ERP: ejemplos de uso en una empresa y análisis de 6 alternativas
Existen diversos ejemplos de ERP que pueden respaldar los procesos en una empresa. Dependiendo de las necesidades particulares, se puede elegir entre distintos tipos de estos sistemas de gestión, considerando sus características, ventajas o limitaciones.
Hoy, los sistemas ERP ofrecen una amplia variedad de herramientas y brindan beneficios que van desde mejorar la comprensión del negocio hasta reducir el riesgo en los controles financieros, además de disminuir los costos de producción.
Por lo tanto, antes de elegir el software ERP más adecuado, es clave comprender las necesidades, fortalezas y debilidades de la empresa. Sólo así la plataforma elegida funcionará de manera óptima y efectiva.
¿Qué es un ERP?
Un ERP, por sus siglas en inglés ‘Enterprise Resource Planning’ (‘Planeación de Recursos Empresariales’), es un software compuesto por múltiples aplicaciones diseñadas para automatizar los procesos y aspectos operativos de una empresa. Su objetivo principal es agilizar los flujos de trabajo.
Es así como un ERP se convierte en una herramienta imprescindible para las compañías en crecimiento, ya que a medida que la organización se expande, sus procesos se vuelven más complejos y cambiantes.
Existen diferentes tipos o ejemplos de ERP, los cuales permiten gestionar el rendimiento, mejorar la eficacia, aumentar la productividad y conectar los flujos de información de las operaciones empresariales, entre otras funciones.
ERP: ejemplos de uso en una empresa
Para comprender mejor cómo funciona un ERP, estos son algunos ejemplos de áreas en donde pueden ser de gran ayuda para optimizar la operación:
- Gestión de recursos humanos y liquidación de nómina
- Administración financiera y contable
- Procesos de compras y ventas
- Gestión de la cadena de suministro
- Control de inventario
- Estrategias de marketing
- Operaciones de comercio electrónico
Gestión de recursos humanos y liquidación de nómina
Las funciones de un ERP en esta área permiten mejorar la gestión del capital humano y garantizar su crecimiento continuo. Además, es posible automatizar los procesos de liquidación de la nómina de empleados. Esto se refleja en:
- Administración de la información personal y laboral de los empleados.
- Gestión de los procesos de selección, reclutamiento y contratación.
- Control de tiempo y asistencia, incluyendo vacaciones, permisos y ausencias.
- Evaluación del desempeño.
- Planificación y seguimiento de programas de capacitación.
- Administración de beneficios laborales y compensaciones.
- Cálculo automático de la nómina, incluyendo deducciones, bonificaciones y retenciones fiscales.
- Generación de reportes para facilitar la toma de decisiones informada y estratégica.
Administración financiera y contable
La implementación de un ERP financiero es fundamental en cualquier empresa, ya que facilita el manejo eficiente de las operaciones financieras, incluyendo:
- Registro y seguimiento de ingresos.
- Control detallado de gastos y facturación.
- Gestión de cuentas por cobrar.
- Generación de informes financieros con gráficos para una mejor visualización y análisis
Procesos de compras y ventas
La automatización proporcionada por un ERP en los procesos de compras y ventas permite agilizar y optimizar las operaciones comerciales de una empresa.
- Gestión de cuentas por cobrar y por pagar de manera eficiente.
- Administración de las relaciones con proveedores y clientes, incluyendo la gestión de pedidos, precios, facturación y plazos de entrega.
- Detección de errores en el presupuesto para evitar gastos innecesarios.
- Mejora en el seguimiento y cumplimiento de los pedidos.
Gestión de la cadena de suministro
Entre las ventajas más destacadas de un ERP para esta área se encuentran:
- Agilización de los procesos de logística y gestión de transporte.
- Mejora en la visibilidad y seguimiento del inventario en tiempo real.
- Cumplimiento oportuno de los pedidos gracias a una gestión más eficiente.
- Simplificación de los procesos mediante la automatización de tareas repetitivas.
Control de inventario
El control de inventario mediante un ERP ofrece una gestión más eficiente y precisa de múltiples almacenes y el stock de mercancía. Esto ayuda a evitar la sobreproducción y optimiza los costos de almacenamiento.
- Automatización del registro de productos en el sistema.
- Seguimiento organizado de estadísticas de compras y gastos.
