Estructura de costos: cómo planificarla y ejemplos
La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los gastos de una empresa. Acá te contamos para qué sirve y cómo hacer una con una práctica plantilla en Excel.
Cualquiera sea la etapa en la que se encuentre tu negocio, es importante que aprendas a armar una estructura de costos, ya que la gestión financiera es fundamental para optimizar el desarrollo de tu comercio y profesionalizar tu marca.
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¿Qué es una estructura de costos?
La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los gastos de una empresa.
Debe incluir todos los costos necesarios para que la empresa funcione y pueda cumplir con su propuesta al consumidor, por ejemplo: materia prima, comisiones, salarios, impuestos, empaques, arriendo, servicio de Internet, entre otros.
Hay dos maneras en las que una empresa puede dirigir sus decisiones: por costo o por valor. Las empresas impulsadas por los costos son aquellas cuyo objetivo es gastar menos, para poder ofrecer una propuesta más accesible al público.
Por su parte, las empresas orientadas al valor son aquellas en las que se pone el foco en la calidad, aunque esto se traduzca a veces en productos o servicios más caros, pero considerados más valiosos.
La elección de uno de estos modelos va a orientar la forma de planificar los costos en una empresa.
¿Por qué es importante tener una estructura de costos?
Una estructura de costos es uno de los aspectos que deben plantearse a la hora de definir el modelo de negocio de una empresa, su importancia radica en estas razones:
- Es útil para evaluar aumentos o disminuciones de los costos en general.
- Ayuda a calcular la utilidad y los beneficios en la venta de un producto o servicio.
- Facilita la proyección de ganancias totales, mensuales y anuales.
- Apoya al control total de las finanzas de un negocio.
- Indica si un emprendimiento es rentable o no.
Tipos de costos
Podemos distinguir al menos nueve tipos de costos:
- Costos directos
- Costos indirectos
- Costos fijos
- Costos variables
- Costos operativos o de funcionamiento
- Costos de oportunidad
- Costos hundidos
- Costos controlables
- Costos no controlables
Hablemos brevemente de cada uno de ellos para evitar dudas.
Costos directos
Aquí entran la mano de obra, la materia prima y los gastos involucrados en la producción de un producto o un servicio.
Costos indirectos
A diferencia de los anteriores, no se relacionan directamente con la producción, por ejemplo el servicio de internet o de luz. Aunque pueden ser útiles a la hora de producir, no se usan solo para eso.
Costos fijos
Son los que no dependen de las ventas de tu negocio, por ejemplo el arriendo de un local físico, el mantenimiento de tu tienda en línea, los sueldos, el pago a los contadores, etc.
Costos variables
Son los que sí dependen del volumen de ventas del negocio, por ejemplo el costo de la mercancía, la tarifa cobrada por los medios de pago, los gastos de envíos, entre otros.
Costos operativos o de funcionamiento
Es una categoría en la que se consideran los gastos necesarios para que una empresa pueda operar diariamente, un ejemplo sería el arriendo de la oficina o taller.
Costos de oportunidad
No es una clasificación tan común pero hay ocasiones en las que es necesario considerarla. Se refiere al beneficio al que se renuncia al elegir una alternativa sobre otra. Por ejemplo, si se guarda el dinero en el banco, generando 2% de intereses, vs. si se deja en efectivo, sin crecimiento alguno.
Costos hundidos
Son los gastos que ya se hicieron y no se van a poder recuperar en el futuro, un ejemplo muy sencillo es el tiempo.
Costos controlables
Esta es una clasificación por consumo y, como su nombre lo dice, se refiere a aquellas cifras sobre las que se tiene control. Los bonos, las donaciones y los aumentos a los colaboradores son ejemplos de ellos.
Costos no controlables
Son exactamente lo contrario a los controlables y un buen ejemplo podría ser la publicidad en Google, que varía en función al valor de las palabras clave en un momento determinado.
Pese a la variedad en los tipos de costos para hacer una estructura sencilla y útil para un negocio, hay dos en especial que se pueden considerar: los costos fijos y los costos variables.
A continuación te vamos a explicar en detalle qué son, cómo puedes identificarlos y cómo considerarlos al armar tu documento.
Componentes de una estructura de costos
En líneas generales existen dos tipos de costos: los fijos y los variables.
- Los costos fijos son aquellos que no dependen de las ventas de tu negocio (por ejemplo: alquiler de oficina, conexión a Internet, mantenimiento de tu tienda online, sueldos, contadores, entre otros).
- Los costos variables son aquellos que sí dependen de tu volumen de ventas (por ejemplo: costo de la mercadería, tarifa cobrada por los medios de pago, costo del envío, etc).
Veamos en detalle cada tipo para que puedas elaborar tu estructura de costos sin que te quede ninguna duda sobre estos conceptos.
Costos fijos
Para entender tus costos fijos es clave preguntarte cuáles son todos los gastos que tendrías en un mes aún si no tuvieras ninguna venta.
Algunos casos típicos son:
- Arriendo de oficina, depósito o local (incluye siempre gastos de luz, gas, agua, limpieza e impuestos).
