4 claves para administrar tus tareas y aumentar la productividad

4 claves para administrar tus tareas y aumentar la productividad

Si ya sabés cuáles son los objetivos de tu empresa, las metas a ser alcanzadas y las acciones necesarias para lograrlo, es momento de hacer que todo el planeamiento valga la pena: ¡a ponerlo en práctica!

Pero, ¿cómo mantener una rutina de trabajo realmente productiva? Actualmente, además de la gran cantidad de tareas con las que un emprendedor tiene que lidiar, estamos todos constantemente expuestos a un sinnúmero de informaciones, lo que puede perjudicar mucho nuestra concentración. Hoy te damos algunos consejos para que puedas superar estas distracciones y enfocar tus esfuerzos.

1. Prepará tu ambiente

En primer lugar, es fundamental organizar tu espacio de trabajo para que en tu mesa haya una distribución inteligente de objetos: disminuí la contaminación visual para que no haya objetos en exceso y dejá a tu alrededor únicamente aquellos que sean realmente necesarios o te sirven de inspiración.

Con esa acción simple, vas a traer aire fresco a tu ambiente y tu mente va a estar preparada para recibir estímulos que la ayuden a ser más creativa. Los recursos de fácil acceso y que están al alcance de todos permiten ahorrar tiempo y agilizar la ejecución de las tareas.

No te olvides además de evitar las distracciones externas: deshabilitá las notificaciones del celular y, en caso de ser necesario, avisá a tus colegas cada vez que estés por empezar una tarea que requiere concentración total.

Para quienes gustan de trabajar al son de una buena playlist, un consejo extra: podés priorizar la música internacional, ya que las letras en tu lengua nativa pueden disputar buena parte de la atención de tu cerebro, que las registra inmediatamente.

2. Organizá tus tareas pendientes

Si vivís preocupado intentando recordar todas las cosas que tenés que hacer, tu productividad será baja. Liberar tu mente es muy importante para trabajar de manera más tranquila y generar los resultados esperados.

Hacé un brainstorming y elaborá una lista con todas tus tareas – David Allen, creador del método de productividad GTD (Getting Things Done), llama a esta práctica de “captura”. Actualizá esa lista siempre que una nueva actividad surja y guardala en un lugar seguro y al que puedas acceder rápidamente.

Una vez que tus tareas están reunidas en una sola lista, es hora de organizarlas. Separalas por tema o área y estimá un tiempo de ejecución para cada una con el fin de saber cuánto tiempo te van a tomar, aproximadamente. En caso de que necesites trasladarte para concretar esa tarea, contá también con el tiempo que vas a necesitar para viajar.

Después, verificá qué tareas podés delegar: hay veces en que otras persona van a poder hacer esa acción de forma más completa y te va a permitir ganar un tiempo muy valioso.

3. Planificá tu día a día

La verdad es que no somos nosotros quienes definimos las prioridades de nuestras tareas; tan solo las podemos reconocer. Aunque podamos elegir algunos plazos, basta tener una perspectiva general para entender qué cosas son más urgentes.

Así, con las actividades constantemente “en el radar”, lo ideal es hacer un planeamiento diario para enfocarte en lo principal y no perder de vista tus deadlines (o fechas de vencimiento), manteniendo el avance de todos los proyectos con buen ritmo.

Al final de cada día, reservá algunos minutos para revisar tu lista de tareas. Elegí las tareas más importantes, esas que van a hacer una diferencia inmediata en el progreso de tu negocio, y establecelos como la meta del día siguiente.

Para esa difícil elección, podés aplicar la “Ley de Pareto”: identificar aquello que va a consumir aproximadamente el 20% de tu tiempo pero va a determinar el 80% de los resultados. Recordá también dejar algunos minutos libres para los imprevistos diarios.

4. ¡Manos a la obra!

Teniendo en mente tus actividades de alto impacto, empezá tu día con aquella que posea el mayor grado de complejidad o dificultad. En inglés, los especialistas en productividad llaman a esta práctica eat the frog, es decir, “comer el sapo”. Quiere decir que si arrancás el día haciendo la tarea que menos te gusta, después no vas a tener en problemas en completar las otras. Es como si te comieras un sapo al principio del día; todo lo que pase después va a ser mejor que eso, sin dudas.

Es interesante considerar también cuáles son tus períodos de alto rendimiento. Prestá atención a los horarios en que tenés más energía para trabajar y reservalos para las actividades que requieren mayor concentración. De acuerdo con el psicólogo norteamericano Dan Ariely, este período corresponde a las dos horas después de despertar, pero todo depende de tu propio reloj biológico.

Dividí tu jornada diaria en ciclos, dejando intervalos para descansar. Para eso, podés aplicar la técnica Pomodoro: trabajá por 25 minutos sin interrupción y después parás por cinco minutos para tomar un café, interactuar con colegas o dar una vuelta para activar tu cuerpo. Cada cuatro bloques de 25 minutos, podés hacer una pausa mayor, de entre 15 y 30 minutos, para relajar tu cerebro y recuperar energía.

Finalmente, aprovechá los momentos en que estés menos productivo – por ejemplo, después del almuerzo, cuando el cuerpo se dedica a la digestión – para hacer tareas recurrentes, como actualizar planillas o responder emails.

Síntesis

Tené siempre en mente que, en palabras del empresario Tim Ferris, “estar ocupado no es sinónimo de ser productivo”. Mantener una rutina de trabajo por encima de tus propios límites, aunque pueda aumentar la cantidad de “tareas terminadas”, va a disminuir la calidad de los resultados. Por eso, buscá también aprender a decir no: hacer todos los favores que te pidan puede perjudicar tu ritmo.

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Luane Silvestre

Graduada en Letras y Técnica en Informática, Luane es entusiasta de la comunicación y la tecnología. Además del estudio y el trabajo, gusta de dividir su tiempo entre lecturas, películas, paseos y un buen café.


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