- Generación de reportes sobre existencias, movimientos y ventas.
Estrategias de marketing
Un ERP enfocado en estrategias de marketing proporciona una variedad de herramientas para mejorar la eficacia de las campañas y optimizar la experiencia del cliente.
- Recopilación de datos de clientes y prospectos para tomar decisiones de negocio.
- Creación de audiencias específicas para campañas de anuncios digitales.
- Identificación de puntos de fricción en el proceso de contratación de servicios o adquisición de productos.
Operaciones de comercio electrónico
La integración de un ERP con un ecommerce facilita la sincronización de datos y procesos clave para la gestión eficiente de la tienda virtual.
- Mejor control de las ventas en línea al optimizar los procesos.
- Capacidad de medir la efectividad del modelo de comercio electrónico.
- Garantía de seguridad en las transacciones.
6 ejemplos de ERP disponibles en Colombia
En Colombia existen distintos tipos o ejemplos de sistemas ERP que permiten optimizar la gestión y operaciones de las empresas.
Estos sistemas ofrecen una variedad de soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cada organización, abarcando desde la gestión financiera y contable hasta la logística, recursos humanos, ventas y más.
A continuación, exploraremos algunos ejemplos destacados de sistemas ERP disponibles en el país, analizando sus características, ventajas y aplicaciones.
- SAP
- Oracle
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Softland Colombia
- Digital Ware
- Epicor
1. SAP
El sistema SAP surgió como una solución de negocios dirigida principalmente a grandes compañías. Ofrece múltiples aplicaciones y busca liderar la transformación digital de las empresas alrededor del mundo, incorporando tecnologías como inteligencia artificial, aprendizaje automático (machine learning) y analítica avanzada.
Características
SAP es reconocido por ser uno de los sistemas ERP con el mayor número de funciones, lo que implica que su implementación puede requerir más tiempo. Sin embargo, su agilidad para analizar información y datos en tiempo real facilita una toma de decisiones más efectiva, otorgando importantes ventajas competitivas a las empresas que lo utilizan.
Ventajas
- Mejora la eficiencia mediante la automatización y simplificación de procesos gracias al procesamiento de datos en tiempo real.
- Genera un análisis más profundo de toda la empresa, a través de inteligencia artificial, para identificar áreas de oportunidad, que permitan mejorar y establecer nuevos objetivos.
- Tiene la ventaja de ser compatible con otras aplicaciones gracias a su código.
- Cuenta con soporte para diversos sistemas operativos.
Desventajas
- Requiere procesos de capacitación para el uso correcto de la herramienta.
- El tiempo de implementación puede tomar meses, dependiendo de la cantidad de módulos que se adquieran.
- Aunque tiene versiones del ERP para Pymes (SAP Business One y SAP Business ByDesign), podría resultar costoso.
2. Oracle
Oracle ERP es uno de los sistemas más grandes y utilizados en la actualidad. Ofrece un amplio abanico de aplicaciones que permiten a las empresas tomar decisiones comerciales óptimas, aumentando su rendimiento y reduciendo costos.
Características
Oracle ERP se destaca por contar con funcionalidades e innovaciones de primera categoría en el ámbito de los ERP, especialmente en áreas como finanzas y contabilidad. Además, su capacidad de adaptarse a cualquier industria o sector lo convierte en una opción cada vez más popular para las empresas que buscan automatizar sus procesos con un sistema de gestión de alta calidad.
Ventajas
- Al ser una corporación global, Oracle ofrece una garantía de vigilancia y un sistema de seguridad integrado para brindar la máxima confianza.
- El sistema Oracle ERP cuenta con una plataforma en línea disponible para realizar múltiples procesos, a la cual pueden acceder tanto proveedores como clientes de la empresa.
- También incorpora un CRM (Customer Relationship Management) potente que ayuda en la gestión de la base de datos de clientes.
- El sistema es fácil de entender gracias a la integración de gráficos, lo que asegura un aprendizaje rápido y fluido.
Desventajas
- El tiempo de implementación de Oracle ERP puede tomar entre seis y nueve meses.
- Altos costos que resultan poco conveniente para las Pymes.
3. Microsoft Dynamics 365 Business Central
Dynamics 365 Business Central aspira a ser la solución ideal de ERP para empresas de todos los sectores, al fomentar el crecimiento y la toma de decisiones en tiempo real, basadas en datos a escala global.
