¿Cómo armar un plan de acción?

personas armando un plan de acción

El plan de acción es una secuencia de acciones en orden cronológico que orienta la ejecución de proyectos. Por medio de esta herramienta, es posible dividir grandes objetivos en metas menores y tareas, aumentando las posibilidades de éxito.


Ampliamente utilizado en el medio empresarial, el plan de acción forma parte de la planificación estratégica de cualquier negocio y es una pieza fundamental para monitorear los procesos de tu e-commerce y, por ende, la salud de la empresa.

Muchas personas tienen dificultades para organizar sus tareas y priorizar aquellas que traen resultados positivos más rápidamente. Además, el plan de acción permite delegar las funciones y monitorear los resultados de cada paso ejecutado.

¿Quieres potenciar las ventas en el e-commerce? Entonces, mira qué es un plan de acción, cuál es su importancia y cómo hacerlo.

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¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es un documento en el cual se registran las acciones que deben ejecutarse para que la empresa alcance un determinado objetivo o solucione un problema. Tiene que ser simple, directo al punto y de fácil comprensión.

Además de describir las actividades en sí, el documento de plan de acción contiene los responsables de cada función y el plazo para inicio y término de cada tarea, junto con planes de contingencia para eventuales riesgos.

El plan de acción, plan de actividad o plan de trabajo, es una herramienta de planificación estratégica, utilizada para monitorear actividades. Normalmente es desarrollado en planillas, pero nada impide que crees el tuyo en papel o utilices algún recurso visual.

Un buen plan de acción, entonces, debe contemplar los siguientes criterios:

  • Listar el objetivo general que se desea alcanzar con el plan de acción;
  • Enumerar las actividades a ser ejecutadas;
  • Definir inicio y fin de las acciones;
  • Definir el presupuesto necesario;
  • Nombrar los responsables por las tareas y sus atribuciones;
  • Prever los riesgos involucrados y ejecutar planes de contingencia.

¿Qué importancia tiene el plan de acción en la planificación estratégica?

Un documento de plan de acción brinda claridad al equipo sobre los trabajos que necesitan ser hechos y de qué forma deben ser ejecutados. Esta transparencia ayuda a organizar los procesos y controlar el flujo de tareas.

Esto permite que tanto un colaborador más experimentado como el que acaba de llegar a la organización puedan alcanzar altos niveles de productividad, ya que saben exactamente qué y cómo hacer determinada actividad.

Podemos decir, entonces, que el plan de acción es importante para optimizar el tiempo y garantizar la calidad y excelencia del trabajo desarrollado.

Además, cuando se presentan complicaciones y se necesita tomar acción para revertir la situación, la elaboración de este documento permite identificar problemas y actuar lo antes posible.

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Metodologías del plan de acción

Como el plan de acción tiene el objetivo de optimizar la planificación y la ejecución de una meta, para solucionar un determinado conflicto, necesita seguir un modelo predeterminado.

Su elaboración puede tomar en cuenta algunos métodos de planificación estratégica — incluso la suma de más de uno — dependiendo del estilo de gestión adoptado.

Los tres modelos de plan de acción más usados son los siguientes.

5w2h

El método 5w2h es una checklist administrativa que busca documentar y organizar todas las etapas de un proyecto. Consiste en mapear a todos los involucrados y sus debidas funciones para garantizar más precisión y eficiencia en la realización de todas las tareas.

Las siglas 5w2h se forma por las iniciales, en inglés, de siete factores que van a garantizar el éxito de una actividad. Son ellas:

  • What: ¿qué se va a hacer?
  • Why: ¿por qué se va a hacer?
  • Where: ¿dónde se va a hacer?
  • When: ¿cuándo se va a hacer?
  • Who: ¿quién lo va a hacer?
  • How: ¿cómo se va a hacer?
  • How much: ¿cuánto va a costar?

Respondiendo a esas siete preguntas, se puede tener previsibilidad sobre la conclusión de tareas del plan de acción. Esto va, consecuentemente, a ayudar a guiar tus proyectos con más exactitud.

PDCA

PDCA es una metodología de gestión que permite optimizar cualquier tipo de proceso. La sigla viene del inglés y representa las cuatro etapas del proceso:

  1. Plan (planificar);
  2. Do (hacer);
  3. Check (verificar);
  4. Act (actuar).

Estos cuatro pasos se ejecutan en secuencia durante ciclos que se repiten continuamente para asegurar el perfeccionamiento de planes de acción, procesos y productos.

Este método es ventajoso por ser simple, eficiente y capaz de promover la mejora continua de los procesos del equipo y, por ende, fomentar el compromiso de todos los involucrados en el plan de acción.

Diagrama de Ishikawa

El Diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de causa y efecto o espina de pescado, es una excelente herramienta para relacionar un resultado no esperado con los aspectos que contribuyeron a llegar a él.

