Estructura de costos: qué es, cómo hacer una + ejemplos
La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los gastos de una empresa. Aquí te decimos para qué sirve y cómo hacer una con una práctica plantilla en Excel. ¡Te hará la vida más fácil!
Cualquiera que sea la etapa en la que se encuentre tu negocio, es importante que aprendas cómo hacer una estructura de costos de un producto. ¿Por qué? Porque la gestión financiera de un ecommerce es fundamental para optimizar el desarrollo de tu negocio y profesionalizar tu marca.
En este artículo te vamos a explicar cómo hacer una estructura de costos y, al final, vas a poder descargar gratis una planilla con ejemplos, para que puedas crear tu propia estructura de costos. ¿Empezamos?
¿Qué es la estructura de costos?
La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los gastos de una empresa. Esta estructura debe incluir todos los costos necesarios para que la empresa funcione y pueda cumplir con su propuesta al consumidor, por ejemplo: materia prima, comisiones, salarios, impuestos sobre ingresos, empaques, renta, servicio de internet, entre otros.
Hay dos maneras en las que una empresa puede dirigir sus decisiones: por costo o por valor. Las empresas impulsadas por los costos son aquellas cuyo objetivo es gastar menos, para poder ofrecer una propuesta más accesible al público.
Por su parte, las empresas orientadas al valor, en cambio, son aquellas en las que se pone el foco en la calidad; aunque esto se traduzca a veces en productos o servicios más caros, pero considerados más valiosos. La elección de uno de estos modelos, orientará la forma de planificar los costos en una empresa.
Es importante resaltar que una estructura de costos es uno de los aspectos que deben plantearse a la hora de definir el modelo de negocio de una empresa.
¿Por qué es importante la estructura de costos?
Una estructura de costos es uno de los aspectos que deben plantearse a la hora de definir el modelo de negocio de una empresa, su importancia radica en estas razones:
- Es útil para evaluar aumentos, disminuciones y costos fijos.
- Ayuda a calcular la utilidad y los beneficios en la venta de un producto o servicio.
- Facilita la proyección de ganancias totales, mensuales y anuales.
- Apoya al control total de las finanzas de un negocio.
- Indica si un emprendimiento es rentable o no.
Tipos de costos
Para poder planificar estructuras de costos es importante diferenciar los tipos de costos que puedan surgir y clasificarlos correctamente, así podrás entender el rol que juega cada uno en el negocio. Podemos distinguir al menos nueve de ellos:
- Costos directos
- Costos indirectos
- Costos fijos
- Costos variables
- Costos operativos o costos de funcionamiento
- Costos de oportunidad
- Costos hundidos
- Costos controlables
- Costos no controlables
Hablemos brevemente de cada uno de ellos para evitar dudas.
Costos directos
Aquí entran la mano de obra, la materia prima y todos los gastos involucrados en la producción de un producto o un servicio.
Costos indirectos
A diferencia de los anteriores, no se relacionan directamente con la producción, por ejemplo el servicio de internet o de luz. Aunque pueden ser servicios útiles a la hora de producir, no se usan solo para eso.
Costos fijos
Son los que no dependen de las ventas de tu negocio, por ejemplo la renta de la oficina, el mantenimiento de tu tienda en línea, los sueldos, el pago a los contadores, etcétera.
Costos variables
Son los que sí dependen del volumen de ventas del negocio, por ejemplo el costo de la mercancía, la tarifa cobrada por los medios de pago, los gastos de envíos, entre otros.
Costos operativos o costos de funcionamiento
Es una categoría en la que se consideran los gastos necesarios para que una empresa pueda operar diariamente, un ejemplo sería la renta de la oficina o taller.
Costos de oportunidad
No es una clasificación tan común pero hay ocasiones en las que es necesario considerarla. Se refiere al beneficio al que se renuncia al elegir una alternativa sobre otra. Por ejemplo, si se guarda el dinero en el banco, generando 2% de intereses, vs. si lo dejamos en efectivo, sin crecimiento alguno.
Costos hundidos
Son los gastos que ya se hicieron y no se van a poder recuperar en el futuro, un ejemplo muy sencillo es el tiempo.
Costos controlables
Esta es una clasificación por consumo y, como su nombre lo dice, se refiere a aquellas cifras sobre las que tenemos control. Los bonos, las donaciones y los aumentos a los empleados son ejemplos de ellos.
Costos no controlables
Son exactamente lo contrario a los controlables y un buen ejemplo podría ser la publicidad o la renta de un local.
