Cómo planificar una estructura de costos (¡ejemplos y descargable!)
La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los gastos de una empresa. Acá te contamos para qué sirve y cómo hacer una con una práctica plantilla en Excel.
Cualquiera sea la etapa en la que se encuentre tu negocio, es importante que aprendas a armar una estructura de costos de tu empresa. La gestión financiera es fundamental para optimizar el desarrollo de tu comercio y profesionalizar tu marca.
En este artículo te vamos a contar cómo armar una estructura de costos y, al final, vas a poder descargar gratis tu propia planilla para que puedas hacerlo vos mismo.
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¿Qué es un costo?
Comencemos por revisar la definición base del concepto que nos convoca, antes de pasar a la estructura de costos de una empresa.
Un costo es la cantidad de dinero que se necesita para fabricar un bien u ofrecer un servicio. En este desembolso están incorporados los gastos de producción, la compra de materia prima, el pago a la mano de obra y los gastos administrativos.
¿Costo y gasto son lo mismo? No, se trata de conceptos diferentes. En contabilidad, se percibe al costo como una inversión, una proyección de dinero que retorna a modo de ganancia posteriormente. Los gastos son aquellos que permiten el funcionamiento de una empresa pero no están relacionados a las ganancias.
¿Qué es una estructura de costos?
La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los gastos de una empresa.
Debe incluir todos los costos de una empresa para que funcione y pueda cumplir con su propuesta al consumidor, por ejemplo: materia prima, comisiones, salarios, impuestos, empaques, alquiler, servicio de internet, entre otros.
Hay dos maneras en las que una empresa puede dirigir sus decisiones: por costo o por valor. Las empresas impulsadas por los costos son aquellas cuyo objetivo es gastar menos, para poder ofrecer una propuesta más accesible al público.
Por su parte, las empresas orientadas al valor son aquellas en las que se pone el foco en la calidad, aunque esto se traduzca a veces en productos o servicios más caros, pero considerados más valiosos.
La elección de uno de estos modelos va a orientar la forma de planificar los costos en una empresa.
¿Por qué es importante tener una estructura de costos?
Una estructura de costos es uno de los aspectos que deben plantearse a la hora de definir el modelo de negocio de una empresa, su importancia radica en estas razones:
- Es útil para evaluar aumentos o disminuciones de los costos en general.
- Ayuda a calcular la utilidad y los beneficios en la venta de un producto o servicio.
- Facilita la proyección de ganancias totales, mensuales y anuales.
- Apoya al control total de las finanzas de un negocio.
- Indica si un emprendimiento es rentable o no.
Tipos de costos de una empresa
En muchas clasificaciones, se habla únicamente de costos fijos y variables. Esto no está mal porque sirve para armar la estructura y calcular el volumen de inversión y gastos que se están efectuando por mes, por ejemplo.
Sin embargo, existen más tipos de costos y son los siguientes:
- Costos directos
- Costos indirectos
- Costos fijos
- Costos variables
- Costos operativos o de funcionamiento
- Costos de oportunidad
- Costos hundidos
- Costos controlables
- Costos no controlables
Hablemos brevemente de cada uno de ellos para evitar dudas.
Costos directos
Aquí entran la mano de obra, la materia prima y los gastos involucrados en la producción de un producto o un servicio.
Costos indirectos
A diferencia de los anteriores, no se relacionan directamente con la producción, por ejemplo el servicio de internet o de luz. Aunque pueden ser servicios útiles a la hora de producir, no se usan solo para eso.
Costos fijos
Son los que no dependen de las ventas de tu negocio, por ejemplo el alquiler de un local físico, el mantenimiento de tu tienda en línea, los sueldos, el pago a los contadores, etcétera.
Costos variables
Son los que sí dependen del volumen de ventas del negocio, por ejemplo el costo de la mercancía, la tarifa cobrada por los medios de pago, los gastos de envíos, entre otros.
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Costos operativos o de funcionamiento
Es una categoría en la que se consideran los gastos necesarios para que una empresa pueda operar diariamente, un ejemplo sería el alquiler de la oficina o taller.
Costos de oportunidad
No es una clasificación tan común pero hay ocasiones en las que es necesario considerarla. Se refiere al beneficio al que se renuncia al elegir una alternativa sobre otra. Por ejemplo, si se guarda el dinero en el banco, generando 2% de intereses, vs. si se deja en efectivo, sin crecimiento alguno.
Costos hundidos
Son los gastos que ya se hicieron y no se van a poder recuperar en el futuro, un ejemplo muy sencillo es el tiempo.
Costos controlables
Esta es una clasificación por consumo y, como su nombre lo dice, se refiere a aquellas cifras sobre las que se tiene control. Los bonos, las donaciones y los aumentos a los colaboradores son ejemplos de ellos.
Costos no controlables
Son exactamente lo contrario a los controlables y un buen ejemplo podría ser la publicidad en Google, que varía en función al valor de las palabras clave en un momento determinado.
Pese a la variedad en los tipos de costos para hacer una estructura sencilla y útil para un negocio, hay dos en especial que se pueden considerar: los costos fijos y los costos variables.
A continuación te vamos a explicar en detalle qué son, cómo podés identificarlos y cómo considerarlos al armar tu documento.
Componentes de una estructura de costos
Para armar tu estructura de costos de una empresa, podemos clasificar todos los tipos de costos que vimos en el apartado anterior según si son fijos o variables. Ya te dimos una primera aproximación de estos conceptos, pero es momento de verlos en profundidad.
- Los costos fijos son aquellos que no dependen de las ventas de tu negocio (por ejemplo: alquiler de oficina, conexión a internet, mantenimiento de tu tienda online, sueldos, contadores, etcétera).
