarga cada uno de ellos? A continuación te lo explico.

Auxiliar de almacén o ayudante de almacén

Es el encargado de cargar y descargar las unidades, acomodar cajas y lotes, etiquetar, estibar, organizar y codificar los productos, así como apoyar en el inventario general del almacén. Su trabajo es un tanto más operativo; sin embargo, es fundamental para toda la cadena logística y comercial.

Encargado de almacén o supervisor de almacén

Dentro de sus principales funciones se encuentran la elaboración de planes de trabajo, la planificación y elaboración de inventarios cíclicos, así como la creación de dinámicas que garanticen el flujo de mercancía.

Jefe de almacén

Puede asumir los roles del encargado o del supervisor; sin embargo, su posición conlleva responsabilidades asociadas un poco más con la dirección y planeación de todas las tareas del almacén, garantizando su eficiencia y optimización de tiempos y esfuerzos.

Almacenista etiquetando mercancía con RFID en un almacén

¿Cómo se debe organizar un almacén?

Existen múltiples métodos y herramientas para organizar un almacén; no obstante, muchos hoy en día emplean estas cinco formas para mantener el stock bajo control:

  • Mediante el uso de etiquetas RFID
  • A través de almacenes verticales
  • Con un software de gestión de pedidos
  • Apoyándote con un layout de almacén óptimo para la operación
  • Aplicando el cross-docking

¡No te preocupes! Aquí te explico brevemente cómo se aplica cada una de ellas.

Mediante el uso de etiquetas RFID

Las etiquetas RFID permiten identificar y verificar información sobre lotes o productos específicos mediante los datos almacenados en ellas. Por ello, son herramientas útiles al momento de realizar inventarios o simplemente localizar artículos dentro del almacén.

A través de almacenes verticales

Cuando hablamos de almacenes verticales, nos referimos a un sistema de almacenaje en especial que permite aprovechar al máximo la altura y las dimensiones de una bodega o un almacén. Con ello, es posible optimizar espacios y mejorar el acomodo de los productos.

Con un software de gestión de pedidos

Si aún no cuentas con un software de gestión de pedidos, déjame decirte que te estás perdiendo algo muy beneficioso. Esta herramienta es sumamente útil para llevar un seguimiento completo de pedidos, optimizando costos de envío y reduciendo tiempos de entrega. ¡Toda una maravilla!

Apoyándote con un layout de almacén óptimo para la operación

Conociendo el día a día de un almacén no sólo es posible adoptar dinámicas que favorezcan la operación, sino diseñar la estructura del almacén para sacarle el máximo provecho a las áreas de operación y así evitar retrabajos o vueltas innecesarias de mercancía. De ahí que diseñar un layout de almacén óptimo es una de las acciones más útiles para mejorar los procesos de almacenaje.

Aplicando el cross-docking

El cross-docking (un técnica que ayuda optimizar la logística) permite que un producto permanezca el menor tiempo posible en las instalaciones, reduciendo al máximo el tiempo de almacenamiento y manipulación. Esto aumenta la eficiencia y mejora el servicio de cara a clientes y proveedores.

¿Cuáles son los productos que se pueden almacenar?

¡Prácticamente todo! Te dejo un listado con algunos de estos productos:

  • Ropa
  • Maletas
  • Zapatos
  • Juguetes
  • Arroz
  • Aceite
  • Vegetales
  • Plantas
  • Arena
  • Grava
  • Gases comprimidos
  • Madera
  • Sustancias químicas consideradas peligrosas

Optimiza la gestión de tu almacén

Como has observado, existen varios tipos de almacenes y diversos aspectos relacionados al control, desde el concepto de almacén, pasando por su gestión hasta algunos de los roles más importantes relacionados a esta área de la empresa.

Además de un almacén, otra herramienta que puede impulsar a tu empresa es contar con una plataforma de ecommerce para vender en internet.

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