La herramienta consiste en un gráfico utilizado para organizar ideas y analizar cuál fue la causa raíz de un problema, es decir, qué factores fueron responsables de crear una situación no deseada.

Durante la elaboración del plan de acción, el Diagrama de Ishikawa puede ayudar a jerarquizar y priorizar las causas encontradas, además de permitir un registro intuitivo, lo que facilita análisis futuros.

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Cómo hacer un plan de acción

Ahora que ya sabes qué es un plan de acción, para qué sirve y cuáles son las ventajas de esta herramienta para tu empresa, llegó el momento de aprender cómo hacer uno. Mira el paso a paso:

1. Define los objetivos

El primer paso es enumerar los objetivos principales de la organización. Todos los miembros del equipo necesitan tener claridad sobre la misión, visión y valores de la empresa para que el plan de acción esté alineado con estas premisas. Los conceptos clave son:

  • Misión: el propósito que motivó la creación de la marca.
  • Visión: dónde pretende llegar y qué desea alcanzar.
  • Valores: principios que guían el comportamiento de las personas.

En esta etapa, es importante extraer del plan estratégico todos los elementos que pueden servir como guía para la definición de los objetivos. Estos deben ser claros y alcanzables, ya que serán la base del plan de acción.

2. Identifica las acciones necesarias

Con los objetivos definidos, haz una lista de todas las medidas que deben tomarse durante la ejecución de tu plan de acción para alcanzar el resultado esperado.

Reúne a las áreas involucradas y discutan las tareas, respondiendo a las preguntas que surjan. Presta atención al momento de identificar a los responsables de las actividades y asegúrate de que nadie esté sobrecargado o inactivo.

3. Establece metas mensurables

Las personas de tu equipo necesitan ver las metas como desdoblamientos de los objetivos trazados. Por eso, es ideal que cumplan con ciertos requisitos para que puedan servir al propósito, que es llevar al equipo hasta el final del plan de acción.

Para definir metas estratégicas, usa el concepto de SMART. Según esta metodología, una meta necesita ser:

  • Específica: directa al punto, sin dejar margen para ambigüedades.
  • Medible: posible de medir.
  • Alcanzable: ni demasiado difícil ni demasiado fácil.
  • Relevante: importante para la estrategia del negocio.
  • Temporal: con un plazo predeterminado para ser concluida.

💡 Aprende másObjetivos SMART: qué son y cómo definirlos en tu empresa

4. Elabora una presentación visual

El aspecto visual forma parte de nuestro día a día: en gestos, expresiones faciales, comportamientos y hasta en los emojis que enviamos por WhatsApp, por ejemplo. Es decir, forma parte de los diálogos y activa nuestra memoria.

Según un estudio de Nielsen, el ser humano es capaz de recordar apenas el 10% de lo que escucha, el 20% de lo que lee y el 80% de lo que ve. Por eso, crea una presentación visual para difundir el plan de acción a los involucrados y, con eso, asegurarte de que todos hayan entendido la propuesta.

Recursos como infografías, mapas conceptuales y la misma lista de verificación son muy útiles en este momento.

5. Delega las tareas

No basta con asignar las actividades entre los miembros de tu equipo y esperar que se logren los resultados. Incluso la división debe ser coherente con el nivel de complejidad de la tarea y las aptitudes de cada persona.

Considera la posibilidad de dividir las tareas más grandes y difíciles en actividades más pequeñas, así es más fácil monitorear su progreso y se pierde menos tiempo en la ejecución.

6. Establece plazos

Determinar plazos ayuda a guiar a los gestores, muestran cuánto tiempo se está dedicando al trabajo y garantizan el cumplimiento del plan de acción lo antes posible. Recuerda crear plazos coherentes con las responsabilidades y que contribuyan a un ciclo productivo, sin presionar demasiado a los colaboradores ni dejarlos ociosos.

7. Monitorea el proceso

Es fundamental que los líderes sigan de cerca la ejecución del plan de acción e identifiquen puntos de mejora durante el proceso. Situaciones de riesgo pueden surgir en el camino, por lo que es importante estar preparado para poner en práctica planes de contingencia.

Motiva al equipo a elaborar informes semanales para presentar y analizar los resultados alcanzados hasta el momento. Estas medidas son esenciales para mejorar el proyecto y garantizar que se alcancen las metas según lo planeado.

8. Analiza los resultados

Compara las expectativas y los resultados obtenidos para saber si el plan de acción se ejecutó correctamente. Intenta hacer un análisis crítico de los avances que se lograron y lo que podría haber salido mejor. Esto es fundamental para estructurar los siguientes planes.

¡Hora de empezar a crear tu plan de acción!

Espero que este contenido te haya ayudado a entender qué es un plan de acción, para qué sirve este recurso estratégico y cómo crear un plan completo para tu empresa.

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