Qué es el método PEPS, el sistema que organizará tu inventario
PEPS es una sigla que significa “Primero en Entrar, Primero en Salir”, y hace referencia a un método de organización de inventario cuyo objetivo es hacer que los productos almacenados durante más tiempo sean los primeros en ser vendidos.
Uno de los grandes desafíos que tienen todas las marcas, desde pequeños emprendimientos hasta grandes empresas, es el de administrar sus productos y las entradas y salidas de mercancías en su almacén. Por eso, conocer técnicas de organización como el método PEPS es fundamental para asegurar una buena gestión de tu negocio.
Con el sistema PEPS, planificar y mantener el almacenamiento organizado hace que el manejo, transporte y gestión de las mercancías sea un proceso sin fricciones.
Para quienes están comenzando en el emprendimiento o tienen aspiraciones de crear una tienda online, es crucial saber qué es PEPS, cómo funciona y sus ventajas.
Si quieres tener un control detallado de toda la mercancía de tu marca, entonces aprovecha nuestra plantilla de inventario, diseñada para ayudarte a llevar un control claro y eficiente de los productos en tu negocio.
¿Qué es PEPS y qué significa?
El método PEPS es un sistema de organización de inventario que hace que los productos o mercancías que han estado almacenados más tiempo sean los primeros en ser vendidos o utilizados.
PEPS es un acrónimo de “Primero en Entrar, Primero en Salir”. La sigla viene del inglés FIFO (“First In, First Out”), que significa lo mismo.
El sistema PEPS, entonces, se enfoca en mantener el orden y la rotación de los productos de una empresa al comercializar o utilizar los productos o mercancías más antiguos primero, para evitar pérdidas o sobrecostos por deterioro u obsolescencia.
Este método es muy común en empresas, sobre todo en aquellas que operan con productos con fecha de vencimiento, como supermercados o farmacias, o con un ciclo de vida corto debido a las tendencias, como en la industria de la moda.
💡 Aprende más → Rotación de inventarios: qué es y cómo calcularla (con ejemplos)
¿Cómo funciona el método PEPS?
Imaginemos que un supermercado recibe un gran envío de lácteos el 10 de junio. Unos días después, el 20 de junio, llega un nuevo pedido. En este caso, es necesario vender primero el lote del 10 de junio, para evitar que caduque. Ahí es cuando entra en juego el método PEPS.
Mediante un software, PEPS reconoce la fecha de entrada de las mercancías, ajusta el orden y le dice a tu equipo qué productos llegaron primero (en este caso, los lácteos del lote del 10 de junio) para que los vendan antes que los demás. Solo queda ir hasta el lugar indicado por el sistema y tomar los ítems que deben ser vendidos antes.
Así, al usar este sistema, es posible promover la organización del almacén, de modo que la mercancía antigua siempre esté al frente para ser comercializada.
Ventajas del método PEPS
Existen varios beneficios al utilizar el método PEPS en tu negocio. Conozcamos las principales ventajas de esta técnica de organización:
Aumento de ganancias
Con el uso de este sistema, también llamado Primeras Entradas, Primeras Salidas, hay una reducción del desperdicio y de las posibilidades de daño a los ítems. Esto disminuye drásticamente la necesidad de comprar más productos y materia prima para la producción, además de impulsar el flujo de ventas y aumentar la facturación.
Según APS Fulfillment, las empresas que optimizan sus sistemas de gestión de inventario, incluyendo el uso del método PEPS, reportaron un aumento del 35% en la eficiencia operativa, lo que subraya las ventajas económicas del método.
Plazos de entrega competitivos
Al asegurar que los productos que llegaron primero a tu almacén son los primeros en salir, PEPS mantiene tu inventario siempre fresco y en movimiento. Esto significa que nunca tendrás que retrasar un envío porque un producto está por caducar o ha pasado de moda.
Al vender los artículos más antiguos primero, reduces errores y optimizas la preparación de pedidos, permitiendo que tu equipo los encuentre y empaquete rápidamente. Cumplir con los tiempos de entrega prometidos no es solo un detalle; es lo que hace que los clientes te elijan una y otra vez, generando una imagen positiva y el crecimiento de tu negocio.
Facilidad para preparar pedidos
Con PEPS, conoces la prioridad de los ítems que deben ser comercializados, lo que hace más fácil tu día a día. Imagina lo práctico que es no necesitar verificar las fechas siempre que llegue un nuevo pedido a la empresa.
Por eso, la agilidad y la planificación anticipada son algunas de las ventajas más interesantes cuando hablamos del método PEPS.
💡 Lee más → ¿Qué es la curva ABC y cómo funciona?
Disminución de la tasa de desperdicio
Optando por PEPS, hay aún más garantía de que el cliente recibirá un producto en buen estado y la marca entregará artículos dentro de la fecha de validez.
Puedes usar colores para identificar la llegada de los ítems por lote y, de esa forma, los empleados tendrán una dirección más clara y evitarán el desperdicio. ¡Haz un inventario de stock y registra las fechas de forma correcta en el sistema!
