Tipos de documentos comerciales en Argentina y cómo usarlos
Los documentos comerciales son comprobantes que se emiten como garantía o resguardo para dar prueba de que se ejecutó una operación comercial. En otras palabras, son aquellos documentos que sirven para corroborar y legitimar una transacción. Conocé los tipos de documentos comerciales y sus características.
En un emprendimiento hay cientos de asuntos a tener en cuenta para que todo funcione. Uno de los más importantes es la gestión financiera y contable: gracias a ella podrás llevar un registro claro y organizado de tu facturación. Para ayudarte en esta tarea, hay distintos tipos de documentos comerciales validados por ARCA (ex AFIP).
Los más utilizados son:
- Facturas
- Recibos
- Notas de débito
- Notas de crédito
- Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales
- Tickets emitidos por máquinas registradoras (este es un caso excepcional que vamos a abordar más adelante)
- Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados
Para que profesionalices tu negocio con cada uno de estos comprobantes, armamos esta guía en la que te contaremos qué son los documentos comerciales, qué requisitos se deben cumplir para su elaboración y en qué consiste cada uno de ellos.
¡Empecemos!
Qué son los documentos comerciales
Los documentos comerciales son comprobantes legales que sirven para corroborar y legitimar una transacción, como compras, ventas, pagos o cobros. Con ellos, un negocio deja registro de cada movimiento y garantiza la prolijidad en su contabilidad.
Se emiten como garantía o resguardo para dar prueba de todas las operaciones o transacciones que realizó una empresa: desde las ventas hasta los ajustes por devolución de dinero en caso de que haya habido un error al cobrar. Se archivan en los Libros de Contabilidad de un negocio.
Emitir estos comprobantes contribuye a profesionalizar un negocio y generar confianza en los clientes y potenciales clientes.
Tipos de documentos comerciales y sus características
Los documentos comerciales que respaldan una operación dependen del tipo de transacción que se realice. En ese sentido, pueden ser:
Facturas
Una factura es un registro de una transacción entre un vendedor y un comprador, con el objetivo de respaldar y solicitar el pago el pago al cliente. Los tipos de factura más usados en Argentina son:
- Factura A: de responsable inscripto a responsable inscripto o monotributista.
- Factura B: de responsable inscripto a consumidor final o exento en el IVA.
- Factura C: de monotributista o exento en el IVA a todo destinatario.
- Factura E: de exportador a sujeto del exterior.
- Factura T: de hotel o servicio de alojamiento a turistas extranjeros.
Recibos
Un recibo es un documento que certifica que se recibió un pago por un bien o servicio. Lo emite quien recibe el dinero y se entrega a quen hizo el pago. Debe incluir la cantidad recibida, la fecha y los datos del emisor y receptor. Sirve como comprobante de que se ha cumplido con la obligación de abonar un monto específico.
Recibos emitidos por prestadores de servicios
Los profesionales universitarios y demás prestadores de servicios están habilitados para emitir Recibos C “Documento válido como factura”, en lugar de factura C. Cabe destacar que estos sujetos deben optar por uno u otro comprobante, pues no resultará válida la emisión indistinta o alternada de estos comprobantes.
Notas de débito
Son comprobantes que la empresa envía al cliente para notificarle que se cargó o debitó de su cuenta un monto determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Se puede crear una nota de débito, por ejemplo, cuando:
- Hubo un error y faltó cobrar algo.
- Se aplican intereses por mora o recargos.
- Se detecta cualquier ajuste que aumente la deuda del cliente.
En otras palabras, es un aviso formal de que el cliente debe pagar un importe adicional.
Notas de crédito
Las notas de crédito son documentos comerciales que se utilizan para reducir o cancelar el monto total de una factura ya emitida. Suelen usarse para corregir facturas por casos como el daño de un producto que ya se vendió, rebajas o descuentos especiales, devoluciones o para corregir errores por exceso en la facturación.
El cliente recibe este documento como confirmación de que se le acreditó un importe a favor. En la misma nota se indica por qué concepto se realizó.
💡 En Argentina, solo puede emitir las notas de crédito o débito quien hizo la factura original y siempre debe estar relacionada con esa operación.
Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales
Este tipo de documento comercial lo emiten los responsables inscriptos (sujetos incluidos en el régimen general), cuya actividad habitual es la compra de bienes usados a consumidores finales para luego venderlos. Funciona como respaldo de esa compra y demuestra el origen de los bienes.
Tickets emitidos por máquinas registradoras
Son los comprobantes que salían de las antiguas cajas registradoras, especialmente usadas por monotributistas. ARCA permitió su uso solo para las máquinas habilitadas antes del 12 de febrero de 1999, fecha en la que comenzó la transición hacia la factura electrónica.
Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados
Los controladores fiscales son equipos electrónicos homologados por ARCA que se usan para registrar, emitir y procesar comprobantes. Igualmente, sirve de resguardo de los datos de interés fiscal que contienen dichos comprobantes.
Los nuevos contribuyentes inscriptos en IVA y monotributistas pueden facturar a través de un Controlador Fiscal de Nueva Tecnología, homologado por ARCA.
Quienes decidan tener estos equipos deben generar reportes semanales, incluso si no han emitido comprobantes.
Documentos equivalentes a los que mencionamos en este listado
Existen instrumentos comerciales que, de acuerdo con los usos y costumbres, sustituyen el uso de la factura o remito, siempre que individualice la operación, cumpla con los requisitos establecidos para cada caso y se utilice habitualmente en la actividad del sujeto emisor.
Algunos de estos documentos comerciales pueden ser:
- Certificados de obra.
- El comprobante y las liquidaciones que se emitan por la venta de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, caza, silvicultura y pesca.
- “Certificaciones Primarias de Depósito de Granos”, “Liquidaciones Primarias de Granos” y “Liquidaciones Secundarias de Granos”, utilizados en las operaciones de depósito, compraventa o consignación de granos no destinados a la siembra.
- Carta de porte y los comprobantes que se utilicen en cumplimiento de normas nacionales, provinciales y municipales que reglamentan el traslado y entrega de bienes.
- Guía aérea, siempre que su uso obligatorio tenga origen en convenios internacionales o en normas nacionales.
Requisitos de un documento comercial
De acuerdo con ARCA, cuando se realiza una operación y el receptor es un consumidor final, se deben detallar los siguientes datos:
- Apellido y nombres
- Domicilio
- CUIT/CUIL/CDI o número de documento de identidad (LE, LC, DNI o, en el caso de extranjeros, Pasaporte o CI)
Asimismo, las facturas válidas deben contener datos como:
- Tipo de comprobante (A, B, C, E, M y T)
- Número de factura
- Fecha
- CUIT del emisor
- CAE/CAI y fecha de vencimiento
- Logotipo fiscal
Te compartimos un modelo de AFIP (ahora, ARCA) que ilustra los requisitos de un documento comercial:
¿Cuáles son los comprobantes no válidos?
Existen otros tipos de documentos o comprobantes que, debido a su popularidad, se consideran válidos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que no lo son, por lo que no pueden sustituir las facturas u otros tipos de documentos comerciales ni sirven para respaldar operaciones.
Los comprobantes no válidos son:
- Los documentos no fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados.
- Remitos, guías o documentos equivalentes.
- Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y documentos de análogas características.
- Recibos, comprobantes que respaldan el pago, total o parcial, de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas.
- Talones de factura en restaurantes, bares, casas de comida o similares.
- Tiras de máquina de sumar o calcular.
- Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, de compra, de pago y/o de débito.
Acá tenés una nota sobre la diferencia entre tarjeta de crédito y débito.
Cuáles son los documentos comerciales más usados por los emprendedores
En términos generales, los documentos comerciales que más usan los emprendedores son las facturas A, B y C.
La factura A suele ser el comprobante que se utiliza en el tipo de negocio B2B (business to business). Si estás inscripto en el Régimen General, este es el tipo de factura que vas a entregar a tus proveedores, en caso de que ellos también sean responsables inscriptos.
La factura B la emite el responsable inscripto al consumidor final o exento en el IVA. Si estás inscripto en el Régimen General, entonces este es el tipo de factura que vas a entregar a los clientes de tu tienda online.
La factura C es la que emiten los monotributistas o sujetos exentos en el IVA a todo destinatario en general, sin importar su condición fiscal. Si, por ejemplo, vendés online y sos monotributista, este es el tipo de comprobante que vas a entregar a tus clientes.
💡 Tip extra: tené en cuenta que existe una excepción para los monotributistas que realicen una operación de exportación, quienes, en lugar de entregar la factura “C”, deben emitir el comprobante tipo “E”.
Son múltiples las tareas que, a diario, deben realizar los emprendedores para alcanzar el éxito de su negocio. Facturar correctamente es una de ellas y esperamos que este artículo haya despejado las principales dudas sobre el tema.
Si bien es recomendable contar con la asesoría de un contador, comprender los conceptos más elementales asociados a tu empresa es un plus que va a ayudarte a recorrer con paso firme el camino del emprendedurismo.
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Tené en cuenta que este post no tiene el carácter de asesoramiento o recomendación para adoptar un criterio fiscal determinado, el cual deberá ser consultado con los asesores impositivos respecto de todas las consecuencias fiscales en la medida que se considere necesario.
En este sentido, esta guía no constituye asesoramiento o servicio profesional por parte de Tiendanube sobre ningún asunto en particular. La empresa no asume ninguna responsabilidad por los daños y perjuicios resultantes o que tengan conexión con el empleo de dicha información.