- Los costos variables son aquellos que sí dependen de tu volumen de ventas (por ejemplo: costo de la mercadería, tarifa cobrada por los medios de pago, costo del envío, etcétera).
Veamos en detalle cada tipo para que puedas elaborar tu estructura de costos sin que te quede ninguna duda sobre estas definiciones.
Costos fijos
Para entender tus costos fijos es clave preguntarte cuáles son todos los gastos que tendrías en un mes aún si no tuvieras ninguna venta.
Algunos casos típicos son:
- Alquiler de oficina, depósito o local (incluí siempre expensas, luz, gas, agua, limpieza e impuestos).
- Conexión a internet.
- Teléfono fijo y móvil (si es que tenés uno exclusivo para tu negocio).
- Sueldos (incluí todos los impuestos sobre los sueldos y no solo el valor “en mano”).
- Contadores.
- Abogados.
- Mantenimiento de cuenta bancaria.
- Mantenimiento de tienda online.
- Publicidad en redes sociales.
- Otros costos de operación (monotributo, por ejemplo).
Lo importante es que puedas planificar mensualmente estos gastos y entender qué inversión necesitás para mantener tu operación básica.
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Ejemplo de costos fijos
Supongamos que querés crear tu tienda virtual, tu lista de gastos fijos podrían ser los siguientes:
- Trabajás desde tu casa, por lo que no necesitás pagar alquiler de oficina.
- Tenés un costo de $15.000 por mes por la conexión a internet.
- El teléfono fijo casi no lo usás, pero tiene un costo de $3.000 mensual.
- Todavía no tenés empleados: son solo vos y tu socio que quieren ganar $150.000 por mes cada uno.
- Tenés un estudio de contadores que cobra $50.000 por mes.
- Tenés un estudio de abogados que trabaja por hora. Estimás necesitarlos poco, por lo cual implicaría aproximadamente $20.000 por mes.
- Tenés una cuenta bancaria simple, con un costo de mantenimiento de $2.000 mensuales.
- Tenés una tienda online en Tiendanube con un costo de $10.499 por mes (¡mirá todos los planes acá!).
- Sos monotributista y pagás $5.000 mensuales.
En total, tus costos fijos serían de $405.499 por mes.
Costos variables
Para cada producto que vendas, tenés que conocer los costos asociados. Seguramente tengas muchos costos que sean independientes del producto y otros que dependan mucho de él.
Por ejemplo, el costo de fabricación del producto seguramente sea muy distinto para una remera, un vestido o un cinturón, pero el costo de empaquetado tiene que ser similar para todos.
Algunos casos de costos variables son:
- Fabricación del producto.
- Empaquetado.
- Envío.
- Comisión del medio de pago.
- Impuestos (IVA, ingresos brutos, impuesto a las ganancias).
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Ejemplo de costos variables
Ahora que conocés el significado de los costos fijos y variables, analicemos un ejemplo en el que tenés una marca de ropa y vendés una camisa:
- Tenés un costo de fabricación de $3.000.
- Para el envío, colocás la camisa en una bolsa plástica transparente y la entregás en una bolsa plástica con manija, estampada con el logo de tu marca, dirección web de tu tienda y teléfono de contacto: todo esto tiene un costo de $800.
- El envío lo paga el comprador con lo cual no representa un costo para vos.
- El medio de pago cobra un 4% de la venta. Si vendés la camisa en $10.000, tenés un costo de $400.
- No tenés que pagar IVA aparte porque sos monotributista y la cuota mensual ya está considerada en los costos fijos.
Tu costo de venta para cada camisa es de $4.200. Si vendés la camisa en $10.000, vas a tener una ganancia marginal de $5.800 por camisa.
Pasos para hacer una estructura de costos
Para hacer la estructura de costos de una empresa se debe hacer un desglose de costos fijos y variables. Lo ideal es evitar aproximaciones y usar datos reales para así obtener resultados correctos.
Estos son los pasos que tenés que seguir para hacer la estructura de costos de una empresa:
- Desglosar los costos fijos (tal como lo hicimos en el ejemplo de la sección anterior).
- Desglosar los costos variables (tal como lo hicimos en el ejemplo de la sección anterior).
- Obtener la ganancia marginal, es decir, el beneficio extra o adicional que se obtiene de la venta de un producto o servicio. En el ejemplo anterior de la camisa el costo de venta para cada pieza es de $4.200. Entonces, si vendés la camisa en $10.000, vas a tener una ganancia o utilidad marginal de $5.800 por prenda.
- Hacer un análisis de la evolución de las ventas e, incluso, crear una proyección anual de las ganancias totales de tu negocio.
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Ya tengo mi estructura de costos, ¿y ahora?
Siguiendo con el ejemplo de la estructura de costos para un negocio de ropa, ya sabemos que tenés costos fijos por $399.899 por mes y que cada camisa que vendés genera $5.800 de ganancia.
Con una división podemos entender cuántas camisas necesitás vender por mes para cubrir tus costos: vendiendo 69 camisas todos los meses podés cubrirlos (incluyendo tu sueldo y el de tu socio).
Lo importante es entender cómo podés hacer para vender esas 69 camisas y cuándo vas a lograr venderlas. ¡Tenés dos caminos!
- Invertir en publicidad: acá vas a tener que analizar cuántas ventas genera esa inversión en publicidad y considerarla como parte de tus costos variables.
- Adquirir nuevos clientes de forma gratuita: en este caso vas a tener que entender qué esfuerzos tenés que realizar y cuánto tiempo te va a demorar llegar a 67 camisas mensuales.
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