De acuerdo con el estudio de APS Fulfillment, las empresas que utilizan el método PEPS reportan una reducción de la obsolescencia del producto de hasta un 15%, lo que se traduce en ahorros sustanciales y pérdidas reducidas.
Sinergia interna
Cuando implementes el método PEPS en tu negocio, es necesario enviar un comunicado para que todos los involucrados del equipo conozcan las nuevas reglas. De esta manera, vas a lograr crear un estándar para mantener la uniformidad de los procesos.
Mejor trazabilidad
Es más fácil rastrear los lotes o fechas de entrada de los productos, lo cual es importante para el control de calidad, devoluciones o en caso de tener que retirar un producto del mercado.
Transparencia en el valor del inventario
Aunque el valor del inventario bajo PEPS tiende a ser más alto en períodos de inflación (lo cual puede generar un impuesto a la renta mayor), contablemente muestra el valor de los productos más recientes en el inventario final, lo cual es una ventaja en términos de precisión.
"Un sistema PEPS puede ayudar a tu marca a aumentar la eficiencia, reducir el desperdicio y la pérdida de ingresos, crear una experiencia sólida para el cliente y mantenerse organizada "
¿Cómo aplicar el sistema PEPS en tu negocio? Paso a paso
Aplicar el método PEPS en tu negocio es clave para una buena gestión de inventarios, especialmente si trabajas con productos perecederos o sujetos a cambios de precio. A continuación, te explicamos cómo implementarlo paso a paso:
- Clasificar tus productos
- Organizar tu inventario
- Registrar cada entrada y salida
- Establecer reglas claras para ventas y reposición
1. Clasificar tus productos
El primer paso en este método es identificar si los productos que comercializas requieren de esta técnica de organización de inventario. PEPS es ideal para productos con:
- Fecha de caducidad: alimentos, bebidas, medicamentos, cosméticos.
- Obsolescencia rápida: artículos de moda, tecnología, productos de temporada.
- Alta rotación: productos que se venden con frecuencia.
2. Organizar tu inventario
Si vas a aplicar PEPS, tu almacén debe estar organizado de forma tal que puedas facilitar la salida de los productos más antiguos. Considera:
- Ubicaciones de fácil acceso: coloca los productos más antiguos en la parte delantera o en lugares de acceso prioritario, ya sea en estanterías o refrigeradores.
- Separación de lotes: no mezcles lotes diferentes de un mismo producto en la misma ubicación a menos que el sistema te lo permita y tengas un control estricto.
- Estanterías dinámicas (FIFO racks): si tu presupuesto lo permite, son estanterías con rodillos que permiten que el producto entre por un lado y salga por el otro, forzando el orden PEPS.
3. Registrar cada entrada y salida
Cada vez que ingresas o vendes productos, registra:
- fecha de entrada
- cantidad
- costo unitario
- ubicación dentro del almacén
Cada vez que un producto sale, registra:
- fecha de salida
- descripción del producto y cantidad
- costo unitario del lote que salió
Puedes hacerlo en Excel o Google Sheets si tienes un negocio pequeño. Si manejas grandes cantidades de mercancía, un software ERP que integra y automatiza los procesos clave de una empresa te será de mayor utilidad.
4. Establecer reglas claras para ventas y reposición
Capacita a tu equipo para que:
- Al surtir pedidos, siempre elijan los productos más antiguos.
- Verifiquen fechas antes de enviar o exhibir productos.
- Roten los productos durante la limpieza o nueva carga.
💡Tip: asegúrate de que todos los empleados involucrados en el manejo de inventario entiendan la importancia del método PEPS y cómo aplicarlo en su día a día.
¿Cuándo aplicar el método PEPS?
PEPS es un método extremadamente importante para los negocios, sin importar el tamaño y el tiempo de funcionamiento. Sin embargo, no siempre es el más indicado.
Es especialmente recomendado para negocios que trabajan con productos perecederos y con alto movimiento de stock, es decir, con un flujo intenso de entrada y salida de mercancías. Un buen ejemplo de esto son los supermercados.
Por eso, analiza la naturaleza de los productos que comercializas y busca entender lo que tiene más sentido para tu negocio. En el caso de electrodomésticos, por ejemplo, el PEPS es ideal, ya que los artículos que llegaron hace más tiempo al almacén son los ideales para ser comercializados antes.
Sin embargo, hay otras técnicas de organización similares al método PEPS que pueden ser de mayor utilidad, según el caso:
PVPS
En el caso del PVPS, la validez es el principal factor de análisis y la sigla significa “Primero en Vencer, Primero en Salir”. Viene de la sigla en inglés FIFO, que significa “First Expired, First Out”. Se utiliza comúnmente en el sector de alimentos.
En este sistema, cuando el ítem se encuentra próximo a la fecha de vencimiento, necesita ser vendido lo antes posible, sin importar su fecha de entrada. Así, un lote de lácteos que vence en 30 días se deberá vender antes que uno de alimentos que vencen en 60 días, por ejemplo.
