Gestión de cobranza: 27 modelos de mensajes de notificación de cobro de factura
- El mensaje de notificación de cobro de factura es un comunicado que se manda a clientes y socios para avisarles que un pago está por vencer o ya caducó.
- La mejor manera de cobrar a tus clientes es encontrar el equilibrio justo entre ser directo y cordial. Así que asegúrate de que el destinatario capte la seriedad del mensaje, pero sin sentirse ofendido.
- Para redactar un mensaje de notificación de cobro de factura de forma educada, puedes usar frases como "no registramos tu pago", "detectamos pendientes en tu factura", "te facilitamos una nueva factura para hacer más fácil el pago", entre otras.
Todos, por lo menos una vez, se nos ha pasado pagar una factura en tiempo y forma. Qué incómodo es recibir un mensaje de notificación de cobro de factura, ¿no? Con el ritmo de vida que llevamos, es cada vez más habitual olvidarse, pero para las empresas, estos descuidos pueden resultar perjudiciales. Una solución simple y efectiva para evitar estos problemas es el envío de mensajes de recordatorio de pago.
Además de mejorar la comunicación entre clientes y marcas, este recurso puede reducir significativamente la morosidad. Con la tecnología de por medio, los métodos para enviar mensajes de recordatorio de pago se han vuelto más rápidos y eficientes.
Pero, ¡ojo! Para que el recordatorio sea realmente efectivo, es clave prestar atención al texto. En este artículo te muestro cómo crear un mensaje de recordatorio de pago eficaz y amigable. Además de darte algunos ejemplos que puedes aplicar en tu negocio.
¿Qué es un mensaje de cobranza?
Un mensaje de notificación de cobro de factura es un comunicado que se envía a clientes y socios para avisarles que un pago está a punto de vencer o ya se pasó de la fecha.
También puedes usar este recurso para solucionar problemas de morosidad, negociar deudas, mandar facturas actualizadas y proponer nuevas formas de pago que se ajusten al bolsillo del cliente.
Siendo un recordatorio en formato texto, hay varias maneras de enviarlo, como por SMS, correo electrónico o WhatsApp.
¿Cómo elegir la mejor forma de cobrar a un cliente?
Mandar mensajes de recordatorio de pago es beneficioso tanto para la marca que brindó el servicio o vendió el producto como para el cliente si este proceso se realiza de manera adecuada.
Las tiendas que no mandan estos recordatorios a los consumidores corren el riesgo de no recibir el pago a tiempo. Al mismo tiempo, bombardear al cliente con cobranzas puede dañar la relación y hacer que no quiera volver a comprar tus productos. Todo se trata de encontrar un equilibrio.
En nuestra cultura, el acto de cobrar a alguien todavía puede ser visto negativamente por algunas personas. Sin embargo, el problema no radica en el acto de cobrar per se, sino en cómo se hace.
Es perfectamente posible aprender cómo cobrar a alguien de manera educada. Para crear el texto ideal, tu enfoque debe considerar los siguientes factores:
Sé amigable
Busca el equilibrio entre ser directo y amigable con tus clientes. El objetivo de la comunicación es realizar un cobro, lo cual puede ser delicado en algunos casos, así que asegúrate de que la persona entienda la importancia del mensaje, pero sin sentirse ofendida. Mira este ejemplo:
“Hola, [nombre de la persona]. ¿Todo bien?
Nos dimos cuenta de que tu factura por $XX,XX venció el día XX, pero aún no registramos tu pago. ¿Ocurrió algo?
Queremos que sepas que estamos acá para ayudarte en caso de dudas o problemas. Solo debes contactarnos.”
Usa palabras educadas
Puede ser un desafío elegir las palabras adecuadas para crear un mensaje de notificación de cobro de factura. Esto se debe a que, dependiendo del canal elegido para enviarlo, el número de caracteres puede ser limitado. En el caso de los SMS, por ejemplo, el límite es de solo 160 caracteres.