Estos que ves arriba son algunos de los tipos de costos más comunes. Pero para hacer una estructura de costos sencilla y útil para un negocio hay dos en especial que se pueden considerar: los costos fijos y los costos variables.
A continuación te vamos a explicar a detalle qué son, cómo puedes identificarlos y cómo considerarlos al armar tu documento.
¿Qué debe tener una estructura de costos?
En cualquier estructura de costos de una empresa, algunos elementos que deben incluirse al momento de elaborarla son estos cinco:
- Registro de costos fijos
- Registro de costos variables
- Registro de costos totales
- Cantidad de ventas
- Registro de gastos de tu empresa
A medida que una empresa crece y sus necesidades se amplían, es probable que más factores entren en juego y es posible incluirlos, logrando una mayor precisión en las proyecciones financieras, sin embargo estos cinco elementos son básicos para tener un mayor control en la empresa. Si tu empresa apenas comienza, estos datos serán básicos para mantener un registro histórico de tu emprendimiento.
¿Cómo hacer una estructura de costos?
Para hacer una estructura de costos se debe hacer un desglose de costos fijos y variables. Lo ideal es evitar aproximaciones y usar datos reales para así obtener resultados correctos. Estos son los pasos que deberás seguir para hacer la estructura de costos de una empresa:
- Desglosa costos fijos.
- Desglosa costos variables.
- Obtén la ganancia marginal.
- Haz un análisis de la evolución de las ventas.
- Haz una proyección de tus futuras ganancias.
Para poner las cosas más en claro, hablemos de cada paso, poniendo ejemplos de estructura de costos, ejemplos de costos fijos y ejemplos de costos variables. Más adelante encontrarás una plantilla descargable de estructura de costos para aplicarla a tu empresa. ¡Haciéndolo aún más fácil!
1. Desglosa los costos fijos
Como dijimos antes, los costos fijos son los que no puedes dejar de pagar. Para identificarlos es clave preguntarse cuáles son todos los gastos que tendrías en un mes, aún si no tuvieras ninguna venta.
Entre los costos fijos más comunes se encuentran los siguientes:
- Renta de oficina, depósito y/o local. Incluye siempre servicios como luz, gas, agua, limpieza, mantenimiento, etcétera).
- Servicio de internet.
- Teléfono fijo y/o móvil, este último solo aplica si tienes uno exclusivo para tu negocio.
- Sueldos. Incluye todos los impuestos sobre los sueldos y no solo el valor “en mano”.
- Contadores.
- Abogados.
- Comisión de cuenta bancaria.
- Mantenimiento de tienda en línea.
- Publicidad en redes sociales.
- Otros costos de operación .
Lo importante es que puedas planificar mensualmente estos gastos y entender qué inversión necesitas para mantener tu operación básica.
Ejemplos de costos fijos de una tienda de ropa online
Supongamos que tienes una tienda de ropa online, tu lista de gastos fijos podría verse algo así:
- Trabajas desde tu casa, por lo que no necesitas pagar la renta de una oficina.
- Debes pagar $899 por mes por la conexión a internet y el servicio telefónico.
- Todavía no tienes empleados, son solo tú y tu socio que quieren ganar $40,000 por mes cada uno.
- Trabajas con un despacho de contadores que cobra $2,000 por mes.
- Trabajas con un despacho de abogados quecobra por hora. Estimas necesitarlos poco, por lo cual implicaría aproximadamente $1,000 por mes.
- Tienes una cuenta bancaria simple, con un costo de comisión de $150 mensuales.
- Tienes una tienda en línea en Tiendanube, por la que tienes un pago fijo que varía dependiendo el plan que hayas contratado.
Si sumamos las cantidades de este ejemplo, tus costos fijos serían de $84,648 por mes.
2. Desglosa los costos variables
Los costos variables son aquellos que van cambiando cada periodo, dependiendo de los proveedores y las acciones que realices. Seguramente tendrás muchos costos asociados, que sean independientes del producto y otros costos que dependan completamente de él.
Por ejemplo, el costo de fabricación del producto seguramente sea muy distinto para una camiseta, un vestido o un cinturón, pero el costo de empaquetado tiene que ser similar para todos.
Entre los costos variables podemos encontrarnos algunos como:
- Fabricación del producto.
- Empaquetado.
- Envío.
- Comisión del medio de pago.
- Impuestos (IVA, ISR).
