Mailing: guía definitiva para el envío de correos masivos
El mailing es una de las estrategias de marketing más efectivas para impulsar los resultados de cualquier negocio. No solo permite captar clientes nuevos sino también, fidelizar a los ya existentes, por eso resulta tan importante incorporarlo en tu planificación.
El e-mail es un canal esencial y que, contrario a lo que muchos piensan, no ha dejado de utilizarse a pesar de la aparición y popularización de otros canales como las redes sociales.
Actualmente, los diferentes servicios de e-mail suman más de 3,900 millones de usuarios al día, posiblemente por eso 64% de las pequeñas empresas continúen usándolo como una forma de llegar a sus clientes.
Y tiene sentido, estudios demuestran que 99% de los usuarios del e-mail revisan su bandeja todos los días e incluso, algunos lo hacen hasta 20 veces diarias.
Ante estas cifras, seguro te estarás preguntando cómo comenzar con tus campañas de correo electrónico. Pues bien, en este artículo te contamos qué es el mailing y cómo hacerlo paso a paso. ¡Vamos!
¿Qué es el mailing?
El mailing es un formato publicitario que se usa para promocionar productos y servicios a través del e-mail. Es decir, el mailing es el envío masivo de publicidad a las bases de datos, que utilizan las empresas para aumentar las ventas de sus productos.
Diferencia entre e-mail marketing, spam y mailing
Algunos expertos establecen una diferencia entre e-mail marketing, mailing y spam. En cuanto a las 2 primeras, la diferencia fundamental está relacionada con la calidad de la información que se envía a través de cada e-mail.
Mientras que para algunos no existe tal diferencia, otros establecen que las campañas de e-mail marketing son aquellas que envían contenido relevante y de calidad a los usuarios de su público objetivo, contrario a las de mailing, donde la cantidad es el factor protagonista.
Por lo general, se suelen utilizar ambos términos para hablar de campañas de e-mail que tienen que contener siempre información de calidad, ya que de esto va a depender que los usuarios continúen recibiendo los correos.
Siempre que la información que envíes sea valiosa, existen menos probabilidades de que tus suscriptores marquen tus correos como spam o phishing.
Normalmente, el mailing no debe considerarse spam, ya que quien recibe una campaña de mailing en algún momento cedió sus datos voluntariamente a una marca, de forma que autorizó el envío de información.
En teoría, el spam son todos los correos no deseados que los usuarios reciben de sorpresa, haciendo uso de sus datos personales sin su autorización.
Sin embargo, algunas personas, a veces debido a la calidad de los e-mails o el poco interés que le generan, pueden llegar a marcar campañas de mailing como spam.
Esto resulta particularmente importante cuando se trata de grandes bases de datos, ya que mientras más personas marquen estos e-mails como spam, más va a afectar la reputación de envío del emisor.
Un resultado negativo en esta métrica hace que los ISP (Internet Service Providers o proveedores de servicios de internet) identifiquen tus correos como “no deseados” y no los entreguen de nuevo en la bandeja de entrada de los receptores.
Existen muchos factores que influyen en la entrega de estos e-mails masivos. Además de las preferencias personales de los receptores de los correos, otros factores que influyen en los resultados de una campaña de mailing son:
- La reputación de los enlaces que insertas en los e-mails: links a sitios web de baja reputación pueden ocasionar penalizaciones en la entrega.
- La reputación del contenido: contenidos comúnmente denominados como spam van a tener siempre una menor reputación.
- La calidad de la base de datos: e-mails con muchos receptores de cuentas incorrectas tienen una menor reputación. Un ejemplo de estos son las spamtraps (o trampas de spam), direcciones de correo creadas por los ISP únicamente para detectar a remitentes de spam.
- La reputación del dominio: relacionada con el historial de envíos.
- Configuración del registro SPF: el protocolo SPF (Sender Policy Framework) es una especie de permiso que se configura desde la DNS del dominio para autorizar el envío de estos correos masivos.