Características
El sistema ERP de Microsoft logra integrar el ERP y el CRM mediante diversas aplicaciones, lo que permite una eficacia en áreas como ventas, finanzas, automatización y servicio al cliente.
Ventajas
- Se implementa rápidamente y es fácil de usar, al ofrecer la apariencia tradicional de un producto clásico de Microsoft.
- Está disponible para todos los sistemas operativos y dispositivos móviles, proporcionando una experiencia fluida en cualquier modo de acceso.
- Es adaptable y ofrece mayor seguridad y movilidad, lo que facilita a empresas de cualquier tamaño el uso de esta tecnología.
- Combina el ERP y el CRM, permitiendo una mejor supervisión en el área de finanzas y gastos en tiempo real.
Desventajas
- Está optimizado para trabajar con otros servicios de Microsoft, lo que puede ocasionar problemas de compatibilidad con algunas aplicaciones.
- No permite ajustes en el código del servidor a pesar de ofrecer opciones de personalización.
- Los servicios adicionales pueden implicar costos extras.
4. Softland
Softland ERP es otro ejemplo de software reconocido por su capacidad para integrar las operaciones de una empresa, aumentando su competitividad y reduciendo costos, al tiempo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
Características
El sistema permite gestionar múltiples empresas de forma individual y realizar consolidaciones contables. Además, cuenta con módulos de autogestión que optimizan los procesos operativos y ofrece diversas modalidades de adquisición, incluyendo licenciamiento, alquiler y opciones en la nube.
Cuenta con un ecommerce integrado con los marketplaces Mercado Libre y Linio, facilitando la expansión y visibilidad de los productos en línea.
Ventajas
- Óptimo para empresas con sucursales en Latinoamérica, gracias a su capacidad multipaís.
- Ofrece soporte directo por parte del fabricante de la solución.
- Cuenta con el respaldo de una empresa con 40 años de experiencia en el sector tecnológico.
Desventajas
- El costo inicial puede ser elevado.
- Requiere procesos de capacitación y adaptabilidad para el uso de la herramienta.
- Es posible que se requiera contar con una infraestructura específica.
5. Digital Ware | Seven ERP
Seven ERP es un ejemplo de software colombiano diseñado especialmente para grupos empresariales. Está especializado en diferentes sectores productivos como financiero, logística, manufactura, sector público y retail, entre otros.
Características
Cuenta con un BPM propio y ofrece integración nativa con soluciones de analítica (BI), lo que facilita la gestión y el análisis de datos para una toma de decisiones más informada. También permite administrar múltiples empresas y monedas, garantizando una gestión eficiente en entornos multinacionales y diversos.
Ventajas
- Integra las áreas y divisiones de la empresa.
- Facilita el registro de datos en tiempo real, cumpliendo protocolos de seguridad.
- Permite la planificación, control y ejecución eficiente de procesos mediante flujos de trabajo.
- Optimiza tiempos para la generación de informes.
- Reduce costos operativos.
Desventajas
- El costo inicial de implementación puede ser elevado.
- Requiere un tiempo considerable para la capacitación del personal.
- Posibles interrupciones en la operación durante el proceso de implementación.
6. Kinetic ERP (antes Epicor)
El sistema ERP de Kinetic (anteriormente conocido como Epicor ERP) está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de empresas medianas y grandes del sector manufacturero.
Características
Esta plataforma en la nube ofrece flexibilidad y capacidades a los fabricantes para el cálculo de costos laborales, distribución, ventas, control de inventario, gestión de la cadena de suministro y ejecución de manufactura.
Ventajas
- Facilita el control en tiempo real del área de producción mediante sensores de IoT (Internet Of Things), permitiendo la creación de alertas para anticipar y prevenir problemas.
- El sistema Kinetic puede integrarse con cualquier sistema interno, ya sea local o basado en la nube.
- Ofrece acceso multiplataforma, permitiendo su uso desde cualquier sistema operativo y dispositivos móviles.
Desventajas
- No cuenta con una prueba gratuita para conocer el software.
- Requiere una capacitación extensa y el soporte técnico no es inmediato.
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La versatilidad de un ERP le permite adaptarse a una amplia variedad de industrias y modelos de negocio, ya sea que estos se basen en la venta de productos físicos, la prestación de servicios o las transacciones digitales.
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