Sin embargo, esto no es excusa para ser irrespetuoso y enviar mensajes groseros a los clientes. Opta por palabras más cortas y crea comunicaciones simples y educadas, como en el siguiente ejemplo:
“[Nombre de la persona], notamos que tu factura vence en 3 días. Asegúrate de pagarla a tiempo para evitar cargos extra. Estamos a tu disposición.”
Ten cuidado con el tono de voz
El tono de voz utilizado en los mensajes de notificación de cobro de factura debe estar alineado con el resto de las comunicaciones de la empresa. Si sueles usar un tono más formal con tus clientes, no hay razón para no hacerlo al momento de cobrarles.
Solo ten cuidado de no sonar demasiado serio. El siguiente ejemplo combina formalidad y educación en pocas palabras:
“Estimado cliente, no hemos registrado el pago de su factura correspondiente al mes de [mes en cuestión], por un valor de $XX,XX. Para regularizar su situación y recibir la factura actualizada, responda SÍ a este mensaje.”
Aprende a negociar
Aunque el cliente esté en deuda con tu empresa, tu objetivo no debe ser alejarlo. Es mucho más positivo ayudar al cliente a pagar la deuda y, con eso, ganar su confianza, que simplemente recibir el dinero y perder a un consumidor.
Para esto, comprende cuál es la situación que enfrenta la persona del otro lado, verifica internamente qué condiciones de pago pueden ofrecerse y haz un trato.
Ten respeto y discreción
Para el cliente, ser deudor puede ser vergonzoso e incluso humillante. Por eso, valora la discreción, realiza las comunicaciones solo con la persona responsable de la compra y no incluyas a otras personas en la conversación.
Facilita el pago
Dado que el objetivo de la comunicación es realizar un cobro, asegúrate de que el cliente sepa cómo pagar sus deudas de manera práctica. Para esto, envía el número del código de barras, el monto y la fecha de vencimiento.
“Hola, [nombre de la persona]. Te informamos que tu factura por $XX,XX vencerá el día XX/XX. Usa el siguiente código de barras para pagar tu deuda.”
Ofrece un buen servicio al cliente
Contrario a lo que muchas personas piensan, el servicio al cliente se da en todas las interacciones de la marca con su público, no solo en el momento de la venta o de una queja, por ejemplo.
Teniendo esto en mente, ofrece el mejor servicio posible a todos los clientes, independientemente de si tienen deudas financieras o no.
Ofrece distintas formas de pago
Tu empresa necesita facilitar el pago al cliente, por eso vale la pena invitarlo a una charla, entender sus condiciones y proponer alternativas de pago.
Aprovecha la tecnología para facilitar la comunicación
Mencionamos algunos canales comúnmente usados para enviar comunicados de cobranza —como e-mail, WhatsApp y SMS—, pero puedes intentar hacerlo de otras formas.
Si trabajas con una plataforma de ecommerce, es posible enviar un mensaje al cliente tan pronto como se registran en tu página. O también, usar las redes sociales y aplicaciones de mensajería.
Todos estos criterios son parte de una técnica de escritura persuasiva llamada copywriting, una estrategia de producción textual que tiene como objetivo convencer a una persona a realizar una acción.
A continuación, te muestro cómo estructurar un mensaje de notificación de cobro de factura siguiendo algunos conceptos del copywriting.
¿Cómo escribir un mensaje de cobranza?
En primer lugar, debes saber que no existe un mensaje de cobranza que funcione para el 100% de los clientes. Cada persona es única, así como la situación en la que se encuentra.
Si de por sí cobrarle a alguien ya es una situación delicada, ahora ¿imagínate si se hace de manera grosera? Ten mucho cuidado con las palabras y no dejes de pensar en la persona que está del otro lado del mensaje.
El momento de la cobranza es realmente delicado, pero eso no significa que debas dejar de cobrar. Después de todo, es tu derecho recibir el pago por un producto vendido o por un servicio prestado.
