31/07/2018

Cómo evitar la procrastinación (¡y no vivir corriendo el reloj!)

Cuando hablamos de trabajo independiente lo primero que pensamos es que esto es sinónimo de no tener jefes. Que no haya terceros dándote directivas puede ser un gran beneficio, pero si no sabemos organizarnos puede resultar caótico: no tenés horarios ni cantidad mínima (¡ni máxima!) de horas para dedicarle al trabajo, como así tampoco quien organice prioridades y urgencias.

Cuando creés que el tiempo es infinito, empieza a escurrirse. Y esa sensación de libertad por no responder a terceros se transforma en una sensación de encierro por no poder cumplir con todo. A continuación te ayudo a evitar la procrastinación con 3 consejos súper útiles:


1- Organizate

Ponete horarios de trabajo en los cuales te dediques exclusivamente a una tarea, como si tuvieras un jefe esperando que al final del día le lleves resultados.


Para que realmente te rinda ese horario laboral establecé “momentos” dentro del mismo horario: horarios para hacer llamadas a tus proveedores, clientes y correos. Otro momento para responder mensajes en redes sociales o emails (esto es muy importante: contestar mensajes en cualquier momento implica estar con las redes constantemente abiertas, y estas son una fuente inagotable de distracción).

También es importante ordenarte semanalmente: es fundamental que los lunes diagrames tu semana teniendo en cuenta poner lo más urgente primero; esto te va a dar sensación de alivio el segundo día de la semana porque aquello que era indispensable ¡ya está resuelto! Lo mismo podés hacer con las cosas que más te aburren o menos te gustan, resolviendo lo urgente o más tedioso el mismo lunes.


A principio de mes hacé el mismo ejercicio con las tareas, reuniones, entregas y cualquier otra responsabilidad que tengas, esto te va a permitir visualizar qué semanas tenés más ocupadas y cuales estás más aliviado. Así vas a poder ir organizando los imprevistos que surjan con el correr de los días.


Una vez que estableciste tus horarios de trabajo, organizaste tu semana y tu mes, llega lo más difícil: no distraerte, sobre todo si trabajás desde tu casa. Para esto tomá algunos recaudos como bajar el volumen del teléfono de línea, silenciar el celular y no atender el timbre si suena. No te olvides que estás trabajando y estar en el hogar no implica estar a disposición: mientras dura tu horario de trabajo no estás, aunque estés.

2- Aprendé a delegar


“El tiempo no me alcanza” es la frase que más escucho en mis cursos y talleres. Esto se debe a algo fundamental: si pretendés hacer todo lo que implica un emprendimiento es imposible no caer en la procrastinación.

Procrastinar es posponer tareas importantes y sustituirlas por otras poco relevantes, pero cuando te llenás de tareas sucede algo peor: todas las tareas son importantes, todas las cosas pendientes son urgentes y todo lo que tenías que tener resuelto para ayer queda para mañana.


Por eso mi recomendación es que hagas solo aquello que dependa exclusivamente de vos y pongas en manos de un tercero aquello que conviene que haga alguien con experiencia. ¿Cuántas horas perdés intentando sacar una foto u ocupándote de tus redes sociales?

La imagen de tu negocio es fundamental por lo que es mejor hacer las fotos de tus productos con un fotógrafo y delegar el manejo de tus redes a un Community Manager.


Delegá también el envío de los productos, ya que debés cumplirlos pase lo que pase, y es preferible contratar un cadete que incumplir con una entrega: un cliente satisfecho es un cliente fidelizado, un cliente disconforme probablemente no vuelva a comprar tus productos.


Delegá lo que más te cuesta, lo que no te sale bien y lo que te consume muchas horas: delegar a tiempo es el puntapié para desarrollar tu emprendimiento sin trabas evitables. Cada tarea que te asignes son horas de trabajo y tiempo y dinero para capacitarte, tiempo y dinero que podés invertir para crear y para capacitarte en lo que realmente te apasiona.


Todo aquello que hagas vos te quita tiempo para ponerte creativo. Y el éxito de tu emprendimiento es justamente tu creatividad.

3- Usá herramientas prácticas

Buscá las herramientas que te resulten más prácticas para organizar tu agenda mensual, semanal y diaria. ¡Te doy algunas ideas!


– Google calendar: nunca vas a superponer dos actividades y es ideal para organizar cualquier cuestión que incluya a terceros, ya que lo podés programar para que te envíe un mail a vos y a la persona con la que te comprometiste recordando la reunión.

– Agenda y planners: si la tecnología no es lo tuyo, acudí a la agenda tradicional. Es ideal si tenés muchas actividades por día porque permite organizar cada horario en un solo lugar. Acompañala con planners mensuales y semanales en tu escritorio para tener simple vista las tareas más próximas.


– Post It y colores: este el el método que yo elijo. Si no te llevás bien con las agendas, sean digitales o tradicionales, convertí tu escritorio o taller en una agenda gigante. Elegí lugares clave para pegar papeles con anotaciones, dividí tus tareas por temas y elegí un color de papel distinto para cada uno.

Podés elegir los colores del semáforo: el rojo para lo urgente e importante, el amarillo para lo importante no tan urgente y el verde para lo que no tiene urgencia. Los post it son un mapa visual de tu trabajo: si estás rodeado de papelitos tenés muchas tareas por realizar, cuando disminuyen quiere decir que tu trabajo está encaminado.

Conclusión

El trabajo emprendedor tiene una singularidad: siempre sentís que estás atrasado, siempre vas a tener trabajo por adelantar, pero saber frenar aclara las ideas y puede ser lo que estés necesitando para saber por dónde seguir.

Ponete metas realizables, andá cumpliendo esas metas y vas a ver cómo empieza a ordenarse tu trabajo. Terminá un proyecto antes de comenzar con otro y aprendé a decir que no, aunque algunas propuestas pueden ser muy tentadoras, tené en cuenta que las oportunidades son infinitas pero nuestra energía se agota.

Por eso tenés que elegir dónde poner tu energía para que sea efectiva.

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Alejandra Leguizamon

Alejandra Leguizamón tiene 32 años, es Directora de Arte Publicitaria y comenzó el camino emprendedor en 2010 con una marca de decoración. En 2017 fundó Mamá Emprende, un espacio donde las mujeres y madres encuentran capacitación, información y mucha inspiración para potenciar sus proyectos.


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