Ejemplos de costos variables de una tienda de ropa online
Sigamos con el ejemplo de una marca de ropa. Para entender un poco mejor los costos variables vamos a revisar cómo se verían en un producto específico: una camisa.
- El costo de fabricación de la camisa es de $300.
- El envío lo paga el comprador, por lo que éste no representa un costo para ti.
- La pasarela de pago cobra una comisión de 4% por venta. Si vendes la camisa en $1,200, entonces serían $48.
- Para hacer el envío a tu cliente, colocas la camisa en una bolsa de plástico transparente y la entregas en una bolsa de plástico, estampada con el logo de tu marca, la página web de tu tienda y un teléfono para contactar por WhatsApp. Todo esto tiene un costo de $30.
3. Obtén la utilidad marginal
La utilidad marginal (UM) se refiere al beneficio extra o adicional que se obtiene de la venta de un producto o servicio. En el ejemplo de la camisa el costo de venta para cada pieza, si sumamos la producción, comisión y empaque, es de $378. Entonces, si vendes la camisa en $1,200, vas a tener una ganancia o utilidad marginal de $822 por camisa.
4. Haz un análisis de la evolución y proyección de tu negocio
Después de haber desglosado costos fijos y variables, vas a poner hacer un análisis de la evolución e incluso crear una proyección anual de las ventas y ganancias totales de tu negocio, como podrás verlo en el siguiente gráfico (el cuál también viene en la planilla descargable que encontrarás en este post).
Ejemplo de estructura de costos.
Ya tengo mi estructura de costos, ¿y ahora?
Si seguimos con el ejemplo de la estructura de costo para una tienda de ropa y sabemos que los costos fijos por $84,648 por mes y que cada camisa que vendes genera $822 de ganancia, con una división podemos entender cuántas camisas necesitas vender por mes para cubrir tus costos: vendiendo 103 camisas todos los meses puedes cubrir tus costos (incluyendo tu sueldo).
Lo importante es entender cómo puedes hacer para vender esas 103 camisas y cuándo vas a lograr venderlas. Te proponemos dos caminos:
1. Invierte en publicidad
Si decides invertir en publicidad vas a tener que analizar cuántas ventas genera esa inversión en publicidad y considerarla como parte de tus costos variables. Existen un montón de canales en los que puedes pagar por publicidad, por ejemplo Google, Facebook o Instagram, la clave está en saber qué canales visitan con mayor frecuencia tus clientes potenciales.
2. Consigue nuevos clientes, ¡gratis!
Hay algunas técnicas para que los clientes nuevos lleguen a tu tienda en línea sin pagar por ello, por ejemplo, convirtiendo a tu audiencia de Instagram en clientes. En este caso vas a tener que entender qué esfuerzos tienes que realizar y cuánto tiempo te va a demorar llegar a 103 camisas mensuales.
Estructura de costos: ejemplo descargable
Para poder planear tu estructura de costos es importante diferenciar todos los costos que puedas tener. Como ya vimos antes, hay dos tipos muy claros: los costos fijos y los costos variables.
Los costos fijos de una empresa incluyen los gastos, que son independientes de las ventas, como internet, las cuotas mensuales de la plataforma de comercio electrónico, los salarios, etc. En la siguiente imagen verás algunos ejemplos de costos fijos de una empresa.
Ejemplo de costos fijos de una empresa.
Los costos variables de una empresa dependen de su volumen de ventas (costo de la mercancía, tasas cobradas por los medios de pago, costos de transporte, etc.). Te compartimos una imagen con ejemplos de costos variables en una estructura de costos.
Ejemplo de costos variables de una empresa.
A esto hay que añadir el costo de la publicidad de tus productos y el costo de tu tienda online mediante estrategias de marketing. Aunque estos costos deben clasificarse como fijos o variables, es más sencillo pensar en ellos como una entidad separada.
Para facilitar tu trabajo, descarga la plantilla de estructura de costos en Excel gratis. ¡Esperamos que te sea útil y que puedas planificar tu negocio con más claridad!
En conclusión
Una estructura de costos es una parte fundamental para tu negocio. Te ayudará a tener una visión clara de las finanzas de tu negocio para así poder establecer los precios de tus productos y, como resultado, potenciar el crecimiento de tu empresa.
Y hablando de potenciar, ¿ya vendes por internet? ¡Hoy en día tener una tienda online es una de las estrategias más infalibles para hacer crecer tu negocio! Te invitamos a crear una Tiendanube y probar la plataforma gratis, no vas a querer dejarla.