Para superar esta situación, elaboré un paso a paso sobre cómo escribir un mensaje de cobranza para tus clientes.
1. Piensa en la persona que va a recibir el mensaje
Es muy probable que, al abrir un negocio, hayas realizado un estudio para entender quién es tu público y hayas definido tu buyer persona. Este concepto se refiere a un personaje semificticio que representa a tu cliente ideal, construido a partir de datos demográficos y comportamentales.
Usando esa información como base, va a ser más fácil visualizar a la persona que recibirá el mensaje de notificación de cobro de factura.
¿Le gustaría ser tratada de manera formal o informal? ¿Es necesario usar un vocabulario más simple o rebuscado? ¿El lenguaje que elegiste está en línea con la imagen de la marca?
2. Escribe un mensaje alineado al tipo de cobranza
El mensaje de notificación de cobro de factura se puede enviar en diferentes situaciones, no solo en caso de mora. Recordarle al cliente que la fecha de vencimiento está cerca también es una manera de usar este recurso.
Realizar esta comunicación es fundamental para no comprometer el flujo de caja de tu empresa, evitando problemas en tu gestión financiera.
Una manera que encontraron las empresas para reducir la cantidad de clientes que no pagan o que realizan el pago tarde es crear una estrategia de posventa que tenga en cuenta los vencimientos.
A continuación, algunas sugerencias sobre cómo escribir el mensaje de notificación de cobro de factura en diferentes etapas del pago:
Antes del vencimiento
Enviar un recordatorio al cliente antes de la fecha de vencimiento de la factura es una buena oportunidad para comunicarte. Además de demostrarle que tu marca se preocupa, puedes aprovechar el momento para preguntar cómo ha sido su experiencia a través de una encuesta de satisfacción.
Esta comunicación no debe ser demasiado incisiva, después de todo, solo buscas recordarle que la fecha de pago se acerca.
El día del vencimiento
El día del vencimiento es el momento ideal para enviar un mensaje a todos los clientes recordándoles pagar, ¿verdad? ¡Error!
Es un momento delicado, y enviar un mensaje de cobranza en esta situación puede tener un efecto contrario al esperado, creando un conflicto entre tu marca y el cliente. Por eso, es imprescindible encontrar el tono de voz correcto.
La comunicación debe enfocarse solo en recordar que esa es la fecha límite. Por lo tanto, el enfoque debe ser de ayuda, no de cobranza.
Si el día de vencimiento coincide con el cumpleaños del cliente, no envíes el mensaje. Lo mismo vale para fines de semana y feriados.
Después del vencimiento
En esta situación, muchas empresas aprovechan la oportunidad para contactar a los clientes por teléfono. Ten cuidado con este enfoque: invadir puede generar malestar.
En este momento, opta por enviar un mensaje de notificación de cobro factura por correo electrónico y tranquiliza al cliente. Ofrece sugerencias para que pueda organizarse o planificarse para saldar sus deudas con más seguridad.
Si el contacto por correo electrónico no produce resultados, opta por otro canal, como WhatsApp. Cada medio de comunicación tiene sus particularidades y se puede usar para generar diferentes efectos.
3. Elige el mejor canal para el tipo de cobranza
Es posible cobrar a tu cliente por cualquiera de los canales que usa tu negocio. Puedes hacer una llamada, enviar un mensaje de texto o disparar una notificación. Sin embargo, intenta priorizar las opciones más cómodas para tu audiencia.
Si tu marca está especializada en productos para personas mayores, quizás enviar un correo electrónico no sea la mejor opción. Por otro lado, un público objetivo perteneciente a la generación Z (personas nacidas entre 1995 y 2010) no se vería impactado por una estrategia de cobranza por carta.
Además de determinar el canal —y el tono de voz, como ya mencioné—, es necesario prestar atención al horario del envío. Envía el mensaje de notificación de cobro de factura en horario comercial; de lo contrario, tu marca puede ser mal vista por los clientes.