- La reputación de la IP del envío: varía según la herramienta o servicio de e-mail marketing que se utilice.
¿Cómo hacer mailing? Paso a paso
Si estás pensando en cómo aumentar tus ventas, dar a conocer nuevos productos o hacer llegar tus promociones a una mayor audiencia, es el momento para comenzar tus campañas de mailing. Acá te contamos cómo hacerlo paso a paso:
1. Crea una lista de contactos
Para enviar campañas exitosas hay que tener listas de contactos dispuestos a recibir la información que tienes para compartir.
Actualmente, para este tipo de comunicación se utilizan las suscripciones voluntarias, es decir, aquellas donde el usuario ha dado el permiso de utilizar sus datos.
Estos formularios pueden incluirse en cualquier web. A través de ellos, se garantizan menos quejas por spam y una mejor tasa de apertura, de clics y de entrega.
Pero antes de continuar, puntualicemos algunos conceptos y métricas importantes en el mailing:
- Reputación de envío: tiene que ver con el “respeto” que tiene una dirección IP en el servidor de correo electrónico de destino. Es necesaria para garantizar un buen índice de entrega, ya que los ISP optan por dejar de recibir o enviar a spam todos aquellos correos que provengan de emisores que no les generen confianza.
- Engagement: establecido por los indicadores de comportamiento del usuario en relación a los correos que recibe de la campaña de mailing (apertura y clics).
- Tasa de apertura: proporción de correos abiertos en comparación con la cantidad de correos entregados.
- Tasa de clics: proporción de e-mails donde el contacto hace clic en un link del correo, en relación con la cantidad de correos entregados.
- Tasa de rebote: proporción de correos electrónicos que regresan al remitente por algún error, en comparación con el total de correos enviados.
- Tasa de entrega: mide cuántos de los mensajes enviados por la herramienta lograron llegar a la bandeja del destinatario, es decir, no incluye aquellos que fueron bloqueados en las verificaciones o no llegaron nunca a su destino. Una tasa de entrega saludable es superior a un 95%.
También existe un concepto denominado Inbox placement que tiene que ver con el lugar de la bandeja al que son enviados tus correos por los proveedores de los servicios (es decir, si caen en la bandeja principal, de promociones o de spam).
Esta es una métrica más difícil de controlar que la entrega, ya que tiene que ver con la reputación del proveedor de e-mail y con cada suscriptor en específico.
¿Cómo trabajar con bases de datos?
En el caso de que ya tengas una base de datos, hay algunos aspectos a tener en cuenta y es que, aunque no lo parezca, trabajar con bases de datos ya existentes a veces puede resultar más problemático que comenzar desde cero.
Esto se debe a que se trata de contactos que nunca antes han recibido información de esta marca y, según Statista, 45% de los usuarios de internet evitan abrir e-mails de direcciones de correo desconocidas.
Si bien para muchos de estos contactos la información puede resultar positiva y útil, muchos otros pueden marcarla como spam y perjudicar la reputación de envío del emisor de la campaña.
Además, los ISP pueden determinar este crecimiento repentino como “sospechoso” y hacer que directamente pase a ser marcado como spam.
Los proveedores de servicios enseguida van a preguntarse de dónde proviene esta lista (si fue obtenida de forma lícita o no), cuántos correos son rebotados, cuántos leídos, o qué acciones toman los contactos apenas los reciben.
Las respuestas a estas preguntas van a determinar las futuras acciones de los ISP en relación al emisor de los e-mails.
En cuanto al tema de los correos rebotados, es decir, todos aquellos que no logran entregarse en la casilla de e-mail de destino, existen 2 tipos:
- Rebotes duros (errores definitivos)
- Rebotes blandos (errores temporales)
Aprende más → ¿Cómo redactar un correo a un cliente? Tips y 5 ejemplos
2. Define el objetivo de la campaña
Al igual que con cualquier acción de marketing, en el mailing es fundamental tener claro el objetivo de la campaña antes de ponerla en marcha.