- Conexión a Internet.
- Teléfono fijo y móvil (si es que tienes uno exclusivo para tu negocio).
- Sueldos (incluye todos los impuestos sobre los sueldos y no solo el valor “en mano”).
- Contadores.
- Abogados.
- Mantenimiento de cuenta bancaria.
- Mantenimiento de tienda online.
- Publicidad en redes sociales.
- Otros costos de operación (monotributo, por ejemplo).
Lo importante es que puedas planificar mensualmente estos gastos y entender qué inversión necesitas para mantener tu operación básica.
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Ejemplo de costos fijos
Supongamos que quieres crear tu tienda virtual, tu lista de gastos fijos podrían ser los siguientes:
- Trabajas desde tu casa, por lo que no necesitarás pagar arriendo de oficina.
- Tienes un costo de $115.000 COP por mes por la conexión a internet.
- El teléfono fijo casi no lo usas, pero tiene un costo de $62.000 mensual.
- Todavía no tienes empleados: solo tú y tu socio que quieren ganar $2.000.000 por mes cada uno.
- Tienes un estudio de contadores que cobra $300.000 por mes.
- Tienes un estudio de abogados que trabaja por hora. Aunque puedes necesitarlos poco, te implicaría aproximadamente $600.000 por mes.
- Tienes una tienda online en Tiendanube con un costo de $19.900 por mes (¡mira todos los planes acá!).
- Tienes que pagar impuestos por el 19% de las ventas que hagas.
En total, tus costos fijos serían de $5.096.900 COP por mes, sin tener en cuenta el costo final de impuestos.
Costos variables
Para cada producto que vendes, tienes que conocer los costos asociados. Seguramente tengas muchos costos que sean independientes del producto y otros que dependan mucho de él.
Por ejemplo, el costo de fabricación del producto seguramente sea muy distinto para una camisa, un vestido o una correa, pero el costo de empaquetado tiene que ser similar para todos.
Algunos casos de costos variables son:
- Fabricación del producto.
- Empaquetado.
- Envío.
- Comisión del medio de pago.
- Impuestos (IVA, ingresos brutos, impuesto a las ganancias).
Ejemplo de costos variables
Ahora que conoces el significado de los costos fijos y variables, analicemos un ejemplo en el que tienes una marca de ropa y vendes una camisa:
- Tiene un costo de fabricación de $15.000 COP.
- Para el envío, debes poner la camisa en una bolsa plástica transparente y la entregas en una bolsa plástica con manija, estampada con el logo de tu marca, dirección web de tu tienda y teléfono de contacto: todo esto tiene un costo de $5.000 pesos colombianos.
- El envío lo paga el comprador con lo cual no representa un costo para ti.
- El medio de pago cobra un 5.40% de la venta. Si vendes la camisa en $80.000, tiene un costo de $4.320.
- Pagas el valor del IVA por tus utilidades mensuales.
Tu costo de venta para cada camisa es de $3.700 pesos colombianos. Si vendes la camisa en $80.000, vas a tener un margen de ganancia de $51.980 por camisa.
Pasos para hacer una estructura de costos
Estos son los pasos que tienes que seguir para hacer la estructura de costos de una empresa:
- Desglosar los costos fijos (tal como lo hicimos en el ejemplo de la sección anterior).
- Desglosar los costos variables (tal como lo hicimos en el ejemplo de la sección anterior).
- Obtener la ganancia marginal, es decir, el beneficio extra o adicional que se obtiene de la venta de un producto o servicio. En el ejemplo anterior de la camisa el costo de venta para cada pieza es de $3.700. Entonces, si vendes la camisa en $80.000, vas a tener una ganancia o utilidad de $51.980 por prenda.
- Hacer un análisis de la evolución de las ventas e, incluso, crear una proyección anual de las ganancias totales de tu negocio.
Ya tengo mi estructura de costos, ¿y ahora?
Siguiendo con el ejemplo de la estructura de costos para un negocio de ropa, ya sabemos que tienen costos fijos por $5.096.900 COP por mes y que cada camisa que vendes genera $51.980 de ganancia.
Con una división podemos entender cuántas camisas necesitas vender por mes para cubrir tus costos: vendiendo 200 camisas todos los meses para cubrirlas (incluyendo tu sueldo y el de tu socio).
Lo importante es entender cómo puedes hacer para vender esas 200 camisas y cuándo vas a lograr venderlas. ¡Tienes dos caminos!
- Invertir en publicidad: acá vas a tener que analizar cuántas ventas genera esa inversión en publicidad y considerarla como parte de tus costos variables.
- Adquirir nuevos clientes de forma gratuita: en este caso vas a tener que entender qué esfuerzos tienes que realizar y cuánto tiempo te va a demorar llegar a 200 camisas mensuales.
¿Qué tal te pareció el ejercicio? A simple vista puedes ver que emprender es una buena decisión y aunque debes considerar diferentes costos y gastos, tu esfuerzo siempre tendrá ganancias que te permitirán tener la libertad financiera que te gustaría recibir.
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