4. Usa ganchos mentales
Por último, una forma de convencer a tu cliente para que realice el pago antes de la fecha de vencimiento o salde sus deudas lo antes posible es usar ganchos mentales.
Los ganchos mentales son estímulos externos recibidos por el cerebro capaces de influenciar la toma de decisiones de las personas. No es más que la psicología influyendo en cómo consumimos.
En el área de marketing digital y ventas, este recurso funciona como una estrategia de persuasión. Cuando una persona accede a tu ecommerce y ve que los mejores productos están en promoción y con stock limitado, se pone en alerta.
Para causar esa reacción, tienes que usar las palabras y expresiones correctas, como “Corre”, “Solo hoy”, “No te lo pierdas”, “Mañana es el último día”, “No te quedes atrás”, “Esta puede ser tu última oportunidad”, entre otras.
Estos ejemplos corresponden al gancho de urgencia, pero hay varios otros tipos, como anticipación, escasez, reciprocidad, compromiso, etc.
27 modelos de mensajes de notificación de cobro de factura
Sé que puede ser desafiante crear textos para los mensajes de recordatorio de pago. Por eso, te presento algunos ejemplos que pueden ayudarte, ya sea para avisar a un cliente sobre vencimientos o proponer alguna negociación.
Mensajes de cobranza por WhatsApp
Enviar mensajes de cobranza por WhatsApp u otra aplicación de mensajería se ha vuelto cada vez más popular entre las empresas. Esto se debe a que estos canales permiten una comunicación más personal y directa, facilitando una respuesta rápida del cliente.
Sin embargo, es importante considerar el volumen de mensajes enviados. Como ya mencioné, abrumar al cliente puede tener un efecto contrario al deseado.
A continuación, algunos ejemplos de mensajes para WhatsApp:
Aviso de vencimiento por WhatsApp
“Buen día, [nombre del cliente]. ¿Cómo estás?
Tu factura por $XX,XX vence mañana.
Para facilitarte el proceso, utiliza el número de código de barras para realizar el pago”
Si tienes alguna duda, solo responde a este mensaje.
¡Estoy a tu disposición!
[Nombre del empleado], [nombre de la marca]”
Cobranza por WhatsApp después del vencimiento
“Hola, [nombre del cliente]. ¿Todo bien? Espero que sí. 😊
Soy [nombre del empleado], de [nombre de la marca].
Noté que hasta el momento no se ha realizado el pago de $XX,XX correspondiente a [descripción del producto o servicio], cuyo vencimiento era el [fecha].
Entiendo que los imprevistos ocurren y es normal olvidarse de algunos plazos. Por eso, acabo de generar una nueva factura con el monto actualizado.
Si tienes algún problema para realizar el pago o alguna pregunta, simplemente responde a este mensaje. ¡Con gusto te apoyo!
[Firma]”
Cobranza por WhatsApp con deuda pendiente
Modelo 1
“Hola, [nombre del cliente]. ¿Cómo estás?
Notamos en nuestro sistema que la cuota del mes de [mes] correspondiente a [compra realizada] aún no ha sido pagada. ¿Podemos ayudarte de alguna manera?
Estamos en WhatsApp para ofrecerte algunas condiciones especiales de pago. ¡Escríbenos un hola y vamos a negociar!
[Nombre de la empresa]”
Modelo 2
“Hola, [nombre del cliente]. ¿Cómo estás?
Te mandamos este mensaje porque todavía no recibimos la confirmación de tu pago del mes de [Mes en cuestión].
¿Tuviste algún contratiempo o necesitas una nueva factura? Comunícate con nosotros, estamos para ayudarte.
[Nombre de la empresa]”
Modelo 3
“Hola, [nombre de la persona].
Soy [nombre del empleado], de [nombre de la empresa]. ¿Todo bien?