¿Cuáles pueden ser los objetivos de una campaña de mailing? La realidad es que varían según cada negocio pero, por lo general, tienen que ver con dar a conocer novedades de la marca, así como lanzamientos o promociones de un producto en específico.
3. Establece una estrategia
Tener un público objetivo bien definido es parte importante de cualquier estrategia de mailing. El que cada vez más contactos abran tus correos significará que le estás hablando al público adecuado de la forma correcta y con información útil y relevante.
Según Litmus, el 20% de las empresas minoristas, de comercio electrónico y de bienes y servicios, ahora personalizan los correos electrónicos que envían a sus contactos frente al 11% en 2019.
Para segmentar las listas de mailing existen distintos métodos, desde los más sencillos hasta los más complejos.
Por una parte, es posible segmentar los contactos a través de listas separadas, ya sea por tipo de correos, frecuencia o cualquier otro factor determinante según tu tipo de campaña y la naturaleza de tu negocio.
Y dentro de una misma lista es posible crear segmentos condicionales según ciertas características de los receptores, incluyendo aquellas relacionadas a hábitos y comportamientos (como recepción de correos anteriores o compras pasadas).
Segmentación dinámica
Cuando este proceso de segmentación según intereses y comportamientos se hace de manera automática recibe el nombre de “segmentación dinámica”. Esta modalidad es posible con la creación de un flujo que permita calificar a los clientes potenciales y así, rastrear posibles prospectos.
Lead scoring
El “Lead scoring” funciona asignando un sistema de puntuación a las distintas acciones de los clientes a la hora de realizar un proceso de compra. Aquellos con la puntuación suficiente pasan a ser considerados clientes calificados.
Frecuencia del mailing
Establecer la frecuencia ideal va a depender del tipo de negocio y del objetivo de la campaña, sin embargo, lo ideal es que se mantenga dentro de los límites razonables para no cansar a los destinatarios.
Por lo general, puedes comenzar con un e-mail semanal y a partir de la recepción de tus primeros correos, comenzar a hacer cambios basados en las estadísticas, no solo en la frecuencia, sino en el contenido, el tono y el diseño.
También es una buena práctica guiarse por las fechas especiales a la hora de hacer campañas. Cualquier fecha puede ser la excusa ideal para compartir una promoción o un nuevo lanzamiento.
4. Elabora el correo electrónico
Es el momento de crear tu correo. Ya falta muy poco para que tus contactos comiencen a recibir tus campañas.
Antes te contamos todo lo que debes saber sobre las estructuras de estos e-mails, además de otros datos importantes sobre cómo crear la cuenta de correo de tu negocio, algunas ideas de diseño y las mejores herramientas para programar tus envíos.
Elementos que no deben faltar en tus correos
Aunque el contenido varía según cada objetivo y las particularidades de cada negocio, hay ciertos elementos que no pueden faltar al enviar correos masivos:
- El logo de tu marca.
- Call To Action de acuerdo con el objetivo de tu campaña.
- Links a tus perfiles en redes sociales.
- Un asunto que apele a las emociones y despierte la intriga en quienes reciben tus e-mails.
- Un pre-encabezado que genere el interés de los lectores, sin revelar toda la información del interior del e-mail.
💡 Tip: no olvides incluir un link para darse de baja, por si alguien de la lista no quiere continuar recibiendo este tipo de correos.
¿Cómo crear un correo electrónico por primera vez?
Lo ideal a la hora de comenzar en el envío de e-mails masivos es que cada marca cuente con su propia cuenta de correo electrónico.
Existen muchas plataformas que ofrecen este servicio y en las que es posible crear una cuenta en pocos minutos. Sin embargo, si tu marca cuenta con su propio dominio puedes crear una cuenta institucional que refleje la profesionalidad de tu negocio.