UEPS
La sigla UEPS significa “Último en Entrar, Primero en Salir” y viene del inglés LIFO (“Last In, First Out”). Su principal característica es ayudar a las empresas a organizar los productos que no tienen fecha de caducidad. Así, no es necesario preocuparse por la venta de productos no aptos para el uso o consumo.
Una ferretería, por ejemplo, puede aplicar el método UEPS por conveniencia contable: no importa cuándo hayan ingresado los lotes de tornillos, se asume que los últimos en llegar son los primeros en venderse. Esto permite registrar un costo de ventas más alto si los precios aumentan, lo cual puede reducir la utilidad contable y, en algunos casos, la carga fiscal.
Eso sí: este método está prohibido en varios países porque no refleja adecuadamente el valor real del inventario ni la rotación física de los productos, lo que puede distorsionar los estados financieros.
Regiones como la Unión Europea y países que aplican las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS), como gran parte de América Latina, no permiten el uso del UEPS en los informes contables oficiales.
PPP
PPP significa “Precio Promedio Ponderado” y es un método muy útil para negocios que manejan productos homogéneos, comprados en distintas fechas y precios, pero sin necesidad de identificar exactamente de qué lote provienen, como en el PEPS o el PVPS.
En este sistema, cada vez que se hace una compra, se calcula un nuevo costo promedio ponderado del producto. Ese valor promedio será el que se utilizará tanto para valorar las salidas del inventario como el inventario final.
Por eso, el PPP es especialmente recomendable para negocios como papelerías, ferreterías o distribuidores mayoristas que venden artículos con poca variación entre lotes.
Comparativa entre PEPS, UEPS, PPP y PVPS
Para que comprendas mejor de qué se trata cada técnica de organización y cuál te conviene aplicar en tu negocio, elaboramos esta tabla comparativa:
| Método | Significado | ¿Cómo funciona? | ¿Cuándo aplicarlo? | Ejemplos de negocio | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PEPS | Primero en Entrar, Primero en Salir | Se venden primero los productos más antiguos (según fecha de entrada). | Productos perecederos o que pierden valor con el tiempo. | Supermercados, tiendas online de cosméticos, electrónica. | Evita vencimientos, refleja bien la rotación real del inventario. | Menor control sobre costos si los precios suben. |
| PVPS | Primero en Vencer, Primero en Salir | Se venden primero los productos que vencen antes, sin importar la fecha de entrada. | Alimentos, medicamentos o cualquier producto con caducidad marcada. | Industria alimentaria, farmacias, tiendas de productos naturales. | Reduce desperdicio por caducidad, ideal para seguridad alimentaria. | Requiere control riguroso de fechas de vencimiento. |
| UEPS | Último en Entrar, Primero en Salir | Se venden primero los productos más recientes. | Productos sin vencimiento, donde se busca una ventaja fiscal. | Ferreterías, distribuidores industriales. | Puede reducir impuestos al aumentar el costo de ventas. | No está permitido bajo NIIF (IFRS), puede distorsionar resultados. |
| PPP | Precio Promedio Ponderado | Se calcula un costo promedio cada vez que entra stock nuevo. | Productos homogéneos y sin necesidad de identificar lotes. | Papelerías, distribuidores mayoristas, tiendas online con alto volumen. | Simplifica la contabilidad, es estable ante variaciones de precio. | No refleja el valor exacto de cada unidad. |
PEPS: ejemplos prácticos de aplicación
Para comprender mejor qué es el método PEPS y cómo funciona, te dejamos estos ejemplos:
1. Tienda online de suplementos deportivos
Una tienda en línea que vende proteínas en polvo organiza su inventario para que los lotes que llegaron primero al depósito se envíen antes que los nuevos. Así, evita vender productos cercanos a su fecha de caducidad y garantiza frescura al cliente.
2. Supermercado físico o en línea
Al reponer productos como yogures o jugos, los empleados colocan los envases más antiguos al frente del estante o en la zona de picking, para que se vendan antes. Esto evita desperdicio por vencimiento y mantiene la rotación natural del stock.
3. E-commerce de cosméticos naturales
En una tienda online que vende cremas y aceites esenciales, el PEPS se aplica enviando primero los productos que llevan más tiempo en stock, ya que tienen una vida útil limitada. Esto permite mantener la calidad del producto entregado al cliente.
4. Tienda online de electrónicos
Aunque no son perecederos, los modelos o embalajes pueden cambiar con el tiempo. Aplicar PEPS asegura que los artículos con versiones anteriores o empaques más antiguos se vendan primero, evitando acumulación de productos obsoletos.
5. Negocio de ropa y moda
La colección anterior de camisetas o accesorios, aunque aun en buen estado, debe venderse primero para liberar espacio y evitar que pierda relevancia de temporada. PEPS ayuda a mantener el stock actualizado con las últimas tendencias.
Ahora que ya sabes qué es PEPS, sus ventajas, cómo funciona y cómo aplicarlo en tu marca, es el momento de llevar tu negocio al siguiente nivel.
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