Todavía no registramos el pago de tu factura por $ XX,XX, que vencía el XX/XX/XXXX.
Lamentablemente, hay una multa por cada día de retraso. Por eso, usa el código de barras abajo para saldar tu deuda o dinos cómo te podemos apoyar respondiendo este mensaje.
El procesamiento de los pagos puede tardar hasta X días hábiles. Si ya hiciste el pago, ignora este mensaje.
¡Estoy a tu disposición!”
Cobranza por WhatsApp con propuesta de negociación
“Hola, [nombre del cliente]. ¿Cómo estás?
En nuestro sistema figura que el pago de la factura con vencimiento el [fecha], por un valor de $XXX,XX, referente a la compra de [producto/servicio], está pendiente desde hace X días.
La falta de pago puede resultar en la cancelación o interrupción de los servicios. Por eso, contáctanos para saldar tu deuda.
Si ya realizaste el pago, ignora este correo.
¡Estamos a disposición!”
Mensajes de cobranza por SMS
El SMS, o Servicio de Mensajes Cortos, era el método de mensajería utilizado antes de la llegada de WhatsApp, con un límite de caracteres y sin necesidad de conexión a internet.
Aunque muchos piensan que las aplicaciones de mensajería instantánea reemplazaron al SMS, negocios de todos los sectores siguen utilizando este recurso para realizar cobros, solicitar evaluaciones de servicio o realizar encuestas de satisfacción.
Para el envío de SMS, aplica la misma regla mencionada anteriormente: no enviar el mismo mensaje varias veces y fuera del horario comercial. Esto puede saturar al cliente y dificultar la comunicación.
A continuación, algunos modelos de SMS de cobranza más comunes:
Aviso de vencimiento por SMS
Modelo 1:
“Hola, [nombre del cliente]. Tu factura vence mañana. Utiliza el código X para pagar a través de la app de tu banco y evitar multas por atraso. Si tienes dudas, contáctanos en [email protected].”
Modelo 2:
“Buen día, [nombre del cliente]. La factura de [nombre de la empresa] vence hoy. Realiza el pago para asegurar tus servicios.”
Modelo 3
“¡Hola, [nombre de la persona]! ¿Cómo estás? No te olvides que el día XX/XX vence tu factura de [nombre de la empresa]. ¡Paga antes del vencimiento y evita cargos extra!”
Modelo 4
“¡Hola, [nombre del cliente]! Tu factura de [nombre de la empresa] vence hoy. Para hacértelo más fácil, te estamos enviando el código de barras actualizado para el pago.”
Cobranza por SMS después del vencimiento
Modelo 1
“Hola, [nombre de la persona]. Tu cuota del mes de [mes en cuestión] en [nombre de la empresa] está vencida. Responde gratis con la palabra SÍ para recibir el código QR. Si ya hiciste el pago, ignora este mensaje.”
Modelo 2
“Hola, [nombre de la persona], ¿todo bien? No registramos el pago de tu factura referente a [producto o servicio adquirido]. Responde a este mensaje con la palabra SÍ para recibir el código de barras actualizado y evitar multas. Si tienes alguna duda, comunícate a nuestro teléfono”
Modelo 3
“[Nombre de la empresa] ¡Hola, [nombre de la persona]! No registramos el pago de tu factura de [mes]. ¿Hubo algún problema? Para facilitarte las cosas, extendimos el pago hasta el día XX/XX. Acá va el código de barras actualizado de la factura.”
Modelo 4
“Buen día, [nombre de la persona]. No registramos el pago correspondiente al mes de [mes] de tu tarjeta [nombre de la empresa]. Para recibir el código de barras actualizado de tu factura, responde gratis este SMS con la palabra SÍ. Si ya realizaste el pago, ignora este mensaje.”