Ideas de diseño para mailing
Según la personalidad e identidad de tu marca, puedes elegir diseños más sobrios y minimalistas u optar por opciones más coloridas, darle prioridad a las fotografías de los productos o incluir más texto en tu contenido.
Lo importante es recordar que el diseño siempre debe corresponder con la imagen que deseas proyectar y con el objetivo que persigue tu campaña (sea informar novedades, atraer tráfico a tu web, aumentar las conversiones, etc.).
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de mailing:
Servicios de mailing
Existe una amplia variedad de herramientas profesionales para masificar las campañas de mailing.
Este tipo de servicios permiten acceder a métricas e información que de otra manera sería imposible, además de brindar múltiples funcionalidades que facilitan el proceso de creación de los correos.
Algunas de las herramientas más populares son:
5. Analiza los resultados
El análisis de los resultados permite pensar en optimizaciones para las futuras campañas, por eso es un paso imprescindible en toda estrategia de mailing.
Elegir una herramienta que facilite la visualización de estadísticas, es importante. Especialmente las de algunas métricas que ya explicamos como tasa de apertura, clics, rebote u otras como la tasa de cancelación de suscriptores.
A partir de estos resultados va a ser posible pensar en mejoras y, de acuerdo con el tipo de problema, vas poder hacer las implementaciones necesarias, ya sean en el diseño del e-mail, estructura o contenido.
Incluso, si se trata de un problema en la tasa de rebote o alguno relacionado con la propia base de suscriptores, puedes evaluar optar por un sistema de doble opt-in (doble verificación) o enviar un e-mail para confirmar cuáles de tus contactos desean seguir recibiendo el contenido.
Formas de captación de suscriptores
Para captar suscriptores existen formas tanto online como offline.
Para el mundo online las opciones son infinitas, pero lo normal es un formulario de inscripción que puede incluirse de distintas formas: una barra de suscripción en algún lugar de la web, a cambio de algún material descargable o a través de un pop-up (ventana emergente) con un código de descuento.
También puedes solicitar e-mails para la inscripción a algún evento o para participar en un giveway (concurso) a través de cualquier red social.
Ahora, para hacerlo de manera presencial, puedes solicitar los e-mails cuando tus prospectos y clientes acudan a tu punto de venta físico (si tienes uno).
Fases de un suscriptor
En líneas generales, cada suscriptor cumple un ciclo vital desde el momento que conoce la marca y estas son las fases:
- Descubrimiento: la marca capta al suscriptor a través de distintos medios. Y este se vuelve particularmente activo, ya que se convierte en suscriptor porque se encuentra interesado en la marca.
- Suscriptor: va a pasar luego de un período de actividad normal. Aquí el suscriptor va a interactuar de forma moderada con la marca.
- Cliente: el suscriptor pasa a convertirse en cliente porque adquiere alguno de los productos de la marca. Y es posible que en este período continúe abriendo los e-mails que reciba.
- Desinterés: luego de convertir y adquirir un producto, tu misión será que los clientes se mantengan activos y no pierdan el interés. Para esto va a ser necesario trabajar en esfuerzos extra que potencien tus campañas de mailing.
- Baja: el suscriptor se da de baja al perder el interés en recibir más contenido de la marca.
También existen suscriptores inactivos, es decir, aquellos que a pesar de no leer los correos no toman la decisión de darse de baja. Para esos casos pueden tomarse varias acciones, entre ellas crear una lista aparte para contactarlos únicamente en casos particulares.
¡Implementa las mejores campañas de mailing!
Como ves, el mailing es una poderosa estrategia que permite a las marcas generar grandes resultados y fortalecer su relación con su público objetivo.
Con la estrategia y las herramientas correctas, puede marcar la diferencia en tu plan de marketing e impulsar las ventas de tu negocio. Así que ahora que ya conoces el paso a paso y algunas ideas para inspirarte, da el salto y anímate a crear tus propias campañas de mailing.
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