Cobranza por SMS con deuda vencida
Modelo 1
“¡Hola! Nos dimos cuenta que tu factura por $ X, que venció el XX/XX/XXX, está pendiente. De no pagarlo, tendremos que interrumpir el servicio, así que usa el código para pagarlo desde la app de tu banco. Si tienes alguna duda, estamos a tu disposición.”
Modelo 2
“¡Hola, [nombre de la persona]! ¿Todo bien? Todavía no cerramos tu cuota de [mes] de [nombre de la empresa]. ¿Pasó algo? Estamos para ayudarte.”
Modelo 3
“Buen día, [nombre de la persona]. ¿Cómo estás? Tu cuenta en las tiendas [nombre de la empresa] está sin cerrar. Mandá un 1 para comunicarte con nosotros.”
Modelo 4
“¡Hola, [nombre de la persona]! Eres uno de los mejores clientes de [nombre de la empresa], y nos gustaría entender qué pasó con el pago de tu última factura. Llámanos y lo platicamos.”
Modelo 5
“¡Hola, [nombre de la persona]! Tienes un saldo pendiente en [nombre de la empresa]. ¿Qué te parece si vienes y tomamos un cafecito juntos para arreglar esa deuda? Responde este SMS con un SÍ.”
Mensajes de cobranza por correo electrónico
El correo electrónico se utiliza para comunicaciones más formales o para tratar asuntos más complejos, como negociaciones de deudas o nuevas propuestas de pago.
Mira los modelos más utilizados a continuación:
Aviso de vencimiento por correo electrónico
Modelo 1
“Hola, [nombre de la persona]. ¿Todo bien?
Notamos que el pago de la cuota correspondiente al mes de [mes en cuestión] no está registrado en nuestro sistema. El vencimiento fue el día XX/XX.
Entendemos que pueden ocurrir imprevistos y es posible que se nos pasen algunos plazos. Por eso, generamos una nueva factura con el valor y vencimiento actualizados. Lo encontrarás adjunto, solo tienes que descargarlo.
Si tienes alguna dificultad para realizar el pago, no dudes en contactarnos por teléfono.
Atentamente,
[Nombre del empleado], [cargo].”
Modelo 2
“¡Hola, [nombre de la persona]!
No registramos el pago de tu factura por $X, correspondiente a la compra de [producto o servicio adquirido] realizada con [nombre de la empresa].
Pero no te preocupes, estamos enviando la factura actualizada para que puedas realizar el pago lo antes posible. ¡Solo necesitas descargarla!
Nuestro equipo está disponible para aclarar todas tus dudas, simplemente responde a este email para que te atendamos.
¡Cuenta con nosotros, estamos a tu disposición!
[Nombre de la empresa].”
Cobranza por correo electrónico después del vencimiento
Modelo 1
“Hola, [nombre de la persona].
Nos dimos cuenta en nuestro sistema que el pago de tu compra de [producto o servicio adquirido] todavía no se ha efectuado.
Por eso, te enviamos este correo para recordarte la importancia de realizar el pago en la fecha correcta. Así, evitarás el acumulo de cargos extra.
¿Qué te parece si hablamos sobre este tema? Estamos disponibles desde [días y horarios de funcionamiento]
¡Vamos a regularizar tu situación!
Abrazos,
[Nombre del empleado], [cargo].”
Modelo 2
“Hola, [nombre de la persona]. ¿Todo bien?
Somos [nombre de la empresa] y estamos aquí para ayudarte a saldar tus deudas de la mejor manera posible.
Ingresa a nuestro sitio para ver los detalles de tu deuda y elige la mejor manera de salir de ella. ¿Empezamos?
[Link para el sitio]
Abrazos, equipo [nombre de la empresa].”
¿Estás listo para enviar tus mensajes de cobranza?
Entender cómo funciona la creación de un mensaje de notificación de cobro de factura y utilizar distintos canales para recordarle a tus clientes sobre los vencimientos y las deudas pendientes, además de ofrecer diferentes condiciones de pago, es una excelente estrategia para acercarte a ellos y fidelizarlos.
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